Comune di REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 1 L ORDINATIVO INFORMATICO.

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1 Comune di REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 1 L ORDINATIVO INFORMATICO

2 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 2 Il quadro normativo Il quadro normativo Obiettivi Obiettivi Atti preliminari Atti preliminari I rapporti con il Tesoriere I rapporti con il Tesoriere L operatività L operatività

3 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 3 La terminologia Il mandato informatico è una disposizione di pagamento emessa in forma elettronica autenticata dalla firma digitale e dotata di validità legale. Il mandato informatico è una disposizione di pagamento emessa in forma elettronica autenticata dalla firma digitale e dotata di validità legale. La firma digitale sostituisce la tradizionale firma apposta sulla carta. La sua funzione è quella di attestare la validità e la paternità del documento. La firma digitale sostituisce la tradizionale firma apposta sulla carta. La sua funzione è quella di attestare la validità e la paternità del documento.

4 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 4 Tutto il personale che opera sugli ordinativi è dotato di smart card che è un dispositivo dotato di un processore che contiene una chiave pubblica e una chiave privata ai fini della sicurezza della firma la chiave pubblica è la componente della coppia di chiavi riconosciuta allesterno con la quale il Tesoriere verifica la firma digitale del titolare. la chiave privata è la componente della coppia di chiavi conservata solo allinterno del dispositivo del soggetto titolare, mediante la quale si appone la firma digitale sul documento informatico.

5 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 5 Il titolare della smart card viene riconosciuto dal sistema mediante il certificato digitale che contiene l'identificativo del soggetto, la sua chiave pubblica e la validità temporale del certificato stesso. Il legame tra la persona fisica e la firma è garantito dall Autorità di Certificazione autorizzata.

6 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 6 Principali norme di riferimento Dpr 20-apr-94, n.367 Regolamento recante semplificazione e accelerazione delle procedure di spesa e contabili Art. 2 consente di sostituire atti e documenti cartacei relativi a procedure di spesa con evidenze informatiche Art. 2 consente di sostituire atti e documenti cartacei relativi a procedure di spesa con evidenze informatiche

7 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 7 DPR 445/2000 T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa DPR 445/2000 T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Dlgs 10/2002 attuazione direttiva CEE per le firme elettroniche, in attuazione DLgs 10 è stato pubblicato G.U. 27/4/04 DPCM 30/10/03 Regole tecniche per lutilizzo della firma digitale Dlgs 10/2002 attuazione direttiva CEE per le firme elettroniche, in attuazione DLgs 10 è stato pubblicato G.U. 27/4/04 DPCM 30/10/03 Regole tecniche per lutilizzo della firma digitale Protocollo Abi Banca Italia 23/12/2003 per lemissione del mandato informatico: Standard comportamentali per linteroperabilità dei soggetti coinvolti Protocollo Abi Banca Italia 23/12/2003 per lemissione del mandato informatico: Standard comportamentali per linteroperabilità dei soggetti coinvolti

8 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 8 Art.1 comma 80 Legge Finanziaria 2005 modifica larticolo 213 del Tuel, prevedendo la possibilità di usare gli ordinativi di pagamento e di riscossione informatici in sostituzione di quelli cartacei; prevede inoltre che la convenzione di tesoreria possa prevedere la possibilità che, oltre ai pagamenti allo sportello, vengano utilizzate anche le modalità offerte dai servizi elettronici di incasso e di pagamento interbancari

9 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 9 Condizioni favorevoli: Condizioni favorevoli: decisione condivisa dei due soggetti interessati Comune e Tesoriere decisione condivisa dei due soggetti interessati Comune e Tesoriere infrastruttura tecnologica adeguata infrastruttura tecnologica adeguata Team di progetto formato da persone fortemente orientate al cambiamento (informatici, servizio finanziario, addetti al servizio di Tesoreria ) Team di progetto formato da persone fortemente orientate al cambiamento (informatici, servizio finanziario, addetti al servizio di Tesoreria ) semplicità di struttura del Documento informatico e della procedura di gestione semplicità di struttura del Documento informatico e della procedura di gestione

10 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 10 Le criticità Abitudini consolidate degli utenti e resistenze al cambiamento organizzativo eliminazione totale del supporto cartaceo e sensazione di insicurezza nei controlli Impatto organizzativo trasversale allintero servizio Archiviazione documenti allegati agli ordinativi Conciliazione della esigenza di trasmettere al Tesoriere allegati cartacei al documento informatico

11 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 11 OBIETTIVI –Migliorare lefficienza della gestione eliminando la gestione di documenti cartacei e le procedure connesse alla loro trasmissione tra Comune e Tesoriere –Accelerare i pagamenti e le riscossioni –Maggiore efficacia del controllo a monte sui processi di spesa e riduzione degli errori nella formazione del mandato –Semplificazione dei controlli sui ritorni del Tesoriere e implementazione automatica della situazione degli ordinativi, giornale di cassa costantemente in linea –Conservazione documentale e consultazione storica interattiva delliter di ciascun mandato

12 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 12 ATTI PRELIMINARI Obiettivo di Peg e attivazione gruppo di progetto per lo studio di fattibilità Ricerca di mercato della soluzione tecnologica da adottare Modifica regolamento di contabilità per introdurre le disposizioni per lemissione di ordinativi informatici Affidamento a società esterna delle procedure connesse alla gestione del mandato informatico e al servizio di archiviazione dei documenti tramite espletamento di gara pubblica Capitolato di gara per laffidamento del servizio di tesoreria con precise specifiche tecniche per la gestione degli ordinativi informatici

