Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 1 Convegno Tecnologie e soluzioni per la gestione e l’archiviazione documentale Gestione.

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1 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 1 Convegno Tecnologie e soluzioni per la gestione e l’archiviazione documentale Gestione documentale: la normativa e il caso PA Dott.ssa Maria Pia Giovannini Dirigente CNIPA Responsabile Ufficio Efficienza Organizzativa nelle PAC

2 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 2L’Agenda  L’evoluzione della normativa gestione documentale  La gestione documentale caso della PA  Il caso della PA  La gestione documentale impatto sul mercato  La gestione documentale: impatto sul mercato

3 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 3 L’evoluzione normativa: dal Regio Decreto …. Al Codice dell’Amministrazione digitale

4 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 4 La Normativa  Regio decreto 1 gennaio 1806 venivano date le seguenti istruzioni ai vice Prefetti del Regno d’Italia: “Due oggetti, principalmente, sono indispensabili per regolare l’andamento di qualunque ufficio: Un registro dal quale si possa facilmente ed in ogni momento rilevare l’insinuazione e l’evasione di ogni affare; Un deposito di tutte le carte nel quale, siano custodite con sicurezza e con un ordine tale per cui in ogni occorrenza possano essere prontamente ritrovate”. “Sono inoltre persuaso che ciascun viceprefetto, conoscerà quanto l’osservanza delle presenti istruzioni debba riuscire opportuna e vantaggiosa per rendere più celere e, insieme, più ordinata l’evasione degli affari” “Dovrà quindi essere loro cura di esaminare tutto il protocollo e l’indice per riconoscere che non siano lasciate lacune nell’uno e nell’altro caso, inoltre dovrà visitare frequentemente l’archivio ….”  Regio decreto 25 gennaio 1900 Approvazione del regolamento per gli Uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni Centrali

5 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 5  Legge 7 agosto 1990, n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi  Legge 15 marzo 1997, n. 59 Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa.  ………………………..  Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa  ………………………..  Decreto del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 9 dicembre 2002 Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali  ………………………..  Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale (G.U. n. 112 del 16 maggio 2005) in vigore dal 1° gennaio 2005 La Normativa

6 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 6 Legge 15 marzo 1997, n. 59 (art. 15) Atti e documenti digitali “Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. ”

7 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 7 Dal Testo unico … Il DPR 445/2000 stabilisce che dal 1° gennaio 2004 tutte le amministrazioni pubbliche debbano dotarsi di sistemi informatici finalizzati alla gestione del protocollo informatico e di gestione documentale per l’automazione dei procedimenti amministrativi

8 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 8 Dal Testo unico …  Capo I, Definizioni e ambito di applicazione - Oggetto (art. 2 co. 1) Le norme del presente testo unico disciplinano la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l'utenza, e ai privati che vi consentono. Le norme concernenti i documenti informatici e la firma digitale, contenute nel capo II, si applicano anche nei rapporti tra privati come previsto dall'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.  Capo IV, Sistema di gestione informatica dei documenti - attuazione dei sistemi (art. 50 co. 4) Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.

9 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 9 dalla Delibera n. 11/2004 …  Conservazione sostitutiva di documenti informatici (art. 3) Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti ( … ) avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

10 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 10 … al Codice dell'amministrazione digitale  Le PP.AA. (art. 1, comma 2, D. Lgs. 165/2001)  I privati  I gestori di servizi pubblici Ambito di applicazione

11 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 11 … al Codice dell'amministrazione digitale  Diritto all’uso delle tecnologie (art. 3)  Diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4)  Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5)  Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e- mail (art. 6)  Diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art. 7)  Diritto alla partecipazione (art. 8)  Diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi e aggiornati (art. 58) Diritti dei cittadini

12 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 12 … al Codice dell'amministrazione digitale  La posta elettronica certificata – PEC (art. 6 e art. 51)  La firma digitale (art. 21)  I siti Internet della PA (artt. 56 -57)  Le carte elettroniche (art. 67) Strumenti della PA digitale

13 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 13 … al Codice dell'amministrazione digitale  La gestione informatica dei procedimenti (art. 37)  Formazione di documenti informatici (art. 40)  Procedimento e fascicolo informatico (art. 41)  Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni (art. 42)  Riproduzione e conservazione dei documenti (art. 43)  Requisiti per la conservazione dei documenti informatici (art. 44)  La trasmissione informatica dei documenti (art. 50 e segg.)  I documenti informatici: Strumenti della PA digitale

14 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 14 Tipo di comunicazione Intra- amministrazione Inter- amministrazione Semplificazione amministrativa Extra amministrazione

15 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 15 …….La Visione Condivisa Il modello a tendere è quello di : una Pubblica Amministrazione che pur mantenendo al suo interno le sue autonomie e le sue peculiarità, si presenta all’utente cittadino/impresa come un sistema unitario capace di offrire i servizi con adeguato livello di qualità omogeneo in qualunque parte del paese e su qualunque sportello.

