Dal documento cartaceo al documento digitale:

Presentazione sul tema: "Dal documento cartaceo al documento digitale:"— Transcript della presentazione:

1 Dal documento cartaceo al documento digitale:
Azienda ULSS n.8 - Asolo Dal documento cartaceo al documento digitale: Un nuovo archivio amministrativo e clinico dell’Azienda ULSS n. 8 di Asolo

2 Lo stato attuale degli Archivi
La documentazione risulta oggi archiviata in più sedi: Numero di sedi Metri lineari Documentazione amministrativa 14 3.345 Documentazione sanitaria 2 1.695 Cartelle cliniche (dal 1916) 11 5.771 27 10.811

3 La premessa progettuale
Trasformare i documenti da fattore non produttivo in risorsa aziendale attraverso: la conservazione appropriata ed unificata del cartaceo; la consultabilità effettiva dei documenti; la dematerializzazione dei documenti clinici.

4 Una partnership pubblico-privata per il work flow documentale aziendale
Per la gestione dell’Archivio, l’azienda ULSS ha affidato alcune fasi tecnologiche ed operative ad un partner privato INTEMA Srl – Smartpaper, che ha specifico know-how nell’ICT dell’ambito sanitario e nell’archiviazione ottica di documenti. Con tale partnership l’ULSS ha dato inizio dall’ , grazie al protocollo unico informatico, ad un radicale cambiamento (posta elettronica certificata, firma digitale, ecc.) nella gestione dei documenti per pianificare e controllare il flusso interno.

5 Il progetto Gli obiettivi principali:
realizzazione di un archivio centralizzato per la conservazione di tutta la documentazione cartacea (amministrativa e sanitaria) esistente; realizzazione di un archivio “digitale” per le cartelle cliniche (n circa all’anno), quale premessa per la cartella clinica elettronica

6 L’archivio centralizzato
Il GANTT attuativo: Avvio attività del nuovo archivio centralizzato: Maggio 2005; Avvio attività dell’archivio digitale: Giugno 2005; Completamento del conferimento dei documenti e passaggio a regime dell’archivio digitale: Ottobre 2005.

7 L’archivio centralizzato
La costituzione dell’archivio centralizzato dell’ ULSS prevede le seguenti fasi: censimento della documentazione nelle attuali strutture; classificazione dei documenti esistenti; trasferimento fisico dei documenti; costituzione della banca dati nel nuovo Archivio; Disattivazione di tutti gli Archivi periferici (n. 16)

8 L’archivio centralizzato I vantaggi
I principali vantaggi conseguibili sono: il recupero degli spazi con armadi compattabili; la puntuale definizione dei processi gestionali e dei livelli di servizio; la maggiore rapidità nel reperimento dei documenti.

9 L’archivio “digitale”
Progressiva trasformazione della documentazione cartacea in formato digitale, attraverso un processo di dematerializzazione. Tra i primi processi di dematerializzazione previsti nell’ambito della ULSS8 rientra quello relativo alle cartelle cliniche.

10 La cartella clinica: I livelli di servizio
Ritiro documenti dai presidi ospedalieri; Conservazione e custodia presso l’archivio centralizzato; Digitalizzazione della documentazione corrente; Digitalizzazione on-demand per la documentazione storica; Riproduzione della cartella clinica a richiesta dell’assistito, ecc.; Consultazione on line da parte dei soggetti autorizzati.

11 La cartella clinica: Lo schema funzionale

12 Formazione della cartella clinica “digitale”
Riferimento temporale e Firma digitale Pubblico ufficiale Procedura di memorizzazione Cartella clinica cartacea Procedura di conservazione Supporto di conservazione Riferimento temporale e Firma digitale Responsabile conservazione

13 La cartella clinica digitale I vantaggi
erogazione di un servizio efficiente e tempestivo per le esigenze interne di consultazione dei reparti e sale chirurgiche, day hospital etc.; riduzione delle code di lavoro presso l'ufficio archivio; riduzione dei rischi di smarrimento, alterazione o danneggiamento delle cartelle cliniche o delle loro parti; riduzione degli originali smarriti per consultazioni urgenti dell'originale da parte del personale sanitario.

14 La cartella clinica: l’architettura del sistema
applicativa Web-based

15 La cartella clinica: Le funzioni
Le principali funzionalità del sistema: acquisizione dei documenti; archiviazione documentale; firma digitale; consultazione Web .

16 La cartella clinica Le funzioni: autenticazione
L’accesso al sistema avviene in modo controllato:

17 La cartella clinica Le funzioni: ricerca
La ricerca è semplice ed intuitiva:

18 La cartella clinica Le funzioni: ricerca
Il risultato della ricerca consente di individuare il ricovero:

19 La cartella clinica Le funzioni: visualizzazione
La visualizzazione della cartella individuata:

20 La cartella clinica Le funzioni: log

21 Conclusioni L’utilizzo del documento “digitale” e delle tecnologie per l’informazione nelle attività gestionali consentono di formare la memoria per il futuro e pongono le basi per: elaborazioni statistiche analisi e ricerche programmazione e controllo integrazioni con altri sottosistemi aziendali

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