Condivisione della Mission" Valorizzazione e Responsabilizzazione delle funzioni di segreteria e amministrative Bologna, Scuola S. Domenico 12 marzo 2010.

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1 Condivisione della Mission" Valorizzazione e Responsabilizzazione delle funzioni di segreteria e amministrative Bologna, Scuola S. Domenico 12 marzo 2010

2 Bologna, seminario Fonder 2 Argomenti dellincontro 1^ parte: Scopo della Scuola Paritaria Valore dellopera educativa A quale bisogno risponde e quale contributo porta alla società civile Quali criteri ideali guidano le nostre scuole Qual è il soggetto titolare della Mission

3 Bologna, seminario Fonder 3 Valore dellopera educativa Il mondo occidentale è di fronte ad una grave emergenza educativa, riconosciuta ormai da tutti. In generale vi è una difficoltà dei principali luoghi educativi ad esprimere una qualsivoglia e ragionevole ipotesi esplicativa della realtà. Le nostre opere rendono effettiva la tanto auspicata pluralità nelleducazione.

4 Bologna, seminario Fonder 4 A quale bisogno risponde Le famiglie, la scuola e la società non svolgono più naturalmente e spontaneamente il loro tradizionale ruolo educativo rispetto alla domanda di senso. I giovani hanno bisogno di essere istruiti e preparati alla vita lavorativa e sociale Le imprese e le professioni richiedono cultura, competenze ed elasticità sempre maggiori Concorrenza dei paesi emergenti

5 Bologna, seminario Fonder 5 Criteri ideali che guidano le nostre scuole discussione

6 Bologna, seminario Fonder 6 Qual è il soggetto titolare della Mission Soggetto e carisma Soggetto e veste giuridica Soggetto e organi deliberativi Soggetto e forme organizzative Dallamministrazione alla gestione

7 Bologna, seminario Fonder 7 Argomenti dellincontro 2^ parte: lorganizzazione al servizio dello scopo Rapporto organico delle funzioni Area di attività del comparto di segreteria Criteri nella gestione delle informazioni Criteri nella gestione del lavoro Valutazione da parte delle famiglie: rapporto tra carisma/offerta formativa e aspettativa delle famiglie

8 Bologna, seminario Fonder 8 Funzioni ed organi delle aziende scolastiche Blocchi funzionali (molto in sintesi) 1. Funzioni deliberative 2. Aree della Direzione Generale 3. Dirigenza Scolastica 4. Docenza 5. Segreteria e servizi amministrativi 6. Servizi ausiliari e manutenzioni

9 Bologna, seminario Fonder 9 Rapporto organico tra le funzioni AREA DELLA DIRIGENZA

10 Bologna, seminario Fonder 10 FE Servizi segreteria, ammin. e ausiliari Docenti Dirigenza CdA Responsabilità a cerchi concentrici

11 Bologna, seminario Fonder 11 Aree di attività di segreteria e amministrazione Segreteria Istituzionale Gestione della burocrazia dettata dalle norme del settore scolastico (cd. Segreteria Istituzionale) Rapporti con Ministero e U.S. Regionale di sportello Segreteria di sportello (certificati, orari, circolari) Agenda dei dirigenti: appuntamenti, riunioni Logistica e organizzazione attività extracurricolari Servizio tesoreria (incasso rette, pagamento fornitori) Stipendi e pratiche del personale dipendente Contabilità generale Acquisti e piccole manutenzioni

12 Bologna, seminario Fonder 12 VISITATORI E GENITORI TELEFONATE CORRISPONDENZA E-MAIL Eventi, fatti ALUNNI SEGRETERIA PORTINERIA/CENTRALINO DOCENTI

13 Bologna, seminario Fonder 13 Criteri per la gestione delle informazioni Unicità e aggiornamento responsabile dei data base (mai duplicazioni!): software di segreteria /contabilità/ cartella comune/ cartelle personali Competenza e tempestività: le info devono essere comunicate al responsabile di settore al più presto. Fruibilità: devono essere facilmente e sempre disponibili alle persone autorizzate

14 Bologna, seminario Fonder 14 Criteri per la gestione delle informazioni solo Segretezza e privacy: i segreti di ufficio (dati comuni) e i dati sensibili devono essere conosciuti e trattati solo da chi ne ha necessità per esigenze di lavoro. Stile: quando si parla o si scrive, per linterlocutore si è il volto e la voce dellente. Canali appropriati: le notizie devono essere fornite allesterno - di norma – meglio se da chi ne ha la responsabilità diretta, in base allorganigramma (esempio: anche se so, non dico, se è materia del preside o del rettore o della mia collega … )

