La Valutazione del Sistema Scolastico La Comunicazione – 2^ incontro Bologna, 7 febbraio 2009.

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1 La Valutazione del Sistema Scolastico La Comunicazione – 2^ incontro Bologna, 7 febbraio 2009

2 Bologna, seminario Fonder 2 Argomenti del 2^ incontro Completamento del tema degli organi: Segreteria e direzione amministrativa Comunicazione interna: strumenti e caratteristiche Comunicazione con Territorio/Famiglie Valutazione da parte delle famiglie: rapporto tra carisma/offerta formativa e aspettativa delle famiglie

3 Bologna, seminario Fonder 3 Funzioni ed organi delle aziende scolastiche Blocchi funzionali (molto in sintesi) 1. Funzioni deliberative 2. Aree della Direzione Generale 3. Dirigenza Scolastica 4. Docenza 5. Segreteria e servizi amministrativi 6. Servizi ausiliari e manutenzioni

4 Bologna, seminario Fonder 4 Rapporto organico tra le funzioni FINALITAEDUCATIVA AREA DELLA DIRIGENZA AREA DI DOCENZA AREA DEI SERVIZI

5 Bologna, seminario Fonder 5 FE Servizi segreteria, ammin. e ausiliari Docenti Dirigenza CdA Responsabilità a cerchi concentrici

6 Bologna, seminario Fonder 6 VISITATORI E GENITORI TELEFONATE CORRISPONDENZA E-MAIL Eventi, fatti ALUNNI SEGRETERIA PORTINERIA/CENTRALINO DOCENTI

7 Bologna, seminario Fonder 7 Aree di attività di segreteria e amministrazione Segreteria Istituzionale Gestione della burocrazia dettata dalle norme del settore scolastico (cd. Segreteria Istituzionale) Rapporti con Ministero e U.S. Regionale di sportello Segreteria di sportello (certificati, orari, circolari) Agenda dei dirigenti: appuntamenti, riunioni Logistica e organizzazione attività extracurricolari Servizio tesoreria (incasso rette, pagamento fornitori) Stipendi e pratiche del personale dipendente Contabilità generale Acquisti e piccole manutenzioni

8 Bologna, seminario Fonder 8 Criteri per la gestione delle informazioni Unicità e aggiornamento responsabile dei data base (mai duplicazioni!): software di segreteria /contabilità/ cartella comune/ cartelle personali Competenza e tempestività: le info devono essere comunicate al responsabile di settore al più presto. Fruibilità: devono essere facilmente e sempre disponibili alle persone autorizzate

9 Bologna, seminario Fonder 9 Criteri per la gestione delle informazioni solo Segretezza e privacy: i segreti di ufficio (dati comuni) e i dati sensibili devono essere conosciuti e trattati solo da chi ne ha necessità per esigenze di lavoro. Stile: quando si parla o si scrive, per linterlocutore si è il volto e la voce della Fondazione. Canali appropriati: le notizie devono essere fornite allesterno - di norma – solo da chi ne ha la responsabilità diretta, in base allorganigramma (esempio: anche se so, non dico, se è materia del preside o del rettore o della mia collega … )

10 Bologna, seminario Fonder 10 Criteri per la gestione del lavoro di segreteria SpecializzazionePolivalenza Specializzazione ma anche Polivalenza, per le seguenti finalità: Promemoria di ciò che si è (una cosa sola) Adeguatezza professionale della risposta Prontezza nel rispondere ai bisogni degli interlocutori (docenti/alunni/genitori/enti ecc.) Capacità di affronto dei picchi di lavoro che riguardano, sfalsati temporalmente, i diversi ambiti di attività (rette, iscrizioni, open day ecc. Condivisione delle competenze e quindi: Trasferimento e promozione del Knowhow

11 Bologna, seminario Fonder 11 Criteri per la gestione del lavoro Dignità e Uso Proprio degli uffici Dignità e Uso Proprio degli uffici: qualche esempio preso dallesperienza diretta : Centralino, Front Office, Ufficio di Segreteria istituzionale, Archivio NON SONO NON SONO sale professori, deposito caschi, borse e affini, circoli ricreativi e culturali, confessionali ecc.).

