SEMINARIO SULLA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE

Presentazione sul tema: "SEMINARIO SULLA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE"— Transcript della presentazione:

1 SEMINARIO SULLA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE
Ministero della Solidarietà Sociale - Fondo per l’inclusione degli immigrati SEMINARIO SULLA RENDICONTAZIONE DELLE SPESE Roma, 01 aprile 2009

2 QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO
Circolare 11 del 07 aprile 2003: adempimenti concernenti la documentazione relativa alle attività cofinanziate nell’ambito dei PON FSE Circolare 41 del 5 dicembre 2003: tipologia dei soggetti promotori, ammissibilità delle spese e massimali di costo per le attività cofinanziate dal Fondo Sociale Europeo nell’ambito dei Programmi Operativi Nazionali (P.O.N.)

3 AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE Principi qualitativi - 1
Le spese sostenute per essere ammissibili devono essere: PERTINENTI ED IMPUTABILI AD AZIONI AMMISSIBILI: riferite coerentemente ad un’attività del progetto ammesso al finanziamento; EFFETTIVE: aver dato luogo a pagamenti (costi reali) o aver generato una evidenza economica anche se non allineata nel tempo alla movimentazione di denaro (ammortamento);

4 AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE Principi qualitativi - 2
COMPROVABILI: comprovate da fatture o da documenti contabili aventi forza probatoria equivalente. La documentazione relativa alle spese deve contenere, nella descrizione delle prestazioni dei beni o dei servizi, il riferimento alla fonte di finanziamento oltre che gli estremi del progetto approvato: Finanziato con fondo per l’inclusione sociale degli immigrati – Anno 2007– Interamente (oppure per € ….) . In sede di verifica amministrativo – contabile, tale documentazione deve essere prodotta in originale.

5 AMMISSIBILITÀ DELLE SPESE Principi qualitativi - 3
LEGITTIME: conformi alle norme comunitarie e nazionali e a tutte le norme di settore (es. normativa sugli appalti pubblici); CONTABILIZZATE: aver dato luogo ad adeguate registrazioni contabili, conformi alle disposizioni di legge, ai principi contabili, ed alle specifiche prescrizioni in materia impartite dall’amministrazione finanziatrice. Il sistema contabile deve essere distinto o deve prevedere una codificazione contabile appropriata di tutti gli atti contemplati dall’intervento. Il bilancio deve prevedere un capitolo dedicato ai Fondi del Programma Minori. CONTENUTE NEI LIMITI AUTORIZZATI: contenute nei limiti stabiliti (per natura e/o importo) negli atti amministrativi di affidamento in gestione o di finanziamento adottati (nel Piano finanziario parte integrante della Convenzione).

6 Ammissibilità delle spese - Affidamenti esterni
Regime Concessorio (realizzato attraverso Avviso Pubblico e nomina di una commissione di valutazione, Atto di approvazione in graduatoria, Convenzione tra Comune/ Ente Attuatore da rendere disponibile in sede di verifica amministrativo – contabile). L’ente titolare dovrà: rendere disponibile, in sede di verifica amministrativo contabile, tutta la documentazione relativa all’affidamento; presentare la nota debito del Soggetto Attuatore con allegato il rendiconto analitico delle spese a costi reali, predisposto secondo i prospetti definiti da ANCI; presentare l’atto contabile del Comune di liquidazione delle note debito.

7 Ammissibilità delle spese - Affidamenti esterni
Regime Contrattuale (realizzato attraverso Atto di aggiudicazione e atti presupposti, eventuale gara d’appalto, Contratto tra Ente titolare / Ente Attuatore da rendere disponibile in sede di verifica amministrativo – contabile). L’ente titolare dovrà : rendere disponibile, in sede di verifica amministrativo contabile, tutta la documentazione relativa all’affidamento; presentare il contratto di fornitura; presentare la fattura del Soggetto Attuatore con allegato il resoconto dettagliato delle voci di costo; presentare la dichiarazione da parte del Comune della regolare esecuzione del servizio; presentare l’atto contabile di liquidazione delle fatture.

