Gli strumenti di ricerca e gli standard di descrizione Claudia Salmini Archivio di Stato, Venezia.

Presentazione sul tema: "Gli strumenti di ricerca e gli standard di descrizione Claudia Salmini Archivio di Stato, Venezia."— Transcript della presentazione:

1 Gli strumenti di ricerca e gli standard di descrizione Claudia Salmini Archivio di Stato, Venezia

2 C. Salmini, Strumenti e standard2 Strumenti di ricerca Strumenti di corredo sono stati redatti anche nel passato, come elemento per verificare lesistenza della documentazione, o per reperirla più agevolmente (memoria autodocumentazione) strumenti coevi (memoria fonte) strumenti di ricerca

3 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 3 Strumenti per la ricerca La prima esigenza che si pone nel lavoro è quella di definire con precisione qual è loggetto della descrizione archivistica: tutti i fondi? solo i fondi relativi a unepoca o a unarea di competenza? un unico fondo? una serie soltanto? singole unità documentarie? (per esempio, disegni, pergamene, lettere…)

4 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 4 ICA / CDS, Guidelines Linee guida per lelaborazione e la presentazione di strumenti di ricerca Schema delle relazioni tra i livelli di descrizione e le tipologie degli strumenti di ricerca Fondo / subfondo Serie / sottoserie Fascicolo documento

5 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 5 Strumenti per la ricerca Una volta chiarito qual è loggetto del lavoro, va stabilito il tipo di strumento che ci si propone di realizzare: procedendo dal generale al particolare, e immaginando di scendere i gradini di una scala, il ventaglio di possibilità aperte al lavoro dellarchivista è molto ampio. Le variabili dipendono da una molteplicità di fattori, che difficilmente possono essere tutte preventivate in anticipo: Condizioni materiali in cui si trova la documentazione; Disponibilità di risorse (umane, finanziarie, di spazi, di tempo); Condizionamenti esterni (imminenza di trasloco, scadenza di finanziamenti, esigenze di sicurezza, ecc.)

6 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 6 Censimento Il censimento è uno strumento di lavoro preparatorio ad altri interventi: se approfondito, e corredato da approfondimenti di carattere storico archivistico, si può trasformare alternativamente in una guida o in un inventario. Si sceglie di fare un censimento quando cè bisogno di una ricognizione sul campo, prima di avviare interventi più impegnativi o approfonditi, o al posto di questi, in assenza di risorse. Il censimento è generalmente affidato a un gruppo di persone, non a singoli, e pertanto deve prevedere una struttura organizzativa che imposti e coordini il lavoro per garantire la maggiore coerenza e uniformità nellacquisizione dei dati e nella redazione delle schede.

7 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 7 La descrizione archivistica Strumenti primari Guida Inventario Elenco Strumenti secondari Indici Rubriche Repertori La finalità della descrizione archivistica è la redazione di uno strumento per la ricerca. Seguendo una suddivisione classica, tali strumenti possono essere distinti in:

8 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 8 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente Tutti i fondi conservati in una rete di Istituti della medesima natura esistenti in una determinata area, per esempio il territorio nazionale: i fondi conservati in tutti gli Archivi di Stato Guida generale degli Archivi di Stato i fondi conservati negli Archivi diocesani Guida degli archivi diocesani dItalia (dimensione file 0,9 Mb)dimensione file 0,9 Mb i fondi conservati negli Istituti per la Resistenza http://www.insmli.it/pubblicazioni/86/Guida%20agli% 20archivi%20della%20Rsistenza%201983.pdf Guida settoriale La guida descrive in modo più o meno approfondito tutti i fondi relativi a quegli Istituti. Elementi essenziali sono: Denominazione, date, consistenza, Generalmente sono presenti, a seconda dei casi, ulteriori informazioni relative a: strumenti di ricerca esistenti, indicazione delle serie (principali, o tutte) breve indicazione storico istituzionale e breve storia archivistica bibliografia, ecc.

