We make printing easy Nea La gestione elettronica della cartellina di spedizione SPEDOC Nea.

Presentazione sul tema: "We make printing easy Nea La gestione elettronica della cartellina di spedizione SPEDOC Nea."— Transcript della presentazione:

1 We make printing easy Nea La gestione elettronica della cartellina di spedizione SPEDOC Nea

2 We make printing easy Nea NEA con Lexmark Propone soluzioni nell’area tecnologia ed applicativa con professionisti che sfruttano la propria competenza progettuale. Lavora con Lexmark dal 2002 Nel 2004 è diventata Lexmark Solution Partner Alla fine del 2005 ha realizzato SPEDOC, la soluzione di workflow documentale per gli spedizionieri utilizzando la tecnologia LDSS di Lexmark

3 We make printing easy Nea SPEDOC È la soluzione documentale studiata e realizzata per gli spedizionieri È scaturita dall’esame delle tipiche necessità degli spedizionieri Abbiamo integrato il “nostro valore aggiunto” alla tecnologia Lexmark

4 We make printing easy Nea Efficienza, Risparmio e Sicurezza gestire un documento in formato elettronico comporta : massima efficienza nel reperirlo: migliora l’immagine nei confronti di terzi. risparmio di tempo: che si può dedicare ad attività più redditizie risparmio di denaro: perché il documento viene stampato solo c’è veramente bisogno. sicurezza di non smarrire il documento.

5 We make printing easy Nea Spedoc consente allo spedizioniere: Di trovare ed utilizzare qualunque documento archiviato, immediatamente, ovunque e senza l’ausilio di personale specializzato Di acquisire tutti i nuovi documenti come “originale digitale” usando i semplici comandi delle unità multifunzione Lexmark e di integrarli subito nella rete aziendale Di disporre di una soluzione aperta, facilmente replicabile e personalizzabile,

6 We make printing easy Nea Le operazioni base di SPEDOC Cattura tutti i documenti stampabili dal sistema informativo principale Cattura tutte le mail e i documenti Word, Excel ecc.. emessi o ricevuti dai Personal Computer Cattura tutti i documenti cartacei acquisiti tramite il Multifunzione Lexmark … e li organizza per pratica (la “cartellina”)

7 We make printing easy Nea Rete LAN Internet Il tipico ambiente IT degli spedizionieri Sistema Informativo Aziendale

8 We make printing easy Nea La soluzione SPEDOC Rete LAN Internet Sistema Informativo Aziendale Al sistema informativo aggiungiamo SPEDOC, LDSS (con script pre- confezionati) ed il Multifunzione Lexmark Multifunzione Lexmark LDSS

9 We make printing easy Nea Schema di SPEDOC

10 We make printing easy Nea Primo passo: configurazione … Definiamo le “Cartelline Elettroniche” dopo averne individuato le caratteristiche La Cartellina sarà il raccoglitore dei documenti …

11 We make printing easy Nea Archiviazione Documenti “attivi” Tutti i documenti emessi dal sistema informativo sono archiviati nelle cartelline in modo automatico e organizzato, per renderne facile e veloce la reperibilità Anche le mail inviate e ricevute sono archiviate secondo il numero di pratica o con un criterio a scelta (ad esempio il numero di container) La stessa cosa vale per i documenti emessi con le suite Office più comuni (Microsoft Office, Staroffice,Lotus Smartsuite ecc..)

12 We make printing easy Nea Archiviazione Documenti “passivi” Tutti i documenti cartacei sono acquisiti in formato digitale. Al momento dell’acquisizione vengono richieste solo le informazioni necessarie (ad esempio il numero di pratica).

13 We make printing easy Nea La ricerca della pratica Si può cercare una pratica attraverso tutti i suoi contenuti, anche combinati fra loro: Nr. Pratica Disponente Fornitore Destinazione Nave Container Peso Ecc….

14 We make printing easy Nea La ricerca del documento Si può cercare un documento attraverso le sue caratteristiche, anche combinate fra loro: Data Tipo Autore Oggetto Note Ecc….

15 We make printing easy Nea La Consultazione Si effettua attraverso dei filtri Puo’ avvenire per documento, per pratica o mediante la combinazione di entrambi Il risultato e’ un elenco ordinato secondo i criteri impostati.

16 We make printing easy Nea L’utilizzo del documento Una volta trovato il documento oggetto della ricerca, possiamo decidere di : Consultarlo Distribuirlo Stamparlo Inviarlo via mail Inviarlo via fax Duplicarlo Modificarlo

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19 We make printing easy Nea Quanto fa risparmiare Il tempo delle persone L’utilizzo di personale tecnico Le stampe inutili Gli spazi per gli archivi I tempi di risposta