FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-1 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO Argomento 2 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO.

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1 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-1 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO Argomento 2 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO Argomento 2 Caratteristiche del lavoro dufficio Modellizzazione delle attività dufficio Tassonomia di Panko Lautomazione dufficio ed il lavoro manageriale Modellizzazione di Mintzberg Fattori che condizionano la progettazione

2 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-2 Caratteristiche e modellizzazione... Argomento 2 Analisi delle caratteristiche del lavoro d'ufficio Identificazione degli aspetti peculiari delle attività da automatizzare Classificazione delle attività d'ufficio Modellizzazione Automazione d'ufficio come supporto al lavoro manageriale Fattori che condizionano la progettazione del sistema informativo automatizzato d'ufficio

3 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-3 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO Argomento 2.1 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO Argomento 2.1 Caratteristiche del lavoro dufficio Modellizzazione delle attività dufficio Tassonomia di Panko Lautomazione dufficio ed il lavoro manageriale Modellizzazione di Mintzberg Fattori che condizionano la progettazione

4 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-4 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Caratteristiche delle attività e processi propri dell'ufficio che influenzano in modo decisivo il sistema informativo automatizzato d'ufficio, determinando vincoli di tipo tecnologico e di utilizzo l Varietà dei processi l Bassa strutturazione del sistema l Alta interconnessione l Diversi livelli di interfaccia l Organizzazione ed evoluzione dell'ufficio l Fattore tempo l Filtraggio delle informazioni l Priorità, scadenze

5 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-5 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Varietà dei processi l messaggi non strutturati n l report standardizzate n

6 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-6 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Varietà dei processi l messaggi non strutturati n annotazioni n lettere n comunicazioni orali n... l report standardizzate n stampe periodiche n modulistica

7 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-7 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Bassa strutturazione del sistema l Il sistema ufficio risente di un minor grado di strutturazione rispetto altri sistemi n

8 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-8 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Bassa strutturazione del sistema l Il sistema ufficio risente di un minor grado di strutturazione rispetto altri sistemi n istruzioni per il lavoro incomplete n istruzioni irregolari n necessità di dialogo n necessità di comunicazione costante n messaggi non strutturati n …

9 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-9 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Alta interconnessione l l'ufficio consiste in un gruppo complesso di elementi ognuno caratterizzato da una varietà di funzioni e interconnesso in molte direzioni con altri elementi di diverse tipologie n

10 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-10 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Alta interconnessione l l'ufficio consiste in un gruppo complesso di elementi ognuno caratterizzato da una varietà di funzioni e interconnesso in molte direzioni con altri elementi di diverse tipologie n risulta quindi difficoltoso modellizzare i flussi di lavoro (work-flow) dell'ufficio, e di conseguenza l'automazione integrata e l'aumento di produttività

11 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-11 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Diversi livelli di interfaccia l per la varietà di utenti coinvolti n l per lalta interattività richiesta n

12 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-12 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Diversi livelli di interfaccia l per la varietà di utenti coinvolti n nativo n sofisticato n necessità di essere accessibile ad operatori di basso livello l per lalta interattività richiesta n transazioni operative n controllo situazioni

13 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-13 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Organizzazione ed evoluzione dell'ufficio l l'ufficio è anche un gruppo di persone n l impossibilità di una modellizzazione definitiva

14 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-14 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Organizzazione ed evoluzione dell'ufficio l l'ufficio è anche un gruppo di persone n soggetto a continue interazioni n tra gruppi n e persone n in costante evoluzione n per responsabilità n ed autorità l impossibilità di una modellizzazione definitiva

15 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-15 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Fattore tempo l deve essere modellato per cogliere vari tipi di informazioni n

16 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-16 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Fattore tempo l deve essere modellato per cogliere vari tipi di informazioni n tempo totale di permanenza del documento in un posto lavoro n durata delle attività n calendari e schedulazioni n tempo possibile per la risposta ad un messaggio n generazione automatica di risposte, promemoria n...

17 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-17 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Filtraggio delle informazioni l sono necessarie operazioni di filtraggio ed aggregazione delle informazioni in corrispondenza dei livelli gerarchici dell'ufficio n

18 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-18 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Filtraggio delle informazioni l sono necessarie operazioni di filtraggio ed aggregazione delle informazioni in corrispondenza dei livelli gerarchici dell'ufficio n sommarizzazione delle transazioni di basso livello per la fornitura di informazioni al management n aggregazione automatica a diversi intervalli di tempo specificati e controllati dall'utente n omogeneizzazione dei dati aggregati per categorie n produzione di statistiche per il monitoraggio

19 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-19 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Priorità, scadenze l richiedono un trattamento particolare poiché influenzano costantemente, indirizzano le attività n

20 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-20 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Priorità, scadenze l richiedono un trattamento particolare poiché influenzano costantemente, indirizzano le attività n gestione delle priorità delle attività n trattamento dei documenti entro scadenze determinate n momenti di verifica per la ripianificazione delle attività n gestione delle risorse

