La revisione delle raccolte La revisione delle raccolte è una fase significativa e importante di tutto il processo di gestione delle raccolte, parallela.

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1 La revisione delle raccolte La revisione delle raccolte è una fase significativa e importante di tutto il processo di gestione delle raccolte, parallela a quella dellincremento.

2 La revisione delle raccolte Doppia accezione del termine revisione Tradizionalmente indica quelloperazione di controllo volta a constatare lintegrità delle raccolte, a scaffale o in magazzino, e far rilevare eventuali mancanze ed errori nella ricollocazione. E sostanzialmente unoperazione di tipo patrimoniale e amministrativo, anche se ha un significato biblioteconomico, in quanto lordine è fondamentale per il servizio.

3 La revisione delle raccolte Nel contesto che ci interessa indica invece loperazione complessiva di revisione funzionale delle raccolte. Impropriamente viene spesso utilizzato il termine scarto, che invece è uno dei possibili risultati di tutto il processo: gli altri possono essere lo stoccaggio in un magazzino, interno od esterno (relegazione), il dono ad altri istituti, la vendita, fino alleffettivo scarto ed eliminazione fisica.

4 La revisione delle raccolte In francese questa fase della gestione delle raccolte viene definita désherbage mentre in inglese il termine prevalente è weeding, entrambi comunque mutuati dal giardinaggio (togliere le erbacce). La revisione mira, infatti, a togliere dalla collezione corrente della biblioteca i documenti divenuti inutili, per mantenere coerente ed efficace la raccolta.

5 La revisione delle raccolte Concetti di base (Raccomandazioni UNESCO e Linee guida IFLA 2002 ) Le raccolte correnti di una biblioteca per supportare un servizio dinamico e accettabile sono il risultato di un delicato equilibrio, costituito da nuove immissioni e da eliminazione delle risorse superato, inutile o incoerente. Le risorse scartate possono in parte essere conservate, qualora si preveda un possibile utilizzo, anche se non frequente, meglio se in un magazzino organizzato allinterno di un progetto di cooperazione. Fanno eccezione le raccolte speciali, che per una biblioteca pubblica di base coincidono con i documenti relativi alla storia e alla vita della comunità servita.

6 La revisione delle raccolte Il ritardo della riflessione italiana sul problema è dovuto a ragioni storiche e gestionali: la predominanza dellapproccio conservativo (lalto numero di biblioteche con una lunga storia e con una forte stratificazione delle raccolte) la considerazione delle raccolte essenzialmente come bene patrimoniale, non alienabile

7 La revisione delle raccolte lapproccio essenzialmente quantitativo nella valutazione di una biblioteca (più libri ci sono, più è importante), che spesso ha anche portato ad accettare donazioni inutili la cronica mancanza di risorse umane, e la scarsa preparazione professionale, insufficiente spesso per il servizio di routine (la revisione, come lacquisizione, implicano la disponibilità di personale dedicato).

8 La revisione delle raccolte Oggi anche la revisione e leventuale scarto sono inseriti nel circuito della gestione, come una fase fondamentale al pari dellacquisizione. Si inizia anche a prendere provvedimenti per superare il problema amministrativo-patrimoniale (interventi legislativi di alcune regioni, Lombardia e Toscana, soprattutto)

9 La revisione delle raccolte Revisione processo sistematico di riallineamento dellofferta documentaria rispetto alla domanda di lettura e di informazione e allevoluzione della conoscenza

10 La revisione delle raccolte I vantaggi che possono derivare sono molti: accresciuto livello di soddisfazione degli utenti, sia per la possibilità di trovare documenti aggiornati, sia per la minore difficoltà a reperirli velocemente in scaffali non congestionati (magari talvolta in doppia fila)

11 La revisione delle raccolte ottimizzazione delluso dello spazio (scaffali aperti) riduzione dei costi di gestione e risparmio di tempo per il bibliotecario miglioramento della conoscenza che il bibliotecario ha dello stato delle raccolte, sia dal punto di vista fisico che da quello informativo

12 La revisione delle raccolte Operativamente il processo di revisione può essere suddiviso in 5 fasi: Pianificazione Monitoraggio Valutazione Deselezione Delocalizzazione