9 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 9 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente Tutti i fondi conservati in un singolo Istituto di conservazione i fondi conservati in un Archivio di Stato Da Mosto http://www.archiviodistatovenezia.it/index.php?id=67 i fondi conservati in un Archivio diocesano i fondi conservati in un Istituto per la Resistenza i fondi conservati in una Camera di Commercio I fondi conservati in un Archivio storico di un Comune Guida dIstituto La guida descrive in modo più o meno approfondito tutti i fondi relativi a quegli Istituti. Elementi essenziali sono: Denominazione, date, consistenza, strumenti di ricerca esistenti, indicazione delle serie principali, breve indicazione storico istituzionale e breve storia archivistica.

10 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 10 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente Tutti i fondi che riguardano una specifica tipologia gli archivi di persone o di famiglie; CXII. UFFICIO CENTRALE PER I BENI ARCHIVISTICI, Archivi di famiglie e di persone. Materiali per una guida. I. Abruzzo-Liguria, Roma 1991, pp. 280 CXXXIII. Archivi di famiglie e di persone. Materiali per una guida, II, Lombardia-Sicilia, Roma 1998, pp. XVIII, 404 Il III volume che comprende le regioni Umbria, Toscana, Trentino, Valle dAosta, Veneto non è stato ancora pubblicato. gli archivi che riguardano una determinata area geografica; (fonti per la storia dellAfrica; fonti per la storia dellAmerica Latina, ecc.) gli archivi che riguardano una determinata sfera di attività ( per esempio di carattere finanziario), o per esempio tutti gli archivi delle Congregazini di carità) Guida tematica I criteri possono coincidere o meno con quelli già indicati.

11 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 11 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente un singolo fondo, o la risultante di più fondi riuniti e riorganizzati a posteriori (fondi notarili, arti, confraternite…) una o più serie di un fondo Elenco descrive le entità indicate a fianco, senza proporsi di riordinarle o di farne emergere la struttura. Può essere più o meno approfondito: sommario analitico

12 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 12 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente un singolo fondo, o la risultante di più fondi riuniti e riorganizzati a posteriori (fondi notarili, arti, confraternite…) una o più serie di un fondo Inventario Si riferisce alle medesime entità segnalate per lelenco. A seconda dei casi, può essere più o meno approfondito o dettagliato; verrà pertanto definito, rispettivamente: sommario, analitico. Comporta una parallela operazione di verifica dellordinamento esistente, o di ordinamento. E costituito da: una parte introduttiva, non necessariamente molto estesa, che delinei il profilo storico del fondo, la sua storia archivistica, I criteri di ordinamento seguiti, il profilo storico o biografico del o dei soggetti produttori; dalla descrizione delle singole unità, rappresentate entro le rispettive serie (che verranno descritte con una breve introduzione); indici opportuni (nomi di persone, luoghi, enti, eventuali specifiche categorie)

13 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 13 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente Disegni Pergamene, … A seconda dei casi, può essere più o meno approfondito o dettagliato: schede, regesti, trascrizioni, edizione di fonti

14 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 14 Tipologia della documentazione Strumento di ricerca corrispondente Elementi contenuti allinterno di una unità archivistica: Per esempio, le singole registrazioni contenute in un registro di nascite o di battesimi, o di matrimoni, o di elezioni, o di deliberazioni A seconda dei casi, la descrizione può essere più o meno approfondita o dettagliata: schede, regesti [banche dati]

15 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 15 Indici Elementi da indicizzare, contenuti allinterno di strumenti di ricerca Guide inventari schede, regesti, trascrizioni, edizioni di fonti, Elaborati secondo criteri volta per volta specificati. Loperazione comporta lesigenza di normalizzare i nomi di persona, di luoghi, di enti altri elementi individuati A volte possono esserci indici direttamente elaborati da singoli documenti, o da serie. Più spesso, si tratta di indici di strumenti di ricerca.

