Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi Levoluzione normativa della gestione elettronica dei documenti Guglielmo Longobardi.

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1 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi Levoluzione normativa della gestione elettronica dei documenti Guglielmo Longobardi CNIPA - Centro Nazionale per lInformatica nella Pubblica Amministrazione

2 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi LIMPOSTAZIONE DELLIMPIANTO NORMATIVO IN VIGORE

3 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi STRUMENTI PER LA TRASPARENZA VERSO IL CITTADINO, LIMPRESA, LE AMMINISTRAZIONI: NORMA, TECNOLOGIA E ORGANIZZAZIONE A E F G H Amministrazione o Area organizzativa B A E H Amministrazione o Area organizzativa C A B C D E F G H Amministrazione o Area organizzativa A Che fine ha fatto la mia pratica?

4 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi LE NORME E LORO AMBITO DI APPLICAZIONE A E F G H Amministrazione o Area organizzativa B A E H Amministrazione o Area organizzativa C A B C D E F G H Amministrazione o Area organizzativa A TRASMISSIONE DOCUMENTI INFORMATICI DPR POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (IN FASE DI EMANAZIONE) CIRCOLARE AIPA N.28/2001 DPCM 31/10/2000 - MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTI RICEZIONE E INVIO DOCUMENTI (CARTACEI/ELETTRONICI FIRMATI ELETTRONICAMENTE) DPR 445/2000 - DPCM 31/10/2000 DPR 137/2003 E REGOLE TECNICHE DPCM 13/1/2004 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI DPR 445/2000 DELIBERA CNIPA 11/2004 DPCM 31/10/2000 - MANUALE DI GESTIONE DOCUMENTI

5 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi ATTIVITÀ PER FAVORIRE LATTUAZIONE DELLA NORMA

6 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi ATTIVITÀ SVOLTE Modificato il quadro normativo Finanziati progetti per oltre 11 milioni di euro Azioni di indirizzo Stesura documenti di indirizzo (gedoc 1 e 2) Definizione metodologia di intervento Stesura linee guida per lintegrazione protocollo/posta/firma Strumenti di supporto alle amministrazioni sito web http://protocollo.gov.it progetto formazione protocollo e gedoc

7 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi CENTRO DI COMPETENZA: ATTIVITA IN CORSO INIZIATIVE DI SENSIBILIZZAZIONE E COMUNICAZIONE INIZIATIVE DI SUPPORTO ALLE AMMINISTRAZIONI riuso esperienze di progetto (http://protocollo.gov.it)http://protocollo.gov.it servizio di sussidiarietà (ASP) supporto consulenziale assessment con l'uso di questionari INIZIATIVE ORIENTATE ALLA TRASPARENZA progetti di riferimento con alcune amministrazioni per l'attuazione della trasparenza

8 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi L ASSESSMENT : LO STATO ATTUALE DEI PROGETTI VOLTI ALLATTUAZIONE ALLA NORMATIVA

9 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi DISTRIBUZIONE AMMINISTRAZIONI PER TIPOLOGIA Campione di riferimento: 50 PAC 13 15 8 14 Ministeri Altre A.C. EPNE Classe 1 EPNE Classe 2

10 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi COPERTURA DEI RUOLI CHIAVE (DPR 445/2000 ) Campione di riferimento: 50 PAC 87% 65% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Resp. Sistemi InformativiResp. Trasparenza Amministrativa Riferimento: 45 posizioni Responsabili Sistemi Informativi Responsabili Trasparenza Amm. 40 1 1 3 ImpiegatiFunzionariDirigentiNon Fornito 22 9 1 2 ImpiegatiFunzionariDirigentiNon Fornito Riferimento: 34 posizioni

11 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi Campione di riferimento: 36 PAC con copertura al 100% delle AOO RAPPORTO AOO ED UFFICI DI PROTOCOLLO

12 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi DISTRIBUZIONE PROGETTI PER ULTERIORI FUNZIONALITÀ IMPLEMENTATE Campione di riferimento: 65 Progetti (escluso sussidiarietà CNIPA)

13 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi Campione di riferimento: 50 PAC 1% 40% 26% 32% 5% 6% 56% 33% 4% 2% 11% 82% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% al 30/04/2004 al 31/08/2004 al 31/12/2004 Completamento della Diffusione Diffusione Esercizio Realizzazione Progettazione Fattibilità Non Progetto DISTRIBUZIONE DIPENDENTI DELLE PAC PER STATO DI AVANZAMENTO (N.RO)