13 La revisione delle raccolte Fase 1. Pianificazione La revisione deve essere unoperazione di routine; è possibile programmarla per settori, almeno ogni tre anni dovrebbe coinvolgere tutte le raccolte. Occorre chiarire le motivazioni della procedura (saturazione dello spazio, presenza di documenti usurati, necessità di riequilibrare alcune sezioni, magari cresciute troppo a scapito di altre, etc.) Si dovranno inoltre fissare metodi, criteri, modi e tempi di realizzazione

14 La revisione delle raccolte Fase 2 – Monitoraggio In questa fase si dovranno mettere in pratica tre diversi tipi di monitoraggio, i cui risultati dovranno essere registrati: controllo periodico degli scaffali aperti per individuare quei documenti che presentino problemi di natura fisica, tali da consigliarne il ritiro;

15 La revisione delle raccolte monitoraggio periodico dei dati sulluso per individuare quei documenti che hanno un basso indice di circolazione; monitoraggio dei dati delletà dei documenti. Questa fase risulterà più semplice e più efficace se applicata non al complesso delle raccolte, ma alle singole aree disciplinari, o ai singoli settori della biblioteca, secondo una pianificazione stabilita nella prima fase.

16 La revisione delle raccolte Fase 3 - Valutazione In questa fase si tratta di sottoporre ad una attenta valutazione i documenti individuati nella fase 2: i criteri, infatti, sulla base dei quali sono stati individuati non sono sufficienti, presi singolarmente, a decidere la loro rimozione o meno dagli scaffali.

17 La revisione delle raccolte Dopo aver visionato il posseduto, nei casi di esemplari danneggiati, si tratterà di vedere se è possibile sostituirli con un nuova copia o con una nuova edizione, se si reputa che siano ancora utili, oppure intervenire con il restauro se sono fuori commercio. I documenti estratti per un basso o nullo indice di circolazione e quelli che hanno una data superiore a quella prevista dai criteri adottati saranno valutati dal punto di vista del contenuto per stabilire la pertinenza rispetto ai parametri fissati dalla politica documentaria e dai criteri definiti nei protocolli di selezione.

18 La revisione delle raccolte Fase 4 - Deselezione I documenti che dopo la valutazione della fase 3 vengono definitivamente tolti dagli scaffali devono essere sdemanializzati, ovvero si devono attivare quelle procedure amministrative che servono ad eliminarli dal patrimonio della biblioteca, sia che vengano effettivamente distrutti, sia che abbiano una sorte diversa (messi in vendita, donati, oppure destinati al magazzino della stessa biblioteca o ad un magazzino centralizzato).

19 La revisione delle raccolte Fase 5 – Delocalizzazione E la fase in cui si attua il destino dei documenti che non si ritiene opportuno conservare. Nel caso di documenti distrutti o donati o venduti, non essendo più disponibili occorre cancellare la loro presenza su cataloghi e inventari. Nel caso invece di documenti che si conviene comunque di conservare, anche se non più sugli scaffali, occorre procedere alla corretta segnalazione su cataloghi e inventari, cambiando la collocazione.

20 La revisione delle raccolte Deposito locale (magazzino allinterno della biblioteca) e deposito centralizzato. Deposito centralizzato: generalmente è gestito a livello cooperativo, ad esempio una solo deposito per un certo numero di biblioteche che aderiscono ad un sistema. I due modelli possono coesistere

21 La revisione delle raccolte A livello indicativo la divisione del materiale nei due depositi potrebbe essere la seguente: Deposito locale Seconda copia di best-seller ancora richiesti, anche se non in modo continuativo Copie multiple di classici o di edizioni ad uso scolastico Documenti di storia locale Vecchie edizioni di classici per ragazzi, albi illustrati Fondi speciali, donazioni

22 La revisione delle raccolte Deposito centrale Monografie, saggi, documenti audiovisivi non più richiesti Eventuali terze, quarte, etc. copie di best-seller ancora richiesti Opere minori di classici Pubblicazioni di pregio Edizioni precedenti a quella presente sullo scaffale Copie multiple di materiali di storia locale Collezioni retrospettive di periodici Opere specialistiche o di difficile reperimento

23 La revisione delle raccolte Il modello del deposito centralizzato consente di prolungare la disponibilità dei documenti, di evitare laffollamento prudenziale nei depositi locali (più biblioteche conservano triple copie di documenti ipoteticamente ancora utili, oppure più biblioteche dello stesso territorio conservano doppie o triple copie della documentazione locale), di affrontare il lavoro di revisione con più tranquillità e serenità.