15 Bologna, seminario Fonder 15 Criteri per la gestione del lavoro di segreteria SpecializzazionePolivalenza Specializzazione ma anche Polivalenza, per le seguenti finalità: Promemoria di ciò che si è (una cosa sola) Adeguatezza professionale della risposta Prontezza nel rispondere ai bisogni degli interlocutori (docenti/alunni/genitori/enti ecc.) Capacità di affronto dei picchi di lavoro che riguardano, sfalsati temporalmente, i diversi ambiti di attività (rette, iscrizioni, open day ecc.) Condivisione delle competenze e quindi: Trasferimento e promozione del Knowhow

16 Bologna, seminario Fonder 16 Criteri per la gestione del lavoro Dignità e Uso Proprio degli uffici Dignità e Uso Proprio degli uffici: qualche esempio preso dallesperienza diretta : Centralino, Front Office, Ufficio di Segreteria istituzionale, Archivio NON SONO NON SONO sale professori, deposito caschi, borse e affini, circoli ricreativi e culturali, confessionali ecc.).

17 Bologna, seminario Fonder 17 Il Direttore Amministrativo. Le funzioni La gestione di un Istituto Scolastico, specialmente se questo offre lintero percorso scolastico, dalle materne ai licei, coinvolge una grande complessità di fattori economici e normativi. Elenchiamo i principali: Lesigenza di autosufficienza economica dellazienda scolastica

18 Bologna, seminario Fonder 18 Il Direttore Amministrativo. Le funzioni La gestione del personale dipendente, docente e non docente. lorganizzazione del lavoro e le normative di sicurezza la formazione del personale non docente

19 Bologna, seminario Fonder 19 Il Direttore Amministrativo. Le funzioni il rispetto delle normative inerenti gli edifici scolastici la gestione della mensa, se diretta, o del rapporto con la ditta esterna di catering. le manutenzioni degli immobili e delle attrezzature didattiche. Manutenzione delle attrezzature informatiche

20 Bologna, seminario Fonder 20 Il Direttore Amministrativo. Le funzioni lorganizzazione di corsi e attività extra curricolari. Il marketing e la qualità dei servizi accessori la ricerca di fonti di finanziamento pubblico e privato, la progettazione delluso razionale degli spazi e delle risorse

21 Bologna, seminario Fonder 21 Il direttore amministrativo Tutti questi aspetti richiedono di essere tenuti presenti contemporaneamente, e condotti in modo organico per il raggiungimento degli obiettivi, che sono appunto quelli fissati dal Gestore.

22 Bologna, seminario Fonder 22 Il direttore amministrativo Con la crescita della complessità e della specializzazione dei diversi rami di competenza oggi coinvolti nella gestione, non è più pensabile che, come accadeva in passato, il compito delleconomato fosse affidato, spesso a turno, a persone prive di una solida base di competenze culturali e tecniche

23 Bologna, seminario Fonder 23 Il direttore amministrativo Occorre passare dal concetto di amministrazione al concetto di gestione La funzione del direttore amministrativo deve essere uno strumento di tale cambiamento

24 Bologna, seminario Fonder 24 Comunicazione con territorio e famiglie

25 Bologna, seminario Fonder 25 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: CRITERI Partire dal reale: Consapevolezza dell identità del Soggetto della gestione dellopera educativa: non conviene snaturarsi. Osservazione e quindi conoscenza delle caratteristiche e dei bisogni del territorio Pertanto, conviene essere disponibili allascolto delle richieste delle famiglie

26 Bologna, seminario Fonder 26 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: CRITERI Vagliare tutto e trattenere il valore: Tali richieste devono essere giudicate in base ai criteri propri dellente educativo, cercando di individuarne e valorizzarne i contenuti di verità, quasi sempre presenti. Lofferta dei servizi dovrà, se possibile, contemperare le esigenze o i desiderata delle famiglie con le caratteristiche fondamentali del carisma educativo proprie dellente.

27 Bologna, seminario Fonder 27 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: CRITERI Assumere il rischio di impresa: In base alle risorse umane disponibili e alle condizioni economiche, dare una forma alla propria offerta didattica e di servizi Tale forma avrà delle ragioni, che dovranno essere formalmente esplicitate (ad es. nel PEI e nel POF) ma, più importante, dovranno essere conosciute e condivise dal personale direttivo, docente e non docente.

28 Bologna, seminario Fonder 28 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: CRITERI Dare le ragioni delle scelte: Costringe ad avere delle ragioni adeguate, e ad averle adeguatamente riflettute e condivise nelle sedi appropriate. Consente interventi correttivi laddove le famiglie e/o il personale segnalino eventuali incoerenze o contraddizioni o problemi.