14 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi Campione di riferimento: 50 PAC M01M02 M03 M04 M05 M06 M07 M08 M09M10 M11 M12M13M14 M15A01 A02 A03 A04 A05 A06 A07A08E101 E102 E103 E104E105E106E107E108E109 E110 E111 E112E113 E114 E201 E202E203E204E205 E206E207 E208 E209 E210 E211 E212 E213 STATO DI ATTUAZIONE DEI PROGETTI DI GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI NELLA PAC AL 30 APRILE 2004 Mxx = MinisteroE1xx = EPNE Classe 1 Axx = Altra A.C.E2xx = EPNE Classe 2 Legenda

15 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi Campione di riferimento: 50 PAC 0,90 0,80 alto 0,70 0,60 buono 0,50 0,40 mediocre 0,30 0,20 basso 0,10 0,00

16 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi STATO DEL PIANO DI FORMAZIONE Campione di riferimento: 50 PAC 18 23 9 'Da avviare' 'In corso' 'Terminata'

17 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi RIEPILOGO DELLE SESSIONI DI FORMAZIONE Campione di riferimento: 1.813 sessioni di corsi erogate Sessioni interne specifiche Sessioni interne generiche Sessioni presso CNIPA 369 1.354 75 % 20 % 90 5 % N.ro %

18 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi BENEFICI ATTESI Campione di riferimento: 46 PAC (due risposte possibili) 3 21 16 38 12 Riduzione spese Efficacia interna Efficacia esterna Efficienza interna Integrazione SI

19 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi CRITICITÀ RISCONTRATE E AZIONI DI CONTRASTO Risorse economiche limitate Inadeguatezza parco tecnologico e infrastrutturale Scelta soluzione tecnica Difficoltà culturali (assenza di professionalità specifiche) Scarsa sensibilità vertici Problematiche di tipo organizzativo interpretazione della norma Servizio ASP CNIPA Promozione del Riuso (oggetti e sw) Bandi di e-gov Formazione del personale Sensibilizzazione dei vertici delle pp.aa. Perfezionamento della norma CRITICITÀ RISCONTRATEAZIONI DI CONTRASTO

20 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi AZIONI DI CONTRASTO

21 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi SERVIZIO DI PROTOCOLLAZIONE E GESTIONE DOCUMENTALE IN ASP

22 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi Nessun obbligo di adesione per le amministrazioni Soluzione senza oneri di installazione Scalabilità e flessibilità in relazione alle esigenze di ciascuna amministrazione Investimenti limitati Costi correlati ai consumi effettivi CARATTERISTICHE DEL SERVIZIO Riuso del software Modalità ASP per la fornitura con tecnologie web Catalogo servizi: Repro Gedoc store formazione

23 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi ADESIONI AL SERVIZIO ASP: ANALISI DEI FABBISOGNI Gedoc 48% Store 2% Formazione 3% Consulenza 5% Repro 42% ReproGedocStoreFormazioneConsulenza

24 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi RIEPILOGO DELLA PARTECIPAZIONE AI CORSI DI FORMAZIONE EROGATI DA CNIPA Campione di riferimento: 1.485 partecipanti Operatori Resp. servizio Resp. Organizz.. 345 1.059 71,3 % 23,3 % Hanno utilizzato i corsi CNIPA 25 PAC su 49 che hanno risposto alla specifica Sessione (51% del campione) Corsi per 81 5,5 % N.ro %

25 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi IL SITO WEB SULLA GESTIONE DEI DOCUMENTI Il centro di competenza nel corso del biennio 2003-2004 ha risposto a oltre 2.500 quesiti inviati attraverso la casella di posta cc@protocollo.gov.it da parte di PAC e PAL e operatori del settori. cc@protocollo.gov.it

26 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi ALTRE INIZIATIVE IN CORSO Perfezionamento della norma sulla base dellesperienza maturata in questi 4 anni di vita del Testo Unico Istituzione di un gruppo di lavoro sulla dematerializzazione della documentazione su supporto digitale

27 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi …IN DEFINITIVA

28 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi CONCLUSIONI Norma perfezionabile ma ha un buon grado di applicabilità Tecnologia ormai matura per la quasi totalità del flusso dei documenti Organizzazione sensibilità direzionale interna alle amministrazione buona ma migliorabile Dallanalisi dellassessment emerge che Il processo di rinnovamento è in fase avanzata ed è irreversibile.

29 Memorie digitali – Torino 11 novembre 2004Ing. Guglielmo Longobardi Per maggiori informazioni http://Protocollo.gov.it http:// www.cnipa.gov.it