Il progetto SIAS Sistema Informativo degli Archivi di Stato

Il progetto SIAS Sistema Informativo degli Archivi di Stato
Una piattaforma software distribuita per la descrizione e gestione del patrimonio archivistico degli Archivi di Stato italiani Pierluigi Feliciati - Padova

Il progetto SIAS - storia
il progetto è nato dall’esigenza, da sempre sentita dall’Amministrazione archivistica, di poter disporre di uno strumento di informazione aggiornato sulla consistenza qualitativa e quantitativa del patrimonio documentario, a qualsiasi titolo conservato negli Archivi di Stato e del relativo stato di ordinamento e di inventariazione. Pierluigi Feliciati - Padova

“. . . si potrebbero incominciare, serie per serie completa, i singoli inventari a tipo unico (preferibilmente quello seguito dal Bongi per l’A.S. di Lucca), in modo da preparare il materiale per la futura pubblicazione dell’inventario generale ” Dal verbale dell’adunanza n. 142 del 2 dicembre1895 del Consiglio Superiore degli Archivi Pierluigi Feliciati - Padova

Criticità storiche: inadeguatezza delle risorse umane e finanziarie mancanza di strumenti a supporto dell’attività di programmazione peculiarità della descrizione archivistica, che ha per molto tempo impedito la formalizzazione di regole di descrizione Pierluigi Feliciati - Padova

la Guida generale degli Archivi di Stato ha finalmente realizzato non solo l’obiettivo di offrire informazioni complete sul patrimonio archivistico degli Archivi di Stato ma soprattutto di costituire le basi per un repertorio di livello nazionale e di alta qualità scientifica delle istituzioni e delle magistrature che hanno prodotto tale patrimonio. Pierluigi Feliciati - Padova

le leggi speciali emanate degli anni 80 e 90 con finanziamenti straordinari hanno consentito ad alcuni Archivi di realizzare progetti di eccellenza nella creazione di basi informative e nella riproduzione digitale di documenti la mancanza di ordinarie risorse ha impedito però per anni di perseguire una strategia di sviluppo omogenea, di “pari opportunità” per tutti gli Istituti e ha rischiato di minacciare la sopravvivenza di quanto era stato realizzato. Pierluigi Feliciati - Padova

Era necessario sviluppare uno strumento a basso costo di sviluppo, implementazione e gestione, di facile utilizzo anche da parte di operatori che non avevano avuto l’opportunità di cimentarsi con lo strumento informatico, tanto duttile da rispondere alla molteplicità di esigenze informative interne ed esterne all’Amministrazione e alla variegata realtà degli Archivi di Stato. Si doveva poter recepire banche dati inventariali nate in tempi e su sistemi diversi e restare nelle strategie di informatizzazione della P.A. e in quelle del Ministero per i beni e le attività culturali. Pierluigi Feliciati - Padova

il progetto SIAS è stato varato nel 2003 nel mese di aprile il prototipo del software era stato già sviluppato sulla base di un progetto della DG dalla società Amanuense s.r.l. di Firenze Nel mese di luglio è stato distribuito ai primi Archivi di Stato perché lo testassero Pierluigi Feliciati - Padova

E’ stato proposto di testare la validità del software agli Archivi di Stato della Sicilia e della Liguria: due regioni, loro malgrado, appena sfiorate dal processo di informatizzazione. Attraverso questo lavoro il software è stato corretto, migliorato e arricchito, arrivando in un anno alla versione 3.01 Nell’aprile del 2004 è stata infatti portata a conclusione la prima fase del progetto con l’inserimento dei dati relativi al patrimonio documentario e ai relativi strumenti di ricerca, dati che saranno fra breve pubblicizzati sul web. Pierluigi Feliciati - Padova

In quest’anno di sperimentazione sono state formalizzate anche le “istruzioni per l’uso”. Sono stati prodotti e diffusi attraverso il sito Intranet degli archivi: Manuale d’uso del programma gestionale, un vero e proprio help all’uso del software, redatto però da archivisti e non da informatici Linee guida alla descrizione e gestione del patrimonio documentario, che oltre a sostenere gli utenti nell’uso del software, guidano nell’applicazione delle norme ISAD(G), ISAAR(CPF) e di quelle redazionali della Guida Generale, ponendo l’accento sul rigore della qualità informativa dei dati anche nella loro rappresentazione formale. Pierluigi Feliciati - Padova

Nell’attuale versione del software, oltre ai moduli per la descrizione “alta” del sistema documentario dei singoli Archivi di Stato, degli strumenti di accesso e dei soggetti produttori, sono compresi anche tre moduli per l’inventariazione vera e propria, i cui manuali sono in corso di diffusione: INVENTARIO-BASE PERGAMENE SIGILLI Pierluigi Feliciati - Padova

nel settembre 2004 erano 25 gli Archivi impegnati nel progetto (Sicilia, Liguria, Piemonte, Venezia, Massa Carrara, Pavia) altri 63 Archivi di Stato, dopo i seminari di formazione di ottobre 2004, sono ora in attività sulla versione 3.1 del software, che comprende anche i moduli inventariali Pierluigi Feliciati - Padova