8 Risorse umane direttamente riconducibili alle azioni progettuali
Macrovoce A Risorse umane direttamente riconducibili alle azioni progettuali A1 - Personale dell’Ente locale addetto al coordinamento e alla segreteria di progetto, assunto con contratto a tempo determinato e/o indeterminato, full time o part time, o assunto da Agenzie di lavoro temporanee. Questa voce non può superare il 10% del totale del contributo richiesto.

9 Macrovoce A Risorse umane direttamente riconducibili alle azioni progettuali Figure professionali specialistiche (voci A2 e seguenti) costituite da: Personale dell’Ente locale o degli Enti Attuatori il cui impiego sia direttamente riconducibile alla gestione delle attività progettuali, assunto con contratto a tempo determinato e/o indeterminato, full time o part time, o assunto da Agenzie di lavoro temporanee, oppure contrattualizzato come collaboratori a progetto, prestatore d’opera non soggetto a regime IVA e/o professionista soggetto a regime IVA (massimali di costo come da Circolare 41/2003).

10 DOCUMENTAZIONE PER LA RENDICONTAZIONE - risorse umane -
Personale assunto a tempo indeterminato: curriculum, ordine di servizio, data sheet (come da nota del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale prot. 17/IV/ /15.06 del 03/08/2007), prospetto di calcolo costo orario, buste paga, documenti che attestino i pagamenti (cedolini, F24, etc.) Personale assunto a tempo determinato: curriculum, contratto di assunzione, data sheet (come da nota del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale prot. 17/IV/ /15.06 del 03/08/2007), buste paga, documenti che attestino i pagamenti (cedolini, F24, ) Collaboratori a progetto: curriculum, lettera di incarico, data sheet mensile e relazione finale delle prestazioni professionali, prospetto di calcolo costo orario, note di retribuzione, documenti che attestino i pagamenti Esperti senza P.IVA: curriculum, lettera di incarico occasionale, prospetto di calcolo costo orario, note di retribuzione con allegata relazione delle prestazioni professionali, documenti che attestino i pagamenti Professionisti con P. IVA: curriculum, lettera di incarico, fatture con allegata relazione delle prestazioni professionali, documenti che attestino i pagamenti

11 Spese viaggio, vitto ed alloggio personale
Macrovoce A Spese viaggio, vitto ed alloggio personale Costi per trasferte, vitto, alloggio, e trasporti sostenuti dal personale impiegato per il progetto. Le trasferte devono essere preventivamente autorizzate dal responsabile di progetto e liquidate secondo criteri di rimborso a piè di lista. Le spese per il trasporto sono riconducibili all’uso dei mezzi pubblici. L’utilizzo dei mezzi privati deve essere preventivamente autorizzato dall’amministrazione competente e dal responsabile di progetto. Le spese per l’utilizzo del taxi saranno riconosciute solo in caso di comprovata ed effettiva impossibilità dell’utilizzo del mezzo pubblico.

12 DOCUMENTAZIONE PER LA RENDICONTAZIONE - Spese di viaggio, vitto, alloggio -
Regolamenti di trasferta personale dipendente, collaboratore, professionista ed esperto esterno; Autorizzazione missione; Diario di bordo, firmato dai partecipanti alla riunione e/o timbrato dal Comune in cui ha sede la riunione; Foglio firma riunioni ed incontri su carta intestata del soggetto proponente l’evento; Nota spese Trasferta Personale dipendente e/o Collaboratori, complete di documenti giustificativi in originale fiscalmente validi; Fatture/note spese Trasferta professionisti e/o esperti con contratto occasionale, complete di copie di documenti giustificativi fiscalmente validi; Giustificativi di viaggio (biglietti, scontrini, fatture).

13 Spese per l’accoglienza
Macrovoce B Spese per l’accoglienza Spese per l’attività di accoglienza, come spese per vitto e alloggio dei minori. Spese per attività a favore dei minori, da specificare. In caso di servizio di accoglienza effettuato in economia: Spese per le utenze (luce, gas, riscaldamento, telefono, ecc.); Quota ammortamento dell’immobile utilizzato, se non si abbia già usufruito di contributi pubblici per l’immobile.

