FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-1 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO Argomento 2.3 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO.

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1 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-1 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO Argomento 2.3 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO Argomento 2.3 Caratteristiche del lavoro dufficio Modellizzazione delle attività dufficio Tassonomia di Panko Lautomazione dufficio ed il lavoro manageriale Modellizzazione di Mintzberg Fattori che condizionano la progettazione

2 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-2 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Modellizzazione introdotta da R.R.Panko, due fatti importanti in ordine all'automazione degli uffici: l vari studi sull'utilizzo del tempo dimostrano che l'80% del tempo del manager è impiegato in colloqui, telefonate e comunicazioni scritte l molte aziende iniziano il processo di automazione con strumenti isolati, come personal computer, per soddisfare specifiche necessità, le quali vengono selezionate come base per la computerizzazione

3 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-3 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Una metodologia per identificare le necessità cruciali denominata Needs Assessment Methodology (NAM) è stata proposta R.R.Panko Si basa su due considerazioni iniziali: l come molto lavoro si sia concentrato sul disegno di procedure e sullo sviluppo di metodologie, trascurando la valutazione delle necessità l come la valutazione delle necessità si sia concentrata su strumenti procedurali

4 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-4 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Gli strumenti procedurali riguardano un flusso di lavoro predeterminato coinvolgente più passi (step), dove il flusso consiste ogni volta esattamente negli stessi passi Gli strumenti non procedurali sono identificati da un insieme di funzioni supportate, senza che sia specificata quale funzione, o in che ordine utilizzare le stesse

5 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-5 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Panko identifica una tipologia del lavoro d'ufficio basata su due archetipi: l'ufficio Tipo I e l'ufficio Tipo II Tipo I è un ufficio che tratta le informazioni aziendali di routine l Esempi di questo tipo possono essere gli uffici contabilità, fatturazione, il centro di videoscrittura o di riproduzione l Le procedure abbondano in questi uffici e l'automazione è di tipo centrale

6 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-6 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Tipo II è un ufficio che tratta le informazioni aziendali di nonroutine l Esempi di questo tipo di ufficio sono il dipartimento legale, l'ufficio piani, il marketing l Le procedure sono poche e l'automazione è di tipo individuale l Le attività possono essere supportate con strumenti non procedurali come la posta elettronica, i sistemi di supporto decisionale, l'accesso alle basi di dati dipartimentali e centrali

7 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-7 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Sono diversi i tipi di approccio strategico per l'automazione di questi tipi di uffici La metodologia di Panko prevede tre passi fondamentali: l l'identificazione delle funzioni l la ricerca delle strategie l lo sviluppo degli strumenti Questi passi presentano caratteristiche differenziate in funzione dell'appartenenza dell'ufficio alle due tipologie descritte

8 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-8 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Identificazione delle funzioni abbastanza semplice per l'ufficio Tipo I, risulta più complesso per l'ufficio Tipo II vengono proposte due metodologie l Critical Success Factors (CSF) sviluppata da Daniel e raffinata da Rockart, consigliata nel caso di obiettivi a lungo termine e per identificare i relativi passi da effettuare nel breve termine l La filosofia della "contribuzione esterna" sviluppata da Drucker, non una metodologia formale, ma una serie di principi per valutare quale lavoro risulta importante per un manager, mira ad identificare le poche cose che possono far lavorare più efficientemente l'intera organizzazione

9 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-9 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Ricerca delle strategie per raggiungere gli obiettivi ed i risultati dei Critical Success Factor identificati nel primo passo l Il pericolo delle tradizionali Office Definition Methodologies è il loro orientamento al supporto delle procedure l Il supporto procedurale viene visto più critico di quanto non sia Sviluppo degli strumenti per supportare la strategia selezionata l Se la strategia è procedurale devono essere messi a punto strumenti per la generazione di procedure l Se la strategia è non procedurale gli strumenti richiesti possono essere generalizzati (come ad es. la posta elettronica), o molto personalizzati (come ad es. un sistema di supporto decisionale o un sistema dipartimentale di gestione della base dati)

10 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-10 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Il punto chiave è che le necessità proprie dell'ufficio non rispettano i confini tradizionali previsti dai venditori Queste necessità ricadono spesso al di fuori dell'automazione d'ufficio così come tradizionalmente intesa Spesso sono richiesti strumenti ibridi, ad esempio una combinazione di posta elettronica e di sistema di supporto decisionale

11 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-11 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Se l'analista si limita ai tradizionali strumenti di automazione d'ufficio non può soddisfare completamente le esigenze di specifici uffici Nella realtà ovviamente non esistono uffici Tipo I o Tipo II, ma sono presenti, nello stesso ufficio, procedure consolidate e trattamenti individuali tipici delle attività non procedurali

12 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-12 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Tassonomia di Panko

13 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-13 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Tipo I L'ufficio di tipo Custom è procedurale, riguarda lavori individuali La differenziazione tra Flow e Batch è mutuata dall'industria manifatturiera: l Per produzione Flow si intende una linea di assemblaggio di un singolo prodotto (ad es. un'automobile) l Nella produzione Batch, il lavoro passa di compito (task) in compito

14 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-14 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Tipo I L'ufficio di tipo Custom è procedurale, riguarda lavori individuali La differenziazione tra Flow e Batch è mutuata dall'industria manifatturiera: l Per produzione Flow si intende una linea di assemblaggio di un singolo prodotto (ad es. un'automobile) l Nella produzione Batch, il lavoro passa di compito (task) in compito L'ufficio che processa gli assegni in di una banca può quindi essere di tipo Flow Nell'ufficio contabilità il lavoro è di tipo Batch

15 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-15 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Tipo II L'ufficio Staff si identifica con gli uffici di tipo professionale senza responsabilità di linea (ad es. pianificazione, legale ecc.) Viene introdotta inoltre una differenziazione tra Executive ("top") e Line Si identificano due livelli nell'utilizzo delle informazioni: l il manager al massimo livello (Executive) l necessita di informazioni diverse dal manager di linea (Line)

16 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-16 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Da quest'ultima considerazione riemerge la differenziazione in merito alle informazioni, e conseguentemente alle modalità di fornitura delle stesse, che vengono richieste dai due livelli decisionali Nellargomento relativo a Un modello di sistema informatico generalizzato per l'automazione del lavoro d'ufficio si fornirà una modellizzazione ed un supporto per le informazioni dirette ai diversi livelli di manager presenti nell'ufficio

17 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-17 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko Concludendo l'analisi della modellizzazione di Panko si può osservare come molte metodologie sviluppano un solo tipo di supporto: la generazione di strumenti per automatizzare le procedure trovate nell'ufficio Queste metodologie di tipo procedurale si adattano bene agli uffici di Tipo I Le procedure da supportare sono però generalmente meno strutturate di quelle supportate dal classico data processing: la focalizzazione va quindi sulle procedure, e sulle caratteristiche di variabilità delle stesse

18 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-18 Caratteristiche e modellizzazione... Tassonomia di Panko La flessibilità nel supporto delle procedure d'ufficio rappresenta un altro punto determinante nella progettazione di un sistema informativo automatizzato per il lavoro d'ufficio Anche questo aspetto verrà ripreso nellargomento relativo a Un modello di sistema informatico generalizzato per l'automazione del lavoro d'ufficio Dalla modellizzazione proposta risulta evidente la criticità rappresentata dagli uffici con una prevalenza delle caratteristiche proprie del Tipo II, vanno quindi approfonditi gli aspetti propri del lavoro di tipo manageriale