Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 1 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 1 Programmazione e controllo di gestione nelle amministrazioni pubbliche:

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1 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 1 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 1 Programmazione e controllo di gestione nelle amministrazioni pubbliche: metodi e sistemi informativi di supporto Programmazione e controllo di gestione nelle amministrazioni pubbliche: metodi e sistemi informativi di supporto Ottobre - Novembre 2003 Centro Tecnico Presidenza del Consiglio dei Ministri Centro Nazionale per lInformatica nella Pubblica Amministrazione

2 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 2 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 2 Programma martedì 28 ottobre 2003 1.Introduzione generale 2.Fondamenti economici dellazione amministrativa (1ª parte) lunedì 3 novembre 2003 2.Fondamenti economici dellazione amministrativa (2ª parte) 3.Il decreto legislativo 30 luglio 1999 n. 286 martedì 11 novembre 2003 4.Il ciclo di programmazione e controllo lunedì 17 novembre 2003 5.Lintroduzione del controllo di gestione nelle amministrazioni 6.I sistemi informativi 7.I casi di studio (I - Agenzia per le Entrate) lunedì 24 novembre 2003 8.I casi di studio (II - Centro Nazionale per linformatica nella P. A.) 9.Performance dei processi istituzionali (Tavola rotonda) - Conclusioni

3 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 3 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 3 Programmazione e controllo di gestione nelle amministrazioni pubbliche: metodi e sistemi informativi di supporto Michele Morciano Introduzione generale

4 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 4 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 4 La Pubblica Amministrazione in un regime di scarsità (I) Sistema monetario europeo Vincoli alla politica economica Trade-off tra generazioni Risorse non più illimitate

5 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 5 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 5 La Pubblica Amministrazione in un regime di scarsità (II) Federalismo Confronto con il sistema produttivo di mercato P.A. come organizzazione economica P.A. come creatrice di valore aggiunto

6 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 6 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 6 La misurabilità della Pubblica Amministrazione Efficacia, qualità ed efficienza - misurazione Misurazione delloperare (efficienza) della P.A. Misurazione degli effetti (efficacia) sui destinatari (società) La P.A. misurata al suo interno (efficienza - pcg) e al suo esterno (trasparenza-bilancio e efficacia-qualità)

7 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 7 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 7 Parliamo di PCG Il mercato e i processi allocativi Criteri contabili Metodi di analisi quantitativa Strumenti di marketing strategico Tecnologie dei processi produttivi / prodotti Normativa

8 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 8 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 8 PCG come cerniera tra risultati e rendicontazione (trasparenza) Misurazione della P.A. al suo interno - misurazione dei processi / risorse Misurazione sui destinatari (società) - misurazione dei risultati delle politiche Rendicontazione: il bilancio economico (integrato con i risultati delle politiche)

9 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 9 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 9 Società civile Effetti delle politiche Qualità Efficacia Amministrazione Controllo di gestione Efficienza Decisore politico Trasparenza Bilancio economico DSS Strategico PCG tra trasparenza e società

10 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 10 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 10 Aree critiche Strategia (Controllo strategico) Gestione (Controllo di gestione) Regolarità amministrativa (Controllo di regolarità) Qualità dei servizi pubblici (Efficacia) Sistemi informativi Progetto PCG

11 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 11 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 11 Sfera economica della P.A. e bilancio La sfera economica trova rispondenza nei criteri contabili e negli altri strumenti gestionali Privato e pubblico: contabilità generale e contabilità finanziaria Contabilità economica per la valutazione della P.A. Efficacia ed efficienza nella P.A.: necessità di nuovi strumenti contabili e gestionali

12 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 12 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 12 La contabilità generale La sfera privata delleconomia Limpresa come soggetto economico Tutela dellazionista e valutazione dellimpresa Criteri generali di valutazione delleconomicità: le garanzie I livelli di tutela: azionisti, amministratori, creditori, clienti

13 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 13 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 13 Passato, futuro e criteri contabili Limpresa e la sua dimensione temporale La valutazione oggettiva del patrimonio, dei profitti e delle perdite Criteri contabili a supporto della valutazione temporale dellimpresa

14 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 14 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 14 Contabilità generale e contabilità finanziaria Due contabilità - diverse tutele Contabilità generale e tutela dellazionista Dalla tutela dellazionista alla trasparenza amministrativa Riconciliare la contabilità finanziaria e quella economica

