Gestione spese e trasferte Riepilogo scenario

Presentazione sul tema: "Gestione spese e trasferte Riepilogo scenario"— Transcript della presentazione:

1 Gestione spese e trasferte Riepilogo scenario
Fai clic sui chevron dei processi per dettagli Elaborazione di richieste di trasferta Prenotazione di servizi di trasferta online Aggiunta ricevute spese durante la trasferta Gestione spese Elaborazione di debiti e pagamenti Scenario Explorer Descrizione scenario Apri legenda Per un'impresa di grandi dimensioni come la tua diventa essenziale poter controllare le politiche sulle trasferte, i budget e le spese. SAP Cloud for Travel and Expense è la risposta alle tue esigenze grazie ad una soluzione di gestione trasferte ottimizzata e globale che comprende processi di approvazione e prenotazione delle trasferte, inoltro automatico di spese e rimborso spese. La soluzione SAP Cloud for Travel and Expense è integrata con SAP ERP e SAP Cloud for Financials. Ciò ti garantisce dati sempre consistenti, minimizza la necessità di riconciliazione ed aumenta le tue potenzialità in materia di analisi e revisione di spese. Inserire spese in SAP Cloud for Travel and Expense è davvero alla portata di tutti grazie alle funzionalità offerte dalla soluzione, quali videate semplificate, campi d'inserimento dati precompilati e l'opportunità di inviare automaticamente le proprie spese dai feed di transazioni con carta di credito. Se un utente non può avere accesso all'applicazione, può sempre inviare le proprie spese via . La configurazione standard di SAP Cloud for Travel and Expense include tariffe di rimborso per paesi predefiniti, un modello di paese generico e può essere adattata in conformità con la politica adottata dalla tua società in materia di gestione spese. Scenario/Processi Aree business Altre informazioni In questo scenario sono coinvolti i seguenti ruoli aziendali: Addetto alla contabilità fornitori Dipendente in trasferta Revisore Approvatore Assistente trasferte © 2013 SAP AG. Tutti i diritti riservati.

2 Gestione spese e trasferte Riepilogo scenario
Fai clic sui chevron dei processi per dettagli Elaborazione di richieste di trasferta Prenotazione di servizi di trasferta online Aggiunta ricevute spese durante la trasferta Gestione spese Elaborazione di debiti e pagamenti Scenario Explorer Descrizione scenario Apri legenda Legenda Chiudi legenda Per un'impresa di grandi dimensioni come la tua diventa essenziale poter controllare le politiche sulle trasferte, i budget e le spese. SAP Cloud for Travel and Expense è la risposta alle tue esigenze grazie ad una soluzione di gestione trasferte ottimizzata e globale che comprende processi di approvazione e prenotazione delle trasferte, inoltro automatico di spese e rimborso spese. La soluzione SAP Cloud for Travel and Expense è integrata con SAP ERP e SAP Cloud for Financials. Ciò ti garantisce dati sempre consistenti, minimizza la necessità di riconciliazione ed aumenta le tue potenzialità in materia di analisi e revisione di spese. Inserire spese in SAP Cloud for Travel and Expense è davvero alla portata di tutti grazie alle funzionalità offerte dalla soluzione, quali videate semplificate, campi d'inserimento dati precompilati e l'opportunità di inviare automaticamente le proprie spese dai feed di transazioni con carta di credito. Se un utente non può avere accesso all'applicazione, può sempre inviare le proprie spese via . La configurazione standard di SAP Cloud for Travel and Expense include tariffe di rimborso per paesi predefiniti, un modello di paese generico e può essere adattata in conformità con la politica adottata dalla tua società in materia di gestione spese. Processo gestito in gran parte dall'utente Processo gestito in gran parte dal sistema Processo manuale non supportato dal sistema Processo che comunica con software terze parti (dettagli nelle quick-info) Processo rel. alla Contabilità finanziaria Scenario correlato Pulsante Info con maggiori informazioni Scenario/Processi Aree business Altre informazioni In questo scenario sono coinvolti i seguenti ruoli aziendali: Addetto alla contabilità fornitori Dipendente in trasferta Revisore Approvatore Assistente trasferte © 2013 SAP AG. Tutti i diritti riservati.

3 Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Elaborazione di richieste di trasferta
Fai clic sui chevron dei processi per dettagli X Elaborazione di richieste di trasferta Crea una richiesta di trasferta Rivedi una richiesta di trasferta Invia una decisione via Prenotazione di servizi di trasferta online Aggiunta ricevute spese durante la trasferta Gestione spese Elaborazione di debiti e pagamenti i i i Scenario Explorer Descrizione processo Altre informazioni Il dipendente in trasferta o l'assistente trasferte inviano una richiesta di trasferta in SAP Cloud for Travel and Expense in relazione alla propria trasferta o per conto di un altro dipendente in trasferta. L'approvatore rivede la richiesta di trasferta e l'approva o la rifiuta. Il dipendente in trasferta riceve una con la decisione dell'approvatore. Le approvazioni sono facoltative e possono essere adattate su misura alle esigenze della tua società. Eseguito da Dipendente in trasferta Scenario/Processi Assistente trasferte Aree business Altre informazioni Approvatore Nei centri di lavoro Gestione spese e trasferte Approvazioni © 2013 SAP AG. Tutti i diritti riservati.

