IL PROGETTO: UNO STRUMENTO AL SERVIZIO DELLA COOPERAZIONE IL PROGETTO: UNO STRUMENTO AL SERVIZIO DELLA COOPERAZIONE Federica Raggi STC IPA Adriatic CBC.

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1 IL PROGETTO: UNO STRUMENTO AL SERVIZIO DELLA COOPERAZIONE IL PROGETTO: UNO STRUMENTO AL SERVIZIO DELLA COOPERAZIONE Federica Raggi STC IPA Adriatic CBC Programme

2 CHE COSÈ UN PROGETTO PUÒ ESSERE CONSIDERATO COME UNA SERIE DI ATTIVITÀ VOLTE A PRODURRE OBIETTIVI CHIARAMENTE DEFINITI IN UN PERIODO DI TEMPO STABILITO RELATIVAMENTE A RISORSE DETERMINATE (budget e staff)

3 PERCHÉ UN PROGETTO DI COOPERAZIONE TERRITORIALE È DIFFERENTE? 1. Partner di diversi Paesi con diverse culture (lavorative) e lingue 2. Diverse tipologie di istituzioni (EEPP, priv.) con diversi campi di esperienza e culture organizzative 3. Lavoro a distanza per lunghi periodi 4. Obiettivi concreti con budget e tempistica realistici in un contesto multinazionale e multiorganizzativo 5. Rispetto delle norme per la rendicontazione 6. Capacità di prefinanziare i costi e di investire risorse per la preparazione (anche in caso di insuccesso)

4 I FATTORI DI SUCCESSO 3. Innovazione 4. Organizzazione del parternariato 5. Disseminazione e capitalizzazione dei risultati 2. Qualità dellapproccio 1. Qualità dellazione

5 LE FASI 1. Preparazione 2. Costituzione della partnership 3. Sviluppo dellapplication form e definizione del budget 4. Implementazione 5. Monitoraggio e valutazione 6. Divulgazione e capitalizzazione

6 1. PREPARAZIONE Identificazione obiettivi e problemi 1.1 Obiettivi Coerenza degli obiettivi con le priorità del Programma di Cooperazione e con le politiche nazionali e locali bisogno reale da risolvere ovvero opportunità da cogliere E questo il Programma più appropriato per il progetto?

7 1. PREPARAZIONE 1.2 Partner, Contesto Identificazione partner Analisi del contesto Studio dellApplication pack Identificazione Lead Partner Condivisione degli obiettivi/esperienza da condividere/partnership di interesse Dotato di determinate conoscenze e capacità (gestionali, relazionali…) Per valutare il grado di innovatività e di applicabilità ed il supporto politico I partner sono eligibili? Sono adatti per le attività previste e la scelta è giustificabile?

8 2. COSTITUZIONE DELLA PARTNERSHIP 2.1 Selezione dei partner Criteri di selezione Eligibilità Competenze ed esperienze in riferimento al tema progettuale Ulteriori possibilità di collaborazione future Effetti accrescitivi e risultati pratici (economici, sociali, scientifici e/o tecnologici, ambientali) Dimensione ottimale

9 2. COSTITUZIONE DELLA PARTNERSHIP 2.2 Definizione dei ruoli E stata prevista almeno una forma di cooperazione? Elaborazione congiunta Attuazione congiunta Ideazione congiunta. Integrazione di idee, priorità e attività. Il LP coordina il processo, includendo fin dallinizio tutti i partner. Ideazione congiunta. Integrazione di idee, priorità e attività. Il LP coordina il processo, includendo fin dallinizio tutti i partner. Attuazione e coordinamento delle attività su tutta larea di cooperazione. Il LP è responsabile del coordinamento delle attività, dellosservanza degli impegni programmatici e della garanzia di qualità. Attuazione e coordinamento delle attività su tutta larea di cooperazione. Il LP è responsabile del coordinamento delle attività, dellosservanza degli impegni programmatici e della garanzia di qualità. Personale condiviso Responsabilità delle attività di progetto da parte del personale di progetto su tutta larea di cooperazione. Il LP definisce ed affida gli incarichi al personale di progetto. Responsabilità delle attività di progetto da parte del personale di progetto su tutta larea di cooperazione. Il LP definisce ed affida gli incarichi al personale di progetto. Finanziamento congiunto Esiste un unico budget di progetto condiviso, distribuito in base alle attività dei partner. Esiste un unico conto corrente bancario gestito dal LP su cui vengono inviati i pagamenti dal Programma. Il LP è responsabile dellamministrazione e dellinoltro del cofinanziamento IPA ai partner. Esiste un unico budget di progetto condiviso, distribuito in base alle attività dei partner. Esiste un unico conto corrente bancario gestito dal LP su cui vengono inviati i pagamenti dal Programma. Il LP è responsabile dellamministrazione e dellinoltro del cofinanziamento IPA ai partner.

10 2. COSTITUZIONE DELLA PARTNERSHIP 2.3 Il Lead Partner Responsabilità del LP Svolge attività di networking Assicura la corretta esecuzione delloperazione Trasferisce il contributo comunitario Garantisce che le spese dichiarate dai partner corrispondono alle attività concordate Verifica la convalida da parte dei controllori delle spese dichiarate dai partner

11 3. APPLICATION FORM E BUDGET 3.1 Negoziazione Incontri preparatori Comprensione reciproca, informazione, attivazione e coinvolgimento Definizione tempistica Definizione ruoli Consapevolezza dei tempi necessari alla stesura della domanda Gestione, coordinamento e scambio di informazioni Il LP in questa fase svolge il ruolo di facilitatore: fa da tramite tra i vari partner e si occupa di preparare lapplication form.