16 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 16 In area italiana, nei decenni centrali del Novecento, il rapporto tra la storia dell'istituzione che ha prodotto la documentazione e l'elenco delle singole unità che la compongono è stato sottolineato con particolare enfasi. Questa attenzione ha sicuramente promosso un approfondimento sul versante della storia delle istituzioni, ma in taluni casi può aver causato una sorta di 'impoverimento' nel versante della descrizione archivistica. Taluni inventari prodotti sulla scorta di questa impostazione metodologica si presentano dunque articolati in due parti: l'introduzione, vero e proprio saggio di carattere storico – archivistico – istituzionale, e la descrizione delle singole unità, elencate in forma essenziale e sintetica, poiché la spiegazione di anomalie, caratteristiche peculiari Linventario

17 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 17 L'inventario I manuali di Archivistica dedicano un'attenzione particolare alla funzione degli inventari. Elio Lodolini: Descrive, o dovrebbe descrivere, l'archivio sulla base della storia delle istituzioni che hanno prodotto la documentazione; l'inventario, analitico o sommario, descrive il materiale documentario del fondo secondo l'ordine che ad esso è stato dato dal riordinatore. Lodolini enfatizza – sulla scia della concezione di Giorgio Cencetti – il rapporto molto stretto tra inventario e storia del soggetto produttore del fondo: il vero 'inventario' è la storia dell'istituzione che ha prodotto l'archivio

18 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 18 L'inventario A partire dalla fine degli anni '60, si mette in discussione questa concezione rigida e astratta dell'inventario. Augusto Antoniella propone di fatto un modello diverso: definisce l'inventario l'elencazione e la descrizione sistematica delle singole unità che compongono l'archivio, e aggiunge che esso deve essere anche integrato dalle necessarie notizie introduttive, atte a facilitarne la consultazione attenzione particolare va rivolta ai criteri seguiti nell'ordinamento; nelle 'notizie introduttive' vanno inseriti i dati essenziali per comprendere la natura dei documenti descritti.

19 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 19 Esigenze di uniformità e criteri di normalizzazione: in era pre-informatica, in Italia la circolare 39 del 1966 Uniformità redazionale dei lavori archivistici destinati alla pubblicazione Punto di riferimento costante, nei circa trentanni che precedono la nascita degli standard descrittivi internazionali, e ancora oggi. Il testo è pubblicato in: P. Carucci, Le fonti archivistiche. Ordinamento e inventariazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1983 e successive edizioni, poi: Roma, Carocci, 2006 e segg. ed è disponibile in rete allindirizzo: http://www.icar.beniculturali.it/norma_new/ricerca.aspx da qui si accede alla banca dati Normativa unitaria, si compilano i campi Tipologia numero Anno.

20 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 20 La circolare del 1966 Nelle ultime sedute del Comitato per le pubblicazioni del Consiglio Superiore degli Archivi sono stati presentati, per la pubblicazione, lavori troppo difformi tra loro circa i criteri cui si ispirano o redatti in modo eccessivamente dissimile. Alcuni di essi apparivano inoltre manchevoli di dati essenziali per giustificarne la pubblicazione, o erano soltanto il rifacimento di vecchi lavori non destinati originariamente alla stampa. […] Va al riguardo tenuto presente che strumenti di corredo, ottimi per il servizio di sala di studio e per le altre necessità di istituto, non sempre sono del livello scientifico indispensabile per procedere alla pubblicazione. Si mettono al corrente comunque fin d'ora gli archivisti che intendono far pubblicare i loro lavori di alcune regole redazionali prevalse nel giudizio del Comitato per le pubblicazioni e tali che loro osservanza può costituire un primo avvio a quella omogeneità nella impostazione e nel rigore, che indispensabile perché possa parlarsi di "Collane" e non di riunioni di occasionali lavori. Tali regole, da tenersi presenti quale che sia la sede della pubblicazione, non risolvono naturalmente tutti i particolari problemi in inerenti all'inventariazione di ogni singolo archivio, che l'archivista dovrà porsi volta a volta. […]