4 Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Prenotazione di servizi di trasferta online
Fai clic sui chevron dei processi per dettagli X Prenotazione di servizi di trasferta online Elaborazione di richieste di trasferta Crea un itinerario online Sincronizza i dati con SAP Cloud for Travel and Expense Rivedi itinerario Aggiunta ricevute spese durante la trasferta Gestione spese Elaborazione di debiti e pagamenti i i i Fai clic qui per visualizzare varianti di processo Scenario Explorer Descrizione processo Altre informazioni Il dipendente prenota una trasferta online con l'ausilio di uno dei nostri tool di prenotazione online integrati. Dal momento che SAP Cloud for Travel and Expense è completamente integrata con questi tool di prenotazione online, i dati SAP saranno automaticamente trasferiti e utilizzati per alimentare i campi nel tool. Così, dopo che il dipendente ha concluso la prenotazione della propria trasferta, tutti i dati verranno ritrasferiti a SAP Cloud for Travel and Expense dove saranno immediatamente fruibili sotto forma di itinerario della trasferta. In alternativa puoi inviare le informazioni sulla trasferta al nostro tool di gestione itinerari integrato. Le informazioni saranno ritrasferite a tuo nome a SAP Cloud for Travel and Expense dove saranno disponibili come itinerario elaborabile. I suddetti dati di prenotazione, ad esempio data d'inizio e di fine della trasferta, saranno anche inseriti automaticamente nel report spese del dipendente creato per la trasferta. Il tool di prenotazione online può essere configurato in linea con la politica individuale della tua società in materia di trasferte e ti consentirà di conoscere in tempo reale ogni potenziale violazione alle norme previste dalla tua società o dal tuo fornitore preferenziale. Eseguito da Dipendente in trasferta Scenario/Processi Approvatore Aree business Altre informazioni Nei centri di lavoro Gestione spese e trasferte Approvazioni © 2013 SAP AG. Tutti i diritti riservati.

5 Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Prenotazione di servizi di trasferta online
Fai clic sui chevron dei processi per dettagli X Prenotazione di servizi di trasferta online Elaborazione di richieste di trasferta Crea un itinerario online Sincronizza i dati con SAP Cloud for Travel and Expense Rivedi itinerario Aggiunta ricevute spese durante la trasferta Gestione spese Elaborazione di debiti e pagamenti i i i Fai clic qui per nascondere varianti di processo Invia le informazioni sulla trasferta al nostro tool di gestione itinerari integrato per avere il tuo itinerario disponibile in SAP Cloud for Travel and Expense. i Scenario Explorer Descrizione processo Altre informazioni Il dipendente prenota una trasferta online con l'ausilio di uno dei nostri tool di prenotazione online integrati. Dal momento che SAP Cloud for Travel and Expense è completamente integrata con questi tool di prenotazione online, i dati SAP saranno automaticamente trasferiti e utilizzati per alimentare i campi nel tool. Così, dopo che il dipendente ha concluso la prenotazione della propria trasferta, tutti i dati verranno ritrasferiti a SAP Cloud for Travel and Expense dove saranno immediatamente fruibili sotto forma di itinerario della trasferta. In alternativa puoi inviare le informazioni sulla trasferta al nostro tool di gestione itinerari integrato. Le informazioni saranno ritrasferite a tuo nome a SAP Cloud for Travel and Expense dove saranno disponibili come itinerario elaborabile. I suddetti dati di prenotazione, ad esempio data d'inizio e di fine della trasferta, saranno anche inseriti automaticamente nel report spese del dipendente creato per la trasferta. Il tool di prenotazione online può essere configurato in linea con la politica individuale della tua società in materia di trasferte e ti consentirà di conoscere in tempo reale ogni potenziale violazione alle norme previste dalla tua società o dal tuo fornitore preferenziale. Eseguito da Dipendente in trasferta Scenario/Processi Approvatore Aree business Altre informazioni Nei centri di lavoro Gestione spese e trasferte Approvazioni © 2013 SAP AG. Tutti i diritti riservati.