21 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-21 Caratteristiche e modellizzazione... Caratteristiche del lavoro dufficio Evidente complessità dellautomazione dufficio l devono essere soddisfatti tutti i requisiti esaminati A causa di questi fattori normalmente si trovano isole di automazione piuttosto di automazioni integrate che coinvolgano lintero contesto

22 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-22 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO Argomento 2.2 CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO DUFFICIO Argomento 2.2 Caratteristiche del lavoro dufficio Modellizzazione delle attività dufficio Tassonomia di Panko Lautomazione dufficio ed il lavoro manageriale Modellizzazione di Mintzberg Fattori che condizionano la progettazione

23 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-23 Caratteristiche e modellizzazione... Modellizzazione delle attività dufficio Il sistema d'ufficio compenetra trasversalmente il modello di sistema informativo presentato Possiamo quindi riferirci alla suddivisione delle attività in operative, tattiche, strategiche (Anthony), corrispondenti rispettivamente a: l personale esecutivo l direzioni funzionali o di divisione l alta direzione e staff

24 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-24 Caratteristiche e modellizzazione... Modellizzazione delle attività dufficio Anthony mette in luce soprattutto le diversità delle attività aziendali in termini di oggetto e contenuto Simon evidenzia le diversità dal punto di vista delle modalità di svolgimento delle attività stesse: l programmate e di routine, l verso non programmate ed occasionali

25 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-25 Caratteristiche e modellizzazione... Modellizzazione delle attività dufficio Il Modello dell'impresa di Simon

26 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-26 Caratteristiche e modellizzazione... Modellizzazione delle attività dufficio Nel modello sintetico dellimpresa di Simon il termine processo è da intendersi come aggregato di attività elementari sequenziali e complementari rispetto ad un obiettivo Può essere così introdotta una definizione in merito alla programmabilità o meno di una decisione

27 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-27 Caratteristiche e modellizzazione... Modellizzazione delle attività dufficio Le decisioni sono programmate nelle misura in cui sono ripetitive e vengono quindi prese secondo una procedura consolidata per cui non debbono essere affrontate ogni volta ex novo Il motivo ovvio per cui le decisioni programmate sono tendenzialmente ripetitive, e viceversa, va ricercato nel fatto che se un certo problema si pone abbastanza di frequente, di solito si elabora una procedura fissa per risolverlo

28 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-28 Caratteristiche e modellizzazione... Modellizzazione delle attività dufficio Parliamo invece di decisioni non programmate quando si tratta di decisioni nuove, non strutturate, con conseguenze insolite In questo caso non esiste un metodo preciso di affrontare il problema perché esso non si è mai posto in precedenza, oppure presenta una natura e una struttura complesse o elusive (sfuggente, ambiguo), oppure è così importante da richiedere un trattamento su misura

29 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-29 Caratteristiche e modellizzazione... Modellizzazione delle attività dufficio Al livello operativo il sistema deve svolgere le attività di routine, deve essere assolutamente stabile Al livello direzionale il sistema segnala le anomalie e gli scostamenti rispetto i programmi previsti, si ammettono approssimazioni Al livello decisionale è difficile porre limiti alle informazioni che l'alta direzione desidera conoscere per prendere una decisione importante: il sistema deve essere molto flessibile

30 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-30 Caratteristiche e modellizzazione... Modellizzazione delle attività dufficio L'informazione è destinata agli utenti, devono essere precisate le modalità di presentazione dell'informazione: l I modi descrivono le modalità di presentazione dell'informazione n il supporto su cui essa viene fornita, n l'evento attivatore della sua diffusione (sistematico o per eccezioni), n il formato (tabella, relazione, grafico)

31 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-31 Caratteristiche e modellizzazione... Modellizzazione delle attività dufficio l I luoghi dove l'informazione deve essere fornita rappresentano, assieme alle sorgenti dei dati, l'elemento determinante per la definizione del processo di produzione dell'informazione n sui luoghi si riflette l'influenza dell'assetto organizzativo e geografico dell'impresa l I tempi di fornitura dell'informazione stabiliscono la tempificazione della produzione dell'informazione

32 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-32 Caratteristiche e modellizzazione... Modellizzazione delle attività dufficio Aspetti che caratterizzano l'informazione

33 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-33 Caratteristiche e modellizzazione... Modellizzazione delle attività dufficio Gli aspetti che caratterizzano l'informazione variano poi in funzione del livello dell'attività alla quale sono finalizzate Le caratteristiche in corrispondenza delle attività tattiche assumono valori intermedi in un "continuum" che va dalle attività operative a quelle strategiche

34 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A2-34 Caratteristiche e modellizzazione... Modellizzazione delle attività dufficio Aspetti che caratterizzano l'informazione in funzione del livello dell'attività (nel caso delle attività tattiche vengono assunti valori intermedi)