Gestione Progetti Il modulo Gestione Progetti permette la creazione di una anagrafica centralizzata delle attività progettuali dell’Ateneo. Grazie alle.

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1 Gestione Progetti Il modulo Gestione Progetti permette la creazione di una anagrafica centralizzata delle attività progettuali dell’Ateneo. Grazie alle diverse integrazioni con gli altri moduli uniforma la gestione di tutti i progetti di ricerca e non attivati all'interno dell'Ateneo sia da un punto di vista operativo che economico. Offre le basi per razionalizzare l'utilizzo delle risorse, ottimizzare la gestione dei progetti e ne consente la rendicontazione economica

2 Agenda - Funzionalità principali Demo interfaccia utente
Potenzialità del sistema Piano di lavoro

3 PJ in U-GOV Dicevo appunto che il modulo PJ è integrato con gli altri moduli: Con contabilità in quanto, attraverso di esso vengono caricate le anagrafiche dei progetti che vengono poi ereditate dal modulo contabilità ai fini delle contabilizzazioni in contabilità analitica Permette di effettuare una pianificazione sui costi di progetto che potra essere utilizzata come informazione di supporto per l autorizzazione del budget in contabilità Sappiamo che con il passaggio a Ugov la COAN verrà utilizzata ai fini della verifica sulla capienza del budget percio’, al momento delle contabilizzazioni in COAN, il controllo sul budget dei progetti avverrà in base a quanto è stato autorizzato in contabilità. Pero nel caso l’ateneo lo renda necessario, sara’ possibile attivare dei controlli anche su quanto è stato previsto come budget preventivo su PJ. Inoltre consente la creazione di progetti non i ricerca (progetti contabili) e, sfruttando il controllo di budget sintetico sui progetti (senza dover quindi autorizzare budget a livello di singolo conto come avviene al momento in cui si effettua la contabilizzazione su UA) , dare budget a questi in modo da permettere alla contabilità di applicare un controllo di budget meno stringente Con le risorse umane (con il modulo CSA ) in quanto, nel ciclo di contabilizzazione dei costi stipendiali, al momento della liquidazione degli stipendi e della creazione del DG stipendio viene inserita già l’informazione del progetto su cui dovra’ essere imputato il costo della matricola. Con Pianificazione controllo con il modulo di allocazionemcosti in una funzionalita che è tutt ora in fase di sviluppo, nel caso si voglia procedere, a fine anno, con un il ribaltamento di costi autorizzati centralmente ma che vanno rendicontati su Progetti di ricerca attraverso opporuni driver di allocazione

4 U-GOV Gestione Progetti
Anagrafica Rendicontazione + Controllo di gestione Questo modulo consente di caricare l’ ANAGRAFICA di tutti i progetti di Ateneo che costituirà l’anagrafica unica fornendo una serie di informazioni che saranno condivise tra i vari moduli di Ugov. Tra le varie informazioni anche gli importi relativi alla previsione di budget. Nella gestione e manutenzione di tali anagrafiche avrete a disposizione una serie di modelli di progetto precaricati e altre funzioni che semplificheranno il censimento e la ricerca dei progetti nel sistema Il modulo, in quanto integrato a Ugov contabilità consente di fornire informazioni di supporto alla rendicontazione dei costi dei progetti in quanto è in grado di leggere tutte le registrazioni contabili effettuate sui progetti. E’ possibile attraverso le funzioni di reportistica di U-GOV che appunto permettono di effettuare supporto alla rendicontazione o cmq di effettuare controllo di gestione per tutti quei progetti “ad uso interno”. Al fine di riuscire a sfruttare tutte le funzionalità messe a disposizione dallo strumento, sarà necessario effettuare un’attività di configurazione che si sostanzierà nella definizione di alcuni modelli (per la classificazione dei progetti e per definirne la struttura di budget che verranno utilizzati per definire una serie di schemi di finanziamento). Al momento della creazione di un nuovo progetto, verrrà associato ad esso un determinato schema di finanziamento in modo da valorizzare per esso tutte le informazioni sulla sua classificazione e struttura di budget. Voi procederete con questa attività a fronte di una sessione di formazione che avverrà per l’Ateneo di UNIMC nel pomeriggio e per Messina domani mattina. Configurazione