24 La revisione delle raccolte Ovviamente questi depositi dovranno essere gestiti con tecniche biblioteconomiche adeguate, per consentire comunque la reperibilità e la disponibilità dei documenti: non possono essere semplici magazzini di stoccaggio.

25 La revisione delle raccolte Criteri di selezione condizioni materiali dei documenti età dei documenti contenuto tassi di uso ridondanza

26 La revisione delle raccolte Usura E un criterio sicuramente semplice e oggettivo: un documento usurato, con le pagine staccate, la copertina distrutta, sicuramente non può essere lasciato sullo scaffale: bisognerà decidere se è il caso di sostituirlo con unaltra copia, di restaurarlo o semplicemente di eliminarlo

27 La revisione delle raccolte Letà dei documenti è sicuramente un criterio meno oggettivo e comunque relativo. In primo luogo occorrerà stabilire quale data prendiamo: pubblicazione, copyright, ristampa? Hanno ovviamente significati diversi. Inoltre il concetto di vecchiaia di un documento è molto relativo, a seconda del suo contenuto.

28 La revisione delle raccolte Il criterio basato sul contenuto può riferirsi alla correttezza delle informazioni rispetto allo stato contemporaneo della conoscenza in un determinato ambito (un manuale per concorsi che riportino normative non più vigenti) allattualità rispetto agli interessi dei lettori (per questo caso è utile servirsi dei dati circa luso) alla pertinenza rispetto ai bisogni.

29 La revisione delle raccolte Il criterio basato sui tassi di uso è sicuramente utile, ma non può essere usato come criterio assoluto: è sicuramente vero che unopera non aggiornata tende a circolare meno, ma non cè sempre un rapporto diretto fra validità del documento e uso. Un manuale di trigonometria di venti anni fa è ancora valido, anche se probabilmente non viene più richiesto.

30 La revisione delle raccolte Il criterio della ridondanza può essere applicato o rispetto al contenuto (eccessiva presenza di documenti simili intorno ad uno stesso argomento) oppure rispetto agli esemplari disponibili (eccessiva presenza di copie multiple di uno stesso documento o di edizioni diverse della stessa opera).

31 La revisione delle raccolte Anche per quanto riguarda la valutazione possiamo procedere con un approccio quantitativo o qualitativo. Sicuramente il primo approccio è quello più semplice, perché al di là delle proposte di vario tipo avanzate nel tempo, si basa comunque su dati incontrovertibili (numero dei prestiti, rilevazioni di lettura, etc.) e sulla convinzione che se un documento non è stato chiesto in prestito o in lettura da un numero x di anni, difficilmente lo sarà in seguito.

32 La revisione delle raccolte E sicuramente un metodo che riduce al minimo la discrezionalità del bibliotecario, investita invece in pieno dallapproccio qualitativo, che implica aspetti culturali e molta esperienza, ma ha molti limiti, primo fra tutti di sottovalutare la politica documentaria nel suo complesso e di appiattirsi eccessivamente sul presente e sui gusti e le abitudini dellutenza reale. Per una buona riuscita del processo di revisione è consigliabile fare ricorso ad ambedue gli approcci e integrare elementi quantitativi con valutazioni qualitative.

33 La revisione delle raccolte Le griglie di valutazione per la revisione In genere le griglie mescolano e utilizzano tutti i criteri visti sopra, aggiungendo in alcuni casi alcune indicazioni generali. Ovviamente se la presenza di queste griglie può essere un punto di riferimento, sicuramente non è possibile usarle in modo schematico. Nelle griglie, spesso sono usati degli acronimi, che riassumono i criteri di eliminazione del documento.

34 La revisione delle raccolte Lacronimo in lingua francese è IOUPI, ovvero I (incorrect) = contiene informazioni scorrette O (ordinaire = superficiale, mediocre U (usé) = deteriorato P (périmé) = sorpassato I (inadéquat) = inadeguato

35 La revisione delle raccolte In italiano si usa invece SMUSI S = scorretto M = mediocre U = usato S = superato I = inappropriato

36 La revisione delle raccolte Griglia semplificata proposta da Carlo Carotti La griglia è organizzata secondo le classi più significative della CDD, visto che è diretta alle biblioteche pubbliche di base. La prima colonna accoglie il numero della CDD, con la specifica della disciplina;

37 La revisione delle raccolte Nella seconda colonna il primo numero indica da quanti anni il documento è stato pubblicato, mentre il secondo indica da quanti anni non è più stato richiesto in prestito. Se in questo secondo elemento invece del numero vediamo un no, significa che il fatto che il documento non sia stato richiesto da tempo in prestito, è ininfluente ai fini della decisione di scarto. La terza colonna contiene invece indicazioni operative.