14 DOCUMENTAZIONE PER LA RENDICONTAZIONE - macrovoce B -
Regolamento di acquisto di beni e servizi da parte dell’Ente, oppure, in mancanza, preventivi di spesa in numero non inferiore a tre. In caso di acquisto di beni nuovi o usati, deve esserne garantita la destinazione d’uso per almeno 5 anni e l’ente deve dichiarare che i beni acquistati non abbiano usufruito di ulteriori contributi nazionali o comunitari; Contratto di fornitura/convenzione; Fatture/ Ricevute fiscali per acquisto beni e/o servizi; Documenti attestanti i pagamenti.

15 Macrovoce C Spese generali
Spese generali / amministrative per funzionamento o gestione del progetto. Sono riconosciute in modo forfettario nella misura del rapporto tra la macrovoce C ed il totale delle spese dirette del progetto (A+B) approvato nel piano finanziario. In ogni caso, l’importo richiesto per questa voce non può superare il 10% del contributo richiesto per il totale delle spese dirette (voci A+B del piano finanziario).

16 PROSPETTI DEFINITI PER LA RENDICONTAZIONE Allegato C
Modello per la dichiarazione sostitutiva di atto notorio dell’Ente, per autocertificare, ai sensi del D.P.R. 445/2000, che le spese: sono state regolarmente sostenute e pagate; sono state adempiute tutte le prescrizioni fiscali e previdenziali; non sono state rimborsate e non ne verrà richiesto il rimborso, neanche parziale, ad altri soggetti sia pubblici che privati.

17 TRANCHE DI RENDICONTAZIONE
I Tranche - Anticipo II Tranche Spese sostenute al 30 aprile 2009 Rendiconto da inviare entro il 31 maggio 2009 III Tranche Spese sostenute al 31 ottobre 2009 Rendiconto da inviare entro il 30 novembre 2009 Saldo Attività chiuse entro 12 mesi dalla data di avvio del progetto, ma non oltre il 31 dicembre 2009 Rendiconto FINALE da inviare entro il 31 gennaio 2010

18 PROSPETTI DEFINITI PER LA RENDICONTAZIONE
Allegato E

19 QUESITI PIÙ FREQUENTI Come deve essere rendicontato il costo del personale dipendente? Costo orario * ore effettivamente lavorate per il progetto (timesheet) Costo orario = costo lordo annuale per l’Ente / numero dei giorni lavorativi annuali previsti dal contratto di riferimento / numero di ore giornaliere lavorative per il dipendente Costo lordo annuale per l’Ente = costo relativo al compenso del dipendente + costi relativi a tutti gli altri oneri sostenuti dall’Ente: TFR, contributi, quota IRAP, e tutti gli altri oneri accessori che l’Ente eroga per il dipendente La documentazione giustificativa deve comprendere anche i modelli F24 e gli estremi dei pagamenti corrispondenti.

20 QUESITI PIÙ FREQUENTI Può essere rendicontato il costo del personale dipendente utilizzando il tabellario riconosciuto dal Ministero del Lavoro, Salute e Politiche Sociali? Poiché con il tabellario si giunge alla definizione di un costo orario, si ritiene ammissibile il suo utilizzo purché il costo risultante sia corrispondente a quello effettivamente sostenuto dall’Ente, e ciò risulti da idonea documentazione giustificativa.

21 QUESITI PIÙ FREQUENTI È possibile rendicontare il costo degli straordinari del personale che lavora nell’ambito del Programma Minori? No, le attività del personale nell’ambito del Programma Minori rendicontabili devono essere state svolte nell’orario di lavoro ordinario.

22 QUESITI PIÙ FREQUENTI Come deve essere rendicontato il costo dei collaboratori a progetto? Costo lordo per l’Ente = costo relativo al compenso del collaboratore + costi relativi a tutti gli altri oneri sostenuti dall’Ente: oneri INPS, oneri INAIL, quota IRAP, ecc.. Tale costo deve essere conforme ai massimali di costo di cui alla Circolare 41/2003.