15 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 15 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 15 Il bilancio dello stato Da rendicontazione di voci di spesa a valutazione di economicità Valutazione dei costi per la valutazione delle politiche Valutazione dei prodotti per lattuazione delle politiche La valutazione delle politiche sta fuori dal bilancio e dallamministrazione

16 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 16 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 16 Economia, incertezza e risorse Allocazione delle risorse e incertezza Il mondo reale: lincertezza La gestione dellincertezza e i processi allocativi Ottimizzare i processi allocativi : metodi e strumenti di PCG Pubblica Amministrazione e PCG

17 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 17 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 17 Economia e pianificazione Pianificare - in una accezione economica - significa gestire i rischi connessi alla allocazione intertemporale delle risorse Pianificare significa scegliere - quindi implica la possibilità (rischio) di un errore La pianificazione riguarda il periodo corrente e i periodi futuri

18 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 18 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 18 Leconomia dei mercati concorrenziali Limpresa concorrenziale ottimizza luso delle risorse e il profitto nellambito di un mercato perfetto In un mercato perfetto cè conoscenza perfetta di tutti i parametri del contesto In un mercato perfettamente concorrenziale non cè la necessità di pianificare Lottimizzazione (intertemporale) delle risorse si risolve nel periodo corrente: non cè incertezza e non cè futuro

19 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 19 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 19 Lasimmetria informativa: un mercato imperfetto La dimensione temporale come asimmetria informativa La dimensione temporale come imperfezione del mercato Le condizioni di riferimento (scenario) non sono note Il futuro è un insieme di eventi il cui manifestarsi non è definibile con certezza Il futuro è un insieme di eventi a cui è associabile una probabilità

20 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 20 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 20 Futuro e pianificazione Asimmetria informativa: presente e futuro Futuro: una distribuzione di probabilità Pianificare: allocare risorse in base ad una asimmetria informativa Pianificare: gestire lincertezza (rischio) La pianificazione come gestione del rischio

21 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 21 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 21 Pubblica Amministrazione e incertezza Il rischio di fallimento dellimpresa Il rischio di fallimento nella P.A. Vincoli strutturali allindebitamento pubblico Inefficacia delle politiche Inefficienza dei processi / uso delle risorse Ciclo economico e entrate tributarie Il ciclo della politica

22 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 22 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 22 Gli obiettivi nel lungo periodo: le direttive strategiche Programma politico di riferimento Priorità istituzionali Direttive operative Prodotti / Processi / Risorse Integrazione lungo e breve periodo

23 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 23 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 23 La pianificazione strategica (II) Operare su: Funzioni e organizzazione (integrazione) Definizione dei processi (reingegnerizzazione) Prodotti / Risorse (sintesi) Sistema informativo (dati e applicazioni)

24 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 24 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 24 Società Misurazione Prodotti (Cofog) Dati statistici Qualità / Effetti Dati - micro Amministrazione Controllo strategico Controllo di gestione Raccordo dati micro - macro Decisore politico Bilancio economico DSS Scenari (Cofog) Dati - macro Correlazione tra funzioni e informazioni

25 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 25 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 25 Conoscere per decidere: mercato e stato Definire la strutture di informazioni (concettualmente simile a quella per le decisioni di investimento nel privato) Mercato: analisi della domanda e dellofferta P. A.: analisi della domanda e della offerta Domanda e offerta non sono la stessa cosa per mercato e P. A.: le norme sostituiscono il mercato

26 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 26 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 26 Conoscere per decidere: mercato e stato Mercato: Produttori, consumatori Processi di produzione e di vendita Prodotti e valori Stato: P. A., cittadini, imprese Procedimenti amministrativi Doveri e facoltà

27 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 27 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 27 Domanda e offerta nella P.A. Definire nella P.A. la domanda e lofferta significa: Rapportarsi alle norme che sovrintendono ai rapporti tra cittadini e imprese e P.A. Analizzare limpatto della regolamentazione Analizzare i procedimenti per allinearli agli obiettivi

28 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 28 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 28 Scambio di informazioni tra P.A. e cittadini Diritti e doveri sovrintendono agli scambi informativi tra P.A. e cittadini Scambi informativi descrivono diritti e doveri Scambi informativi descrivono procedimenti amministrativi

