1 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 La cultura del Project Management per la Governance dell'ICT nella Pubblica Amministrazione Puntare per lindispensabile.

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1 1 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 La cultura del Project Management per la Governance dell'ICT nella Pubblica Amministrazione Puntare per lindispensabile tutela degli interessi pubblici su una inversione di tendenza che privilegi la verifica ex-post rispetto alle valutazioni ex-ante Marco Gentili Area Governo e monitoraggio delle forniture ICT

2 2 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Politica per la governance dellICT Il Ministro per le Riforme e linnovazione nella PA, nel presentare le Linee strategiche della nuova legislatura in tema ICT (audizione alla commissione Senato del 4/7/2006) ha ribadito la necessità di Puntare per lindispensabile tutela degli interessi pubblici su una inversione di tendenza che privilegi la verifica ex- post rispetto alle valutazioni ex-ante Questa priorità evidenziata dal Ministro trova piena corrispondenza nella scelta del CNIPA di creare l Area Governo e monitoraggio delle forniture ICT La strategia per la governance dellICT discende direttamente da questa politica articolandosi in diverse linee dazione che si sviluppano sul fil rouge della Qualità

3 3 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Strategia per la governance dellICT Tutela degli interessi pubblici---->Governo Ottenere Qualità dai fornitori di servizi ICT Richiedere la qualità nellappalto dei servizi ICT Formalizzare la qualità nella definizione del contratto Valutare la qualità per aggiudicare le gare per fornire Qualità a cittadini ed imprese Pretendere la qualità governando il contratto Erogare servizi efficaci ed efficienti offrendo sicurezza e affidabilità Valutazione ex-ante---->Parere o Selezione Verifica ex-post---->Monitoraggio Identificare best practices che garantiscano la Qualità Codificarle nelle Linee guida sulla qualità delle forniture ICT Evolvere le modalità di appalto ed i contratti Verificare leffettiva Qualità ricevuta Verificare SAL, Rischi, Risultati e Ricadute (Project Management) Valutare il governo del contratto ed il conseguimento degli obiettivi

4 4 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Area Governo e Monitoraggio delle Forniture ICT Elabora, aggiorna e diffonde norme e linee guida sulla qualità dei beni e servizi ICT per la definizione ed il governo dei contratti della PA ne garantisce validità e attualità ne incentiva e massimizza l'utilizzo Assicura il supporto tecnico in materia di governo e monitoraggio delle forniture ICT agli operatori istituzionali Aree di intervento del Governo strategie di acquisizione e appalto pubblico studi di fattibilità e analisi costi/benefici contratti e capitolati tecnici project management, assessment e benchmarking quality management, customer satisfaction e CRM analisi dei risultati e ricadute degli investimenti

5 5 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Area Governo e Monitoraggio delle Forniture ICT Definisce, promuove e controlla i servizi di monitoraggio identifica le metodiche di monitoraggio verifica loperato delle società di monitoraggio qualificate verifica risultati conseguiti, costi sostenuti, benefici raggiunti, di contratti o progetti ICT strategici Garantisce la raccolta e l'accesso alle informazioni messe a disposizione dalle amministrazioni coinvolte nel monitoraggio fornisce consulenza e attività di formazione effettua azioni di comunicazione e diffusione delle conoscenze Aree di intervento del Monitoraggio contratti ICT di grande rilievo delle PAC (art. 13 D. Lgs 39/93) contratti e progetti di grande rilievo del CNIPA progetti delle PAL cofinanziati dal CNIPA per lo sviluppo delle-Government e della Società dellInformazione

6 6 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Un modello di governance dellICT in ambito pubblico

7 7 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Innovazione per lInnovazione e-Government non solo innovazione tecnologica Linnovazione delle-Government non è solo tecnologica E necessario analizzare la Governance delle-Government Innovativo modello di governance dellICT pubblica basato sul project management Visione condivisa e Piano di e-Government Cooperazione tra PA e Selezione dei progetti Supporto alle PA e Stipula di convenzioni Cofinanziamenti erogati in funzione dei risultati raggiunti Pianificazione esecutiva e Project Management Monitoraggio dei progetti Risoluzione delle convenzioni dei progetti critici Ritorno degli investimenti Portfolio Management