21 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 21 Circolare del 1966 - Uniformità redazionale dei lavori archivistici destinati alla pubblicazione 1. Periodizzazione 2. Ordine di distribuzione della materia II INTRODUZIONE AGLI INVENTARI 1. Inquadramento storico 2. Descrizione dell'archivio 3. Avvertenze particolari 4. Bibliografia III INVENTARI 1. Grado di analiticità 2. Uniformità della scala adottata 3. Descrizioni delle singole voci 4. Osservazioni 5. Segnatura archivistica 6. Consistenza delle unità inventariate 7. Datazione 8. Allegati 9. Collocazione degli elementi nel dattiloscritto 10. Indice dei nomi 11. Specimen IV CASI PARTICOLARI 12. Pergamene 13. Statuti 14. Epistolari I CRITERI DI MASSIMA PER L'ORDINAMENTO

22 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 22 Esigenze di uniformità e criteri di normalizzazione. La risposta nellattuale normativa LICAR (Istituto Centrale per gli Archivi) è stato istituito formalmente con il decreto legislativo 20 ottobre 1998, n.368 con compiti di: "definizione degli standard per l'inventariazione e la formazione degli archivi, di ricerca e studio, di applicazione di nuove tecnologie." Tali funzioni sono state riconfermate dal Regolamento di organizzazione del Ministero per i beni e le attività Culturali" (Decreto del Presidente della Repubblica n. 173, del 10 giugno 2004). In realtà è unistituzione recente, che non ha ancora espresso pienamente il ruolo affidatole. Indirizzo per accedere ai testi degli standard, compresa traduzione italiana (con versioni non sempre aggiornate): http://www.icar.beniculturali.it/index.php?it/102/standard-e-linee-guidahttp://www.icar.beniculturali.it/index.php?it/102/standard-e-linee-guida Si suggerisce di scaricare i documenti aggiornati, utilizzare il sito dellANAI, a sua volta linkato dal CIA /ICA: http://www.anai.org/attivita/gruppi.htm http://www.anai.org/attivita/gruppi.htm

23 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 23 Esigenze di uniformità e criteri di normalizzazione: era pre-informatica, in Italia la Guida generale degli Archivi di Stato italiani (voll. I – IV), 1981-1994; Qualche riferimento bibliografico: …prima C. Pavone, Ma è poi tanto pacifico che l'archivio rispecchi l'istituto?, in «Rassegna degli archivi di Stato», 1970, 1, pp. 145-149. e dopo: P. Carucci, L'esperienza della Guida generale degli archivi di Stato nell'evoluzione dei criteri di normalizzazione in Italia, in «Archivi e computer», 1991/1, pp. 26-28. S. Vitali, Innovazione tecnologica e progetto culturale: la Guida generale, il progetto Anagrafe e le (possibili) prospettive future, in «Rassegna degli archivi di Stato», 1996, pp. 342-365, che insieme a unampia raccolta di contributi è disponibile nel sito stesso della Guida generale on line

24 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 24 Tradizione e progettualità culturale: lattività editoriale archivistica in Italia Il progetto culturale della Guida generale degli Archivi di Stato italiani, illustrato da Claudio Pavone e Piero dAngiolini nellIntroduzione allopera, è tuttora un fondamentale punto di riferimento per il metodo, la rete di complesse implicazioni di carattere archivistico, storico e istituzionale. Le scelte redazionali sistematiche e rigorose sono evidenziate alla fine dellIntroduzione, e costituiscono tuttora una irrinunciabile fonte per comprendere e utilizzare nelle sue potenzialità anche la versione digitale on-line dei quattro volumi, in Rete dal 2000. http://www.maas.ccr.it/h3/h3.exe/aguida/findex_guida

