ORGANIZZAZIONE DELL’UFFICIO ARCHIVIO FORMAZIONE E GESTIONE ARCHIVIO DI DEPOSITO E STORICO Pia Bortolotti.

Presentazione sul tema: "ORGANIZZAZIONE DELL’UFFICIO ARCHIVIO FORMAZIONE E GESTIONE ARCHIVIO DI DEPOSITO E STORICO Pia Bortolotti."— Transcript della presentazione:

1 ORGANIZZAZIONE DELL’UFFICIO ARCHIVIO FORMAZIONE E GESTIONE ARCHIVIO DI DEPOSITO E STORICO
Pia Bortolotti

2 Cosa è quindi l’archivio
sedimentazione spontanea, quasi involontaria organizzato in modo funzionale alle attività da cui nasce complesso organico di documenti prodotti e acquisiti da un soggetto durante e per lo svolgimento della propria attività

3 Finalità svolgere con efficienza le proprie attività proteggerle
garantire il diritto dell’ente, dei suoi dipendenti e degli utenti

4 Obiettivi creare documenti attendibili e adeguati
accumulare i documenti con regolarità rispettandone la natura e la funzione conservarli in modo autentico ricercarli con rapidità ed efficacia

5 Strumenti di controllo per la formazione dei documenti
Protocollo : registrazione - Repertori e indici Titolario : classificazione Fascicoli Organizzazione delle serie d’archivio - fascicoli e serie permanenti o annuali - serie per tipologia di atti

6 Protocollo e registrazione
Assegnazione di un numero progressivo unico annuale annotazione su un apposito registro su cui sono riportati gli elementi essenziali del documento (data, mittente/destinatario, oggetto, classificazione, riferimenti) funzione archivistica (reperimento) e funzione giuridica (prova) (sentenze cassazione)

7 Titolario e classificazione
Titolario: quadro di classificazione organizzato in partizioni gerarchicamente ordinate sotto le quali si riconducono i documenti che presentano la stessa materia o funzione classificazione: attribuzione al documento di un codice di riferimento (al titolario) che lo collega alla materia o funzione e alla pratica

8 Fascicolazione collocazione del documento con gli altri relativi allo stesso affare ordinamento dei documenti nel fascicolo (ordine inverso o diretto) numerazione del fascicolo (repertorio dei fascicoli) indicazioni sulla copertina dei fascicoli sottofascicoli

9 Vincolo archivistico registrazione e classificazione, insieme alla fascicolazione, ne costituiscono l’espressione legame del documento all’insieme dell’archivio di cui fa parte

10 Strumenti di corredo protocollo titolario
massimario di conservazione e scarto

11 Mezzi di corredo repertorio dei fascicoli rubrica del protocollo
schedari registrazione dei movimenti dei fascicoli da e per l’archivio

12 Norme procedurali precise
apertura della corrispondenza (timbro con data ricevimento) classificazione (indice di classificazione e di posizione, eventuale apertura di nuovo fascicolo) registrazione (sul protocollo e sul documento) aggiornamento di rubriche del protocollo e del repertorio dei fascicoli trattamento di documenti specifici (fax: fotocopia su carta permanente con forza di originale: timbrature e registrazioni del protocollo sulla fotocopia) formazione del fascicolo (oggetto, indice di classificazione, numero di posizione, esistenza di sottofascicoli, note) scheda di movimentazione dei fascicoli (dati archivistici del fascicolo, data e ufficio/funzionario richiedenti) chiusura dei fascicoli

13 Organizzazione ufficio archivio
Obiettivi integrità fisica dei documenti salvaguardia delle relazioni logiche dei documenti e dei rapporti con le strutture amministrative capacità dei documenti di servire come prova legale è strettamente legata alla sicurezza ed affidabilità delle loro condizioni di creazione (sia produzione che ricezione) e conservazione fisica

14 Organizzazione ufficio archivio
Regolamento disposizioni di carattere generale che richiamino le norme esistenti procedure di creazione di documenti responsabilità della gestione norme relative alla consultazione e alla riproduzione dei documenti (rispetto della sicurezza e riservatezza delle informazioni contenute) archivio limitato ai responsabili della gestione