8 8 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Visione condivisa e Piano di e-Government Obiettivi della visione condivisa erogare servizi on-line a gran parte dei cittadini e delle imprese semplificare, rendere efficienti e competitive le PA integrare PAC e PAL Piano di e-Government come linee di azione fra loro correlate Visione condivisa e-Government per un federalismo efficiente, quadro tecnico e organizzativo di riferimento comune Realizzazione cooperativa, attuazione coerente e coordinata dei processi di e-Government in tutto il territorio nazionale Organismo tecnico di condivisione, emanazione della conferenza unificata Stato - Regioni, Città e Autonomie Locali, Tavolo Congiunto Permanente (TCP) Rete dei Centri Regionali di Competenza (CRC) Progetti di e-government, volti allo sviluppo di servizi infrastrutturali e servizi on-line a cittadini ed imprese

9 9 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Supporto alle PAC e Convenzioni Attività di assistenza ai progetti selezionati lungo tutto il CdV Presentazione dei progetti in risposta allAvviso di selezione Pianificazione esecutiva dei progetti Monitoraggio dei progetti in fase di attuazione Gestione delle varianti in corso dopera in fase di attuazione Promozione e comunicazione dei servizi realizzati Valutazione ex-post del ritorno degli investimenti Convenzione per definire i rapporti economici e giuridici tra CNIPA e Ente coordinatore del progetto Oggetto, Obblighi, Durata, Referenti tecnici lEnte coordinatore finanzia la quota non coperta dal cofinanziamento e aderisce al sistema di monitoraggio concordato con il TCP Modalità e tempi di erogazione del corrispettivo Riduzione del finanziamento e variazioni del Progetto Diritto di riuso

10 10 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Cofinanziamento Modalità di erogazione Anticipo a fondo perduto Irata 30% entro 30 giorni dalla firma della Convenzione Tranche erogate in corso dopera IIrata25% previa approvazione SAL monitorato IIIrata25% previa approvazione SAL monitorato Saldo a conclusione del progetto IVrata 20% previa verifica raggiungimento risultati attesi

11 11 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Pianificazione e Project Management Piani di progetto (baseline per il monitoraggio) Task per identificare le principali attività in cui il progetto si scompone Milestone in cui si fa un assessment su richiesta del coordinatore del progetto Exit Criteria (criteri di completamento) espressi in termini di prodotti realizzati Evidenze oggettive utili per la gestione del progetto testimoniano la realizzazione dei prodotti Output (servizi infrastrutturali e on-line rilasciati allutente) loro livello di interattività canali su cui sono erogati Outcome (ricadute dellinvestimento) risparmio di tempo di cittadini ed imprese risparmio di tempo lavoro della PA risparmio economico amministrazioni gestione beni/servizi

12 12 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Monitoraggio dei progetti Risorse stanziate 4 Mln, pari allo 0.8% della spesa monitorata 20-30 persone dedicate Obiettivi Garantire lerogazione dei cofinanziamenti DIT coerentemente ai risultati raggiunti nellambito delle convenzioni stipulate Concentrarsi sul raggiungimento dei risultati Verificare il completamento delle attività piuttosto che la rendicontazione delle spese sostenute Adottare un approccio il meno invasivo possibile documentare quanto dichiarato con evidenze oggettive già in possesso del progetto Supportare la comunicazione dei risultati raggiunti Cruscotto del monitoraggio e rapporti di sintesi periodici Evidenziare le best practices offrire cassa di risonanza al progetto agevolandone la comunicazione

13 13 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Monitoraggio dei progetti Caratteristiche Assessment asincroni assessment effettuati in funzione della storia di ogni progetto necessità di sincronizzare gli indicatori rilevati in tempi diversi Frequenza degli assessment ogni 8-12 mesi 2/3 assessment in corso dopera 1 verifica finale ex-post dopo il completamento del progetto Verifica dei dati rilevati dati dichiarati dallEnte coordinatore evidenze oggettive attestanti la validità dei dati dichiarati verifica di parte terza (Monitore) delle evidenze oggettive prodotte Focalizzazione sul Piano esecutivo non si prende visione di impegni e disposizioni di pagamento Produzione di indicatori di benchmark Confronto, autodiagnosi, stimolo del raggiungimento degli obiettivi

14 14 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Monitoraggio dei progetti Risultati 430 assessment effettuati, l 81% dei 530 previsti 90 Mln di cofinanziamenti erogati, il 75% dei 120 previsti Ricadute Sviluppo di un orientamento al project management Fare la pianificazione esecutiva e gestire correttamente i documenti Indurre una alta tensione sullavanzamento lavori Competere, in senso positivo, con altri progetti Aiuto per la Governance dei progetti Tenere sotto pressione i Fornitori ICT e gli Enti aggregati Identificare lesigenza di varianti Garantire la visibilità del progetto Training sull ICT management Aiutare Comuni medio-piccoli e Comunità montane che sperimentano per la prima volta dimensioni progettuali così complesse Assicurare continuità ai progetti che in corso dopera cambiano responsabile o livelli tecnici direzionali