5 Cosa sono i progetti in U-GOV
Attività Classificazione Durata limitata Diamo una rapida definizione di cosa si intendete per progetto: un insieme di attività interdipendenti volte al raggiungimento di obiettivi specifici (come ad esempio il miglioramento di un servizio). Deve essere collocato all’interno di una classificazione che verrà definita dal gruppo di lavoro dell’Ateneo in fase di configurazione, Il progetto ha una durata limitata, tipicamente pluriennale ed è soggetto a vincoli temporali per il suo completamento (quindi un data inizio e una data fine che ne definiscono la su validità), ha inoltre vincoli economici per il suo sviluppo (viene dato un budget al progetto), può avere come output un risultato (come ad esempio una pubblicazione) Vincoli temporali Budget

6 Cosa sono i progetti in U-GOV
Struttura afferente Responsabile Budget preventivo Vincoli economici All’interno dell’Organizzazione dell Ateneo verrà definita una Unità Organizzativa (in genere il dipartimento) che si occuperà di gestire i progetti ad essa collegati (che chiameremo struttura afferente). Per ogni progetto verrà individuata una risorsa umana come responsabile Su Ugov PJ, al momento della creazione di un progetto, verrà inserita l’informazione sul budget preventivo (in modo da determinare i vicoli economici per lo sviluppo del progetto). Preciso che si tratta di un budget preventivo, poi verrà autorizzato in contabilità un importo per il budget su cui scatterà il controllo autorizzatorio al momento in cui verranno effettuate registrazioni di costo sul progetto.

7 Attività identificate come progetti
PRIN Ricerca FIRB FP7 Conto terzi Commerciale Prestazioni a pagamento Contratti e convenzioni Ristrutturazioni Edilizia Nuove costruzioni Relativamente alla classificazione dei progetti mostro alcune tra le categorie principali : Per la macrocategoria Progetti di ricerca identifichiamo ad esempio le seguenti tipologie di progetti: prin, firb, 7° programma quadro Non utilizzerete solo progetti di ricerca ma anche altri progetti di natura contabile come Attività commerciali, per cui possiamo trovare tipologie di progetti come il conto terzi, prestazioni a pagamento, contratti Progetti di edilizia, che comprendono ristrutturazioni, nuove costruzioni, manutenzioni Con il gruppo di lavoro dell’Ateneo verrà definita TASSONOMIA per classificare tutti i vostri progetti secondo opportune regole che vi spiegheremo nella sessione dedicata alle configurazioni Manutenzioni Classificazione Progetti

8 Schema di finanziamento
TIPO PROGETTO Classificazione In una slide precedente ho parlato del fatto che l’Ateneo svolgerà con il nostro supporto un’attività di configurazione degli schemi di finanziamento che andranno poi associati ai progetti alla loro creazione. Lo schema di finanziamento è uno strumento che consente il dialogo tra modulo PJ e contabilità e permette oltre di procedere alla pianificazione dei costi, di il rendicontare i costi sostenuti all’ente. Per configurare uno schema di finanziamento occorre definire un Tipo progetto” per cui vale lo schema di fianziamento, le “Voci di costo” e eventualmente le “Attività” di cui si compone. Percio’ possiamo definire che è dato dalla somma di tre distinte configurazioni: della Classificazione dei progetti in cui definirete il tipo progetto (mostrata nella slide precedente) + l’insieme delle informazioni che definiscono la struttura del budget. La struttura del budget è data da: - modello prospetto costo che contiene tutte le possibili voci costo richieste dai vari enti finanziatori ai fini della rendicontazione o voci su cui si vuol fare controlli sulle spese. - il prospetto attività è l’elenco attività richieste dai vari bandi (sarà utilizzato solo per quei progetti che richiedono rendicontazione per attività – tipo 7° programma quadro). Si tratta delle attività attribuibili ad ogni voce del prospetto costi per consentirne l’ammissione alla rendicontazione oppure l’esclusione dalla stessa Il vantaggio nel procedere all’inizio del progetto con la configurazione degli schemi di finanziamento deriva dal fatto che, quando andrete a censire un nuovo progetto non dovrete preoccuparvi di inserire le varie voci costo o attività, ma, semplicemente associando al progetto un dato schema di finanziamento precedentemente configurato e caricato da Cineca in Ugov PJ, sarà il sistema che andrà a caricare tutta la struttura del budget per il nuovo progetto. Dovrete solo preoccuparvi di indicare le quote el budget da definire a preventivo relative a ciascuna voce costo e/o attività. VOCI COSTO Modello prospetto costo Budget TIPI ATTIVITA’ Modello delle attività