29 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 29 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 29 Il ciclo degli eventi: i cittadini Registrazione anagrafica Certificato di nascita Nascita Certificato Successione Certificato di matrimonio Adozione Divorzio Patente Acquisto auto Trasporti pubblici Ciclo vaccinazioni S.S.N. Medico ASL Ciclo scolastico Università Dichiarazione redditi Scuola Matrimonio Trasporti Fisco Salute Morte

30 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 30 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 30 Il ciclo degli eventi: le imprese Atto costitutivo Registrazione C. C. I. A. Costituzione Bancarotta Dismissioni Aumento di capitale Contributi investimenti Licenze Finanziamenti Contributi Brevetti Partita IVA Quotazione in borsa Fisco Espansione Import/Export Finanza R & D Liquidazione

31 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 31 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 31 Informazioni gestionali (sintesi) Le dimensioni dellinformazione (strategia) Contesto Prodotti Utenti Effetti Società civile Amministrazione Trasparenza Risultati Risorse Decisori Politici

32 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 32 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 32 Strategia & controllo di gestione Programma di governo Obiettivi prioritari Definizione budget Prodotti / società Risultati (utente/prodotto) Analisi scostamenti Analisi strategica Conseguenze operative Impatto sulla strategia

33 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 33 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 33 Strategia, informazioni e processi Focus prevalentemente sulla società (Ma integrazione con lamministrazione) Ciclo degli eventi Regolamentazione Innovazione di processo: il front office Approccio multicanale

34 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 34 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 34 Strumenti dellanalisi strategica Analisi quantitativa Analisi quantitativa, stime, simulazioni Ciclo degli eventi Marketing strategico / customer satisfaction Integrazione SISTAN Dati e sistemi operativi coerenti

35 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 35 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 35 Sistemi informativi integrati Struttura dei dati coerente con la classificazione del Bilancio dello stato e con la COFOG La COFOG (Classification of the functions of the Government) definisce 4 livelli: Divisioni / Gruppi / Classi / Missioni istituzionali Missione istituzionale / prodotto / beneficio

36 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 36 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 36 Il controllo strategico Ciclo del controllo strategico Obiettivi, misurazione, feed-back Simile al PCG ma su elementi di lungo periodo e per sintesi Intersezione amministrazione e società Coerenza di processi / prodotti

37 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 37 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 37 Il ciclo del controllo strategico Risultati Scostamenti Programma politico Priorità Misure correttive (Strategiche)

38 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 38 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 38 Strategia e controllo di gestione (I) Obiettivi strategici e operativi : coerenza Processi strategici e di controllo : organicità Obiettivi e processi : allineamento Sistemi informativi e basi di dati: organicità e condivisione Skill professionali : adeguatezza

39 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 39 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 39 Strategia e controllo di gestione (II) Integrare funzioni e organizzazione di strategia e di controllo di gestione Rendere organici e completi dati e applicazioni Rendere coerenti processi e risorse Rendere coerenti gli strumenti per la misurazione e la trasparenza (micro - macro)

40 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 40 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 40 Il ciclo di PCG Processi Risultati Scostamenti Budget Obiettivi Misure correttive (Gestionali)

41 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 41 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 41 PCG e la concorrenza allinterno dellimpresa Riprodurre il mercato allinterno dellimpresa per: Rendere competitivo luso delle risorse Misurare lefficacia delle politiche di prodotto Migliorare la redditività

42 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 42 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 42 PCG, concorrenza e Pubblica Amministrazione Simulare il mercato allinterno dellAmministrazione per: Rendere competitivo luso delle risorse Misurare lefficacia delle politiche pubbliche Assicurare la trasparenza

43 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 43 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 43 PCG e la cultura gestionale Non è un ufficio / tabulati / time reports E una prassi supportata da una metodologia E un insieme di attività tese alla ottimizzazione dei processi / prodotti E una cultura gestionale

44 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 44 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 44 Il controllo di gestione: gli strumenti della cultura aziendale Contabilità industriale - 1930/50 Centri di responsabilità / costo - 1960 ABC - 1970/80 Processi / Workflow - 1980/90 Balanced Scorecard - 1990

45 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 45 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 45 Prodotti Le dimensioni dellinformazione (Controllo di gestione) Risorse Processi Contesto Prodotti Utenti Effetti Società civile Amministrazione Trasparenza Risultati Risorse Decisori Politici