15 15 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Portfolio Management Cruscotto del monitoraggio www.cnipa.gov.it/cruscotto/ Trasparenza comunicare i risultati raggiunti PAL e PAC Dipendenti pubblici Cittadini interessati Imprese interessate Fornitori ICT Media interessati Conoscenza analizzare i dati interpretare fenomeni Governo supportare decisioni definire politiche governare progetti erogare finanziamenti

16 16 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Risoluzione delle convenzioni per i progetti critici Applicazione del procedimento (ottobre - novembre 2005) 41 progetti, 31% del totale, impattati SAL < 35% 129 Mln valore economico, 30% del totale 34 Mln valore economico cofinaziamento Esiti delle azioni intraprese 38 progetti su 41, il 93%, hanno superato il vincolo imposto 2 progetti non hanno richiesto un assessment poiché non partiti 1 progetto non ha superato la soglia del 35% di avanzamento Impatti sul piano di e-government 39 progetti passati in 60 giorni dal 25% al 62% di SAL Incremento del 37%, 4 volte maggiore di quello usuale Piano di e-government passato dal 70% all 83% di SAL Incremento del 13%, circa 2 volte maggiore di quello usuale

17 17 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Ritorno degli investimenti Progetti di E-Government Inputfinanziamenti stanziati, 480 Mln di cui 120 Mln MIT progetti avviati, 134 amministrazioni coinvolte, 4.700 Outputservizi on line disponibili transazioni potenziali transazioni effettive x tipologia di canale Outcome intermedio risparmio di tempo per cittadini ed imprese risparmio di tempo per i dipendenti delle PA risparmio economico nella gestione beni/servizi ICT Outcomemaggiore qualità della vita per i cittadini maggiore competitività delle imprese maggiore produttività delle amministrazioni

18 18 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Stato di Avanzamento Lavori Risultati conseguiti Ritorno degli investimenti Dati aggiornati a Settembre 2006

19 19 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Stato avanzamento lavori e Ritardo

20 20 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 SAL e Ritardo per aree geografiche Aree Nord OvestNord EstCentroSudIsole N. Prog. 262749219 Base progetti: 132 (esclusi progetti non partiti)

21 21 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 SAL e Ritardo per adeguatezza contromisure Contromisure adeguate diminuiscono il ritardo Adeguatezza contromisure = Grado di attuazione > Grado di rischio Contromisure giudicate non adeguate quando inferiori al grado rischio

22 22 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Servizi rilasciati

23 23 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Servizi rilasciati: Disponibilità nei capoluoghi Legenda: Da 1 a 35 servizi Da 36 a 90 servizi Oltre 181 servizi Tot. servizi disponibili1531 Tot. progetti che li erogano (*) 45 (*) Solo i progetti che hanno effettuato la verifica finale Fascia serviziNumero capoluoghi 1-35 servizi41 36-180 servizi12 >180 servizi1

24 24 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Ritorno degli investimenti Costi di 118 progetti che hanno rilasciato servizi 365 Mln sviluppo in 3 annimisura 110 Mln avviamento allesercizio in 1 anno stima 73 Mln /annogestione ogni annostima Risparmi (benefici) 32% tempo di cittadini ed imprese utenti finali 222 Mln /anno - 11.820 AP/annosovrastima 20% 56% tempo lavoro dei dipendenti PA 389 Mln /anno - 15.560 AP/annosovrastima 30% 12% minor costo di gestione delle infrastrutture ICT 82 Mln /annosovrastima 0% Punto di pareggio 4-5 anni dalla fine dello sviluppo dei progetti

25 25 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Punto di pareggio

26 26 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Criticità Mancanza di una cultura organizzativa orientata ai processi Generalizzata assenza di misura delle prestazioni Netta separazione tra sviluppo e gestione dei sistemi ICT Mancanza di una visione complessiva dellamministrazione Mancanza di una contabilità analitico-industriale Difficile ribaltamento dei costi ICT sui procedimenti amministrativi Collocazione dei benefici derivanti dallICT sotto responsabilità diverse da quelle di chi gestisce lICT e i suoi costi Carenza nella definizione dei progetti ICT Analisi costi/benefici nella definizione progetto e verifica risultati Sostenibilità finanziaria del progetto su tutto il ciclo di vita del sistema ICT (sviluppo, gestione e manutenzione, dismissione) Impatto organizzativo del sistema ICT sui dipendenti pubblici (piani di conversione, formazione, dismissione, del personale) Comunicazione dei risultati raggiunti agli utenti del sistema ICT

