Comune di REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 1 IL MANDATO INFORMATICO.

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1 Comune di REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 1 IL MANDATO INFORMATICO

2 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 2  Il quadro normativo  Obiettivi  Atti preliminari  I rapporti con il Tesoriere  L’ operatività

3 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 3 La terminologia  Il mandato informatico è una disposizione di pagamento emessa in forma elettronica autenticata dalla firma digitale e dotata di validità legale.  La firma digitale è l'equivalente informatico di una tradizionale firma apposta sulla carta. La sua funzione è quella di attestare la validità, la veridicità e la paternità di un documento.

4 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 4 la smart card è un dispositivo dotato di un processore che permette la generazione ed uso di coppie di chiavi pubblica e privata la chiave pubblica è la componente della coppia di chiavi destinato ad essere reso pubblico con la quale il Tesoriere verifica la firma digitale del titolare della coppia di chiavi. la chiave privata è la componente della coppia di chiavi conservata solo all’interno del dispositivo del soggetto titolare, mediante la quale si appone la firma digitale sul documento informatico.

5 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 5 Il certificato digitale contiene l'identificativo del soggetto che viene certificato, la sua chiave pubblica e la validità temporale del certificato stesso. Il legame tra la persona fisica e la firma è garantito dall’ Autorità di Certificazione autorizzata.

6 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 6 Principali norme di riferimento Dpr 20-apr-94, n.367 “Regolamento recante semplificazione e accelerazione delle procedure di spesa e contabili” Art. 2 facoltà di sostituire atti e documenti cartacei relativi a procedure di spesa con evidenze informatiche Art. 2 facoltà di sostituire atti e documenti cartacei relativi a procedure di spesa con evidenze informatiche

7 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 7 art.16 La Tesoreria rende la contabilità dei pagamenti anche con strumenti e procedure informatiche art.16 La Tesoreria rende la contabilità dei pagamenti anche con strumenti e procedure informatiche art.2 l’AIPA definisce le regole tecniche e le procedure da utilizzare affinchè le evidenze informatiche possano essere utilizzate a fini probatori, amministrativi e contabili art.2 l’AIPA definisce le regole tecniche e le procedure da utilizzare affinchè le evidenze informatiche possano essere utilizzate a fini probatori, amministrativi e contabili L’AIPA ha definito dette regole con Delibera del 9/11/95 L’AIPA ha definito dette regole con Delibera del 9/11/95 DPCM 8/2/99 fissa le regole tecniche per la formazione,trasmissione, conservazione temporale ecc. dei documenti informatici (sostituito dal DPCM 13/1/2004 in vigore dal 12 maggio p.v.) DPCM 8/2/99 fissa le regole tecniche per la formazione,trasmissione, conservazione temporale ecc. dei documenti informatici (sostituito dal DPCM 13/1/2004 in vigore dal 12 maggio p.v.)

8 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 8 DPR 445/200 T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa DPR 445/200 T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Dlgs 10/2002 attuazione direttiva CEE per le firme elettroniche, in attuazione DLgs 10 è stato pubblicato G.U. 27/4/04 DPCM 30/10/03 Regole tecniche per l’utilizzo della firma digitale Dlgs 10/2002 attuazione direttiva CEE per le firme elettroniche, in attuazione DLgs 10 è stato pubblicato G.U. 27/4/04 DPCM 30/10/03 Regole tecniche per l’utilizzo della firma digitale Protocollo Abi Banca Italia 23/12/2003 per l’emissione del mandato informatico: Standard comportamentali per l’interoperabilità dei soggetti coinvolti Protocollo Abi Banca Italia 23/12/2003 per l’emissione del mandato informatico: Standard comportamentali per l’interoperabilità dei soggetti coinvolti

9 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 9  DPCM 8/2/99, art.10, c.1“Le procedure utilizzate per apporre la firma devono presentare al sottoscrittore senza ambiguità i dati cui la firma si riferisce e chiedere conferma della volontà di generare la firma”  dpr-367/94, art.6, c.5“Le transazioni devono avvenire con modalità che assicurino la provenienza e la non modificabilità dei dati”

10 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 10  Condizioni favorevoli:  completamento del quadro normativo di riferimento  forte determinazione delle parti (Comune e Tesoriere)  infrastruttura tecnologica adeguata  Team di progetto formato da persone fortemente orientate al cambiamento  semplicità di struttura del Documento informatico e della procedura di gestione

11 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 11 Le criticità  abitudini consolidate dell’utente e resistenze al cambiamento organizzativo  eliminazione del supporto cartaceo e sensazione di insicurezza nei controlli  Impatto organizzativo trasversale all’intero servizio  Archiviazione documenti  conciliazione della esigenza di mantenere allegati cartacei al documento informatico

12 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 12 OBIETTIVI –Migliorare l’efficienza con l’eliminazione della trasmissione dei documenti cartacei tra Comune e Tesoriere –Accelerazione del processo di pagamento dell’Ente –Maggiore efficacia del controllo a monte sui processi di spesa e riduzione degli errori nella formazione del mandato –Semplificazione dei controlli sui ritorni del Tesoriere e implementazione automatica della situazione dei pagamenti –Conservazione documentale e consultazione storica interattiva dell’iter di ciascun mandato

