Cura in conformità con la normativa vigente e le specifiche disposizioni dell’Istituto, la gestione amministrativa-contabile dei Laboratori Nazionali e.

Presentazione sul tema: "Cura in conformità con la normativa vigente e le specifiche disposizioni dell’Istituto, la gestione amministrativa-contabile dei Laboratori Nazionali e."— Transcript della presentazione:

1 Cura in conformità con la normativa vigente e le specifiche disposizioni dell’Istituto, la gestione amministrativa-contabile dei Laboratori Nazionali e del Gruppo Collegato di Cosenza Responsabile Maria Teresa Ghirelli Francesca Firmani (Art. 15) Caterina Pedicini (Art.15) Il servizio è dotato dei seguenti Uffici:

2 * Aggiornamento normativo per quanto di competenza; * Gare (Istruzione pratiche,supporto e verifica amministrativo/procedurale/contabile); * Supporto amministrativo ai Responsabili del procedimento e relative nomine annuali ; * Gestione protocollo corrispondenza e fatture; * Organizzazione corsi lingua estera; * Compensi ospiti ricercatori (Seminari,TARl, FAI, MICIN, CSN e Comitato scientifico); * Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio. Responsabile Maria Luisa Bontempi Andrea Quattrini

3 * Aggiornamento normativo per quanto di competenza; * Contratti di fornitura, lavori, servizi, manutenzioni; * Tenuta partitario fornitori; * Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio. Responsabile Maria Elisa Napoleoni Caterina Pedicini (Art.15)

4 * Aggiornamento normativo per quanto di competenza; * Emissione ordini Esteri per forniture e servizi * Cura l'Import-export, i rapporti con le autorità doganali e la tenuta partita IVA per gli scambi UE; * Pratiche contratti UE e rendicontazione secondo la normativa europea; * Rendicontazione cofinanziamenti PRIN - FIRB – MAE; * Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio. Responsabile Antonio Colucci Catia Conti

5 * Aggiornamento normativo per quanto di competenza; * Gestione del fondo economale; * Certificazione ritenute d'acconto e compensi corrisposti al personale associato e professionisti vari; * Cura l'autorizzazione e la liquidazione delle trasferte per il personale dipendente e associato; * Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio Responsabile Giuliana Zaratti Daniela Napoleoni Marco Rizzo

6 * Aggiornamento normativo per quanto di competenza; * Contabilità degli impegni e liquidazione fatture; * Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio. Responsabile Antonella Romanelli Graziella Girardi

7 * Aggiornamento normativo per quanto di competenza; * Rapporti con gli Organi centrali dell' Istituto; * Supporta il Responsabile amm.vo nella predisposizione del bilancio di previsione delle spese generali di funzionamento; * Supporta il Responsabile amm.vo nella gestione del bilancio (previsione, variazioni, assestamento, consuntivo e rendicontazioni periodiche); * Contabilità pagamenti, emissione di mandati e reversali; * Gestione del conto di tesoreria, pianificazione della spesa in relazione alla disponibilità di cassa; * Gestione del patrimonio, inventariazione dei beni e ricognizione periodica; * Gestione contabile dei prelievi effettuati dai Servi zi e dalle Divisioni del Funzionamento presso il magazzino; * Gestione contabile fondi esterni; * Gestione finanziamenti per convenzioni e accordi con Università e altri enti; * Cura e aggiorna gli archivi relativi all’attività dell’ufficio. Responsabile Stefania Mannetti Francesca Tibaldi Sergio Rossi (Art.15)

8 Aumento del carico di lavoro dovuto a: Carenza di personale; Aumento del numero di finanziamenti esterni di media entità da gestire in bilancio; Nuove disposizione di normative (richieste DURC, verifiche c/o EQUITALIA ) Nuove procedure da attuare ( es. intervento sostitutivo INPS – INAIL per DURC irregolari); Eccessivo ricorso all’emissione di ordini per piccole quantità di materiale di uso frequente (es. cancelleria accessori di materiale informatico, TONER ecc.); Richieste mensili di storni di bilancio da sottoporre all’approvazione del Direttore Generale – (assestamenti mensili oltre ai due principali di Giugno e Ottobre); Avvio della nuova gestione della foresteria; Avvio del MEPA e relative problematiche; Nuovo obbligo di Legge predisposizione pagamenti a 30 gg d.r.f. (D.L. n.35 dell’ 8/04/2013). Sistema informativo, necessita ancora dopo tre anni in produzione di sostanziali modifiche ed aggiornamenti nonché della risoluzione di bug che intralciano quasi quotidianamente il lavoro; Informazioni scarse e poco esaustive da parte delle Direzioni Centrali competenti; Ridotte risorse destinate alla formazione del personale amministrativo; Personale precario.

9 * Sistema informativo: si auspica la solerte risoluzione dei problemi più volte analizzati e segnalati a chi di competenza, ma ancora irrisolti come ad esempio: - Portale per i seminari e le collaborazioni scientifiche - Workflow documentale che accompagni l’RDA (oggi solo cartacea) - Risoluzione dei problemi relativi all’anagrafica dei percipienti - Aggiornamento e risoluzione dei problemi del Patrimonio - Procedure di Stampa più funzionali.

10 Maggiore collaborazione del personale ricercatore e delle segreterie, nella programmazione e gestione della spesa, un razionale uso degli ordini e un più attento invio della documentazione. Con la normativa in continua evoluzione è necessario formare adeguatamente il personale amministrativo, si rende quindi necessario aumentare i finanziamenti destinati alla formazione. Come si rende necessario una più chiara e tempestiva informazione sulle direttive dell’Istituto. Attuare iniziative volte, ad assumere nuovo personale a TD, a garantire una stabilità all’attuale personale precario, a motivare il personale in ruolo che da anni porta avanti un carico di lavoro sempre maggiore, con senso di responsabilità e collaborazione.

11 In conclusione: -l’organizzazione del servizio può essere ottimizzata sulla base di quanto sopra esposto, fermo restando la compatibilità con la nuova organizzazione amministrativa a cui l’Ente si sta avviando. -In altre parole, se venisse attuato l’accorpamento dell’Uffico approvvigionamenti e Patrimonio dell’Ammi.ne Centrale e della Presidenza, il carico di lavoro amministrativo gravante sui LNF sarebbe allo stato attuale insostenibile.