9 Validità del progetto Date di validità Stato del progetto
Bozza Date di validità Inizio Stato del progetto Tra le informazioni principali che definirete al momento della creazione di un nuovo progetto troviamo quelle che ne definiscono la validità. Un progetto è sempre in un determinato stato che può essere Bozza, Attivo e Chiuso. Al momento della sua creazione è sempre in stato BOZZA, da quel momento l’utente configuratore può cambiar lo stato in attivo e poi in chiuso Non è previsto alcun workflow nel cambio di stato, questo significa che potete passare da BOZZA a CHIUSO senza passare da ATTIVO. Al momento della creazione di un progetto vanno impostate le date di validità del progetto in modo da definire l’intervallo di date in cui è possibile effettuare scritture in contabilità sul progetto. Si imposta quindi una data inizio e una data fine. Qualora fosse stata autorizzata una data proroga dall’ente finanziatore, sarà possibile inserirla sul progetto aumentando il limite superiore dell’intervallo di validità. Lo stato del progetto e l’intervallo di validità definiscono i prerequisiti per effettuare le scrittura in contabilità. Per cui se si vogliono registrare documenti e contabilizzare costi su un determinato progetto è necessario che quel progetto sia in stato attivo e ci si trovi temporalmente all’interno dell intervallo di validita dato dalle date. Ricordo naturalmente che, in contabilità, deve essere stata effettuata una scrittura di “variazione di budget” sul progetto in modo da autorizzare disponibilità al progetto per procedere con le contabilizzazioni. Attivo Fine Proroga Chiuso

10 Relazioni col progetto
Unità Organizzative Risorse Umane E’ necessario inserire una serie di informazioni riguardanti le relazioni esterne: UNITA’ ORGANIZZATIVE Come detto in precedenza ogni progetto deve necessariamente essere assegnato a una o più Unità Organizzativa di cui una sarà la responsabile (quindi la principale), eventualmente ce ne saranno altre definite come “aggregate” RISORSE UMANE: Dovremo censire tutte le risorse umane che partecipano al progetto Andremo quindi a censirle tutte, indicando il ruolo che ricoprono nel progetto. Per ogni risorsa umana si assegna un budget di ore che si prevede dovrà lavorare sul progetto. Nel caso l’Ateneo decida di attivare la funzione di timesheet per la rilevazione a consuntivo delle ore effettive lavorate da una risorsa su un progetto, il dato che inserirete sul budget di ore previste verrà utilizzato come limite di ore da imputare sul timesheet. FINANZIATORI: Inseriremo inoltre l’informazione su il/i finanziatori: nello specifico il soggetto che sta erogando il finanziamento per il progetto e, in caso di cofinanziamento, la percentuale di contribuzione. Ci sono un’altra serie di informazioni accessorie che è possibile censire sul progetto per cui vi rimando alla piattaforma di e-learning. Finanziatori

11 Gestione contabile del progetto
Importo del progetto Schema “semplificato” Schema “standard” Costi diretti Costi diretti Costi indiretti L’importo del progetto è invece definito come la somma dei costi diretti e dei costi indiretti previsti; tale importo, quindi, comprende tutti i costi: sia il finanziato che il cofinanziato! Nel momento in cui si andrà a autorizzare budget in contabilità non andrà superato tale importo. Per quanto riguarda i progetti che saranno “migrati” in U-GOV, ovvero quelli attivi nel 2014 e che lo saranno anche nel 2015, l’indicazione generale è quella di riportare come importo del progetto il residuo da spendere. L’informazione dell’importo iniziale, se disponibile, può essere riportato in un campo NOTE Possiamo avere due differenti schemi di finanziamento a seconda della tipologia di modello prospetto costi In uno schema di finanziamento semplificato si considerano solo i costi diretti e sono presenti solo due tipologie di voci costo come vedremo nella slide successiva (costi e investimenti) In uno schema di finanziamento standard (non semplificato) si considerano sia costi diretti che indiretti e il prospetto costo prevede piu voci costo

