Dalla carta ai bit – La digitalizzazione dei flussi documentali

Dalla carta ai bit – La digitalizzazione dei flussi documentali
Knowledge management Diffusione del sapere aziendale Informazioni: Corrette ed aggiornate; Tempestive; Efficienti ed integre; Chiare; Autentiche; Predisposte in modo utile; Logicamente accessibili tramite funzioni di ricerca Facilmente modificabili da chi è autorizzato; Protette; Disponibili nel tempo per chi è autorizzato a visionarle ed a condividerle.

Ciclo amministrativo Analisi dei costi Cartaceo Digitale Emissione HW, SW, carta, data Entry, check data entry Firma digitale HW, SW, data entry Spedizione Buste, bolli, affrancare, spedire Posta Certificata HW, SW, Canone posta Conservazione Archiviazione, ricerca, classificazione, copie, spazio,distruzione Conservazione sostitutiva -Protocollo HW, SW, pubblico ufficiale, data entry Incassi Gestione incassi, Check e riconciliazione, solleciti, data entry Sistema ERP/Sistema Gestione flussi HW, SW, Check Data Entry Contenzioso Chiarimenti Difformità, spiegazioni, nuovi invii, Errori non risolti, costi legali Firma digitale, marca temporale – Ricevute PEC - Prove HW, SW, Costi legali Finanza Non immediato controllo.

Risparmi nell’archiviazione ottica (ricerca Unioncamere) Fino a documenti < 1.000,00 € (risparmio di 0,05 € a doc. formato da 2 pag.) Da a doc. < 7.500,00 € (risparmio di 0,15 € a doc. formato da 2 pag.) Da doc < ,00 € (risparmio di 0,20 € a doc. formato da 2 pag.) Da doc < ,00 € (risparmio di 0,50 € a doc. formato da 2 pag.)

Documento informatico Firma Digitale Creazione del documento – Integrità, confidenzialità – Paternità del documento Marca Temporale – Riferimento Temporale Data certa – Opponibilità a terzi Protocollo Informatico Acquisizione del documento nell’organizzazione – Ciclo Attivo/Passivo Posta elettronica Certificata Trasmissione del documento Conservazione ottica sostitutiva Conservazione nel tempo

Le norme di riferimento Firma Digitale T.U. n. 445/2000 – Codice Amministrazione Digitale (D.L.vo n. 82/2005) – D.P.C.M. 13 gennaio 2004 Marca Temporale – Riferimento Temporale Protocollo Informatico T.U. n. 445/2000 – Codice Amministrazione Digitale (D.L.vo n. 82/2005) – Circolare AIPA/CR n. 31/2001 – Circolare AIPA/CR n. 28/2001 Posta elettronica Certificata T.U. n. 445/2000 – Codice Amministrazione Digitale (D.L.vo n. 82/2005) – D.P.R. n. 68/2005 – D.M Conservazione ottica sostitutiva T.U. n. 445/2000 – Codice Amministrazione Digitale (D.L.vo n. 82/2005) – Circ. Cnipa n. 11/2004 – D.M

Le Categorie di documenti
Categorie Civilistiche (cod. civ): Prove costituite e prove costituende Piena prova fino a a querela di falso (2700 – 2702) Piena prova (2712) Prova (2214) Indizio (2724) Forma Atto Pubblico (2699) Scrittura privata autenticata (2703) Scrittura Privata (2702) Telegramma (2705) Carte e registri domestici (2707) Scritture contabili (2214 – 2709, 2710) Riproduzioni meccaniche/informatiche (2712) Copie (2714 – 2719)

Categorie Tributarie (D.M ): Contenuto: qualsiasi documento in cui sono rappresentati in modi informatico atti, fatti o dati con valenza giuridica e fiscale rilevante. Tipologie ( ): Libro giornale; Libro inventari; Altre scritture richieste da natura e dimensioni impresa; Lettere e telegrammi ricevuti e spediti; Fatture ricevute ed emesse; Registri IVA Libro cespiti ammortizzabili; Scritture di magazzino; Telefax ed ; Contratti e atti societari Ricevute fiscali; Estratti conto; Mastrini di stato e avanzamento lavori

Categorie per conservazione ed emissione Delibera CNIPA n. 11/ Cod. Amm. Dig. - D.M * Documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti, creato con un processo di elaborazione elettronica che forma valori binari. Documento analogico: documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta, come le immagini su film, come la magnetizzazione su nastro. Si distingue in documento originale e copia Documento analogico originale: documento analogico che può essere unico o non unico. Documento analogico originale NON Unico: documento per cui è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi * Non per documenti doganali, accise, imposta consumo ed Agenzia Dogane

Caratteristiche del documento rilevante a fini tributari (D.M ) Garanzia immodificabilità (privi di codici eseguibili o macroistruzioni) – questo anche per il D.P.C.M Firma digitale e riferimento temporale (marca temporale) Esibizione garantita per leggibilità del supporto e disponibili in formato cartaceo Garantita leggibilità nel tempo e ordine cronologico Funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni (semplici o in associazione)

