Ministero Affari EsteriForum PA, maggio 2003 1 Ministero degli Affari Esteri Dal protocollo informatico verso la gestione elettronica dei flussi documentali.

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1 Ministero Affari EsteriForum PA, maggio 2003 1 Ministero degli Affari Esteri Dal protocollo informatico verso la gestione elettronica dei flussi documentali

2 Forum PA, maggio 20032 Ministero Affari Esteri Specificità del MAE LAN Sede Estera Oltre 250 Sedi nel mondo Servizi offerti ad utenti esterni prevalentemente presso le Sedi Estere Grande flusso di documentazione allinterno dellAmministrazione centrale e tra centro e periferia Entro il 2005 collegamento Sede Centrale-Sedi Estere con VPN

3 Forum PA, maggio 20033 Ministero Affari Esteri Evoluzione dellinformatizzazione del protocollo presso il MAE 1997 ArchTUM Gestcorr Informative Protocollo OnLine Protocollo OnLine 1998 1999 2000 2001 2002 2003 DPR 428/98 – DPCM 31/10/2000 – DPR 445/2000 – CIRCOLARE AIPA 7/5/2001 N.28 – DIRETTIVA MINISTRO STANCA 9/12/2002

4 Forum PA, maggio 20034 Ministero Affari Esteri Protocollo OnLine : i passi Elaborazione procedura Protocollo OnLine Definizione di 36 aree omogenee Individuazione di responsabili ed amministratori delle AOO Manuale utente pubblicato sullIntranet ministeriale Manuale di gestione con le nuove regole di carattere organizzativo

5 Forum PA, maggio 20035 Ministero Affari Esteri Manuale di Gestione Quadro normativo di riferimento Descrizione dei ruoli e figure previsti (amministratore, archivista, consultatore etc.) Pianificazione della dismissione dei vecchi protocolli Piano di sicurezza dei documenti informatici Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti od interni Regole di smistamento ed assegnazione dei documenti Modalità di effettuazione e conservazione delle registrazioni

6 Forum PA, maggio 20036 Ministero Affari Esteri Impatto organizzativo ed interventi a sostegno del cambiamento Unificati gli archivi e i protocolli degli uffici appartenenti alla stessa AOO Introdotti profili utente differenziati 30 sessioni di corsi di addestramento in aula, 250 utenti formati Avvii graduali ed assistiti

7 Forum PA, maggio 20037 Ministero Affari Esteri Architettura di Protocollo OnLine Larchitettura modulare, web based, garantisce lintegrazione con future applicazioni per una gestione informatizzata globale dei flussi documentali

8 Forum PA, maggio 20038 Ministero Affari Esteri Orientamenti evolutivi a medio termine Unificare i protocolli di entrata/uscita dal MAE Tracciare i passaggi interni di documentazione Trasferire elettronicamente i documenti con garanzia di integrità e certificazione di ricezione Attivare le caselle ufficiali di posta certificata Introdurre la firma digitale

9 Forum PA, maggio 20039 Ministero Affari Esteri Orientamenti evolutivi a medio termine: un possibile scenario DG X DG Z Servizio Y Ministero X Enti, Privati Database Documenti Ufficio Protocollo Ingresso Ufficio Protocollo Uscita Protocollo ingresso Protocollo uscita

10 Forum PA, maggio 200310 Ministero Affari Esteri La nostra road map Sensibilizzare tutti i Centri di Responsabilità Studiare gli aspetti di sicurezza Creare un repository documentale permanente Fornire strumenti di collaborazione di gruppo

11 Forum PA, maggio 200311 Ministero Affari Esteri La nostra road map Trasportare informazioni garantendo integrità, non ripudio e tracciabilità Gestire la ricezione di documenti con autenticazione elettronica Aumentare linteroperabilità fino al livello applicativo Predisporre progetti per fornire servizi-on-line

12 Forum PA, maggio 200312 Ministero Affari Esteri Progetti di trasparenza LItaliano per gli italiani, erogazione di contributi agli enti gestori dei corsi di lingua italiana. Borse di studio, concessione di borse di studio a cittadini italiani e stranieri residenti allestero.

13 Protocollo Informatico 000 879 6 Posta tradizionale Raccomandata Firma Autenticata Fax AOO Indice PA Portale Controllo di gestione Posta elettronica Scanner Protocollo Elettronico e Gestione documentale attività completate attività in corso di realizzazione Arch. Corrente Arch. Lavoro (GROUPWARE) Arch. Storico Posta Certificata Firma Digitale

14 Forum PA, maggio 200314 Ministero Affari Esteri Dott. Luigi Esposito Capo del Servizio per llnformatica, le Comunicazioni e la Cifra luigi.esposito@esteri.it URL Sito MAE: www.esteri.it