12 Riclassificazione dei costi semplificata
Schema “semplificato” Voci costo COSTI INVESTIMENTI Collaboratori ed esperti linguistici Prestazioni per servizi scientifici Attrezzature scientifiche Piano dei conti Co.An. In questo caso vediamo un esempio di schema semplificato quindi con solo voci costo COSTI e INVESTIMENTI: Abbiamo detto che due delle funzioni di Ugov PJ che derivano dall’integrazione con il modulo di Contabilità sono: -quella di permettere di rendicontare su Ugov PJ i costi che sono stati contabilizzati sulla base dello schema di finanziamento definito per un progetto -e soprattutto, nel caso l ateneo scelga di attivarlo, la possibilità di definire un controllo piu stringente sul budget disponibile al momento delle registrazioni di costi Per fare questo è necessario definire una configurazione che permette di associare le voci del piano dei conti su cui viene fatta la contabilizzazione con le voci costo previste nel modello prospetto costo (su PJ). Nel caso dello SCHEMA SEMPLIFICATO tutte le voci di costo del piano dei conti (di carattere non pluriennale) vanno associate alla voce costo COSTO mentre quelle di carattere pluriennale a INVESTIMENTI

13 Il progetto come controllo della spesa
Schema di finanziamento “semplificato” Importi Voce Pluriennio 2013 2014 Investimenti 1.000,00 600,00 400,00 Costi d’esercizio 2.000,00 TOTALE COSTI 3.000,00 1.600,00 1.400,00 A discrezione dell ateneo è dunque possibile attivare un controllo della spesa aggiuntivo oltre a quello previsto sul budget autorizzato in contabilità (controllo sintetico di budget). Di default il budget inserito su pj è solo preventivo mentre è quello autorizzato in contabilità che viene utilizzato ai fini del controllo sulle registrazioni. La scelta di quale importo autorizzare in contabilità dipende dalla scelta dell’ateneo relativamente alla competenziazione. L’Ateneo può decidere di competenziare o meno. Per competenziare si intende la possibilità, al momento della contabilizzazione di un costo/ricavo in contabilità, di imputare sull’esercizio corrente e quindi sul relativo budget solo la quota riferita al periodo di competenza della scrittura. Un’Ateneo che decide di non competenziare, la maggioranza, nel momento in cui sorgerà un costo imputerà la totalità del costo sul budget dell’esericizio corrente Nel caso decida di competenziare autorizzerà in contabilità la quota dell’esercizio, mentre se decide di non competenziare autorizzerà in contabilità tutto l’ammontare previsto per il pluriennio. …Spiego l esempio…. Nel caso in cui un ateneo decida di competenziare, riferendomi all’esempio, verrà autorizzato in contabilità e al momento della contabilizzazione di un costo scatterà il controllo sintetico di budget sui Nel caso in cui decida di non comptenziare, verrà autorizzato in contabilità e al momento della contabilizzazione di un costo scatterà il controllo sintetico di budget sui Come dicevo poco fa è possibile attivare un’ulteriore controllo della spesa: controllo per macrovoce. Questo controllo viene settato in contabilità su determinate macrovoci (macrovoce non è altro che il nome in contabilità delle voci costo). Perciò, sfruttando l’associazione voce costo (ovvero macrovoce) con la voce del pdc coan, è possibile, al momento della contabilizzazione su un determinato conto coan , effettuare un controllo sul saldo di budget di una determinata voce costo a cui è associata tale voce coan. Se attuo questo controllo aggiuntivo posso renderlo piu o meno stringente a seconda che voglia fare si che il controllo avvenga sul saldo di budget per la voce costo a livello pluriennale (nel caso dell esempio ipotizziamo di contabilizzare il costo per cancelleria controllerò, oltre quanto è stato stanziato in contabilità come budget sintetico di progetto, che la spesa sia inferiore a che è il budget della voce costo COSTI DI ESERCIZIO) In alternativa posso attuare anche un controllo piu stringente sulla voce costo a livello di esercizio (quindi nell esempio su ). Riepilogando: Di default ho il controllo di budget sintetico di progetto autorizzato in contabilità (può essere di se ho autorizzato in Co quanto prevedo sul pluriennio o solo se ho autorizzato solo la mia previsione per l esercizio ) In piu posso prevedere - Controllo su macrovoce per totale pluriennio (sicuramente piu stringente rispetto al controllo solo sintetico di budget) - Controllo su macrovoce per esercizio (ancora piu stringente) Budget sintetico (post autorizzazione in contabilità) Controllo per “macrovoce” Controllo per “macrovoce” esercizi