25 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 25 La giornata di studio sulla Guida generale nel 1996, a 30 anni dallinizio del progetto Se fosse possibile applicare a un fatto importante, ma non di immenso rilievo (non dobbiamo montarci la testa), una formula come quella coniata per indicare l'atteggiamento dei socialisti di fronte alla prima guerra mondiale «né aderire né sabotare», potremmo dire che soprattutto nei primi anni una certa parte degli archivisti e della stessa amministrazione centrale si sono comportati nei riguardi della Guida in analogo modo. Sabotare, proprio no, perché fra l'altro c'era stato il Consiglio superiore degli archivi che aveva definito la Guida un impegno prioritario (anche se la formula nella vicenda pubblica italiana non sempre ha portato fortuna alle imprese considerate prioritarie); ma neanche con la convinta adesione che comporta un largo impiego di mezzi materiali e di energie umane. Ad un archivista che lavorava alla Guida non giungevano segnali che, così operando, egli giovava non solo alla scienza, ma anche (non c'è nessuna ragione di nascondere questo tipo di motivazioni) alla propria posizione, diciamo pure alla propria carriera negli Archivi. Sembrava, in qualche momento è sembrato, che un gruppetto di persone un po' fissate che sedevano nell'odiata Roma (ma che non contavano quanto i veri detentori del potere) volessero imporre al grande e complesso mondo degli archivi una loro visione troppo pedagogica e presuntuosa, troppo autoritaria. Non si teneva conto che, come è stato già accennato, una impresa di quella portata si può fare soltanto se ci si crede davvero e si tiene un po' in pugno la situazione. Claudio Pavone, Origini, natura, realizzazione A questo indirizzo si trova questo e gli altri contributi relativi alla storia della Guida: http://www.maas.ccr.it/h3/h3.exe/aguida/findex_st Il testo è frutto dellintervento alla giornata di studio: La Guida generale degli Archivi di Stato italiani e la ricerca storica, Roma, Archivio Centrale dello Stato, 25 gennaio 1996, insieme a tutti gli altri interventi (in parte pubblicati insieme nella Rete) in «Rassegna degli Archivi di Stato», LVI (1996), p. 324-328

26 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 26 Tradizione e progettualità culturale: lattività editoriale archivistica in Italia Le esperienze di cura editoriale delle centinaia di pubblicazioni degli Archivi di Stato, elencate singolarmente allinterno della rispettiva collana: Pubblicazioni degli Archivi di Stato (PAS) poi Strumenti Fonti e sussidi poi Fonti e Sussidi Saggi Quaderni della Rassegna degli Archivi di Stato (QRas) Alcune indicazioni redazionali sono contenute anche nelle Norme per I collaboratori pubblicate nel 1992, e ora disponibili nella Rete allindirizzo: http://www.archivi.beniculturali.it/servizioIII/pub/documenti/NormeColl.pdf

27 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 27 La tradizione editoriale archivistica in Italia esperienze di cura editoriale che in parte sono già disponibili nella Rete a partire dallindirizzo: http://www.archivi.beniculturali.it/ o selezionando: Pubblicazioni scaricabili gratuitamente in formato PDF http://www.archivi.beniculturali.it/pubblicazioni-free.html

28 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 28 La tradizione editoriale archivistica in Italia. Gli archivi privati Una ricerca bibliografica tra le fonti a stampa, e tra quelle disponibili on-line in formato digitale, consente già di focalizzare come lAmministrazione archivistica si sia occupata degli archivi privati; allinterno di questa categoria, in particolare di quelli familiari, ma anche di persone. - Indici della rivista «Rassegna degli Archivi di Stato»; (nella parte dedicata alle cose notevoli sono segnalati gli Archivi privati); Nella collana Saggi http://www.archivi.beniculturali.it/DGA-free/saggi.html 86. Istituto nazionale per la storia del Movimento di Liberazione in Italia, Storia dItalia nel secolo ventesimo. Strumenti e fonti, a cura di Claudio Pavone, vol. I: Elementi strutturali, Roma 2006, pp. 580. (dimensione file 3,5 Mb)dimensione file 3,5 Mb 87. Istituto nazionale per la storia del Movimento di Liberazione in Italia, Storia dItalia nel secolo ventesimo. Strumenti e fonti, a cura di Claudio Pavone, vol. II: Istituti, musei e monumenti, bibliografia e periodici, associazioni, finanziamenti per la ricerca, Roma 2006, pp. 590. (dimensione file 2,2 Mb)dimensione file 2,2 Mb 88. Istituto nazionale per la storia del Movimento di Liberazione in Italia, Storia dItalia nel secolo ventesimo. Strumenti e fonti, a cura di Claudio Pavone, vol. III: Le fonti documentarie, Roma 2006, pp. 890. (dimensione file 3,4 Mb)dimensione file 3,4 Mb