23 QUESITI PIÙ FREQUENTI Come deve essere rendicontato il costo dei consulenti? L’importo, comprensivo di eventuale IVA, risultante dalla fattura del consulente. Tale fattura deve indicare il numero delle ore o delle giornate lavorate, corrispondenti a quelle contenute nel timesheet o relazione Il contratto stipulato con il consulente deve specificare il numero delle giornate o delle ore richieste ed il costo giornaliero o orario che deve essere conforme ai massimali previsti dalla Circolare 41/2003.

24 QUESITI PIÙ FREQUENTI È possibile rendicontare nella macrovoce B il costo del personale dedicato ad attività specifiche per i minori (es. attività ludiche)? No, il costo del personale deve essere rendicontato nell’ambito della macrovoce A e le figure professionali rendicontate devono essere state previste nel Piano Finanziario approvato.

25 QUESITI PIU’ FREQUENTI
Nel regime concessorio l’Ente titolare del finanziamento cosa deve indicare nel prospetto di rendicontazione come documentazione per le attività svolte dall’Ente attuatore? - estremi della Convenzione; - la nota di debito dell’Ente attuatore; l’atto di liquidazione delle note di debito. Alla nota debito dell’Ente attuatore deve essere allegato il rendiconto a costi reali predisposto secondo i modelli definiti da Anci. La documentazione è conservata in originale presso ciascuna sede di competenza e deve essere resa disponibile in sede di verifica amministrativo contabile insieme a tutta la documentazione relativa all’affidamento.

26 QUESITI PIU’ FREQUENTI
Nel regime contrattuale l’Ente titolare del finanziamento cosa deve indicare nel prospetto di rendicontazione come documentazione per le attività svolte dall’Ente attuatore? - gli estremi del contratto di fornitura; - la fattura dell’Ente attuatore; l’atto di liquidazione delle fatture. Alla fattura dell’Ente attuatore deve essere allegato un resoconto dettagliato delle voci di costo e deve essere accompagnata da una dichiarazione del Comune di regolare esecuzione del servizio. La documentazione è conservata in originale presso ciascuna sede di competenza e deve essere resa disponibile in sede di verifica amministrativo contabile insieme a tutta la documentazione relativa all’affidamento.

27 QUESITI PIU’ FREQUENTI
Nel caso di mancata presenza dei minori presso le strutture, cosa è possibile rendicontare? - i costi fissi della struttura (es. affitti, utenze); il costo del personale impiegato nella struttura. L’ANCI effettua un monitoraggio della effettiva presenza dei minori presso le strutture per valutare l’efficacia delle azioni progettuali approvate.

28 QUESITI PIU’ FREQUENTI
È possibile rendicontare spese a favore dei minori con un fondo di pronta cassa? È possibile purché le spese siano strettamente pertinenti ai minori ospitati e siano giustificate da scontrini parlanti o fatture. In sede di verifica in relazione a tali spese può essere richiesto il registro contabile.

29 QUESITI PIU’ FREQUENTI
Se ci sono minori inseriti nelle strutture prima della firma delle Convenzioni/contratti con gli Enti attuatori, le spese sostenute per tali minori prima della data della Convenzione/contratto sono rendicontabili? Lo sono se nella Convenzione/contratto si specifica che l’Ente Attuatore sta già svolgendo l’attività di accoglienza (a partire da una certa data che però non può essere antecedente alla data di avvio delle attività comunicata all’Anci).

30 QUESITI PIU’ FREQUENTI
Nel caso siano previsti corsi di formazione tra le attività progettuali, considerata la variabilità dei flussi dei minori, c’è una soglia minima di partecipanti perché il finanziamento corrispondente sia riconosciuto? La Direzione Provinciale del Lavoro competente definisce i requisiti per il riconoscimento del corso e quindi l’eventuale soglia minima necessaria per il suo svolgimento. Se il corso è riconosciuto dalla Direzione Provinciale del Lavoro, anche il corrispondente finanziamento sarà riconosciuto. Per i corsi di formazione è importante attenersi scrupolosamente ai dettami della Circolare 11.

31 RIFERIMENTI UFFICIO RENDICONTAZIONE
Raffaella Pierotti Tel