16 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 16 La gestione documentale

17 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 17 La Gestione Documentale La gestione documentale comprende l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi autorizzati

18 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 18 Il protocollo informatico e la gestione documentale rappresentano gli strumenti cardine per il raggiungimento degli obiettivi prefissati dal legislatore Infatti debbono consentire la gestione del documento dal momento in cui questo si origina al momento in cui viene distrutto “Ciclo di Vita del documento” La Gestione Documentale

19 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 19 Ciclo di vita del documento Conservazione Gestione del documento Gestione del fascicolo Sottofascicoli, dossier Gestione del procedimento Correlazione documenti, fascicoli e procedimenti Sistema di protocollo e gestione documentale

20 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 20 Ciclo di vita del documento  Archivio corrente  Archivio corrente: raccolta di tutta la documentazione a supporto delle attività correnti.  Archivio di deposito  Archivio di deposito: raccolta di quei documenti che non sono più utilizzati per la gestione corrente delle attività, ma mantengono la propria rilevanza a fini legali, giuridici ed operativi per l’arco temporale definito dal massimario di selezione e scarto.  Archivio storico  Archivio storico: raccolta di documenti conservati in funzione del proprio valore storico e che, pur avendo esaurito la rilevanza giuridica o amministrativa risultano o sono ipotizzati utili come possibile supporto alla ricerca, oltre a rappresentare un insostituibile patrimonio informativo e, in alcuni casi, un bene culturale per l’Impresa, per l’Ente o per la Comunità.

21 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 21 Ciclo di Vita del documento La gestione archivistica : Titolario di Classificazione  Una buona gestione documentale si basa su un titolario di classificazione che può definire per ogni foglia dell’albero le regole di trattamento e conservazione della tipologia di documenti rappresentati  Il Dipartimento degli Archivi del Ministero di Beni Culturali, in collaborazione tra le sovraintendenze locali e gli enti pubblici locali e centrali, ha prodotti i titolari per diverse tipologie di enti pubblici  Il Centro di competenza per il protocollo e la gestione documentale del CNIPA ha prodotto il manuale di gestione che, in collaborazione del suddetto Dipartimento, tratta la problematica di conservazione e riporta i titolari citati

22 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 22 Ciclo di vita del documento Archiviazione sostitutiva  ai sensi della delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004  Ai sensi delle norme sulla conservazione dei documenti emanate dal Dipartimenti degli archivi dei Beni Culturali I documenti registrati, all’atto del protocollo, possono essere riversati su supporto non riscrivibile

23 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 23 Il caso della PA

24 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 24 le amministrazioni coinvolte PICCOLI MEDI GRANDI 80% 4% 16%  AMMINISTRAZIONI CENTRALI (CON OLTRE 3500 UFFICI PERIFERICI)  LE AMMINISTRAZIONI LOCALI (DECRETO 29/1993) per un totale di circa 16.000 unità organizzative

25 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 25 Con delibera del dicembre 2002 il Ministro Stanca ha istituito il Centro di Competenza per il protocollo informatico e la gestione documentale per la trasparenza amministrativa Punto Unico di riferimento con funzioni di  Azioni di sensibilizzazione  Rilevazione periodica dello stato di attuazione dei progetti  Supporto alle amministrazioni Centro di competenza del protocollo informatico e trasparenza amministrativa

26 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 26 Gli strumenti Gli strumenti introdotti dal CNIPA:  Sito del protocollo http://www.protocollo.gov.it  Indice delle PA http://www.indicepa.gov.it  Posta certificata  Firma digitale/Carta Nazionale dei Servizi (CNS)  Servizio di protocollo in modalità ASP https://www.protocolloasp.gov.it  Linee guida e check list  Assistenza e consulenza  Corsi di formazione  Manuale di gestione

27 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 27 Il servizio di Protocollo ASP www.protocolloasp.gov.it

28 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 28 Il Servizio di Protocollo ASP Conservazione Gestione del documento Gestione del fascicolo Sottofascicoli, dossier Gestione del procedimento Correlazione documenti, fascicoli e procedimenti

29 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 29 Il servizio di Protocollo ASP Modalità di erogazione del servizio:  Servizio rivolto alle PA centrali e locali  Le amministrazioni aderiscono al servizio sottoscrivendo un protocollo di adesione con il CNIPA  Le amministrazioni acquisiscono i servizi, per le tipologie e le quantità ritenute adeguate alle proprie esigenze, sottoscrivendo uno o più ordinativi di fornitura direttamente con il fornitore del servizio vincitore della gara bandita dal CNIPA  Il servizio viene utilizzato direttamente, sul proprio Pc, dagli utenti dell’amministrazione senza l’acquisto di sistemi hardware e software attraverso la rete dell’amministrazione

