Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 1 Gestione delle Imprese Informatiche Lezione 8 Padova, 18 febbraio 2009 Stefano Guida.

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1 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 1 Gestione delle Imprese Informatiche Lezione 8 Padova, 18 febbraio 2009 Stefano Guida

2 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 2 La gestione di progetto

3 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 3 Gestione di progetto - definizione Gestione di unattività complessa unica e di durata determinata rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione di risorse differenziate con vincoli interdipendenti di: 1)Tempi 2)Costi 3)Qualità

4 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 4 Elementi di un progetto PERSONE TECNICA COORDINAMENTO Risorse Vincoli Pianificazione e controllo

5 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 5 Obiettivi della gestione di progetto Dare in ogni momento una visione complessiva e realistica del progetto Responsabilizzare le varie unità di progetto su obiettivi specifici Evidenziare situazioni critiche Elaborare situazioni di what if per valutare situazioni alternative Dare evidenza delle fasi future del progetto e delle attività per portarlo a termine Assicurare coerenza fra obiettivi parziali assegnati alle unità di progetto e gli obiettivi generali del progetto medesimo

6 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 6 Lincertezza come contesto I progetti si svolgono solitamente in un contesto incerto dal momento che si propongono di sviluppare nuovi prodotti, di cambiare una certa situazione, di costruire qualcosa di noto in un ambiente mutevole. Lincertezza è dovuta: Alla complessità (un progetto si compone di molte variabili in connessione tra loro) Alla condivisione di obiettivi tra diversi soggetti Alla novità (spesso si opera in carenza di conoscenze) Alla variabilità delle condizioni nel tempo Questi fattori di incertezza rendono indispensabile unattività permanente di pianificazione e controllo

7 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 7 Alcuni esempi di progetto Sviluppo di un nuovo software Sviluppo di una campagna pubblicitaria Cambiamento organizzativo in azienda Costruzione di una nave Il progetto Apollo

8 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 8 Le fasi della gestione di progetto 1. Impostazione del progetto Definizione obiettivi Struttura organizzativa Analisi rischi 2. Pianificazione Struttura e tempi Assegnazione compiti e responsabilità Stima impegno risorse Stima economica 3. Coordinamento e controllo Controllo costi Stato avanzamento lavori ripianificazione

9 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 9 Impostazione di progetto - Obiettivi Obiettivi primari Prodotto/servizio da realizzare A quali costi In quanto tempo Con quale qualità Caratteristiche degli obiettivi primari Chiari – descrizione non ambigua Misurabili – metrica di misurazione e misura target Realistici – dati risorse, costi e tempi gli obiettivi devono essere realizzabili

10 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 10 Impostazione di progetto – Struttura organizzativa Per funzione – No struttura dedicata. Ogni funzione dellazienda/ente gestisce parte del progetto – Progetti semplici che richiedono elevata specializzazione del personale Per progetto – Struttura dedicata con risorse dedicate – progetti complessi molto grandi A matrice – Il progetto è una struttura che prende a prestito temporaneamente risorse dalla organizzazione stabile dellazienda/ente – Progetti di media complessità

11 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 11 Impostazione di progetto – Gestione dei rischi Possibili rischi: Stime di tempi e costi irrealistici Skill del personale non adeguato Attività svolte da gruppi diversi di lavoro o da esterni allazienda senza adeguato coordinamento Per affrontare i rischi occorre: 1.Classificarli in base allimpatto sullintero progetto 2.Attivare meccanismi di monitoraggio dei rischi in modo continuativo 3.Elaborare scenari alternativi in caso il rischio si renda effettivo

12 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 12 Pianificazione – Struttura e tempi Occorre prima di tutto scomporre il progetto in attività elementari in modo che sia più semplice analizzare i compiti da assegnare alle persone, stimare i costi ed individuare i tempi necessari Si parla allora di: Work Breakdown Structure

13 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 13 Pianificazione – Struttura e tempi - WBS E uno strumento (grafico) che permette di rappresentare la scomposizione del progetto in attività complesse, a loro volta scomposte in attività più semplici, e così via fino al raggiungimento di un livello di dettaglio soddisfacente Criteri possibili di scomposizione sono: 1.Temporale: fasi del progetto 2.Funzionale: scomposizione in moduli 3.Tipo di lavoro: scomposizione per competenze professionali