13 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 13 ATTI PRELIMINARI Obiettivo di Peg e attivazione gruppo di progetto  Ricerca di mercato della soluzione tecnologica da adottare  Modifica regolamento di contabilità per introdurre le disposizioni per l’emissione di ordinativi informatici  Affidamento a società di servizi delle procedure connesse alla gestione del mandato informatico e al servizio di archiviazione dei documenti tramite espletamento di gara pubblica  Predisposizione del capitolato di gara per l’affidamento del servizio di tesoreria con precise specifiche tecniche per la gestione degli ordinativi informatici

14 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 14  Clausole specifiche del contratto di tesoreria  Delibera di autorizzazione allo svolgimento dell’attività di registrazione per il rilascio delle smart cards per la firma digitale da parte di alcuni dipendenti del Servizio finanziario previa stipula di contratto di mandato tra Comune e Società autorizzata a svolgere la funzione di Ufficio di certificazione  Sottoscrizione del protocollo d’interscambio tra comune di Reggio Emilia e Tesoriere comunale per l’esecuzione dei pagamenti tramite mandati informatici Atti preliminari

15 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 15 Procedure  Acquisizione sistema di interscambio dati da e per la procedura contabile gestionale del Comune  Creazione del sistema di interscambio con la procedura contabile del Tesoriere  Sistema di sicurezza per l’attivazione e l’utilizzo della firma digitale per la sottoscrizione dei documenti informatici  Modifiche alla procedura contabile dell’Ente per una migliore funzionalità dei sistemi

16 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 16 Funzionalità della procedura  acquisizione dei mandati di pagamento dal gestionale dell’Ente e conversione in un formato standardizzato  visualizzazione dei mandati con dettaglio di tutte le informazioni immesse nel gestionale

17 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 17  selezione dei mandati da esaminare per il visto e per la firma con opzioni diverse (per operatore,per addetto al controllo, per beneficiari,per data, per capitolo, ecc.)  Possibilità di sospendere, bloccare, annullare i mandati in ciascuna fase del controllo e restituzione al sistema contabile  Inclusione di più mandati in un pacchetto per la firma digitale,firma dell’intero pacchetto di mandati e inoltro al tesoriere

18 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 18 RICERCA MANDATI PER FIRMA  NUMERO MANDATO (>o <, dal n. al n. )  DATA EMISSIONE MANDATO  CODICE FUNZIONE  OPERATORE (chi emette il mandato)  IMPORTO  BENEFICIARIO  CODICE MECCANOGRAFICO

19 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 19 RICERCA MANDATI PER FIRMA  ESERCIZIO  URGENZA VISTO  VISTATORE (chi appone il visto di controllo)  STATO DEI MANDATI ( sospesi o non sospesi)

20 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 20

21 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 21  Riconoscimento degli utenti in base al certificato di autenticazione contenuto nella smart card  Verifica dei poteri di firma e integrità dei dati  Consultazione dello stato del mandato e dell’intero iter

22 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 22 Poiché il mandato informatico non è solo la firma digitale e l’invio di un flusso, ma è un insieme di regole che impegnano i due soggetti interessati a operare in forme predeterminate in tutti i rapporti di interscambio stabiliti dalle norme sulla gestione di tesoreria occorre definire caratteristiche tecniche, tempi e modalità del rispettivo operare Poiché il mandato informatico non è solo la firma digitale e l’invio di un flusso, ma è un insieme di regole che impegnano i due soggetti interessati a operare in forme predeterminate in tutti i rapporti di interscambio stabiliti dalle norme sulla gestione di tesoreria occorre definire caratteristiche tecniche, tempi e modalità del rispettivo operare La comunicazione col Tesoriere

23 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 23 Il protocollo di interscambio tra Comune e Tesoriere regola i rapporti e stabilisce:  la natura dei messaggi che vengono scambiati e come devono essere strutturati  a quale trattamento devono essere sottoposti  come viene garantita la sicurezza  come viene monitorato il flusso e come intervenire a fronte di problemi  i tempi di invio e i tempi e le modalità di risposta La comunicazione col Tesoriere

24 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 24  la modalità di firma dei mandati per pacchetto e non singolarmente  i messaggi obbligatori ed opzionali (note di evidenza,bollo,commissioni )  La struttura delle disposizioni di pagamento, il blocco, l’annullo,la rettifica e la sostituzione  la gestione delle anomalie

25 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 25  La struttura dei messaggi di ritorno di avvenuta ricezione, di non corretta ricezione che si sostanziano: nella ricevuta di servizio sul flusso trasmesso nella ricevuta applicativa di esecuzione o meno del singolo pagamento  le specifiche di sicurezza (autenticità, integrità e confidenzialità)  i controlli formali e di merito

26 Comune di REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 26 L’OPERATIVITA’ E L’INTRODUZIONE DELLA REVERSALE INFORMATICA