38 La revisione delle raccolte CollocazioneElementi fissi Data/prestito Griglia di valutazione sistematica 000 Generalità In questa classe le opere devono essere particolarmente aggiornate 020 Bibliotecono- mia 030 Enciclopedie generali Altri strumenti 5/no

39 La revisione delle raccolte 100 Filosofia e psicologia 100 Filosofia 150 Psicologia 5/3 10/3 Valutare luso da parte dellutenza Eliminare le tematiche meno richieste 200 Religione5-10/3

40 La revisione delle raccolte 300 Scienze sociali 310 Statistica2/noEliminare dopo due anni 320 Politica5/3Eliminare attualità politica 320 Opere di riferimento 10/3

41 La revisione delle raccolte 340 Diritto3/3Eliminare le opere non aggiornate alla legislazione vigente 350 Pubblica amministrazione 5/3Eliminare le opere non aggiornate alla legislazione vigente 370 Educazione5/3Eliminare i manuali superati 390 Usi e costumi5/3Curare attentamente laggiornamento

42 La revisione delle raccolte 400 Linguaggio5/3 Manuali e grammatiche superate devono essere eliminati. Curare laggiornamento dei dizionari nelle lingue più richieste 500 Scienze pure Come indicazione generale si richiama lattenzione a controllare le opere di base 510 Matematica10/3 570 Scienze della vita 10/3 580 Botanica Altre 10/3 5/3

43 La revisione delle raccolte 600 Scienze applicate 610 Medicina5/3Attenzione allevoluzione della disciplina 630 Agricoltura5/3Attenzione allevoluzione della disciplina 640 Economia domestica Invecchiano rapidamente, ad eccezione dei libri di cucina. Per questultimi valutare luso

44 La revisione delle raccolte Altre voci della classe 600 5/3In alcuni ambiti tecnici lindicazione dei 5 anni dalla data di pubblicazione dovrà essere ridotta. Hanno durata superiore i manuali di riparazione per automobili ed elettrodomestici 700 Arti e spettacolo In generale eliminare le opere di storia dellarte deteriorate o male illustrate. Curare laggiornamento periodico per cinema, teatro, televisione 770 Fotografia5/3Le opere di tecnica fotografica invecchiano ancora più rapidamente

45 La revisione delle raccolte 800 Letteratura Altre voci 10/3 3-5/2 Le opere di critica letteraria possono essere tenute più a lungo, se richieste. Eliminare gli autori minori se non richiesti e i vecchi best-seller. Magari conservarli in magazzino 900 Geografia e storia 910 Viaggi 920 Biografie Altre voci 5/3 3-5/3 15/3 Le guide devono essere aggiornate. Si possono tenere più a lungo i racconti di viaggio Eliminare le biografie non richieste Eliminare le opere di contenuto cronachistico o polemico, i racconti e le memorie di guerra

46 La revisione delle raccolte Sezione ragazzi Attenzione non solo ai contenuti superati, ma anche allaspetto esteriore e allo stato di conservazione. I periodici Le piccole biblioteche dovrebbero tenere solo i giornali di interesse locale. Costituire eventualmente dei dossier con articoli di interesse locale Cataloghi di editore Tenerli a disposizione per due anni, conservare quelli di editori locali.

47 La revisione delle raccolte Griglia di valutazione proposta da Vaccari Nella griglia le date lasciate in bianco, sono ovviamente da riempire a cura della biblioteca Eliminazione (dono, macero, vendita) A) Le pubblicazioni che presentano le seguenti condizioni 1) deteriorata, sciupata, incompleta 2) veste tipografica superata o obsoleta 3) informazioni scorrette, erronee, superate.