6 Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Aggiunta di ricevute di spese durante la trasferta
Fai clic sui chevron dei processi per dettagli Aggiunta ricevute spese durante la trasferta X Elaborazione di richieste di trasferta Prenotazione di servizi di trasferta online Invia ricevute di spesa con dispositivo mobile Gestione spese Elaborazione di debiti e pagamenti i Fai clic qui per vis. varianti di processo Scenario Explorer Descrizione processo Altre informazioni Durante la trasferta il dipendente invia ricevute per il relativo report spese ad esempio, servendosi di un'app per un dispositivo mobile o via . Dispositivo mobile: il dipendente inserisce i dettagli relativi alle spese e li invia a SAP Cloud for Travel and Expense, accludendo eventualmente come allegato una foto della ricevuta. Se nel tuo sistema è attivato il riconoscimento immagini, puoi fare semplicemente una foto della ricevuta e il sistema crea automaticamente la spesa per te. il dipendente scrive una indicando tipo di spesa, importo, divisa e data e la invia ad un indirizzo centrale, anche in questo caso con la possibilità di allegare una ricevuta. Eseguito da Dipendente in trasferta Scenario/Processi Aree business Altre informazioni Dispositivi mobili © 2013 SAP AG. Tutti i diritti riservati.

7 Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Aggiunta di ricevute di spese durante la trasferta
Fai clic sui chevron dei processi per dettagli Aggiunta ricevute spese durante la trasferta X Elaborazione di richieste di trasferta Prenotazione di servizi di trasferta online Invia ricevute di spesa con dispositivo mobile Gestione spese Elaborazione di debiti e pagamenti i Fai clic qui per nasc. varianti di processo Invia ricevute di spesa con i Scenario Explorer Descrizione processo Altre informazioni Durante la trasferta il dipendente invia ricevute per il relativo report spese ad esempio, servendosi di un'app per un dispositivo mobile o via . Dispositivo mobile: il dipendente inserisce i dettagli relativi alle spese e li invia a SAP Cloud for Travel and Expense, accludendo eventualmente come allegato una foto della ricevuta. Se nel tuo sistema è attivato il riconoscimento immagini, puoi fare semplicemente una foto della ricevuta e il sistema crea automaticamente la spesa per te. il dipendente scrive una indicando tipo di spesa, importo, divisa e data e la invia ad un indirizzo centrale, anche in questo caso con la possibilità di allegare una ricevuta. Eseguito da Dipendente in trasferta Scenario/Processi Aree business Altre informazioni Dispositivi mobili © 2013 SAP AG. Tutti i diritti riservati.

8 Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Gestione spese
Fai clic sui chevron dei processi per dettagli Gestione spese X Elaborazione di richieste di trasferta Prenotazione di servizi di trasferta online Aggiunta ricevute spese durante la trasferta Crea un report spese Rivedi il report spese Approva il report spese Registra report spese in SAP ERP Elaborazione di debiti e pagamenti i i i i Fai clic qui per visionare varianti di processo Scenario Explorer Descrizione processo Altre informazioni Eseguito da Dipendente/ Assistente trasferte Il dipendente in trasferta o l'assistente trasferte inviano il report spese ad esempio, presentando le transazioni effettuate con carta di credito aziendale o accludendo immagini di ricevute. All'occorrenza possono anche ricorrere ai dati della richiesta di trasferta o itinerario di trasferta, inseriti automaticamente nel report spese. Una volta riviste e approvate, le spese vengono trasferite automaticamente al tuo sistema di Contabilità finanziaria o al tuo sistema di Gestione stipendi, avviando di fatto il processo di rimborso a beneficio del dipendente. Anche questo processo può essere facilmente adattato in modo da aderire alla politica in materia di trasferte adottata dalla propria società. La soluzione SAP Cloud for Travel and Expense può essere integrata con il tuo sistema SAP ERP Financials o SAP Cloud for Financials. Le approvazioni sono facoltative e possono essere adattate su misura alle esigenze della tua società. Scenario/Processi Approvatore Aree business Revisore Altre informazioni Addetto alla contabilità fornitori Nei centri di lavoro Gestione spese e trasferte Approvazioni Registrazioni © 2013 SAP AG. Tutti i diritti riservati.