14 Pianificazione Preventivo Autorizzatorio Budget
Il processo di inserimento del budget per un progetto può essere schematizzato nelle seguenti fasi: Una prima fase di pianificazione che avviene extra ugov in cui potete definire le percentuali di ripartizione del budget sulle varie voci costo previste dallo schema di finanziamento del progetto. Una seconda fase in cui inserirete le quote che prevedete di spendere per ogni voce costo ripartendo il totale per pluriennio sui vari anni di vita del progetto. Avrò la possibilità di esportare i dettagli della mia previsione in un file excel ed inviarlo alla contabilità. Terza fase: in contabilità autorizzo la quota per l’esercizio. Preciso che questa operazione, ovvero il riporto del budget su Contabilità, non è automatizzabile ma va effettuata manualmente. E’ importante che i dati inseriti in contabilità e in pj siano allineati (su PJ avrò a disposizione sempre sia il dato contabile che quello di preventivo) Autorizzatorio

15 Gestione contabile del progetto
Importo del progetto Schema “semplificato” Schema “standard” Costi diretti Costi diretti Costi indiretti Vediamo ora uno schema di finanziamento standard (non semplificato) che quindi considera sia costi diretti che indiretti e il prospetto costo prevede piu di due voci costo.

16 Riclassificazione costi
Voci costo Voci CO.AN. SPESE GENERALI Missioni docenti e ricercatori MISSIONI Missioni personale tecnico amministrativo In questo caso vediamo appunto che sono presenti più voci costo (SPESE GENERALI MISSIONI E ATTREZZATURE) e, se un ateneo vuole effettuare un controllo per macrovoce o avere dati sui costi da rendicontare, il gruppo di lavoro procederà con l’associazione delle voci coan alle voci costo. Vedendo l’esempio (con le freccine rosse) nel caso di contabilizzazioni su qualsiasi voci coan verrà ricondotto il costo alla voce costo MISSIONI Per uno stesso modello prospetto costo, il sistema impone il limite per cui non è possibile associare la stessa voce co.an. a più voci costo perché altrimenti non sarebbe in grado di riclassificare correttamente i costi; come vediamo nell’esempio, se effettuo una scrittura su “Collaboratori ed esperti linguistici” e avessi associato la voce co.an. sia a Missioni che a spese generali il sistema non riuscirebbe a ricondurre la spesa correttamente. Quindi, per riassumere, in contabilità andremo ad effettuare scritture indicando il progetto di destinazione e la natura di costo. Sarà poi U-GOV Gestione Progetti che si occuperà di “riportare” quella spesa sulla giusta voce di costo, ciò sarà possibile solo se è stata effettuata tale associazione. Spese di ospitalità (altro personale) ATTREZZATURE

17 Il progetto come controllo della spesa
Schema di finanziamento “standard” Importi Voce Pluriennio 2013 2014 Attrezzature, strumentazioni, software 1.000,00 0,00 1000,00 Materiale di consumo 500,00 400,00 100,00 Personale dipendente 700,00 300,00 Personale non dipendente 0.00 TOTALE COSTI 3.000,00 1.600,00 Anche in caso di schema di finanziamento non semplificato mostro come, a discrezione dell ateneo, sia possibile attivare diversi livelli di controllo. Di default ho il controllo di budget sintetico di progetto autorizzato in contabilità (può essere di se ho autorizzato in Co quanto prevedo sul pluriennio o solo se ho autorizzato solo la mia previsione per l esercizio ) In piu posso prevedere: - Controllo su macrovoce per totale pluriennio (sicuramente piu stringente rispetto al controllo solo sintetico di budget) e ho 4 distinte voci costo, se ho un costo di cancelleria che sara associata alla voce costo materiale di consumo dovrò spendere una somma non superiore a 500 - Controllo su macrovoce per esercizio (ancora piu stringente), per cui nell esempio del costo per cancelleria, dovro spendere una somma non superiore a 400 Controllo per “macrovoce” Budget sintetico (post autorizzazione in contabilità) + esercizi