Sono in corso di analisi e progettazione altri moduli del progetto SIAS: un modulo gestionale per le Sale di Studio un modulo per la descrizione dei fondi notarili un modulo per la descrizione di cartografia e mappe catastali Pierluigi Feliciati - Padova

Pierluigi Feliciati - Padova 16032005
I sistemi informativi Dal punto di vista dell’architettura generale, il progetto SIAS è nato partendo da alcune considerazioni su natura e caratteristiche dei Sistemi Informativi Archivistici Pierluigi Feliciati - Padova

metadati fondi e strumenti documenti in formato digitale
la piramide dei SIA contesto produzione contesto conservazione sistema documentario metadati fondi e strumenti DL- strumenti di accesso elettronici xml MAG documenti in formato digitale Pierluigi Feliciati - Padova

la piramide dei SIA-interoperabilità
contesto produzione contesto conservazione 2 1 metadati su fondi e strumenti 3 4 public domain partial copyright strumenti di accesso elettronici documenti in formato digitale Pierluigi Feliciati - Padova

la piramide dei SIA-interoperabilità
liste d’autorità e sistema dei contesti storico-istituzionali dei soggetti produttori, basato almeno su ISAAR(CPF) mandatory sistema degli enti di conservazione, istituzionale, gestione depositi, sale di studio, utenti, riproduzione, etc. sistema dei fondi archivistici basato almeno su ISAD(G) mandatory sistema degli strumenti di ricerca sugli archivi, basato su Dublin Core Pierluigi Feliciati - Padova

La struttura dati di ogni SI-AS
istituto di conservazione punti di accesso contesti di produzione singolo strumento di ricerca elettronico o digitalizzato sistema strumenti di ricerca sistema complessi documentari XML MAG documenti digitalizzati Funzioni gestionali: Gestione depositi Registro presa in carico Valutazione patrimoniale Pierluigi Feliciati - Padova

L’architettura di SIAS
interfaccia Web e report gestionali SI-ASRO xml validazione qualità tecnica dei dati SI-ASPD xml SIAS Server Web report Gestionali Multi-istituto Software gestionale SAN xml SI-ASPA Pierluigi Feliciati - Padova

SIAS - alcune specifiche
Attribuzione e visualizzazione di numeri di codice univoci per ciascuna unità informativa Interfaccia Web accessibile e usabile secondo le linee guida definite nel progetto MINERVA DBMS principale Microsoft SQL Server (gratuito) Architettura client-server per ogni SIAS locale, con la possibile sincronizzazione di postazioni off-line (PC portatili), ad esempio per le Sezioni Import/Export e trasmissione dei dati in XML Backup periodico dei DB facilitato Sincronizzazione periferia-centro-web per garantire l’autonomia scientifica degli AS, allineamento formale e sicurezza sui dati gestionali 7 report stampabili, in parte riservati, oltre all’interfaccia Web consultabile in locale o da Web Pierluigi Feliciati - Padova

SIAS – istituto di conservazione
Pierluigi Feliciati - Padova

SIAS – complessi documentari

SIAS – Sogg. produttori persone

SIAS – Sogg. produttori famiglie

SIAS – Sogg. produttori enti

SIAS – strumenti di ricerca

SIAS – Strumenti di Ricerca
Compatibilità per l’importazione È possibile collegare alla scheda SR tramite un file XML MAG per gestire più files: Inventari digitalizzati (tiff, pdf …) Inventari digitali testuali (rtf, doc, html …) Oppure, convertiti in XML: Inventari elettronici strutturati (dbase, da qualunque fonte e con qualunque struttura) Pierluigi Feliciati - Padova

SIAS – Strumenti di Ricerca
Redazione nuovi strumenti (compatibilità formale EAD in sviluppo) È possibile, a partire dalla scheda SR: Attivare il modulo INVENTARIO BASE Attivare il modulo PERGAMENE+SIGILLI Attivare il modulo SIGILLI Per costruire nuovi inventari elettronici Pierluigi Feliciati - Padova

dagli strumenti ai documenti A partire dagli inventari elettronici o digitali collegati al sistema è possibile collegare le descrizioni alle immagini digitali dei documenti, con il tramite di files XML amministrativi e gestionali MAG Pierluigi Feliciati - Padova

dagli strumenti ai documenti Un caso in corso di realizzazione è il Diplomatico dell’Archivio di Stato di Palermo Interamente digitalizzate più di 6000 pergamene Quasi interamente pronte le descrizioni analitiche, implementate coi moduli inventariali SIAS-Pergamene e SIAS-Sigilli Pierluigi Feliciati - Padova

Pierluigi Feliciati - Padova 16032005
grazie Pierluigi Feliciati - Padova

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