12 3. APPLICATION FORM E BUDGET 3.2 Programmazione Individuare e descrivere in dettaglio le attività, i rispettivi contenuti, la loro durata e le condizioni che ne determinano il completamento Programmare logicamente le attività così da definire il metodo migliore per la loro implementazione Distribuire le responsabilità e le mansioni tra i partner (e definire inoltre il ruolo di ogni coordinatore).

13 3. APPLICATION FORM E BUDGET 3.3 Il budget Verifica limiti imposti dal bando Definizione del budget in base alle attività (e non il contrario) Distribuzione del budget tra i partner in base alle attività (e non il contrario) I cofinanziamenti previsti sono garantiti per tutta la durata del progetto? Le risorse finanziarie sono realistiche? Le spese per il processo di cooperazione e quelle per la gestione sono sufficienti?

14 3. APPLICATION FORM E BUDGET 3.4 Il valore aggiunto Situazione esistente e potenziali miglioramenti Elementi di diversità/innovazione LApplication form è il documento attraverso il quale il Comitato di Valutazione del Programma deve convincersi della bontà e della opportunità del Progetto. Necessità della partnership transfrontaliera Sintonia con gli obiettivi generali e specifici del Programma e con le strategie nazionali e locali Esperienze precedenti Pertinenza con altri progetti sul territorio e non sovrapposizione

15 4. IMPLEMENTAZIONE 4.1 Fase preparatoria Struttura amministrativa Ogni beneficiario è responsabile della raccolta e archiviazione dei documenti relativi alle attività da esso svolte in riferimento al progetto. Struttura finanziaria Ogni beneficiario è responsabile delle proprie spese, conformemente al budget stabilito e della propria rendicontazione finanziaria. LAccordo di Parternariato stabilisce le regole base per il funzionamento della partnership.

16 4. IMPLEMENTAZIONE 4.2 Fase attuativa Avvio del progetto Supporto Comunicazione di inizio attività Kick off meeting Nomina Comitato di Pilotaggio Individuazione gruppi di lavoro Comunicazione di inizio attività Kick off meeting Nomina Comitato di Pilotaggio Individuazione gruppi di lavoro Utilizzare servizi di informazione e supporto (STC, Contact Point…) Formazione dei beneficiari: gestione, aspetti finanziari, comunicazione… Utilizzare servizi di informazione e supporto (STC, Contact Point…) Formazione dei beneficiari: gestione, aspetti finanziari, comunicazione… Meetings and events Stabilire le regole delle riunioni del CdP e dei gruppi di lavoro Prevedere eventi pubblici in concomitanza delle riunioni di parternariato Stabilire le regole delle riunioni del CdP e dei gruppi di lavoro Prevedere eventi pubblici in concomitanza delle riunioni di parternariato

17 5. MONITORAGGIO E VALUTAZIONE 5.1 Strumenti e indicatori Strumenti di monitoraggio Scelta degli indicatori Gestione documentazione Sistema di comunicazione interno Modifiche Gestione documentazione Sistema di comunicazione interno Modifiche Indicatori di output Indicatori di risultato Indicatori di impatto Indicatori di output Indicatori di risultato Indicatori di impatto Caratteristica fondamentale degli indicatori dovrebbe essere la capacità di descrivere e verificare gli obiettivi di progetto in termini operativamente misurabili, quali quantità, qualità e tempo necessario.

18 5. MONITORAGGIO E VALUTAZIONE 5.2 Il processo di valutazione Il processo di valutazione Piano di lavoro per la valutazione Un sistema di monitoraggio ad hoc per la valutazione di progetti di cooperazione contribuisce a facilitare il processo di gestione, legittima e rafforza la credibilità del progetto, motiva i partecipanti, è in grado di trasferire e riprodurre i benefici ottenuti. Pianificazione budget (personale/giorni lavorativi/competenze) Valutazione Presentazione dei risultati

19 6. DIVULGAZIONE e CAPITALIZZAZIONE 6.1 Piano di comunicazione Piano di Comunicazione Obiettivi COMMUNICATION AND VISIBILITY MANUAL for European Union External Actions, April 2008 http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/ Tempistica Ruoli e responsabilità di ciascun partner Attività Risorse umane Budget

20 6. DIVULGAZIONE e CAPITALIZZAZIONE 6.2 Sostenibilità Impatto sui territori Follow up Integrazione nella pianificazione territoriale Target group e attori esterni da coinvolgere Riproduzione risultati ed effetti su scala più ampia Integrazione nella pianificazione territoriale Target group e attori esterni da coinvolgere Riproduzione risultati ed effetti su scala più ampia Sviluppo di un nuovo progetto Costituzione di una struttura permanente Risorse finanziarie di soggetti terzi Sviluppo di un nuovo progetto Costituzione di una struttura permanente Risorse finanziarie di soggetti terzi Sinergie Creazione di reti e gruppi formalizzati Capitalizzare i risultati Evitare duplicazioni Creazione di reti e gruppi formalizzati Capitalizzare i risultati Evitare duplicazioni

21 ALCUNI SUGGERIMENTI PER IL SUCCESSO 1. Siate chiari, precisi e coerenti nel definire perché, cosa, come e quando. 2. Scegliete partner appropriati e siate consapevoli delle differenze. 3. Definite chiaramente i ruoli e le responsabilità. 4. Pensate alla sostenibilità dei risultati anche a conclusione del progetto. 5. Curate gli aspetti burocratici e definite le strutture di gestione più appropriate.

22 Grazie dellattenzion e