Delegare e risolvere problemi Strumenti gestionali per responsabili.

Presentazione sul tema: "Delegare e risolvere problemi Strumenti gestionali per responsabili."— Transcript della presentazione:

1 Delegare e risolvere problemi Strumenti gestionali per responsabili

2 Powered by Gli ostacoli alla delega Gli ostacoli auto imposti  Preferisco i compiti operativi a quelli direttivi perché mi sono più familiari  So fare il lavoro operativo del mio ufficio meglio di chiunque altro  Non so come fare a delegare  Non sarò gradito ai miei collaboratori se chiedo loro troppo  Non so con certezza a chi dovrei delegare  E’ più facile e più rapido fare da soli  Semplicemente non ci si può permettere di sbagliare

3 Powered by Gli ostacoli alla delega Gli ostacoli imposti dai dipendenti  I miei collaboratori non hanno esperienza né competenza  I miei collaboratori hanno un eccessivo carico di lavoro  I miei collaboratori tendono a rifiutare le responsabilità  I miei collaboratori hanno paura delle critiche ed evitano i rischi

4 Powered by Gli ostacoli alla delega Gli ostacoli imposti dalla situazione  Non mi posso fidare a far lavorare da soli i miei collaboratori  Abbiamo gravi carenze di personale, non ho a chi delegare  Le nostre decisioni vengono prese spesso in situazioni di crisi

5 Powered by La delega COSA DELEGARE: decisioni che prendete con maggior frequenza compiti tecnico specialistici compiti per cui siete meno qualificati funzioni che non vi piacciono compiti che procurano esperienza o crescita professionale ai collaboratori compiti che aggiungono varietà alla routine lavorativa attività che completerebbero una posizione

6 Powered by La delega mirata Lo devono fare altri Dovrebbero farlo altri ma voi potete intervenire in caso di necessità Voi potete farlo ma lo faranno altri se date loro la possibilità Dovreste farlo voi ma altri possono aiutarvi Solo voi potete farlo

7 Powered by SEI LIVELLI D ’ AUTORITA ’ Sei livelli di autorità Livello di autorità INCARICOMOTIVO 1 Analizza la situazione. Trova tutti i dati possibili e fammi un rapporto. Deciderò io il da farsi. Lavoratore inesperto. Il capo vuole mantenere il controllo sui risultati. 2 Identifica il problema. Stabilisci soluzioni alternative con pro e contro e sottoponine una alla mia approvazione. Il collaboratore è in fase di sviluppo ed il capo vuole vedere come affronta i problemi e come prende le decisioni. 3 Esamina i problemi. Fammi sapere cosa intendi fare ma non agire senza avermi consultato. Il capo ha fiducia ma non vuole che si agisca senza la sua approvazione. Può dipendere da vincoli aziendali o con partner esterni. 4 Risolvi il problema. Fammi sapere come intendi procedere e vai a meno che io non mi opponga. Il superiore rispetta l’abilità ed il giudizio del dipendente. Si riserva solo un controllo finale prima delle operazioni. 5 Fai qualcosa in proposito ed informami su come è andata. Il superiore ha piena fiducia. Desidera solo essere informato degli esiti. 6 Agisci. Non hai bisogno di altri contatti con me.Fiducia totale con completa autorità per il collaboratore.

8 Powered by La delega MODALITA’ DI DELEGA: COLLOQUIO DI DELEGA PER : chiarire, mettere in comune obiettivi, autonomie, autorità, controlli, criteri di valutazione ottenere responsabilizzazione e coinvolgimento sugli obiettivi EVITARE INCARICHI GENERICI costringono il collaboratore a chiedere chiarimenti in itinere lasciano pericolose zone d’ombra per la fase di valutazione

9 Powered by Logiche di delega IL TUO TEMPO E’ A MIA DISPOSIZIONE IL TUO TEMPO E’ UNA TUA RISORSA PER IL LAVORO CHE TI HO ASSEGNATO VANTAGGI: evito i miei ritardi, posso seguire le mie urgenze SVANTAGGI: causo perdite di tempo ai miei collaboratori VANTAGGI: evito perdite di tempo ai collaboratori, li costringo ad organizzare il loro tempo e a finalizzarne l’utilizzo SVANTAGGI: rischio ritardi su urgenze emergenti, ho meno margini di recupero sulle mie efficienze

10 Powered by La delega CONTENUTI DELLA DELEGA: OBIETTIVI RISULTATI VOLUTI CRITERI DI MISURA RISORSE DISPONIBILI E VINCOLATE AUTONOMIA, AUTORITA’ TEMPISTICHE MODALITA’ DI CONTROLLO

11 Powered by Risolvere problemi Il metodo P.A.S.S.I. per affrontare problemi complessi: Percezione: e' il momento nel quale viene rilevata l'esistenza di un problema. Analisi: e' la fase in cui si ricercano con le cause del problema. Soluzioni: e' la fase in cui si devono trovare le posssibili soluzioni del problema. Scelta: e' la fase in cui si individua il piano d'azione piu' appropriato. Intervento: e' la fase di azione sul problema.

12 Powered by Crisi e opportunità A lezione dai cinesi per superare le crisi Alla parola crisi viene solitamente attribuita una valenza negativa, quasi si trattasse dello stadio immediatamente precedente il fallimento. I cinesi ci insegnano un modo diverso di intendere la crisi. In cinese infatti, la parola crisi è composta da due ideogrammi: il primo, wei, significa problema, il secondo, ji, significa opportunità.

13 Powered by Il diagramma causa-effetto di Ishikawa CAUSE PROBLEMA O EFFETTO

14 Powered by Le cinque tipologie di cause nei servizi Le 5 P: People (o personale) Provisions (fornitori) Procedures (procedure o come viene erogato il servizio) Place (localizzazione) Patrons (clienti).

15 Powered by Esercitazione

16 Powered by La matrice AHP

17 Powered by Applicare Pareto ai problemi

18 Powered by Una volta trovata la soluzione CHECK DO ACT PLAN