27 27 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Linee guida per la qualità delle forniture ICT

28 28 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Obiettivi delle Linee guida Ridurre le ambiguità inerenti la qualità delle forniture ICT per rendere la qualità un concetto realmente utilizzabile proporre un approccio pragmatico alla qualità fornire indicazioni concrete e facilmente attuabili Suggerire approcci alla gestione operativa della relazione cliente- fornitore sullintero ciclo di vita dellacquisizione di forniture ICT policy (politiche) sourcing strategies (strategie di acquisizione) public procurement (appalto pubblico) deal negotiation (definizione del contratto) project management (gestione operativa delle attività)

29 29 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Condivisione dei contenuti Partecipazione ai lavori coordinati dal CNIPA PAC e PAL e Società ICT pubbliche Associazioni di categoria (Federcomin, AITech, Fornitori ICT Approccio inedito per la condivisione dei contenuti integra i diversi punti di vista della PA appaltante e del fornitore permette alle parti di conoscere le proprie ragioni e motivazioni consente di imparare insieme per migliorare lappalto e lofferta Comunità sociali interessate Associazioni di categoria dei fornitori di consulenza (Assoconsult) Associazione Italiana Cultura Qualità (AICQ) Associazione Italiana Information Systems Auditor (AIEA) Associazione Professionale Consulenti di Direzione e Organizzazione (APCO) Gruppo Utenti Function Point Italia (GUFPI) Istituto Italiano di Project Management (ISIPM) IT Service Management Forum Italia (itSMF) Project Management Institute (PMI)

30 30 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Struttura Logica GovernoContrattoAppaltoStrategia Manuale applicativo Governo dei contratti ICT Manuale duso Presentazione e utilizzo delle Linee Guida Manuale applicativo Strategie di acquisizione forniture ICT Manuale applicativo Appalto pubblico di forniture ICT Manuale operativo Dizionario delle forniture ICT Manuale applicativo Esempi di applicazione Manuale di riferimento Modelli per la qualità forniture ICT

31 31 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Opera Enciclopedica Prodotti realizzati 1.650 pagine in 7 manuali 37 lemmi = 33 tipi di Forniture + 4 processi trasversali 450 attività (task) descrittive delle forniture ICT 305 prodotti (deliverables) generati dalle attività 111 indicatori di qualità per attività/prodotti 409 applicazioni degli indicatori Impegno 200 incontri 1.500 giorni persona di 120 persone 50% CNIPA + 20% PA + 30% Fornitori ICT

32 32 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Canali di distribuzione Sito www.cnipa.gov.it Sezione Qualità delle forniture ICT in home page Collana editoriale iQuaderni Minigrafia 8 - La qualità dei beni e servizi nei contratti della PA: linee guida per una migliore gestione Quaderno10 - Presentazione e utilizzo delle Linee guida Quaderno11 - Strategie di acquisizione delle forniture ICT Quaderno12 - Appalto pubblico di forniture ICT Quaderno13 - Esempi di applicazione Quaderno26 - Modelli di riferimento Quaderno27 - Governo dei contratti ICT

33 33 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Diffusione delle Linee guida Evolvere le Linee guida (ultimi 12 mesi) Manuale VII Governo dei contratti ICT Classe di fornitura Gestione elettronica dei documenti 5 dei primi 6 Manuali pubblicati e 36 classi di fornitura revisionati Pubblicare e diffondere le Linee guida 8.000 copie distribuite dei primi 6 Manuali (ultimi 18 mesi) 4.000 copie distribuite del VII Manuale (ultimi 6 mesi) 12 convegni per più di 2.000 persone 40% PAC - 20% PAL - 40% fornitori ICT Formare sulle Linee guida 6 interventi formativi per più di 600 GP (ultimi 6 mesi)

34 34 Marco Gentili CNIPA - Novembre 2006 Qualità delle Linee guida Il dato complessivo è estremamente incoraggiante 90% di molto (40%) o abbastanza (50%) soddisfatti siamo riusciti comunque a scontentare qualcuno 6% non si ritiene per niente soddisfatto Ladozione delle Linee guida convince 61% valorizza la qualità e contrasta il ribasso di costo 63% accelera la definizione di contratti ICT 67% integra le culture per la acquisizione dellICT 72% migliora la descrizione dei servizi ICT Le Linee guida di per se sono valutate positivamente 63% sono complete 77% sono un utile strumento formativo 80% sono interessanti 88% sono utili