Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 1 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI NELLINAIL Presentazione di Francesco Naviglio Direzione.

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1 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 1 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI NELLINAIL Presentazione di Francesco Naviglio Direzione Centrale dei Servizi Informativi e Telecomunicazione

2 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 2 INAIL AZIENDE Rapporto assicurativo ASL Ispezioni IL RUOLO DELLINAIL NEL TERRITORIO PARTI SOCIALI Lavoratori infortunati Prestazioni Rimborsi Accordi

3 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 3 ORGANIZZAZIONE DELLINAIL RISPETTO AL DPR 445/2000 Le attività nel territorio comportano il trattamento di un notevole volume di documenti dislocato in archivi cartacei su tutto il territorio nazionale, che per legge debbono essere conservati per periodi di tempo prestabiliti e di solito molto lunghi (alcuni fino a 10 anni) Ai sensi del DPR 445 del 28 dicembre 2000 (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione legislativa) lIstituto è strutturato in 275 Aree Organizzative Omogenee (AOO) Ogni AOO è responsabile del trattamento dei documenti in entrata/uscita tramite il proprio UTP (Ufficio di Tenuta del protocollo)

4 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 4 ORGANIZZAZIONE DELLINAIL RISPETTO AL DPR 445/2000 Le procedure istituzionali che costituiscono il core business dellIstituto sono schematizzabili in: Gestione Rapporto Assicurativo, cioè la gestione dei premi che devono essere pagati dalle aziende per assicurarsi contro gli infortuni sul lavoro Gestione Rapporto Assicurati Infortunati, cioè la gestione delle prestazioni che sono fornite ai lavoratori infortunati o affetti da una malattia professionale Cartella Clinica e prime cure, cioè la gestione delle visite mediche specialistiche, dei ricoveri ospedalieri e delle eventuali riabilitazioni al lavoro

5 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 5 VOLUMI DEI DOCUMENTI TRATTATI IN INAIL Documenti annui totali trattati dallIstituto28.000.000 Documenti di tipo istituzionale trattati annualmente16.500.000 Documenti giornalieri totali trattati dallIstituto112.000 Documenti giornalieri trattati da una singola AOO407 Alcune cifre per indicare la stima delle dimensioni dei volumi trattati:

6 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 6 OBIETTIVI DELLA GESTIONE DOCUMENTALE Le necessità operative hanno portato lIstituto a rispondere alle seguenti esigenze: Abbattere i tempi di ricerca dei documenti negli archivi Parallelizzare le operazioni che richiedono laccesso allo stesso documento o al medesimo fascicolo (area medica con area prestazioni, attività di controllo con area emissione provvedimenti) Rendere più sicuro laccesso e la conservazione dei documenti nel rispetto della privacy (Dlgs. 196/2003) Abbattere i costi di tenuta degli archivi cartacei

7 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 7 ACQUISIZIONE DEL DOCUMENTO CARTACEO - 1 LINAIL ha seguito il seguente percorso: Sperimentazione nel 2000 di un sistema di gestione documentale che permettesse di scannerizzare i documenti di interesse per le procedure, protocollarli e smistarli alle aree di lavoro La protocollazione elettronica consentiva di rilasciare subito allutente una ricevuta, consentendo leventuale reperimento del documento in qualsiasi momento Documenti cartacei Scannerizzazione Protocollazione Documento elettronico

8 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 8 ACQUISIZIONE DEL DOCUMENTO CARTACEO - 2 Il documento cartaceo, una volta passato tramite scanner e protocollato, viene conservato in ordine di ingresso in contenitori organizzati per giornata La disponibilità a video dellimmagine del documento originale permette di non utilizzare più i documenti cartacei allinterno delle sedi, se non per necessità legali Documenti cartacei Scannerizzazione Protocollazione Documento elettronico Contenitore

9 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 9 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI Classificazione Protocollazione Smistamento Documento elettronico Aree di lavoro Il documento elettronico, una volta protocollato, viene classificato secondo criteri propri del processo e delle attività necessari alla sua lavorazione Il documento classificato viene smistato alle singole aree di lavoro, secondo i criteri propri ad ogni area di lavoro (per esempio in una lista suddivisa per addetti alla trattazione)

10 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 10 LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Ogni area di lavoro preleva i documenti dalla sua lista, e richiama la procedura necessaria per il trattamento Al documento viene associata linformazione sullo stato della pratica, in modo da conoscere ad ogni momento se è conclusa oppure no Lavorazione Aree di lavoro Smistamento Liste

11 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 11 FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Base documenti Fascicolazione Il documento elettronico alla fine della sua trattazione nelle aree di lavoro viene fascicolato, cioè attribuito in modo definitivo al fascicolo di appartenenza Nel contempo il documento elettronico è archiviato in supporti ottici, atti alla conservazione senza possibilità di alterarne i contenuti

12 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 12 ARCHIVIAZIONE La sequenza di attività illustrata ha evidenziato che nella trattazione del documento mediante la Gestione Documentale si è potuto: Eliminare la presenza del documento cartaceo nel ciclo di lavoro e rendere superfluo larchivio cartaceo di struttura, eliminando così lattività del personale addetto allarchivio Tutti i documenti trattati dal sistema documentale (scannerizzati o comunque pervenuti anche elettronicamente nellIstituto) sono archiviati localmente su supporti ottici, permettendo un rapido reperimento senza dover interagire con il personale addetto allarchiviazione Ciò ha permesso la delocalizzazione degli archivi cartecei gestiti in outsourcing da società di Global Service