12 Bologna, seminario Fonder 12 Il Direttore Amministrativo. Le funzioni La gestione di un Istituto Scolastico, specialmente se questo offre lintero percorso scolastico, dalle materne ai licei, coinvolge una grande complessità di fattori economici e normativi. Elenchiamo i principali: Lesigenza di autosufficienza economica dellazienda scolastica

13 Bologna, seminario Fonder 13 Il Direttore Amministrativo. Le funzioni La gestione del personale dipendente, docente e non docente. lorganizzazione del lavoro e le normative di sicurezza la formazione del personale non docente

14 Bologna, seminario Fonder 14 Il Direttore Amministrativo. Le funzioni il rispetto delle normative inerenti gli edifici scolastici la gestione della mensa, se diretta, o del rapporto con la ditta esterna di catering. le manutenzioni degli immobili e delle attrezzature didattiche. Manutenzione delle attrezzature informatiche

15 Bologna, seminario Fonder 15 Il Direttore Amministrativo. Le funzioni lorganizzazione di corsi e attività extra curricolari. Il marketing e la qualità dei servizi accessori la ricerca di fonti di finanziamento pubblico e privato, la progettazione delluso razionale degli spazi e delle risorse

16 Bologna, seminario Fonder 16 Il direttore amministrativo Tutti questi aspetti richiedono di essere tenuti presenti contemporaneamente, e condotti in modo organico per il raggiungimento degli obiettivi, che sono appunto quelli fissati dal Gestore.

17 Bologna, seminario Fonder 17 Il direttore amministrativo Il Direttore amministrativo ha la funzione di tenere presenti e rappresentare le esigenze e determinazioni della Gestione nel corso del funzionamento dellIstituto Scolastico.

18 Bologna, seminario Fonder 18 Il direttore amministrativo Con la crescita della complessità e della specializzazione dei diversi rami di competenza oggi coinvolti nella gestione, non è più pensabile che, come accadeva in passato, il compito delleconomato fosse affidato, spesso a turno, a persone prive di una solida base di competenze culturali e tecniche

19 Bologna, seminario Fonder 19 Il direttore amministrativo Occorre passare dal concetto di amministrazione al concetto di gestione La funzione del direttore amministrativo deve essere uno strumento di tale cambiamento

20 Comunicazione interna Strumenti e caratteristiche

21 Bologna, seminario Fonder 21 Strumenti di comunicazione LA RIUNIONE

22 Bologna, seminario Fonder 22 La riunione sistematica ha come obiettivo generale il coinvolgimento e la responsabilizzazione dei collaboratori attraverso obiettivi specifici: la condivisione di obiettivi e metodi di lavoro lo scambio di esperienze un flusso sistematico di informazioni importanti e necessarie la precisazione di responsabilità e compiti la discussione di problemi in un modo oggettivo e con una propensione a soluzioni un confronto con i risultati raggiunti Gli obiettivi della riunione

23 Bologna, seminario Fonder 23 Di conseguenza la riunione sistematica : agevola la motivazione e la crescita professionale permette di uscire dallemergenza e di affrontare esigenze e problemi in una forma ordinata e risolutiva, eventualmente anticipando possibili problematiche future In questo modo la riunione ha come esito principale il miglioramento delle prestazioni dellorganizzazione e dei singoli collaboratori, cioè un vantaggio per lutente

24 Bologna, seminario Fonder 24 La Sistematicità: una condizione imprescindibile La regolarità della riunione a scadenze fisse è una condizione imprescindibile per raggiungere questi obiettivi. Solo la regolarità delle riunioni garantisce che esse siano veramente uno strumento di lavoro. I primi nemici della riunione sono la casualità e la reattività.

25 Bologna, seminario Fonder 25 Se tutti sanno che esiste un momento preciso e regolare dove si possono discutere proposte, suggerimenti, esperienze e problemi che non sono urgentissimi si introduce un periodo di riflessione e di preparazione che permette di oggettivare il modo di affrontare la vita lavorativa; è quindi possibile: distinguere fra importante e urgente distinguere fra fatti e impressioni distinguere fra cause e effetti contestualizzare i problemi trovare soluzioni concentrarsi sulla prestazione e non sulla persona ridurre le lamentele (tanto non serve a niente/ non si può fare niente)

26 Bologna, seminario Fonder 26 Se il Responsabile sa che esiste un momento preciso e regolare dove può rilanciare continuamente i collaboratori può: garantire una comunicazione ordinata e continua delle informazioni necessarie e importanti può coordinare il gruppo in modo che tutti sappiano sempre chi fa che cosa e come dare a tutti le ragioni per decisioni e suggerimenti riprendere con calma situazioni difficili o problematiche creare sinergie fra i collaboratori a medio-lungo termine trasferire e far assimilare criteri, modi di fare e obiettivi che sono una guida rilevante anche per ciò che - essendo importante e urgente- non trova spazio nella riunione

27 Bologna, seminario Fonder 27 la preparazione la riunione la gestione dellesito Le 3 fasi di una riunione

28 Bologna, seminario Fonder 28 Preparazione 10% Riunione 80% Gestione dellesito 10% In una riunione normale tutto il lavoro si concentra sulla riunione stessa: Se una riunione ha come obiettivo delle decisioni importanti (strategiche) aumenta il peso della preparazione e della gestione dellesito: Preparazione 40% Riunione 30% Gestione dellesito 30% Il peso delle 3 fasi