46 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 46 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 46 PCG: quali informazioni utilizza Mappatura aggiornata: Prodotti Processi Uso delle risorse Opera sulle correlazioni tra dati interni allamministrazione e dati esterni relativi a prodotto/utenti (non dati di scenario) Gestisce dati a supporto del cruscotto gestionale

47 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 47 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 47 PCG (I) Quello che non è: Una sottosezione dellufficio del personale Una sottosezione dellufficio amministrazione e bilancio Una sottosezione dellufficio di gabinetto Quello che non fa: Non produce né gestisce un DSS del personale Non produce né gestisce contabilità analitica

48 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 48 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 48 PCG (II) E organizzativamente e funzionalmente correlato con le strutture gestionali (processi) attraverso la condivisione dei dati elementari di base interni ed esterni allamministrazione Integra i dati a monte e a valle, allinterno e allesterno dellAmministrazione Definisce le funzionalità e lorganizzazione che consente lintegrazione Gestisce le tre dimensioni dei dati interni e le correlazioni con i dati esterni e ai fini della trasparenza Riporta le priorità strategiche agli obiettivi operativi

49 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 49 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 49 PCG (III) Assicura il monitoraggio della gestione Consente lutilizzo più razionale delle risorse Assicura lallineamento dei processi / prodotti / bisogni Assicura lintegrazione tra produzione e contabilità: centri di responsabilità, di costo e processi produttivi

50 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 50 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 50 Legittimità e controlli Il modello normativo o di legittimità Atti immateriali e convenzionalità Convenzionalità e frammentazione Frammentazione e singolo atto Singolo atto e irresponsabilità

51 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 51 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 51 Controlli e controlli Le conseguenze del controllo di legittimità Il bello della autolegittimazione Linvarianza della gestione Leconomicità perduta

52 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 52 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 52 Il progetto PCG (I) Un progetto di innovazione radicale (Business Process Reengineering) e non di mero miglioramento (Activity Based Management) Complessità normativa, funzionale, organizzativa, tecnologica Un progetto di integrazione di tutte le attività gestionali Un progetto dai rischi elevati

53 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 53 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 53 Il progetto PCG (III) Il ciclo di pianificazione strategica e di controllo di gestione rappresentano una funzione unica La loro suddivisione organizzativa deve massimizzarne lefficienza (in termini di risorse: dati e personale) e lefficacia (in termini di copertura di funzionalità) Operativamente deve esistere un rapporto stretto con i referenti politici e con i responsabili dei processi / prodotti

54 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 54 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 54 Il progetto PCG (II) Disegno integrato delle funzioni e dellorganizzazione Disegno integrato delle procedure operative Flussi informativi e sistemi

55 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 55 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 55 Obiettivi strategici Controllo di gestione Controllo di gestione Controllo strategico Obiettivi operativi Integrare strategia & controlli (I)

56 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 56 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 56 Integrare strategia & controlli (II) Classi di informazioni Scenari Budget Analisi di contesto Impatto della regolamentazione Produzione Società Customer satisfaction

57 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 57 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 57 sistema applicativo #1 (risorse umane) sistema applicativo #4 (bilancio) sistema applicativo #2 (ciclo acquisti) base dati integrata Il sistema informativo per la gestione sistema applicativo #3 (processo nn) sistema applicativo #n (processo nn) Risorse Processi Prodotti

58 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 58 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 58 Il sistema informativo integrato Risorse Processi Prodotti Amministrazione Requisiti Standards Prodotto Utente finale

59 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 59 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 59 RISORSA UMANA Informazioni e funzioni Dati anagrafici Ufficio Prodotto Stipendio Orario gestione personale contabilità finanziaria contabilità analitica Programmazione e controllo di gestione costi attività (per ciascuna attività) costi prodotti (per ciascun prodotto) costi centri di costo (per ciascun centro di costo) Strategia prodotti politica costi prodotti costo della politica risultati effetti della politica UTENTI Altre informazioni esterne

60 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 60 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 60 Avviare il cambiamento (I) E un investimento nel cambiamento (progetto di BPR) Disegnare organicamente funzioni e dati della sfera della gestione Derivarne gli aspetti organizzativi Lorganizzazione dei sistemi informativi

61 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 61 Roma, 28 ottobre 2003 Michele Morciano 61 Avviare il cambiamento (II) Disegnare organicamente funzioni e dati della sfera della gestione Sistema del personale Contabilità Sistemi operazionali Sistemi gestionali (strategia e controllo)