27 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 27 L’0PERATIVITA’  Chiusura straordinaria di cassa con commutazione in assegni di tutti i mandati non pagati  Verifica straordinaria di cassa del collegio dei revisori  Riorganizzazione delle procedure interne e delle funzioni degli operatori  Definizione di manuale operativo per la gestione delle criticità: modalità inserimento fornitori nell’anagrafica, procedure di annullo, blocco ecc.,casistiche particolari di gestione campo note ecc.  Modalità di esercizio del controllo da parte dei vistatori e dei firmatari

28 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 28 RICERCHE PARAMETRIZZATE  NUMERO MANDATO  PROGRESSIVO MANDATO  DATA EMISSIONE MANDATO  CODICE FUNZIONE (emissione mandato- annullamento mandato)  CODICE MECCANOGRAFICO  ESERCIZIO

29 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 29 RICERCHE PARAMETRIZZATE  BENEFICIARIO  CODICE FISCALE BENEFICIARIO  QUIETANZANTE  OPERATORE  IMPORTO  TESTO/CAUSALE

30 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 30 RICERCHE PARAMETRIZZATE  DATA/CAUSALE  DATA SCADENZA PAGAMENTO  MODALITA’ DI PAGAMENTO  ESTREMI BANCARI  STATO DEL DOCUMENTO ( restituiti al sistema contabile, alla firma, alla firma sospesi, alla firma bloccati da annullare ecc.)

31 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 31

32 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 32 LA REPORTISTICA  REPORT giornaliero dei titoli di spesa firmati e trasmessi al tesoriere  REPORT dei totali di spesa firmati e trasmessi al tesoriere dall’inizio dell’anno

33 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 33 VISUALIZZAZIONE ITER DI FIRMA  ESTREMI DEL TITOLO DI PAGAMENTO  ESTREMI DI FIRMA (data e firmatario)  ESTREMI RICEVUTA DI SERVIZIO (data di presa in carico dal tesoriere, data di ricezione ricevuta, esito ricevuta)  ESTREMI PAGAMENTO (data e modalità di pagamento, estremi, data addebito, valuta accredito beneficiario )

34 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 34 Iter del mandato

35 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 35 PROBLEMATICHE AFFRONTATE  REVISIONE ANAGRAFICHE  GESTIONE BOLLO  GESTIONE COMMISSIONI BANCARIE RISPETTO ALLA CONVENZIONE DI TESORERIA  MODALITA’ DI PAGAMENTO CON GIROFONDI  EMISSIONE MANDATI PLURIMI  MANDATI A COPERTURA

36 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 36 PROBLEMATICHE AFFRONTATE  GESTIONE CAUSALE  GESTIONE CAMPO NOTE  CESSIONE DI CREDITO E DELEGA AL PAGAMENTO (QUIETANZANTE DIVERSO DAL BENEFICIARIO)

37 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 37  TEMPI DI ATTIVAZIONE: Periodo di sperimentazione - partenza effettiva gennaio 2005  COSTITUZIONE GRUPPO DI LAVORO PER L’ESTENSIONE DELLA PROCEDURA DELLA FIRMA DIGITALE ALLA REVERSALE INFORMATICA  SVILUPPO DELLA REVERSALE INFORMATICA IMPOSTAZIONE ANALOGA AL MANDATO INFORMATICO LA REVERSALE INFORMATICA

38 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 38  UTILIZZO DEGLI STESSI MODELLI DI RICEVUTA DI SERVIZIO E DI RICEVUTA APPLICATIVA PREVISTI PER IL MANDATO ELETTRONICO  UTILIZZO DELLE STESSE OPERAZIONI PREVISTE PER IL MANDATO INFORMATICO ( EMISSIONE, ANNULLO, SOSTITUZIONE, PRENOTAZIONE D’ANNULLO, NOTIFICA DI ANNULLO)  PREVISIONE DELLO STESSO ITER DI FIRMA (VISTO E FIRMA ) DEL MANDATO INFORMATICO Le reversali saranno firmate da persone già in possesso del certificato di firma

39 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 39 CARATTERISTICHE DELLA REVERSALE INFORMATICA  REVERSALE A COPERTURA: identificata con un codice di pagamento  REVERSALE ASSOCIATA A MANDATO : identificata con altro codice di pagamento trasmessa al tesoriere anticipatamente o almeno contestualmente ai mandati ai quali è associata Il controllo è posto sul mandato che non ne permette la firma se la reversale ad esso associata non è già stata firmata e trasmessa

40 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 40 GESTIONE DELLA REVERSALE A COPERTURA  TRASMISSIONE SEPARATA DEL FLUSSO DELLE REGOLARIZZAZIONI CONTABILI AL FINE DI SEMPLIFICARE LA GESTIONE  INVIO DEL FLUSSO DELLE REVERSALI ELETTRONICHE E SUCCESSIVAMENTE INVIO DEL FLUSSO DELLE REGOLARIZZAZIONI CONTABILI

41 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 41 INVIO DEGLI ORDINATIVI DI INCASSO  I FLUSSI DI INVIO DEGLI ORDINATIVI DI INCASSO SONO SEPARATI RISPETTO AI PACCHETTI DEI MANDATI