30 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 30 Caratteristiche del servizio:  Basato sul riuso del prodotto sviluppato per una grande amministrazione  Rappresenta una soluzione di veloce attivazione per l’amministrazione che non deve effettuare bandi di gara  Offre caratteristiche di scalabilità e flessibilità in relazione alle esigenze di ciascuna amministrazione  Richiede investimenti limitati riferiti alle soli aspetti organizzativi e formativi  Ha costi correlati ai consumi effettivi  Non vincola le scelte successive Il Servizio di Protocollo ASP

31 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 31 Il servizio di Protocollo ASP  N.ro amministrazioni aderenti 33 di cui: - 22 amministrazioni centrali - 11 amministrazioni locali Servizio ReproServizio Gedoc UtentiDocUtentiDoc 17.500 15.000.00017.500 19.000.000

32 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 32 Il protocollo nelle PAC Monitoraggio dello stato di attuazione della normativa Assessment periodico sulla PAC  rapporto 2003  rapporto 2004 pubblicato sul sito  rapporto 2005 la rilevazione è stata avviata ad aprile e il rapporto finale sarà presentato a novembre p.v.

33 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 33 Il protocollo nelle PAC Periodo: rilevazione maggio settembre 2005 Campione: 65 PAC 574.849 utenti Dati provvisori

34 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 34 Il protocollo nelle PAC Distribuzione Posizionamento attuale Dati provvisori

35 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 35 Il protocollo nelle PAC 1,5% 58,5% 40,0% 1,5% 41,5% 56,9% 1,5% 26,2% 72,3% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% % giu- 05 dic- 05 giu- 06 NAINSODDISFACENTESODDISFACENTE Proiezione dello stato di attuazione Dati provvisori

36 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 36 Il protocollo nelle PAC NUMERO RILEVAZIONI : 65 1,5% 15,4% 52,3% 3,1% 0,0% 27,7% 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% % AMM. 012345 LIVELLI DI CRITICITA' GENERALE Distribuzione criticità generale Dati provvisori

37 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 37 Il protocollo nelle PAC NON DICHIARATO 24% ASP CNIPA 17% ASP DI TERZI 4% SISTEMA DISTRIBUITO 9% SISTEMA CENTRALIZZATO 46% DISTRIBUZIONE PROGETTI DI PROTOCOLLO INFORMATICO PER TIPO DI SOLUZIONE Dati provvisori

38 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 38 Il protocollo nelle PAC 44,5% 92,0% 88,1% 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% 90,0% 100,0% % AMM. RAPPORTO AOO/UFF. PROT. (CENTRO) RAPPORTO AOO/UFF. PROT. (PERIF.) RAPPORTO AOO/UFF. PROT. (CENTRO+PERIF.) RAPPORTO AOO ED UFFICI DI PROTOCOLLO Dati provvisori

39 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 39 Il protocollo nelle PAC DISTRIBUZIONE NUMERO DOCUMENTI PER AMMINISTRAZIONE Dati provvisori

40 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 40 Il protocollo nelle PAC Dati provvisori Documenti pervenuti da soggetti non istituzionali (cittadini o imprese) 38% Documenti pervenuti da soggetti istituzionali 62% DISTRIBUZIONE DOCUMENTI RICEVUTI IN INGRESSO (54 rilevazioni valide)

41 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 41 Il protocollo nelle PAL 1° Fase di e-gov 12 su 22 progetti di protocollo e gestione documentale presentati sono stati finanziati. I finanziamenti erogati ammontano a 8.770.000 Euro e riguardano 8 progetti presentati da Regioni, 2 presentati da Province e 2 presentati da Comuni.

42 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 42 Il protocollo nelle PAL Monitoraggio progetti della 1° fase di e-gov: SAL al 15-9-2005 AOO complessive previste 899 di cui 161 operative stato di completamento dei progetti 18%

43 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 43 Il protocollo nelle PAL 2° Fase di e-gov:  sono in corso di co-finanziamento altri progetti afferenti l’area del protocollo e della gestione documentale  3 progetti nell’ambito dei progetti sul riuso  2 progetti nell’ambito dei progetti infrastrutturali  è stato avviato proprio in questi giorni un nuovo bando per la presentazione di progetti afferenti la costituzione di centri di servizio territoriali CST per un importo complessivo di 15 milioni di euro

44 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 44 L’impatto della gestione documentale sul mercato

45 Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 45 cc@protocollo.gov.it http//:protocollo.gov.it