CNIPA 10 maggio 2006 1 Linee Guida per la Qualità delle Forniture ICT negli appalti pubblici Giacomo Massi Ufficio Monitoraggio e gestione progetti delle.

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1 CNIPA 10 maggio 2006 1 Linee Guida per la Qualità delle Forniture ICT negli appalti pubblici Giacomo Massi Ufficio Monitoraggio e gestione progetti delle Regioni e degli Enti Locali Presentazione delle Linee guida Governo dei Contratti ICT FORUM P.A. 2006 – Fiera di Roma, 10 maggio 2006

2 CNIPA 10 maggio 2006 2 Linee guida Struttura Logica Manuale operativo Governo dei contratti ICT Manuale duso Presentazione e utilizzo delle Linee Guida Manuale applicativo Strategie di acquisizione forniture ICT Manuale applicativo Appalto pubblico di forniture ICT Manuale operativo Dizionario delle forniture ICT Manuale applicativo Esempi di applicazione Manuale di riferimento Modelli per la qualità forniture ICT GovernoContrattoAppaltoStrategia

3 CNIPA 10 maggio 2006 3 Manuale 7 Gruppo di lavoro CNIPA CONSIP Le imprese associate a AITech/Assinform e Federcomin Istituto Italiano di Project Management (ISIPM) TenStep Italia - metodologia del project management afferente al Project management Institute (PMI) Pubblica Amministrazione GovernoContrattoAppaltoStrategia

4 CNIPA 10 maggio 2006 4 Non offrire un contributo scientifico innovativo Esistono già documentazioni specialistiche sulla gestione dei progetti : PMBOK (Project Management Body of Knowledge del PMI ) sui modelli per la Governance dell Information Technology : COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) o ITIL (IT Infrastructure Library). GovernoContrattoAppaltoStrategia Manuale 7 Obiettivo

5 CNIPA 10 maggio 2006 5 Nel manuale Modelli per la qualità delle forniture ICT, è stato inserito un capitolo dedicato ai modelli per la gestione dei contratti ICT. In particolare: Modello ISO : norme ISO1006 sul project management Modello PMI : manuale PB Book (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute (PMI) Modello CNIPA : circolari CNIPA (ex AIPA) in tema di monitoraggio ai sensi del D.Lgs. 39/1993 GovernoContrattoAppaltoStrategia Manuale 7 Obiettivo

6 CNIPA 10 maggio 2006 6 Fornire informazioni operative utili per un efficace governo dei contratti ICT per : la realizzazione di progetti lerogazione di servizi poter mantenere il controllo, nel periodo di validità, di tutti gli elementi che caratterizzano una fornitura disporre degli strumenti necessari per intervenire nei casi in cui si rilevino situazioni difformi da quelle attese Lazione di governo del contratto deve garantire un rapporto paritetico tra amministrazione cliente e fornitore GovernoContrattoAppaltoStrategia Manuale 7 Obiettivo

7 CNIPA 10 maggio 2006 7 Nel Manuale sono trattate separatamente le attività di governo per la realizzazione dei progetti erogazione dei servizi sono diversi i criteri di controllo, la gestione dei rischi e linterazione Amministrazione-Fornitore. GovernoContrattoAppaltoStrategia Manuale 7 Dicotomie Manuale Governo dei contratti ICT

8 CNIPA 10 maggio 2006 8 Sono trattate separatamente le attività di competenza del Fornitore dellAmministrazione per indicare in modo esplicito ruoli e responsabilità delle parti nel governo di un contratto GovernoContrattoAppaltoStrategia Manuale 7 Dicotomie Manuale Governo dei contratti ICT

9 CNIPA 10 maggio 2006 9 Manuale 7 Organizzazione del Manuale Oltre alla descrizione delle varie attività di governo e di competenza, il Manuale contiene una sezione che riporta degli indici commentati relativi ai principali documenti tipicamente utilizzati per il controllo della fornitura o per la comunicazione tra le parti piano di progetto, piano di qualità, piano gestione rischi, gestione cambiamento, SAL, verbali di verifica ispettiva, verbale di collaudo, livelli si servizio rilevati, … GovernoContrattoAppaltoStrategia Manuale Governo dei contratti ICT

10 CNIPA 10 maggio 2006 10 Manuale 7 Approccio Didattico Per mantenere un approccio didattico si è fatta una assunzione semplificatrice rapporto biunivoco (uno a uno) tra progetto e contratto Si è però ritenuto utile rappresentare gli aspetti specifici che occorre governare nellesecuzione di più contratti affidati a più fornitori in quanto, in questi casi, lAmministrazione, oltre a svolgere una più attenta attività di controllo, ha il compito di coordinare lazione dei diversi fornitori GovernoContrattoAppaltoStrategia