13 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 13 Clausole specifiche da inserire nel contratto di tesoreria registrazione del personale per il rilascio delle smart cards per la firma digitale tramite Società autorizzata a svolgere la funzione di Ufficio di certificazione Definizione di tutti gli aspetti organizzativi, procedurali,informatici tra Comune e Tesoriere e sottoscrizione del protocollo dinterscambio per lesecuzione degli ordinativi informatici Atti preliminari

14 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 14 Procedure Acquisizione sistema di interscambio dati da e per la procedura contabile gestionale del Comune Creazione del sistema che consenta l interscambio con la procedura contabile del Tesoriere Sistema di sicurezza per lattivazione e lutilizzo della firma digitale per la sottoscrizione dei documenti informatici Modifiche alla procedura contabile dellEnte per una migliore funzionalità dei sistemi

15 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 15 Funzionalità della procedura acquisizione dei mandati di pagamento dal gestionale dellEnte e conversione in un formato standardizzato visualizzazione dei mandati con dettaglio di tutte le informazioni immesse nel gestionale

16 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 16 selezione dei mandati da esaminare per il visto e per la firma con opzioni diverse (per operatore,per addetto al controllo, per beneficiari,per data, per capitolo, ecc.) Possibilità di sospendere, bloccare, annullare i mandati in ciascuna fase del controllo e restituzione al sistema contabile Inclusione di più mandati in un pacchetto per la firma digitale,firma dellintero pacchetto di mandati e inoltro al tesoriere

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18 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 18

19 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 19 Iter del mandato

20 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 20 Poiché il mandato informatico non è solo linvio di un flusso con lutilizzo della firma digitale, ma è un insieme di regole che impegnano i due soggetti interessati a operare in forme predeterminate in tutti i rapporti di interscambio stabiliti dalle norme sulla gestione di tesoreria occorre definire caratteristiche tecniche degli scambi, tempi e modalità del rispettivo operare Poiché il mandato informatico non è solo linvio di un flusso con lutilizzo della firma digitale, ma è un insieme di regole che impegnano i due soggetti interessati a operare in forme predeterminate in tutti i rapporti di interscambio stabiliti dalle norme sulla gestione di tesoreria occorre definire caratteristiche tecniche degli scambi, tempi e modalità del rispettivo operare La comunicazione col Tesoriere

21 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 21 Il protocollo di interscambio tra Comune e Tesoriere regola i rapporti e stabilisce: la natura dei messaggi che vengono scambiati e come devono essere strutturati a quale trattamento devono essere sottoposti come viene garantita la sicurezza come viene monitorato il flusso e come intervenire a fronte di problemi i tempi di invio e i tempi e le modalità di risposta

22 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 22 la modalità di firma dei mandati per pacchetto e non singolarmente i messaggi obbligatori ed opzionali (note di evidenza,bollo,commissioni ) La struttura delle disposizioni di pagamento, il blocco, lannullo,la rettifica e la sostituzione la gestione delle anomalie

23 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 23 La struttura dei messaggi di ritorno di avvenuta ricezione, di non corretta ricezione che si sostanziano: nella ricevuta di servizio sul flusso trasmesso nella ricevuta applicativa di esecuzione o meno del singolo pagamento le specifiche di sicurezza (autenticità, integrità e confidenzialità) i controlli formali e di merito

24 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 24 L0PERATIVITA IN CORSO DI ESERCIZIO Chiusura straordinaria di cassa con commutazione in assegni di tutti i mandati non pagati Verifica straordinaria di cassa del collegio dei revisori Riorganizzazione delle procedure interne e delle funzioni degli operatori Definizione di manuale operativo per la gestione delle criticità: modalità inserimento fornitori nellanagrafica, procedure di annullo, blocco ecc.,casistiche particolari di gestione campo note ecc. Modalità di esercizio del controllo da parte dei vistatori e dei firmatari

25 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 25 PROBLEMATICHE AFFRONTATE REVISIONE ANAGRAFICA FORNITORI E DEBITORI GESTIONE BOLLO GESTIONE COMMISSIONI BANCARIE MODALITA DI PAGAMENTO CON GIROFONDI EMISSIONE MANDATI PLURIMI MANDATI A COPERTURA

26 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 26 PROBLEMATICHE AFFRONTATE GESTIONE CAUSALE GESTIONE CAMPO NOTE CESSIONE DI CREDITO E DELEGA AL PAGAMENTO (QUIETANZANTE DIVERSO DAL BENEFICIARIO)

27 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 27 TEMPI DI ATTIVAZIONE: operativa dal gennaio 2005 Gruppo di lavoro per le problematiche specifiche delle reversali Impostazione analoga al mandato LA REVERSALE INFORMATICA

28 COMUNE DI REGGIO EMILIA SERVIZIO FINANZIARIO 28 CARATTERISTICHE DELLA REVERSALE INFORMATICA REVERSALE A COPERTURA: identificata con specifico codice REVERSALE ASSOCIATA A MANDATO : identificata con altro codice trasmessa al tesoriere anticipatamente o almeno contestualmente ai mandati ai quali è associata Il controllo è posto sul mandato che non ne permette la firma se la reversale ad esso associata non è già stata firmata e trasmessa