29 Bologna, seminario Fonder 29 La Preparazione Le domande principali per la preparazione sono: 1.Quali obiettivi ho per questa riunione? 2.Quali temi sono quindi da trattare?: O rdine del Giorno 3.Quali informazioni devo comunicare? 4.Quali problemi sono da risolvere e come devono essere affrontati? 5.Quali materiali da preparare? Una riunione non preparata bene è destinata all'inefficienza, alle lamentele, alle demotivazioni, alle conflittualità, alla perdita di leadership. La preparazione dipende in gran parte dalla vostra capacità di osservare

30 Bologna, seminario Fonder 30 LEvento il coinvolgimento dei partecipanti Ogni riunione ha due livelli: i contenuti

31 Bologna, seminario Fonder 31 Per il coinvolgimento dei partecipanti è importante: invitare ad una partecipazione e ad un ascolto attivo creare e mantenere un clima di fiducia orientarsi sui fatti e non sulle impressioni discutere le azioni e i comportamenti sempre rispetto ad un obiettivo comune valorizzare prima di criticare dare le ragioni per la propria decisione/proposta informare in maniera chiara e ragionata evitare una focalizzazione sui problemi e contestualizzare N.B.: Spesso una domanda aiuta di più che non una contro- affermazione: invita a dimostrare le ragioni e responsabilizza

32 Bologna, seminario Fonder 32 Esempi di alcuni contenuti principali Per i contenuti è importante seguire la logica - Obiettivi – Strategie – Azioni Occorre quindi chiarire e condividere prima gli obiettivi o i risultati da raggiungere, poi le strategie e le tattiche adeguate e infine le azioni da intraprendere. Per decisioni importanti conviene comunicare le ragioni e i vantaggi della decisione presa.

33 Bologna, seminario Fonder 33 I temi più difficili non dovrebbero essere trattati né allinizio né alla fine di una riunione. Alla fine di ogni riunione conviene riepilogare: - le decisioni prese - le responsabilità e i compiti attribuiti - chi altro deve essere informato di cosa e da chi Verbale anche informale Importante: in ogni riunione si deve verificare lesito della riunione precedente.

34 Bologna, seminario Fonder 34 Lefficienza della riunione dipende in gran parte dalla vostra capacità di ascolto N.B.: Ogni riunione può avere una durata diversa a seconda dei temi da trattare. Però non si dovrebbe mai saltare un appuntamento

35 Bologna, seminario Fonder 35 Gestione dellesito Ogni decisione presa e ogni cambiamento concordato deve essere verificato: ciò implica chiarezza circa le decisioni prese e le informazioni apprese nella riunione precedente: abbiamo attuato/raggiunto ciò che abbiamo concordato? è stato il modo adeguato per migliorare la nostra prestazione? sono emersi altri problemi? Questa verifica dovrebbe avvenire, se possibile, nella riunione successiva.

36 Bologna, seminario Fonder 36 Senza questa verifica il cambiamento non ha continuità e ricomincia a prevalere la casualità: la riunione è destinata allinefficienza, alla lamentela, alla demotivazione, alla conflittualità, alla perdita di leadership. La gestione dell esito dipende in gran parte dalla motivazione al raggiungimento degli obiettivi

37 Bologna, seminario Fonder 37 Comunicazione con territorio e famiglie

38 Bologna, seminario Fonder 38 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: CRITERI Partire dal reale: Consapevolezza dell identità del Soggetto della gestione dellopera educativa: non conviene snaturarsi. Osservazione e quindi conoscenza delle caratteristiche e dei bisogni del territorio Pertanto, conviene essere disponibili allascolto delle richieste delle famiglie

39 Bologna, seminario Fonder 39 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: CRITERI Vagliare tutto e trattenere il valore: Tali richieste devono essere giudicate in base ai criteri propri dellente educativo, cercando di individuarne e valorizzarne i contenuti di verità, quasi sempre presenti. Lofferta dei servizi dovrà, se possibile, contemperare le esigenze o i desiderata delle famiglie con le caratteristiche fondamentali del carisma educativo proprie dellente.

40 Bologna, seminario Fonder 40 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: CRITERI Assumere il rischio di impresa: In base alle risorse umane disponibili e alle condizioni economiche, dare una forma alla propria offerta didattica e di servizi Tale forma avrà delle ragioni, che dovranno essere formalmente esplicitate (ad es. nel PEI e nel POF) ma, più importante, dovranno essere conosciute e condivise dal personale direttivo, docente e non docente.

41 Bologna, seminario Fonder 41 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: CRITERI Dare le ragioni delle scelte: Costringe ad avere delle ragioni adeguate, e ad averle adeguatamente riflettute e condivise nelle sedi appropriate. Consente interventi correttivi laddove le famiglie e/o il personale segnalino eventuali incoerenze o contraddizioni o problemi.