29 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 29 Prima degli standard, in Italia I progetti di informatizzazione condotti in Italia tra la metà degli anni 80 e i primi 90 in contesti e su fondi archivistici diversi contribuiscono a diffondere la consapevolezza e lesigenza di superare le differenze nelle tradizioni descrittive. In questa fase pre-standard si sviluppano numerose iniziative sulla normalizzazione (in particolare seminari interregionali e nazionali): ci si rivolge alle esperienze individuate generalmente come esempi di particolare valore scientifico: la Guida generale degli Archivi di Stato e la circolare del 1966 dellUfficio studi e pubblicazioni; esempi di inventari pubblicati a stampa, che uniscono un rigoroso impianto metodologico ad una soluzione grafico redazionale particolarmente efficace e altrettanto rigorosa.

30 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 30 Prima degli standard, in Italia In quello stesso decennio, si consolidano alcuni principi di base, in relazione ai software archivistici sviluppati : plurilivellarità dei fondi archivistici; difficoltà nel garantire il collegamento di ciascuna scheda al contesto di appartenenza; esigenza di esprimere le descrizioni con maggiore controllo

31 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 31 Prima degli standard, in Italia La diffusione del personal computer e la nascita di software distribuito per la descrizione di archivi storici aumentano la spinta verso criteri descrittivi condivisi: struttura dei fondi e numero dei livelli lentrata dei dati: standard redazionali luscita dei dati: stampe e ricerca

32 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 32 La descrizione archivistica tra informatica e standard La diffusione delluso di software e la possibilità di ricerca nella rete hanno reso più pressante la ricerca di soluzioni metodologiche, e più urgente la definizione di soluzioni comuni. Il contesto informatizzato di lavoro non è certo estraneo alla elaborazione dei medesimi, ma: gli standard descrittivi archivistici internazionali non appartengono allambito informatico, anche se servono a produrre descrizioni destinate sempre di più ad essere communicate in un ambiente digitale questi standard descrittivi rappresentano un supporto essenziale per diffondere ed elevare la migliore metodologia di lavoro tra gli archivisti di tutto il mondo.

33 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 33 Le strutture internazionali deputate allelaborazione degli standard (Firenze 1997) ICA / CIA International Council on Archives www.ica.org 1990 - Commissione ad hoc sugli standard descrittivi (DDS) (Statement of Principles Regarding Archival Description), si trasforma in 1996 - Comitato sugli standard descrittivi (CDS), si trasformerà in 2003 - Committee on Best Practices and Standards (CBPS) 1997 - Sottocomitato sugli strumenti di ricerca (Guidelines 2001) Con la collaborazione dellUnesco

34 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 34 Standard archivistici internazionali http://www.ica.org/ ISAD(G), General International Standard Archival Description Seconda edizione, Stoccolma 1999 – Congresso ICA Siviglia 2000 (Committee on Descriptive Standards - CDS) ISAAR (CPF), International Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families Seconda edizione, Camberra 2003 – Congresso ICA Vienna 2004 (Ad Hoc Commission on Descriptive Standards - CDS) Guidelines (Sub-committee on Finding Aids, Guidelines for the Preparation and Presentation of Finding Aids), 2001 ISDF, International Standard for Describing Functions First Edition, Dresden 2-4 may 2007 (Committee on Best Practices and Standards) ISDIAH, International Standard for describing Institutions with Archival Holdings, London, 10-11 march 2008 (Committee on Best Practices and Standards) – Congresso ICA Kuala Lampur agosto 2008