48 La revisione delle raccolte Le pubblicazioni ai punti 1 e 2, se sono state utilizzate dopo il -----, o sono classici, possono essere riproposte per lacquisto. B) Le opere non classiche che presentano almeno due delle seguenti condizioni: 4) data di pubblicazione anteriore a----- 5) non prestato dopo il ----- 6) autori minori non più di moda 7) opere non pertinenti alla raccolta

49 La revisione delle raccolte Magazzino doppie copie opere minori di autori classici non prestate dopo il---- best-seller o opere premiate non prestate dopo il --- opere che abbiano funzioni specifiche (fondi, donazioni, etc.) volumi obsoleti per contenuto, ma importanti dal punto di vista editoriale Edizioni precedenti e interessanti di opere presenti sugli scaffali Documenti fragili (disegni, carte geografiche, etc.)

50 La revisione delle raccolte Scheda di revisione (Vaccani) Autore _________________________ Titolo ______________________________ Casa editrice ________________________ Anno edizione ________ n.i. ___________________ CDD _____________________ Motivo eliminazione deteriorata, sciupata, incompleta veste tipografica superata o obsoleta

51 La revisione delle raccolte informazioni scorrette, erronee, superate data di pubblicazione anteriore a----- non prestato dopo il ----- autori minori non più di moda opere non pertinenti alla raccolta

52 La revisione delle raccolte Motivo immagazzinamento doppie copie opere minori di autori classici non prestate dopo il---- best-seller o opere premiate non prestate dopo il --- opere che abbiano funzioni specifiche (fondi, donazioni, etc.) volumi obsoleti per contenuto, ma importanti dal punto di vista editoriale Edizioni precedenti e interessanti di opere presenti sugli scaffali Documenti fragili (disegni, carte geografiche, etc.)

53 La revisione delle raccolte Destinazione Scaffale (restauro?) Magazzino Dono Vendita Macero Altre copie area cooperazione (ci sono altre copie?) Riacquisto (stessa edizione? Stessa opera in altra edizione? Opera diversa sullo stesso argomento?) Operazioni finali Scarico inventario Eliminazione dal catalogo

54 La revisione delle raccolte Le griglie possono essere usate come metodo diagnostico, per individuare i documenti da tenere sotto osservazione o da valutare più approfonditamente. In ogni caso anche nel caso che un documento abbia, sulla base della griglia prescelta, tutti i requisiti per essere eliminato, resta un margine di discrezionalità del bibliotecario, sulla base della sua esperienza, della sua conoscenza della biblioteca.

55 La revisione delle raccolte Donazioni, vendite e distruzione devono essere precedute dagli atti amministrativi necessari ad alienarli dal patrimonio della biblioteca, possibilmente dallapposizione di un timbro che documenti la cessata appartenenza alla biblioteca, per tutelarsi da qualsiasi abuso ed infine dalle opportune modifiche ai cataloghi nel caso dello spostamento in magazzino o con la relativa cancellazione dellitem negli altri.

56 La revisione delle raccolte Gli art. 822-824 del Codice civile decretano che le raccolte delle biblioteche fanno parte del demanio e che quindi non possono essere alienate né formare oggetto di diritto a favore di terzi. Rientrano quindi nella categoria beni culturali e quindi sono assoggettate ad un regime di tutela. La disposizione del Codice civile è stata ribadita dal Codice dei beni culturali e del paesaggio del 2004, che specifica anche le responsabilità della tutela, che è affidata al Ministero dei beni culturali per quanto riguarda le biblioteche statali e alle regioni per quelle non statali, che la esercitano attraverso le Soprintendenze.

57 La revisione delle raccolte Questa impostazione giuridica è decisamente in contraddizione con le caratteristiche e la funzione prevalente delle biblioteche pubbliche, che non hanno compiti di conservazione (se non limitati: raccolta locale), ma di informazione, di promozione culturale, etc.

58 La revisione delle raccolte Con questa impostazione il meccanismo della revisione diventa complicato nella fase finale: infatti i documenti non più utili per essere distrutti, donati o venduti, dovrebbero essere sottoposti allautorizzazione da parte del Ministero o delle Soprintendenze e successivamente essere oggetto di un preciso atto amministrativo per attuare il passaggio del bene dal regime demaniale a quello patrimoniale (sdemanializzazione). Questo in genere è fatto dalla giunta comunale, oppure in alcuni casi dal responsabile del servizio, qualora sia stato delegato dagli organi preposti.