Diapositiva 1 Distretto XXXX SISE 2008 DISTRETTO 2070 San Vincenzo, 5 Aprile 2008.

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1 Diapositiva 1 Distretto XXXX SISE 2008 DISTRETTO 2070 San Vincenzo, 5 Aprile 2008

2 Diapositiva 2 Distretto XXXX Sessione 1: ruolo e responsabilità Segretari di club

3 Diapositiva 3 Distretto XXXX I club efficienti sono in grado di: Conservare e aumentare l’effettivo Attuare progetti di servizio efficaci Sostenere la Fondazione Rotary Formare dirigenti capaci di servire a livello distrettuale e oltre Vie d’azione Piano direttivo di club

4 Diapositiva 4 Distretto XXXX Responsabilità del segretario di club Aggiornare i dati sull’effettivo Prendere nota delle presenze alle riunioni e inviare, entro 15 giorni dall’ultima riunione di ogni mese, un rapporto mensile sulle presenze al governatore distrettuale Inviare avvisi per le riunioni del club, del suo consiglio direttivo e delle sue commissioni Redigere e conservare le minute delle suddette riunioni Informazioni sui dirigenti da inserire nell’ Official Directory (da inviare attraverso l’Area Soci o utilizzando il modulo per il rapporti sui dirigenti di club)

5 Diapositiva 5 Distretto XXXX Responsabilità del segretario di club Inviare al RI i documenti richiesti, tra cui: Rapporti semestrali sull’effettivo, accompagnati dal versamento delle relative quote sociali (entro il 1º luglio e il 1º gennaio) Quote relative al Consiglio di legislazione (entro il 1º luglio) Quote dei nuovi soci ammessi al club (da inviare attraverso l’Area soci o utilizzando il modulo Variazioni sull’effettivo) Variazioni sull’effettivo, quali ad esempio soci dimissionari o cambiamenti d’indirizzo (da inviare attraverso l’Area soci o utilizzando il modulo Variazioni sull’effettivo)

6 Diapositiva 6 Distretto XXXX Area soci Aggiornamento e revisione dei dati sull’effettivo. Pagamento delle quote sociali. Aggiornamento dei dati del club (quali orario e sede delle riunioni). Comunicare le coordinate dei nuovi dirigenti di club. Controllare i rapporti sulle donazioni alla Fondazione Rotary.

7 Diapositiva 7 Distretto XXXX Come prepararsi all’incarico di segretario di club Definire il ruolo con il presidente entrante del club Incontrare il segretario uscente per rivedere insieme le responsabilità del segretario Accordarsi con il segretario uscente per il trasferimento di tutti i dati e le informazioni relative al club Rileggere il manuale del segretario del club

8 Diapositiva 8 Distretto XXXX Responsabilità in merito ai rapporti da inviare al Rotary International Rapporto semestrale per il pagamento delle quote sociali da inviare al RI*. Rapporti sulle presenze mensili da inviare al governatore distrettuale. Modulo dati sull’effettivo* (per cambiamenti relativi all’effettivo) da inviare al RI e al governatore distrettuale. Rapporti sui Rotariani in visita, da inviare ai segretari di club appropriati. Moduli per il trasferimento d’affiliazione da inviare ai segretari di club dell’area in cui il socio ha in progetto di trasferirsi. Rapporti sui cambiamenti a livello dirigenziale e delle informazioni relative alle riunioni, da inviare al RI* e al governatore distrettuale. Modulo per i dati da inserire nell’Official Directory da inviare al RI*. *Possono essere inviati al RI utilizzando l’Area soci.

9 Diapositiva 9 Distretto XXXX Risorse Statuto e regolamento di club Manuale di procedura Catalogo del RI Rivista rotariana Manuale del segretario di club

10 Diapositiva 10 Distretto XXXX Come collaborerete con il presidente di club? Stabilire chiaramente le rispettive responsabilità prima di assumere l’incarico Assistere il presidente nell’espletamento dei compiti amministrativi se necessario

11 Diapositiva 11 Distretto XXXX Come potete sostenere le commissioni di club? Trasmettere alle commissioni le informazioni rilevanti provenienti dall’RI e dal Distretto Informare le commissioni sui principali dati registrati nei club (comunicando ad esempio i dati relativi alle presenze e alle donazioni effettuate)

12 Diapositiva 12 Distretto XXXX Come sostenere la commissione effettivo Esaminare le proposte di nuovi soci Comunicare al RI i nominativi di eventuali nuovi soci e di soci dimissionari Comunicare al RI eventuali ulteriori cambiamenti relativi ai dati sull’effettivo Comunicare ad altri club il trasferimento di un proprio socio nella loro area Comunicare i dati relativi all’effettivo e alle presenze

13 Diapositiva 13 Distretto XXXX Sessione 2: Segretari di club Sviluppo degli obiettivi

14 Diapositiva 14 Distretto XXXX Obiettivi efficaci Condivisi Misurabili Ambiziosi Raggiungibili Limitati nel tempo

15 Diapositiva 15 Distretto XXXX Obiettivi annuali e a lungo termine Definire obiettivi annuali e a lungo termine per la commissione. Gli obiettivi a lungo termine rappresentano ciò che il club desidera raggiungere nell’arco di 3-5 anni. Gli obiettivi annuali costituiranno i passi intermedi verso il raggiungimento degli obiettivi a lungo termine. Gli obiettivi devono evolvere di pari passo con lo sviluppo del club.

16 Diapositiva 16 Distretto XXXX Elementi da prendere in considerazione al momento della definizione degli obiettivi Valutare le risorse e la situazione attuale del club Coinvolgere i soci per essere certi della loro collaborazione Analizzare le esigenze della comunità Contattare i dirigenti distrettuali per ottenere sostegno Utilizzare l’esperienza accumulata attraverso precedenti progetti e attività

17 Diapositiva 17 Distretto XXXX Come assicurarsi che gli obiettivi vengano raggiunti Comunicare con gli altri dirigenti di club per assicurarsi che sostengano gli obiettivi della commissione Sviluppare forme di intervento mirate al raggiungimento dei singoli obiettivi Nominare dei soci che si occupino di questi interventi in base ai loro interessi e le loro capacità Consultare i dirigenti distrettuali per raccogliere informazioni sulle risorse disponibili Fissare delle scadenze precise Determinare dei criteri specifici per la misurazione dei progressi compiuti Utilizzare le risorse e gli strumenti messi a disposizione da club, distretto e RI. Valutare i progressi compiuti

18 Diapositiva 18 Distretto XXXX Come raggiungere gli obiettivi Per raggiungere i propri obiettivi la commissione avrà bisogno di risorse umane, informative e finanziarie

19 Diapositiva 19 Distretto XXXX Chi può rappresentare una risorsa per il vostro club? Past dirigenti di club Membri per la commissione per l’amministrazione del club di altri club del distretto Altri segretari e tesorieri del vostro distretto Governatore distrettuale L’assistente del governatore Lo staff del Dipartimento Supporto Club e Distretti

20 Diapositiva 20 Distretto XXXX Risorse Informative Official Directory Manuale di procedura Catalogo del Rotary International Regolamento tipo del Rotary Club Statuto tipo del Rotary Club Riviste rotariane Sito web del Rotary International, inclusa l’area soci

21 Diapositiva 21 Distretto XXXX Grazie per l’attenzione!