35 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 35 Una distinzione tra gli standard Ormai tutti i settori dellattività umana sono coinvolti o regolati da convenzioni o norme riconducibili a criteri comuni, o standard. E opportuno stabilire una distinzione tra standard di natura diversa, come: - standard di rappresentazione (Data Structure Standard) o di struttura dellinformazione; es.formato MARC, o EAD; - standard di descrizione (Data Content Standard) sintassi, grammatica e organizzazione dellinformazione Nazionali o internazionali; (per es. RICA, AACR2, MAD) - standard di contenuto (Data Value Standard) determinano coerenza e uniformità nel vocabolario (per es. liste dautorità, vocabolario controllato, thesauri) Questa suddivisione si basa su scelte di traduzione condivise con: Stefano Vitali, Maurizio Savoja, Michele Gianni, Laura Corti. Tale interpretazione non trova daccordo Giovanni Michetti e Monica Grossi, e il paragrafo curato da questultima nel volume di Mariella Guercio, Archivistica informatica, propone termini diversi.

36 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 36 Standard archivistici internazionali Standard di rappresentazione (Data structure standard) In campo archivistico sono sempre più usati specifici formati, anche se non pubblicati ufficialmente come standard: EAD, Encoded Archival Description), e EAC (Encoded Context Description) Standard di descrizione (Data contents standards) ISAD(G) International Standard Archival Description ISAAR(CPF) International Standard Authority Record for Corporate Bodies, Persons and families Standard di contenuto (Data value standards) Si sta lavorando su Denominazioni dei fondi Intestazioni dautorità dei soggetti produttori

37 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 37 ISAD(G) – ISAAR (CPF) ISAD(G) General International Standard Archival Description 1992 - Montréal 1993 - Stoccolma 1994 - Si decide la revisione quinquennale 1996 - La Commissione ad hoc si trasforma in Comitato permanente 1999 - 2a edizione Stoccolma, 2000 - pubblicata congr Siviglia ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate bodies, Persons and Families 1993 - Stoccolma Costituzione di un sottogruppo e prima bozza 1994 - LAja, bozza discussa e ampliata, poi diffusa per commenti 1996 - La Commissione ad hoc si trasforma in Comitato permanente 1995 - Parigi, documento approvato poi dal CIA/ICA 2000 - Siviglia avvio revisione 2004 – Pubblicato congr Vienna

38 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 38 ISAD Regole generali 1.2 Lo scopo della descrizione archivistica è di identificare e illustrare il contesto e il contenuto della documentazione archivistica per promuoverne laccessibilità. Ciò si consegue creando accurate e appropriate rappresentazioni e organizzandole secondo modelli prestabiliti. Attività connesse allelaborazione di descrizioni archivistiche possono cominciare fin dal momento della formazione dei documenti, o anche in precedenza, e proseguire nel corso della vita dei documenti stessi. Tali attività rendono possibile stabilire quel controllo intellettuale necessario per far sì che documenti descrittivi affidabili, autentici e significativi siano tramandati nel tempo.

39 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 39 ISAD Regole generali 1.5 Questo insieme di regole generali per la descrizione archivistica è parte di un processo che si propone: a) di assicurare lelaborazione di descrizioni coerenti, appropriate ed autoesplicative; b) di facilitare il recupero e lo scambio di informazioni sulla documentazione archivistica; c) di permettere la condivisione di informazioni dautorità; e d) di rendere possibile lintegrazione di descrizioni provenienti da differenti istituzioni archivistiche in un sistema informativo unificato.