18 Schema di finanziamento
TIPO PROGETTO Classificazione VOCI COSTO Modello prospetto costo Budget Abbiamo detto che lo schema di finanziamento è configurabile definendo un tipo progetto e informazioni sulla struttura del budget date da prospetto costo (cha abbiamo appena visto) e modello delle attività che vediamo ora. TIPI ATTIVITA’ Modello delle attività

19 Modello delle Attività
Rendicontabili Controllo di gestione Macro tipi attività Tipi attività Coordination/Support Coordination Support Management Managemet Other Dissemination Networking % contribuzione rendicontabile si/no Il prospetto attività è l’elenco delle macroattività attribuibili ad ogni voce del prospetto costi per consentirne l’ammissione alla rendicontazione oppure l’esclusione dalla stessa e la percentuale di contribuzione (ovvero quando mi viene coperto dall’ente finanziatore del totale che viene messo a budget) Il prospetto attività consente di “sdoppiare” ogni singolo costo associato alle macrovoci ad hoc per imputarlo alle differenti attività classiche dei progetti europei Ricerca RTD, Demonstration, Management e altri per i costi rendicontabili e Overheads ( per i non rendicontabili) Nello specifico vediamo che il modello si sostanzia in macroattività che a loro volta contengono tipi attività ad esempio:…….. Il legame tra il modulo progetti con la contabilità, in questo caso, è garantito dall’utilizzo di workpackage. I wp costituiscono le unita lavoro di cui si compone il progetto, ogni wp è legato a un tipo attività e, al momento della registrazione di un costo, nel caso in cui lo schema di finanziamento del progetto preveda la rendicontazione anche per tipo attività, la scrittura in coan dovrà avere il dettaglio sia del progetto che del wp. WP 1 – Coordination WP 2 – Support WP 3 – Management WP 4 – Dissemination WP 5 – Networking

20 Budget con attività Tipi Attività Voci Costo
Management (100%) Research Transfer and Development (75%) Demonstration (50%) Other Activities (100%) TOTALI Voci Costo Additional Staff € ,00 € 2.000,00 € ,00 Subcontracting € 2.500,00 Travel € 600,00 € 6.000,00  € 500,00 € 7.100,00 Consumables Durable Equipments € ,00  € 2.000,00 € ,00 Permanent Staff € 1.200,00 € ,00 € 3.000,00 € ,00 Indirect costs € ,00 € ,00 € ,00 € 5.000,00 € 7.500,00 ,00 In quest esempio vediamo un progetto il cui schema di finanziamento prevede i tipi attivita. Vediamo i dettagli degli importi di budget preventivo inseriti su PJ: in riga vedo le diverse voci costo e in colonna i diversi tipi attività, è possibile dunque dare un badget preventivo per la voce costo Travel dettagliando la quota relativa al tipo attivita managment, piuttosto che reach transfert o other actv

21 Censimento nuovo progetto
Informazioni generali Tipo progetto Schema di finanziamento Budget (preventivo) Terminata la configurazione (da parte del gruppo di lavoro) è necessario procedere con il censimento dei nuovi progetti: In PJ: integrare la scheda del progetto con le informazioni generali indicare il tipo progetto scegliere lo schema di finanziamento Inserire il budget e modificare lo stato del progetto in ATTIVO In CO: Si effettua la variazione di budget in modo da autorizzare il budget e rendere il progetto pronto per effettuare registrazioni di costo Stato ATTIVO Variazione di budget

22 Le prossime fasi: Classificazione Schemi di finanziamento Migrazione progetti Inserimento importi progetto Associazioni voci costo – voci coan

23 Grazie per l’attenzione