14 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 14 Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q4Q1Q2Q3Q4Q1 20082009201020112012 Q1Q2 2013 Contract Changes Minor Changes Design MSA + 3 Catalogue Global Delivery Existing ContractTwo year extension Sign contract extension Global Delivery Model Minor Changes Design Global services offering Global delivery model Multi-supplier Service Management Workshops Design Retained services Outsourced services Infrastructure Business Platform Management Manual workarounds Design SAP reengineering Apps monitoring Global Email operations SPOC business office Service Desk in Multi-supplier environment Migrate to new tools Design Knowledge base Integration with other suppliers Green Data Centre Build business plan Consultancy Operate global email service Operate Integrator services Operate BPM service EDS\dwalton\Greenfield\Greenfield Transformation Flightplan v0a 18-Jul-2008.ppt Esempio WBS

15 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 15 Pianificazione – Struttura e tempi - PERT Una volta individuata la WBS è importante individuare le relazioni causa effetto tra le diverse attività di progetto. Per fare questo una possibilità è quella di usare il diagramma PERT (Program Evaluation and Review Technique) che descrive in modo grafico le relazioni che intercorrono tra le diverse attività di progetto in termini di: 1. relazioni causa-effetto 2. precedenza logica 3. successione temporale

16 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 16 Pianificazione – Struttura e tempi - GANTT Il diagramma di GANTT (dal nome dello studioso che utilizzò per primo questo metodo) rappresenta il processo produttivo/progetto utilizzando delle barre temporali Aiuta a definire il calendario delle attività

17 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 17 Pianificazione – Struttura e tempi - GANTT

18 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 18 Pianificazione – Struttura e tempi - Milestone Allinterno del progetto possono essere definite delle Milestone che sono dei punti di arrivo particolarmente importanti e rappresentano eventi importanti e significativi. Una milestone solitamente è: 1. Specifica(Specific) 2. Misurabile(Measurable) 3. Condivisa(Accepted) 4. Significativa (Relevant) 5. Tempificata(Time-bound)

19 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 19 Pianificazione - Assegnazione compiti e responsabilità Individuate la struttura del progetto, le relazioni tra le fasi e i tempi occorre assegnare ruoli e responsabilità. Si individuano i Work package (unità elementari) che prevedono: Un responsabile (Owner) Un prodotto finale (Deliverable) Matrice compiti/responsabilità

20 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 20 Pianificazione – Stima impiego risorse Per ogni work package è bene stimare il numero di risorse dedicate a tale compito e le ore che ciascuna risorsa deve dedicare a tale compito. Incrociando GANTT e matrice compiti/responsabilità si può elaborare il diagramma di carico che traccia il livello di impiego di una risorsa nel tempo.

21 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 21 Pianificazione – Stima economica Il dettaglio dellimpiego delle risorse fornisce il costo in termini di giorni/uomo Si stimano eventuali costi di viaggio Si stimano eventuali costi esterni (forniture, consulenze, oneri finanziari, tasse,…) Si definisce un costo per attività in ogni periodo del progetto

22 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 22 Pianificazione – Stima economica

23 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 23 Coordinamento e controllo – Controllo costi E necessario predisporre dei meccanismi/strumenti di rilevazione dei costi in corso dopera: 1. Rilevazione ore lavorate 2. Rilevazione altri costi diretti (viaggi, costi esterni,…) 3. Metodo per allocazione dei costi indiretti (spazi, overhead,…)

24 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 24 Coordinamento e controllo – Stato avanzamento lavori Uno dei metodi per misurare lo stato avanzamento lavori è quello dellavanzamento ponderato: Avanz Pond= Costo attività X Percent avanz Se questa rilevazione viene fatta periodicamente si può confrontare con la curva dei costi prevista e valutare il ritardo/anticipo di progetto

25 Gestione delle Imprese Informatiche - Lezione 8 25 Coordinamento e controllo – Ripianificazione E necessario verificare continuamente landamento dei costi e lo stato avanzamento lavori per pianificare/ripianificare i costi e i tempi a finire: 1. Rilevazioni periodiche 2. Processi di consuntivazione e ripianificazione definiti 3. Strumenti di rilevazione e ripianificazione definiti a priori 4. Chiare assegnazioni di ruolo per i compiti di controllo (program office)