40 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 40 ISAD: regole generali 1. Descrizione in più livelli 2. Regole della descrizione in più livelli 2.1. Descrizione dal generale al particolare 2.2 Informazioni pertinenti al livello di descrizione 2.3. Collegamento tra le descrizioni 2.4. Non ripetizione delle informazioni I primi due punti costituiscono la premessa generale e metodologica necessaria per impostare correttamente nei suoi singoli aspetti la descrizione, articolata nel punto: 3. Elementi di descrizione

41 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 41 ISAD Le 7 aree Le regole sono organizzate in sette aree di informazione descrittive: 3.1. Area dellidentificazione 3.2. Area delle informazioni sul contesto 3.3. Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura 3.4. Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso ed utilizzazione 3.5. Area delle informazioni relative a documentazione collegata 3.6. Area delle note 3.7. Area di controllo della descrizione

42 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 42 ISAD: i 26 elementi, di cui 6 obbligatori Tutti i ventisei elementi compresi nelle regole generali possono essere utilizzati, ma solo una parte di essi è indispensabile in ogni descrizione. Per lo scambio di informazioni a livello internazionale è da considerarsi essenziale solo un ridotto numero di elementi: 3.1. Area dellidentificazione 3.1.1 Segnatura/e o codice/i identificativo/i; 3.1.2 Denominazione o titolo; 3.1.3 Data/e 3.1.4 Livello di descrizione 3.1.5 Consistenza e supporto dellunità di descrizione (quantità, volume, dimensione fisica) 3.2.1 Denominazione del/dei soggetto/i produttore/i

43 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 43 Gli elementi costitutivi dell'inventario, nellarticolazione delle ISAD denominazione (fondo, serie) intitolazione (unità archiv. / documentaria) datazione consistenza informazioni sul contesto descrizione del soggetto produttore correlato storia archivistica modalità di acquisizione o versamento dispersioni e scarti accertati criteri di ordinamento condizioni di accesso stato di conservazione

44 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 44 ISAD(G) – Schema gerarchico

45 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 45 ICA / CDS, Guidelines Linee guida per lelaborazione e la presentazione di strumenti di ricerca Schema delle relazioni tra i livelli di descrizione e le tipologie degli strumenti di ricerca Fondo / subfondo Serie / sottoserie Fascicolo documento

46 C. Salmini, Strumenti di ricerca e standard 46 Ultimi suggerimenti bibliografici Gli strumenti della ricerca, a cura di Diana Toccafondi, [Archivio di Stato di Firenze – Scuola di Archivistica Paleografia e Diplomatica, 6], Firenze, Edfir, 1997 Guida operativa alla descrizione archivistica. La descrizione inventariale. Roberto Grassi, Paolo Pozzi, Maurizio Savoja. - San Miniato, Archilab, 2001. - 142 p. ; 24 cm. [esaurito] Guida operativa alla descrizione archivistica. Censimenti e guide a cura di Roberto Grassi e Paolo Pozzi, Archilab – Regione Lombardia, Edizione provvisoria, 2002. Scaricabile allindirizzo: http://www.lombardiabeniculturali.it/docs/archivi/censimenti.pdfhttp://www.lombardiabeniculturali.it/docs/archivi/censimenti.pdf La Regione Lombardia ha pubblicato il primo manuale in assoluto redatto per accompagnare nella pratica il lavoro dellarchivista: Guida operativa per lordinamento e linventariazione degli archivi storici di enti locali, nata ad opera di un gruppo di archivisti ed informatici nellambito del Progetto Sesamo della Regione Lombardia, 1992. Glossario (Plain): R. Grassi, M. Messina, M. Savoja http://www.lombardiabeniculturali.it/archivi/glossario/ Glossari cui fare riferimento sono quelli presenti negli Standard internazionali Inoltre i testi classici relativi al tema: P. Carucci, Fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, 1983, pp. 132-237 (incluso il glossario e la circolare del 1966 sulla pubblicazione degli inventari). A. Romiti, I mezzi di corredo archivistici e problemi di accesso, in «Archivi per la storia», 1990, 2, pp. 217-246, ora in Temi di archivistica, Maria Pacini Fazzi editore, [Lucca] 1996, pp. 67-126; e per un quadro aggiornato si rinvia a: P. Carucci, M. Guercio, Manuale di archivistica, Roma, Carocci, 2008.