29 Bologna, seminario Fonder 29 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: CRITERI La scuola è un rapporto fiduciario, tra attori che hanno la stessa finalità: leducazione dei bambini e dei ragazzi attraverso listruzione La comunicazione deve assumere la forma di un rapporto fiduciario: non erogazione di servizi ma rapporto che veicola anche i servizi

30 Bologna, seminario Fonder 30 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: CRITERI Deve essere percettibile il fatto che noi mettiamo al centro dellopera e quindi dellattività che gestiamo quel ragazzo, non lo studente o il giovane, ma proprio quel ragazzo, secondo la totalità dei fattori che lo costituiscono. Incontriamo quel ragazzo nelloccasione del suo bisogno di frequentare una scuola e di essere istruito.

31 Bologna, seminario Fonder 31 Qualche esempio in cui sono messi alla prova il carisma e la sua percezione da parte della famiglia Finisco di lavorare alle 18, non so a chi lasciare mio figlio in questa scuola la disciplina lascia a desiderare… Questa scuola è troppo severa… Troppi compiti! Troppo pochi compiti! Date voti troppo bassi… I voti sono troppo alti… I docenti sono troppo giovani I docenti sono troppo anziani…

32 Bologna, seminario Fonder 32 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: STRUMENTI Lidentità dellopera educativa deve essere facilmente incontrabile: i primi colloqui informativi devono essere curati ed affidati al personale più adeguato (Rettore, Preside, segreteria di sportello …) Non bisogna darla per scontata, anche quando lIstituto è antico e affermato Gli strumenti di comunicazione devono puntare alla semplicità di fruizione.

33 Bologna, seminario Fonder 33 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: STRUMENTI Deve essere comunicato il concetto dellunita e dellorganicità dellopera educativa, da tutti i punti di vista (di finalità, didattico, amministrativo, organizzativo, di servizi). Ad esempio: un punto solo di accesso alla scuola, sempre presidiato da una portineria/centralino Un solo ufficio di segreteria, facilmente raggiungibile dai genitori e visitatori

34 Bologna, seminario Fonder 34 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: STRUMENTI Le richieste di chiarimenti, le lamentele dei genitori e/o dei docenti devono trovare udienza da parte del referente appropriato (in base alla materia) quanto prima possibile e senza anticamere, attraverso la segreteria che terrà lagenda degli appuntamenti. Le comunicazioni non devono mai essere contraddittorie tra i diversi ruoli della scuola: nel dubbio è meglio riservarsi di rispondere dopo aver avuto il tempo di informarsi

35 Bologna, seminario Fonder 35 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: STRUMENTI Le circolari devono essere chiare e semplici, evitando le informazioni non essenziali o burocratiche. Devono tuttavia dar conto della organicità delle attività dellIstituto, che non è dato dalla sommatoria di attività diverse (per settore scolastico) ma è un unico soggetto che si esprime in settori e quindi forme differenti.

36 Bologna, seminario Fonder 36 Rapporto tra carisma dellopera e domanda delle famiglie: STRUMENTI Grafica e coordinato Perciò, le circolari dovrebbero avere un layout comune per tutti i livelli. Può essere utile avere un marchio riconoscibile, ed improntare a questo tutto il coordinato di cancelleria (carte intestate, timbri, buste, cartellonistica, tabelle informative, bacheche, sito web

37 Bologna, seminario Fonder 37 Strumenti di comunicazione Il sito web

38 Bologna, seminario Fonder 38 Finalità 1) Rendere visibili le caratteristiche dellIstituto 2) Informazione 3) Strumento di lavoro per dirigenti, docenti e segreteria

39 Bologna, seminario Fonder 39 Finalità 1) Rendere visibili le caratteristiche dellIstituto Dallesterno si deve poter avere unidea coerente con la realtà effettiva dellIstituto: non bacheca, non vetrina, ma finestra. LIstituto è in rapporto con gli studenti e le loro famiglie, che non sono né solo utenti né solo clienti. Mezzo di espressione del carisma Il confronto come antidoto dellautoreferenzialità.

40 Bologna, seminario Fonder 40 Finalità 2) Informazione Facilità di accesso alle notizie utili a studenti, famiglie e pubblico esterno Snellimento del lavoro ripetitivo delle segreterie e della portineria Capillarità di diffusione, rapidità e completezza delle informazioni pubblicate

41 Bologna, seminario Fonder 41 Finalità 3) Strumento di lavoro per dirigenti, docenti e segreteria Per evitare duplicazioni del lavoro (esempi) Unicità e qualità degli archivi, aggiornamento in tempo reale. Ogni cosa fatta è immediatamente disponibile ai potenziali interessati, senza necessità di ulteriori lavorazioni da parte propria o di altri

42 Bologna, seminario Fonder 42 Dedalo Soc. Cooperativa Sociale a r.l. Fonder