ROTARY INTERNATIONAL DISTRETTO 2070 SIPE – Seminario Istruzione Presidenti Eletti (Lucca – 20 Marzo 2004) “EFFICIENZA DALLA TECNOLOGIA” A cura di : Commissione.

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1 ROTARY INTERNATIONAL DISTRETTO 2070 SIPE – Seminario Istruzione Presidenti Eletti (Lucca – 20 Marzo 2004) “EFFICIENZA DALLA TECNOLOGIA” A cura di : Commissione distrettuale Informatizzazione 2003-2004

2 SITO DISTRETTUALE 2070 ARCHITETTURA Area Pubblica del SITO Area Riservata del SITO Accesso regolamentato ai SERVIZI dell’Area Pubblica Accesso regolamentato agli ARCHIVI strutturati

3 SITO DISTRETTUALE 2070 CONTENUTI Qualità delle Informazioni:  ordinate  implementabili  rintracciabili

4 SITO DISTRETTUALE 2070 CONTENUTI Quantità delle Informazioni:  il Sito 2070 occupa circa 160 Mb  il Manuale di Procedura 2001 occupa 1 MB ed è costituito da circa 300 pagine  il Sito 2070 equivale quindi a circa 160 Manuali di Procedura e contiene poco meno di 50.000 pagine

5 EFFICIENZA DALLA TECNOLOGIA SPECIFICA TECNICA (*)  obiettivi  strumenti  tempi  vantaggi  conclusioni (*) Per il Segretario del Club o per l’Informatico del Club, delegato dal Segretario

6 OBIETTIVI  compiti burocratici dei Club ridotti al minimo  un solo interlocutore per i Club: il Distretto  richieste saltuarie di informazioni eliminate  trasferimento delle informazioni semplificato  pubblicazione dell’Annuario su CD o su carta

7 STRUMENTI  predisposizione di un ampio spazio protetto all’interno dell’Area Riservata 2070  assegnazione ad ogni Club di una parte dello spazio protetto  apertura di tale parte di spazio ai Segretari dei Club, a mezzo di Codice e di Password  abilitazione dei Segretari dei Club a:  visualizzare le informazioni contenute nei database  inserire le informazioni relative ad un nuovo socio  modificare le informazioni già archiviate (socio e club)  cancellare un socio a seguito di cessazione  inserire le informazioni relative all’anno seguente (club)

8  le fasi necessarie per la messa a regime del sistema sono le seguenti:  inserimento dei dati relativi a soci non presenti negli archivi  aggiornamento dei dati relativi a soci già presenti negli archivi  cancellazione dei soci che hanno lasciato i club  aggiornamento dei dati relativi ai club per l’anno seguente  contemporaneamente è opportuno:  sospendere lo scambio di informazioni con ICR nei due sensi  mantenere lo scambio di informazioni con Evanston, come attualmente, fino a nuove istruzioni TEMPI

9 VANTAGGI  i Club informatizzati operano direttamente nel proprio spazio protetto, con piena responsabilità  i Club in corso di informatizzazione continuano a colloquiare (temporaneamente) con la Segreteria distrettuale trasferendo i loro dati via fax: la Segreteria opererà nel loro spazio riservato  tutte le operazioni di trasferimento dati  verso il produttore di CD per l’Annuario  verso lo stampatore dell’Annuario  verso Evanston (dopo futuri accordi da fare) sono demandate al Distretto

10 CONCLUSIONI a regime, cioè dopo implementazione dei database, il Segretario del Club è impegnato per non più di 4 – 5 ore nel corso dell’annata, tempo senz’altro adeguato per:  inserire i dati dei nuovi soci (quanti in un anno: 3, 5, 8, 10 ?), operazione che richiede 8-10 minuti al massimo per ognuno;  inserire le variazioni ai dati esistenti comunicate dai soci, (di solito qualche numero telefonico o qualche indirizzo), operazione che può richiedere circa 5 minuti per ognuno;  inserire i nuovi dati relativi al club, operazione con cadenza annuale che può richiedere non più di 10-15 minuti;  cancellare i dati di un socio a seguito di cessazione, 3 minuti.