13 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 13 IL FLUSSO COMPLETO DI LAVORAZIONE DI UN DOCUMENTO IN SEDE Documenti cartacei Base documenti Scannerizzazione Classificazione Protocollazione Smistamento Fascicolazione Documento elettronico Lavorazione Contenitore Aree di lavoro

14 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 14 LINTEGRAZIONE DEL SISTEMA DOCUMENTALE NELLE PROCEDURE Il sistema di gestione documentale è stato completamente integrato con le procedure istituzionali dellINAIL LIntegrazione si concretizza nella sincronizzazione tra fase di lavoro e documento, che viene richiamato e posizionato nei punti dove sono rintracciabili le informazioni occorrenti per il trattamento Tutti i documenti trattati dal sistema documentale (scannerizzati o comunque pervenuti anche elettronicamente nellIstituto) sono archiviati localmente su supporti ottici

15 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 15 LA DIFFUSIONE DEL SISTEMA DOCUMENTALE NEL TERRITORIO Dal 2001 le 200 sedi dellIstituto, dislocate in tutte le regioni italiane, sono state dotate di un sistema di protocollo elettronico e di gestione documentale Dal 2001 le sedi dellIstituto lavorano senza documenti cartacei grazie allutilizzo del sistema di gestione documentale Queste modalità di lavoro non sono reversibili, pena un degrado sensibile delle prestazioni e una ricostituzione degli archivi cartacei

16 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 16 LA DIFFUSIONE DEL SISTEMA DOCUMENTALE NEL TERRITORIO - 2 Nelle 200 sedi territoriali dellIstituto sono interessati ai processi del sistema documentale: Procedura GRA 1769 funzionari Procedura GRAI 3262 funzionari Cartella Clinica 1149 sanitari _____________________________________________________________________________ Totale 6180 addetti

17 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 17 IL LAVORO A DISTANZA Il sistema documentale offre la possibilità anche di poter far trattare una singola pratica da una sede allaltra Ciò significa far accedere un operatore abilitato di una sede allarchivio documentale di unaltra sede, procedendo normalmente con liter della pratica Le procedure infatti si avvalgono di archivi dati centralizzati, che possono essere utilizzati da tutte le sedi, mentre gli archivi documentali sono decentrati in ogni sede Questo modo di operare non necessita del passaggio dei fascicoli tra le sedi, rendendo più sicura la lavorazione e favorendo lo smaltimento del lavoro nelle sedi più cariche

18 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 18 IL FLUSSO DI LAVORAZIONE TRA SEDI Base documenti Sede A Base documenti Sede B Richiesta fascicolo Procedura Accesso al fascicolo Base Dati Centrale

19 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 19 LA DOCUMENTAZIONE TRAMITE WEB LINAIL dal 2004 ha attivato e reso disponibili ai cittadini/utenti lutilizzo di 33 servizi Web, che permettono sia di chiedere informazioni che di inoltrare documenti elettronici direttamente allIstituto I documenti elettronici sono definiti con template completamente conformi alla modulistica in vigore I documenti elettronici così acquisiti sono smistati verso le sedi di competenza, che provvedono alla loro trattazione secondo i processi già illustrati in precedenza Queste modalità hanno già consentito di smaterializzare circa 200.000 documenti pervenuti nel 2005, con una tendenza in crescita nel tempo Lacquisizione dei documenti tramite Web permette inoltre di liberare forze lavorative dalle attività di scansione e di smistamento dei documenti

20 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 20 Caratteristiche del progetto Il progetto ha avuto successo grazie alle seguenti caratteristiche: Collaborazione attiva di tre strutture della Direzione generale che hanno curato: DCPOC - Aspetti organizzativi e di raccordo DCSIT - Aspetti tecnologici e procedurali CIT - Consulenza normativa e tecnico-organizzativa Diffusa cultura della gestione documentale consolidata tramite un processo di formazione ed addestramento capillare del personale Sperimentazioni e simulazioni effettuate nelle sedi nel periodo 1999-2000 per definire gli aspetti di integrazione tra procedure e sistema documentale con utilizzo anche di prototipi Collaborazione continuativa con i fornitori per ladeguamento degli applicativi alle esigenze organizzative delle sedi

21 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 21 Gli sviluppi futuri I progetti per sviluppare ed adeguare il sistema documentale già operante alle nuove norme sono numerosi. Citiamo in particolar i seguenti: Unificazione del sistema documentale di sede con i sistemi documentali di direzione regionale e centrale presenti nellIstituto, sviluppando lapplicazione su una piattaforma tecnologica aperta al web Integrazione del sistema di gestione documentale con la posta elettronica e la posta elettronica certificata (Direttiva MIT del 4 gennaio 2005 Linee guida in materia di digitalizzazione delle amministrazioni) Introduzione dellarchivio di deposito centralizzato, per sgravare gli archivi di sede dei fascicoli non più movimentati Allineare gli applicativi per ottenere la piena interoperabilità con le altre amministrazioni (come da Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n.82 Codice dell'amministrazione digitale)

22 Misurare per cambiare – Villa Miani - Roma, 7 ottobre 2005 22 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI NELLINAIL FINE PRESENTAZIONE