9 Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Gestione spese
Fai clic sui chevron dei processi per dettagli Gestione spese X Elaborazione di richieste di trasferta Prenotazione di servizi di trasferta online Aggiunta ricevute spese durante la trasferta Crea un report spese Rivedi il report spese Approva il report spese Registra report spese in SAP ERP Elaborazione di debiti e pagamenti i i i i Fai clic qui per nascondere varianti di processo Registra report spese in SAP Cloud for Financials i Scenario Explorer Descrizione processo Altre informazioni Eseguito da Dipendente/ Assistente trasferte Il dipendente in trasferta o l'assistente trasferte inviano il report spese ad esempio, presentando le transazioni effettuate con carta di credito aziendale o accludendo immagini di ricevute. All'occorrenza possono anche ricorrere ai dati della richiesta di trasferta o itinerario di trasferta, inseriti automaticamente nel report spese. Una volta riviste e approvate, le spese vengono trasferite automaticamente al tuo sistema di Contabilità finanziaria o al tuo sistema di Gestione stipendi, avviando di fatto il processo di rimborso a beneficio del dipendente. Anche questo processo può essere facilmente adattato in modo da aderire alla politica in materia di trasferte adottata dalla propria società. La soluzione SAP Cloud for Travel and Expense può essere integrata con il tuo sistema SAP ERP Financials o SAP Cloud for Financials. Le approvazioni sono facoltative e possono essere adattate su misura alle esigenze della tua società. Scenario/Processi Approvatore Aree business Revisore Altre informazioni Addetto alla contabilità fornitori Nei centri di lavoro Gestione spese e trasferte Approvazioni Registrazioni © 2013 SAP AG. Tutti i diritti riservati.

10 Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Elaborazione di pagamenti
Fai clic sui chevron dei processi per dettagli Elaborazione pagamenti X Elaborazione di richieste di trasferta Prenotazione di servizi di trasferta online Aggiunta ricevute spese durante la trasferta Gestione spese Rimborsa le spese grazie a SAP ERP i Fai clic qui per vis. varianti di processo Scenario Explorer Descrizione processo Altre informazioni A seconda delle impostazioni definite dalla tua società, l'esecuzione dei pagamenti avviene nei sistemi SAP ERP Financial Accounting, SAP Cloud for Financials o SAP ERP HCM e il pagamento viene corrisposto al dipendente in trasferta mediante bonifico e assegno. Eseguito da Addetto alla contabilità fornitori Scenario/Processi Aree business Altre informazioni SAP Cloud for Financials SAP ERP © 2013 SAP AG. Tutti i diritti riservati.

11 Gestione spese e trasferte Dettagli sui processi: Elaborazione di pagamenti
Fai clic sui chevron dei processi per dettagli Elaborazione pagamenti X Elaborazione di richieste di trasferta Prenotazione di servizi di trasferta online Aggiunta ricevute spese durante la trasferta Gestione spese Rimborsa le spese grazie a SAP ERP i Fai clic qui per nasc. varianti di processo Rimborsa le spese con SAP Cloud for Financials i Scenario Explorer Descrizione processo Altre informazioni A seconda delle impostazioni definite dalla tua società, l'esecuzione dei pagamenti avviene nei sistemi SAP ERP Financial Accounting, SAP Cloud for Financials o SAP ERP HCM e il pagamento viene corrisposto al dipendente in trasferta mediante bonifico e assegno. Eseguito da Addetto alla contabilità fornitori Scenario/Processi Aree business Altre informazioni SAP Cloud for Financials SAP ERP © 2013 SAP AG. Tutti i diritti riservati.

12 Gestione spese e trasferte Aree business
Fai clic sui pittogrammi di area per i dettagli Elaborazione di richieste di trasferta Prenotazione di servizi di trasferta online Aggiunta ricevute spese durante la trasferta Gestione spese Elaborazione di debiti e pagamenti Scenario Explorer Aree business Descrizione area business Quasi ogni business process comporta flussi di cassa sia all'interno di una società sia tra società e business partner esterni e clienti. SAP Cloud for Travel and Expense ti consente un controllo totale sull'aspetto finanziario di ogni singola fase dei tuoi business process. Puoi configurare le politiche della tua società in materia di spese e rimborsi, monitorare le spese dei tuoi dipendenti e rimborsare tutte le spese approvate in modo rapido e semplice. SAP Cloud for Travel and Expense è integrata con i maggiori tool di prenotazione online. I tool possono essere configurati in modo specifico al fine di aderire alla politica individuale della tua società in materia di trasferte, garantendoti così piena conformità con le norme sulle trasferte in relazione ai costi e alle regole previste dai fornitori preferenziali. In questo modo la tua società sarà in grado di risparmiare sulle spese di trasferta ed accelerare il processo di prenotazione. Gestione spese e trasferte Scenario/Processi Aree business Altre informazioni © 2013 SAP AG. Tutti i diritti riservati.

13 Gestione spese e trasferte Altre informazioni
Scenario Explorer Hai bisogno di altre informazioni? Ulteriori informazioni SAP fornisce una documentazione completa sul prodotto che comprende tutti gli aspetti dello scenario di business. Per i dettagli, Fai clic qui. Altre fonti d'informazione sono disponibili nella sezione SAP Cloud for Travel and Expense del SAP Business Center (Fai clic qui). Scenario/Processi Aree business Altre informazioni * Si noti che per accedere ai suddetti link è necessario un nome utente nel SAP Business Center. Se non riesci ad accedere direttamente alla pagina e se utilizzi Microsoft Internet Explorer®, visita il sito © 2013 SAP AG. Tutti i diritti riservati.