Archiviazione e conservazione ottica
Delibera CNIPA n. 11/2004 – D.M – C.A.D. Archiviazione elettronica “Processo di memorizzazione, su un qualsiasi supporto idoneo, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all’eventuale processo di conservazione” (art. 1, lett. g) delib. CNIPA n. 11/2004) Art. 2, 2° comma: per l’archiviazione elettronica non sussistono gli obblighi di cui alla delibera CNIPA n. 11/2004 Conservazione sostitutiva “Processo effettuato secondo quanto previsto agli artt. 3 e 4 della delibera CNIPA n. 11/2004” Supporti ottici Mezzo fisico che consente la memorizzazione di documenti informatici mediante l’impiego di tecnologia laser (dischi ottici, magneto ottici, DVD) *Altri supporti di memorizzazione (art. 8) Qualsiasi supporto idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

Delibera CNIPA n. 11/2004 – D.M – C.A.D. Responsabile della conservazione (art. 5) Compiti: Definisce caratteristiche e requisiti del sistema Organizza il contenuto dei supporti ottici Gestisce le procedure di sicurezza e tracciabilità Consente l’esibizione Archivia e rende disponibili, per ogni supporto di memorizzazione: Descrizione del contenuto dell’insieme dei documenti Estremi identificativi del responsabile Estremi identificativi delle persone delegate Indicazione delle copie di sicurezza Mantiene archivio dei software dei programmi in gestione Verifica funzionalità del sistema e dei programmi in gestione Adotta misure di sicurezza logica e fisica del sistema e delle copie di sicurezza Richiede la presenza del pubblico ufficiale Definisce e documenta le misure di sicurezza da rispettare per il riferimento temporale Verifica periodicamente, almeno ogni 5 anni, la leggibilità dei documenti conservati Provvede se necessario al riversamento diretto o sostitutivo

Delibera CNIPA n. 11/2004 – D.M – C.A.D. Responsabile della conservazione (art. 5) art. 5, 2° comma: DELEGA, in tutto o in parte, delle proprie attività a soggetti che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni delegate; Art. 5, 3° comma: AFFIDAMENTO del procedimento di conservazione, in tutto o in parte, a soggetti terzi (pubblici o privati)

Delibera CNIPA n. 11/2004 – D.M – C.A.D. PUBBLICO UFFICIALE art. 1, 1° lett. g): notaio; Art. 5, 4° comma: nella Pubblica Amministrazione: dirigente dell’ufficio responsabile della conservazione dei documenti o altri soggetti da questi formalmente designati, salvo le ipotesi di riversamento sostitutivo e di conservazione di documenti analogici unici e di riversamento sostitutivo degli stessi per cui si richiede intervento di un soggetto diverso della stessa amministrazione

Conservazione sostitutiva di documenti informatici (art. 3) 1) Memorizzazione su supporti ottici 2) Apposizione, sull’insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell’insieme - Firma digitale - Riferimento temporale Da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Il quale attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione

Conservazione sostitutiva di documenti analogici (art. 4, 1° comma) DOCUMENTI ORIGINALI ANALOGICI NON UNICI 1) Memorizzazione su supporti ottici 2) Apposizione, sull’insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell’insieme - Firma digitale - Riferimento temporale Da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Il quale attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione

Conservazione sostitutiva di documenti analogici (art. 4, 2° comma) DOCUMENTI ORIGINALI ANALOGICI UNICI 1) Memorizzazione su altri supporti ottici 2) Apposizione, sull’insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell’insieme - Firma digitale - Riferimento temporale Da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Il quale attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione 3) Apposizione, sull’insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell’insieme Da parte del PUBBLICO UFFICIALE Il quale attesta la conformità del documento memorizzato con originale

Riversamento Riversamento diretto: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, NON alterando la loro rappresentazione informatica Non vi sono particolari modalità 2) Riversamento sostitutivo: processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la loro rappresentazione informatica. Art. 3, 2° comma – Art. 4, 4° comma

Riversamento sostitutivo di documenti informatici (art. 3, 2°) 1) Memorizzazione su altri supporti ottici 2) Apposizione, sull’insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell’insieme - Firma digitale - Riferimento temporale Da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Il quale attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione 3) In caso di documenti informatici sottoscritti digitalmente Apposizione, sull’insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell’insieme Da parte del PUBBLICO UFFICIALE Il quale attesta la conformità del documento riversato con originale

Riversamento sostitutivo di documenti analogici (art. 3, 2°) 1) Memorizzazione su altri supporti ottici 2) Apposizione, sull’insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell’insieme - Firma digitale - Riferimento temporale Da parte del RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Il quale attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione 3) In caso di documenti ORIGINALI UNICI Apposizione, sull’insieme di documenti o sulle impronte dei singoli o dell’insieme Da parte del PUBBLICO UFFICIALE Il quale attesta la conformità del documento riversato con originale

DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI ANALOGICI (ART. 4, 3° comma) La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione sostitutiva* *Fatto salvo art. 6, 4° comma, T.U. n. 445/2000 sul controllo del Ministero beni culturali su archivi delle P.A. e dei privati (dichiarati di notevole interesse storico)

Art. 6 (L-R) Riproduzione e conservazione di documenti 1. Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la corrispondente riproduzione fotografica o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità agli originali. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sono stabiliti i limiti di tale facoltà, nonché le modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione. 2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche dettate dall’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione. 3. I limiti e le modalità tecniche della riproduzione e dell’autenticazione dei documenti di cui al comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a garantire la conformità agli originali, sono stabiliti con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri. 4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle disposizioni del Capo II del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490.

Regole aggiuntive per la conservazione dei documenti tributari (D.M ) Marcatura temporale in luogo del riferimento temporale Ordine cronologico delle registrazioni Nessuna soluzione di continuità tra periodi di imposta Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta sul valore aggiunto, trasmissione alle competenti Agenzie fiscali, dell'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale Esibizione tramite messa a disposizione anche del cartaceo o per via telematica Termini di conservazione: Quindicinale per fatture Annuale per gli altri documenti

Assolvimento Imposta di bollo (D.M ) Presentazione all'Ufficio delle entrate competente di una comunicazione contenente l'indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonche' l'importo e gli estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta Entro il mese di gennaio dell'anno successivo e' presentata una comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta ovvero la richiesta di rimborso o di compensazione. L'importo complessivo corrisposto, risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoria per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso L'imposta sui libri e sui registri, tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabiità, dei dati memorizzati, e' dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse

Fatturazione elettronica
Direttiva n. 2001/115/CE del > Fatturazione elettronica > Indicazione degli elementi minimi della fattura > Possibilità di auto-fatturazione > Outsourcing dei processi di fatturazione

D.L.vo 20 febbraio 2004, n. 52 (DPR n. 633/1972 – artt. 21, 39, 52 – Circ. Ag. Entrate n. 45/E 2005) Requisiti per la fatturazione elettronica Accordo con il destinatario Autenticità origine e integrità contenuto: su ciascuna fattura o lotto di fatture: Firma elettronica qualificata emittente Riferimento temporale Sistemi EDI di trasmissione elettronica

I passi della fattura elettronica Emissione Documento informatico rilevante a fini tributari (statico non modificabile) Apposizione riferimento temporale e firma qualificata Trasmissione Uso di sistemi a garanzia di integrità,autenticità e data certa Registrazione contabile Entro 15 gg dall’emissione Archiviazione elettronica Supporti leggibili e con numero univoco Conservazione sostitutiva Quindicinale secondo regole CNIPA e DM

Il momento impositivo Il giorno nel quale si individua il momento in cui le operazioni di cessione dei beni o di prestazione di servizi rendono di fatto “esigibile” l’IVA e conseguentemente fanno sorgere il debito per l’Erario Fatturazione immediata Stipulazione dell’atto per beni immobili Consegna o spedizione per i beni mobili tangibili Atto del pagamento per le prestazioni di servizi o per beni immateriali Fatturazione differita Cessione di beni con consegna o spedizione con documento trasporto Emissione entro il giorno 15 del messe successivo a quello della consegna o spedizione Responsabilità dell’emissione Sempre il capo al soggetto che effettua la cessione del bene o ultima la prestazione del servizio (deve assicurarsi che venga emessa anche se dal cliente (auto-fattura) o da un terzo (outsourcing))

Conservazione delle fatture Fatture elettroniche trasmesse o ricevute: archiviate solo in formato elettronico Fatture elettroniche trasmesse o ricevute alle quali è stato fatto seguito alla spedizione o alla ricezione cartacea: possono essere archiviate in modo elettronico Tre tipologie di conservazione: Fattura elettronica: solamente conservazione ottica sostitutiva Fattura elettronica con invio/ricezione cartacea: conservazione sostitutiva/tradizionale Fattura cartacea: conservazione cartacea

Conservazione delle fatture Fatture passive Formato elettronico: regole di conservazione per i documenti informatici a rilevanza tributaria Formato cartaceo: conservazione ottica sostitutiva - trasformazione in documento informatico statico e non modificabile - firma digitale e marcatura temporale del responsabile della conservazione (in quanto documenti analogici originali non unici) - conservazione quindicinale - funzionalità di ricerca

Il sistema di conservazione
Rispetto dei tempi stabiliti dalla normativa Garanzia delle misure di sicurezza logica ed informatica Garanzia della leggibilità nel tempo dei supporti Tracciatura delle operazioni Copie di sicurezza Archivio dei programmi Funzionalità di ricerca secondo vari parametri Indicazioni obbligatorie per la fatturazione Integrazione con il sistema di protocollo o di gestione dei flussi documentali Garantire l’esibizione dei documenti conservati

Grazie per l’attenzione Avv. Massimiliano Nicotra

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