1 Milano, XX mm 2010 Questo materiale è servito come supporto scritto per una presentazione orale; non è quindi esaustivo senza i commenti che lo hanno.

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1 1 Milano, XX mm 2010 Questo materiale è servito come supporto scritto per una presentazione orale; non è quindi esaustivo senza i commenti che lo hanno accompagnato. Dimensionamento organico di una struttura

2 2 “L’Area XX non è performante. E’ operativa da mesi: i volumi crescono le risorse aumentano, cosa sta succedendo?” La richiesta

3 3 La situazione ierioggi …notizie dal fronte… 6 15 + 60% Modello Operativo: “Devono essere come l’’area vecchia, con le peculiarità dell’area nuova” Processi: quelli ereditati dalla precedente struttura vecchi di anni! Strumenti a disposizione: nel dubbio TUTTI con il massimo della profilazione Reportistica di produzione dell’area: manuale Formazione: autogestita per “passa parola” e intanto… I giorni passano e i volumi aumentano

4 4 Le azioni 1.Bisognava per prima cosa analizzare il “perimetro” e calare nella realtà la definizione di Modello Operativo avuta. 2.Dal Modello Operativo desumere i processi e quindi le attività 1.Abbiamo iniziato affiancamenti alle persone dell’area e interviste puntuali ai responsabili; 2.Dopo qualche giorno abbiamo avuto un campione significativo di attività, rilevate sul campo da poter sottomettere a ai responsabili per capire se fossero davvero di competenza. Che fare? Sì ma come? Era necessario trovare la quadratura in brevissimo tempo tra: Le attività che stavano facendo, come le stavano facendo e quante ne avrebbero dovute fare in futuro. Ma non era abbastanza… Dimensionare la struttura Era necessario

5 5 ROI 5 risorse impiegate nell’attività di analisi + 20 giornate di affiancamento alle risorse dell’Area + 503 rilevazioni effettuate 11 FTE/mese = 55.440 euro/mese Anno 665.280 euro 30.000 euro Risparmio Costo

6 6 Il dimensionamento Cosa? Quando? Come? AttivitàVolumiTempi ProcessiBusinessStrumenti Il dimensionamento risponde in maniera puntuale a 3 domande fondamentali: Posto che i volumi, quindi il Business, sono una costante si può creare efficienza analizzando ed intervenendo sulle due variabili:  Attività  efficienza nei processi  Tempi  efficienza negli strumenti

7 7 Dimensionamento: “la ricetta” Volumi x Tempo attività Tempo lavorabile = FTE Il dimensionamento si calcola su base: mensile, trimestrale o annua. Noi lo calcoliamo su base mensile. FTE - “Full Time Equivalent” significa Equivalente a Tempo Pieno, è l’unità di misura del dimensionamento. Indica quante persone che lavorano per tutto il tempo lavorabile sono necessarie per una attività. Ad esempio: 1 fte = 2 part time o 1 full time Ricordatevi che… sono persone!

8 8 Consolidamento dati Sviluppo tool dimensionamento e verifica della consistenza risultati Mappatura Macro- Micro attività e Rilevazione dei Tempi Definizione delle logiche di indagine e degli strumenti - Step 1 -- Step 2 -- Step 3 -- Step 4 -  Processi aziendali  Ufficializzazione team di analisi  Redazione scheda rilevazioni  Regole del ‘gioco’  Cronometro  Compilazione Scheda rilevazione  Definizione micro attività  Raccolta schede  Redazione Tool  Raccolta volumi storici e volumi attesi  Evidenze primi calcoli  Controllo calcoli  Condivisione risultati I passi fatti T T + 2 T + 12 T + 14 T + 20

9 9 Le assunzioni di base per l’analisi del dimensionamento AMBITO ANALISI Fattore correttivo del 14%  Quanto lavora una risorsa: 7ore e 30 minuti per 20 gg/mese  Gli FTE sono multiskill  Mese di riferimento  Dati di consuntivo  Mesi di proiezione  Dati di Budget DATI DI RIFERIMENTO DETERMINAZIONE FTE RIVALUTAZIONE FTE Attività mappate ed oggetto del dimensionamento I mesi NO: Giugno, Luglio, Agosto, Dicembre, Gennaio

10 10 La struttura è composta da 15 FTE più il responsabile.  Settembre: 15 FTE  Ottobre: 18 FTE  Novembre: 19 FTE  Dicembre: 20 FTE  Gennaio: 20 FTE  Febbraio: 22 FTE  Marzo: 24 FTE Dimensionamento: i numeri actualmese1mese2mese3mese4mese5mese6mese7

11 11 Gli interventi da fare InterventoRisparmio FTE Intervento 10,42 Intervento 20,48 Intervento 30,84 Intervento 44,37 Intervento 51,57 Intervento 61,26 Intervento 70,14

12 12 I benefici degli interventi mese1mese2mese3mese4mese5mese6mese7