42 Bologna, seminario Fonder 42 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: CRITERI La scuola è un rapporto fiduciario, tra attori che hanno la stessa finalità: leducazione dei bambini e dei ragazzi attraverso listruzione La comunicazione deve assumere la forma di un rapporto fiduciario: non erogazione di servizi ma rapporto che veicola anche i servizi

43 Bologna, seminario Fonder 43 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: CRITERI Deve essere percettibile il fatto che noi mettiamo al centro dellopera e quindi dellattività che gestiamo quel ragazzo, non lo studente o il giovane, ma proprio quel ragazzo, secondo la totalità dei fattori che lo costituiscono. Incontriamo quel ragazzo nelloccasione del suo bisogno di frequentare una scuola e di essere istruito.

44 Bologna, seminario Fonder 44 Qualche esempio in cui sono messi alla prova il carisma e la sua percezione da parte della famiglia Finisco di lavorare alle 18, non so a chi lasciare mio figlio in questa scuola la disciplina lascia a desiderare… Questa scuola è troppo severa… Troppi compiti! Troppo pochi compiti! Date voti troppo bassi… I voti sono troppo alti… I docenti sono troppo giovani I docenti sono troppo anziani…

45 Bologna, seminario Fonder 45 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: STRUMENTI Lidentità dellopera educativa deve essere facilmente incontrabile: i primi colloqui informativi devono essere curati ed affidati al personale più adeguato (Rettore, Preside, segreteria di sportello …) Non bisogna darla per scontata, anche quando lIstituto è antico e affermato Gli strumenti di comunicazione devono puntare alla semplicità di fruizione.

46 Bologna, seminario Fonder 46 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: STRUMENTI Deve essere comunicato il concetto dellunita e dellorganicità dellopera educativa, da tutti i punti di vista (di finalità, didattico, amministrativo, organizzativo, di servizi). Ad esempio: un punto solo di accesso alla scuola, sempre presidiato da una portineria/centralino Un solo ufficio di segreteria, facilmente raggiungibile dai genitori e visitatori

47 Bologna, seminario Fonder 47 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: STRUMENTI Le richieste di chiarimenti, le lamentele dei genitori e/o dei docenti devono trovare udienza da parte del referente appropriato (in base alla materia) quanto prima possibile e senza anticamere, attraverso la segreteria che terrà lagenda degli appuntamenti. Le comunicazioni non devono mai essere contraddittorie tra i diversi ruoli della scuola: nel dubbio è meglio riservarsi di rispondere dopo aver avuto il tempo di informarsi

48 Bologna, seminario Fonder 48 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: STRUMENTI Le circolari devono essere chiare e semplici, evitando le informazioni non essenziali o burocratiche. Devono tuttavia dar conto della organicità delle attività dellIstituto, che non è dato dalla sommatoria di attività diverse (per settore scolastico) ma è un unico soggetto che si esprime in settori e quindi forme differenti.

49 Bologna, seminario Fonder 49 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: STRUMENTI Grafica e coordinato Perciò, le circolari dovrebbero avere un layout comune per tutti i livelli. Può essere utile avere un marchio riconoscibile, ed improntare a questo tutto il coordinato di cancelleria (carte intestate, timbri, buste, cartellonistica, tabelle informative, bacheche, sito web

50 Bologna, seminario Fonder 50 Strumenti di comunicazione Il sito web

51 Bologna, seminario Fonder 51 Finalità 1) Rendere visibili le caratteristiche dellIstituto 2) Informazione 3) Strumento di lavoro per dirigenti, docenti e segreteria

52 Bologna, seminario Fonder 52 Finalità 1) Rendere visibili le caratteristiche dellIstituto Dallesterno si deve poter avere unidea coerente con la realtà effettiva dellIstituto: non bacheca, non vetrina, ma finestra. LIstituto è in rapporto con gli studenti e le loro famiglie, che non sono né solo utenti né solo clienti. Mezzo di espressione del carisma Il confronto come antidoto dellautoreferenzialità.

53 Bologna, seminario Fonder 53 Finalità 2) Informazione Facilità di accesso alle notizie utili a studenti, famiglie e pubblico esterno Snellimento del lavoro ripetitivo delle segreterie e della portineria Capillarità di diffusione, rapidità e completezza delle informazioni pubblicate

54 Bologna, seminario Fonder 54 Finalità 3) Strumento di lavoro per dirigenti, docenti e segreteria Per evitare duplicazioni del lavoro (esempi) Unicità e qualità degli archivi, aggiornamento in tempo reale. Ogni cosa fatta è immediatamente disponibile ai potenziali interessati, senza necessità di ulteriori lavorazioni da parte propria o di altri

55 Bologna, seminario Fonder 55 Dedalo Soc. Cooperativa Sociale a r.l. Fonder