11 CNIPA 10 maggio 2006 11 Manuale 7 Governare Governare il contratto significa per lAmministrazione attuare unattenta azione di direzione Lavori (project management) effettuare il monitoraggio continuo dei servizi (livelli di servizio) erogati dal Fornitore valutare periodicamente il livello di soddisfazione degli utenti finali dei servizi (customer satisfaction) Tutto ciò facilita la valutazione preventiva di possibili elementi di rischio, il rispetto dei tempi e dei costi previsti, il mantenimento dei livelli di servizio ed il raggiungimento degli obiettivi stabiliti GovernoContrattoAppaltoStrategia

12 CNIPA 10 maggio 2006 12 Manuale 7 Governare Occorre fare riferimento nel governo di un contratto All oggetto della fornitura (bene o servizio) profilo di qualità richiesto per un bene, ai suoi requisiti tecnici e funzionali contrattualmente stabiliti livelli di servizio fissati contrattualmente e misurati da specifici indicatori di qualità Alla modalità con cui la fornitura viene realizzata tempi di realizzazione e consegna (stati di avanzamento) qualità dei processi produttivi gestione dei rischi GovernoContrattoAppaltoStrategia

13 CNIPA 10 maggio 2006 13 Manuale 7 Amministrazione Attività di interlocuzione con il Responsabile del contratto (Fornitore) Definizione degli obiettivi contrattuali Pianificazione e controllo di tempi, costi, risorse Verifica della pianificazione di dettaglio Verifica della disponibilità della documentazione (deliverables contrattuali) Verifica delleffettiva erogazione dei servizi e dei prodotti Valutazione dello stato di avanzamento dei lavori (SAL) GovernoContrattoAppaltoStrategia

14 CNIPA 10 maggio 2006 14 Manuale 7 Amministrazione Analisi degli scostamenti rispetto ad obiettivi, tempi, costi e utilizzazione di risorse (se contrattualmente previsto) Gestione delle eventuali varianti in corso d'opera Gestione dei rischi che potrebbero presentarsi durante lo svolgimento delle attività Controllo degli adempimenti e dei livelli di qualità contrattualmente previsti mediante la verifica dell'accuratezza e della validità delle misure prodotte dal Fornitore GovernoContrattoAppaltoStrategia

15 CNIPA 10 maggio 2006 15 Manuale 7 Amministrazione Valutazione della soddisfazione degli utenti finali interni e/o esterni all'Amministrazione relativamente a beni e servizi contrattualmente dovuti Gestione delle eventuali non conformità rispetto alle prestazioni previste nel contratto (costi, tempi, quantità e qualità di prodotti e servizi) attraverso lidentificazione delle cause della non conformità che può richiedere l'accesso ai processi produttivi messi in atto dal Fornitore Approvazione delle fatturazioni del Fornitore e Gestione di eventuali penalizzazioni GovernoContrattoAppaltoStrategia

16 CNIPA 10 maggio 2006 16 Manuale 7 Fornitore Supportare lAmministrazione assicurando ladeguata capacità di governo del contratto comprende le stesse funzioni trattate in relazione allattività di Direzione Lavori della PA, ma riferite a quanto di pertinenza del Fornitore Gestire e consuntivare le attività Rendere disponibile la documentazione e la pianificazione di dettaglio Valutare lo stato di avanzamento dei lavori Verificare l'effettiva erogazione di servizi e dei prodotti, GovernoContrattoAppaltoStrategia

17 CNIPA 10 maggio 2006 17 Manuale 7 Fornitore Analizzare gli scostamenti rispetto ad obiettivi, tempi, costi e utilizzazione di risorse Proporre le eventuali varianti in corso d'opera Monitorare gli adempimenti e i livelli di qualità contrattualmente previsti Gestire le eventuali non conformità rispetto alle prestazioni previste nel contratto (costi, tempi, quantità e qualità di prodotti e servizi) Fornire assistenza al collaudo GovernoContrattoAppaltoStrategia

18 CNIPA 10 maggio 2006 18 PROGETTI – SERVIZI FORNITORE – AMMINISTRAZIONE nel Governo dei Contratti ICT

19 CNIPA 10 maggio 2006 19 Manuale 7 Progetti Fornitore Pianificare il progetto - Piano di progetto Realizzare il piano di qualità Misurare il SAL Amministrazione Controllare la pianificazione e il SAL Gestire la comunicazione Gestire i rischi Gestire il cambiamento Gestire lavvicendamento contrattuale Verificare gli oggetti della fornitura Fatturare le attività progettuali GovernoContrattoAppaltoStrategia

20 CNIPA 10 maggio 2006 20 Manuale 7 Servizi Fornitore Predisporre il Piano di qualità Erogare il servizio Informare sul servizio - Erogare il servizio - Gestire il disservizio Monitorare il servizio Rilevare e rendicontare i livelli del servizio Amministrazione Controllare gli adempimenti contrattuali Controllare ladeguatezza dei livelli di servizio richiesti Gestire i pagamenti Gestire la chiusura del contratto (cambio di fornitore) GovernoContrattoAppaltoStrategia