TEORIE e MODELLI ORGANIZZATIVI per le UNIVERSITA’ e GLI ENTI di RICERCA Unife e il cambiamento Enrico Periti Direttore Amministrativo Università di Ferrara.

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1 TEORIE e MODELLI ORGANIZZATIVI per le UNIVERSITA’ e GLI ENTI di RICERCA Unife e il cambiamento Enrico Periti Direttore Amministrativo Università di Ferrara Corso SUM – Milano 28 maggio 2008

2 Cambiare - 1 Ogni cambiamento presuppone una motivazione. La chiarezza, se vogliamo anche la condivisione, sulle ragioni del cambiamento sono già metà dell’opera. Motivi interni ed esterni all’organizzazione.

3 Cambiare - 2 Il vero cambiamento lo fa l’utente, diciamolo: il cliente. Anche nelle organizzazioni pubbliche è l’attenzione al cliente che porta a rideterminare i processi interni. Ciò consente un recupero di efficienza. Non si da efficienza piena solo nel rideterminare i processi in funzione delle risorse economiche disponibili.

4 Agenti del cambiamento - 1 Generalmente si immagina che sia il management il motore del cambiamento: Marchionne in Fiat. Sicuramente si “ma anche” il ruolo degli organi di governo che esprimono vision e danno mandati. Nell’università sono organi monocratici e collegiali. La composizione degli organi, le relazioni fra gli organi, le relazione fra organi e management sono uno dei fattori centrali che rendono possibile il cambiamento

5 Agenti di cambiamento - 2 Rettore – illuminato Organi – distinzioni chiare sugli ambiti decisionali, composizioni ‘leggere’ e anche specialistiche, partecipazione del territorio ?! Gruppo di management – sufficientemente coeso con volontà di raccogliere una sfida professionale, con ‘spirito di corpo’: si corre e si vince per l’ateneo!

6 Management FE - 1 Condizione di partenza: si fa con quello che c’è, salvo il direttore amministrativo assunto da fuori. Motivare (fare gruppo di vertice a cascata) Formare (da ‘specialismi’ a competenze relazionali, trasversali) Comunicare (indagine di clima, logo del cambiamento, campagna interna a sostegno del cambiamento, libro, bilancio sociale) Nelle strutture pubbliche non si può fare molto altro.

7 Management FE - 2 1)Processi 2)Competenze 3)Obiettivi 4)Misurazione (KPI e KGI) 5)Contabilità economico patrimoniale 6)Innovazione (ICT) 7)Servizi agli studenti

8 Management FE - 3 Uscita dal rapporto centro – periferia. Ridefinizione del processo di gestione amministrativa della ricerca. Ridefinizione della gestione del personale convenzionato medico. Ruolo delle relazioni sindacali

9 Difficoltà Quadro normativo in continua ridefinizione: meglio una legge sbagliata che l’incertezza normativa. Conservazione accentuata in entrambe le famiglie: docenti e personale tecnico amministrativo. Si può fare una riorganizzazione; difficile cambiare la ‘testa’ delle persone (cultura del lavoro presente nell’organizzazione)! Ruolo dei sindacati … ovverosia della conservazione?!

10 Good - Bad practices / riorganizzazione Good -Riorganizzazione della parte amministrativa dei dipartimenti Bad - Progetto portale; Progetto contabilità economica patrimoniale (gestione per progetto; mancanza di analisi; demotivazione su tempi lunghi)

11 Allegati Allegato 1: Gruppi in Unife Allegato 2: Il logo ExP Allegato 3: L’esperienza di Unife: processi, obiettivi, competenze Allegato 4: Processi KGI e KPI Allegato 5: Tipologie KPI Allegato 6: Obiettivi in Unife Allegato 7: Legame tra Obiettivi KGI e Monitoraggio Performance KPI Allegato 8: Esempio di Profilo di Professionale - Bibliotecario Allegato 9: Voip - costi fonia analogica Allegato 10: Voip - taglio costi Allegato 11: Andamento delle relazioni sindacali Allegato 12: Alcuni dati dimensionali – docenza Allegato 13: Alcuni dati dimensionali: personale Tecnico-Amministrativo Allegato 14: Alcuni dati dimensionali – ricerca Allegato 15: Alcuni dati dimensionali – le risorse Allegato 16: Alcuni dati dimensionali: i bilanci

12 Allegato 1- I Gruppi in Unife 3 Dirigenti + 8 EP (5 linea direzione, 3 staff Rettore) “Prima Linea” + 6 EP “Gruppo dei 14” 8 Segr. Plesso + 4 Coordinatori + 34 Resp. Ufficio “Gruppo dei 60”

13 Allegato n.2 – Logo ExP

14 Allegato 3 - L’esperienza di Unife Processi Profili competenze Policy Incentivazione Policy Formativa 2 processi principali 18 processi secondari Aggiornamento semestrale. 119 profili mappati in Sede Amministrativa 6 profili mappati nei Plessi Amministrativi 4 famiglie di competenze, 364 indicatori/comportamenti individuati, 3853 abbinamenti indicatori/profili In fase di Mappatura i profili del personale Tecnico di Dipartimento: 140 tecnici, 11 macro profili in fase di dettaglio per professioanlità. Obiettivi 2006 - Dirigenti 9 - EP 36 - D 102 Obiettivi 2007 -Dirigenti 12 - EP 36 - D 92 -Obiettivi 2008 -Dirigenti 12 - EP 32 - D 35 4 linee guida: 1) Analisi in gruppi degli stati di avanzamento degli obiettivi; 2) Autoformazione basata su interventi di personale interno 3) Attività formative organizzate internamente riservate al gruppo dei 14 o dei 60 4) Percorsi formativi individuali per Dirigenti e EP Fondo idee 2006 presentate 73 selezionate in fase di realizzazione 32 2007 presentate 128 selezionate in fase di realizzazione 20

15 Allegato n. 4 - Processi KGI e KPI RISORSE IN ENTRATA SERVIZI IN USCITA ATTIVITA’ KGI VALORE AGGIUNTO KPI AZIONE PERFORMANTE Relazione di causa/effetto

16 Allegato 5 - Tipologie KPI

17 Allegato 6 Obiettivi in Unife

18 Macchina Organizzativa Piano strategico KGI Delibera Cda - KGI Direttore Amministrativo KGI - KPI Direttore Amministrativo KPI - KGI Misurazione KPI Allegato 7 - Legame tra Obiettivi KGI e Monitoraggio Performance KPI

19 Allegato 8 - Esempio di Profilo Professionale: Bibliotecario

20 Allegato n. 9 - Voip

21 Allegato n. 10 - Voip

22 Allegato 11 - Andamento delle Relazioni Sindacali in Unife

23 Allegato 12 - Alcuni dati dimensionali: docenza

24 Allegato 13 - Alcuni dati dimensionali: personale Tecnico-Amministrativo

25 Allegato 14 - Alcuni dati dimensionali: ricerca

26 Allegato 15 - Alcuni dati dimensionali: le risorse

27 Allegato -16 Alcuni dati dimensionali: i bilanci