La gestione delle scorte: gli strumenti di controllo Unit Produzione e Tecnologia – Giuseppe Stabilini.

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1 La gestione delle scorte: gli strumenti di controllo Unit Produzione e Tecnologia – Giuseppe Stabilini

2 Un quadro di sintesi degli strumenti
Non è facile definire la struttura di un sistema di controllo delle scorte poiché nella pratica si riscontrano approcci tra loro molto diversi in funzione delle specificità di gestione e di comportamento organizzativo. Gli strumenti più di frequente impiegati ai fini del controllo delle scorte sono: la rotazione delle scorte e la connessa misura del range di copertura dello stock ; le posizione di lenta movimentazione e il magazzino obsoleto; l’analisi ABC.

3 Un quadro di sintesi degli strumenti
Tali elaborazioni forniscono al management un quadro della situazione delle giacenze attraverso il quale è possibile soddisfare in modo esaustivo le principali esigenze legate a: controllo logistico, finalizzato alla valutazione degli impatti delle politiche di pianificazione della produzione e di gestione delle scorte; controllo economico-finanziario, teso alla costante verifica dell’assorbimento di risorse finanziarie immobilizzate negli stock, che potrebbero essere altrimenti investite, e dell’impatto generato dagli oneri finanziari sulla redditività complessiva dell’impresa.

4 La rotazione delle scorte
Una prima classe di elaborazioni che presenta un notevole interesse ai fini del controllo riguarda la determinazione della rotazione delle scorte (inventory turnover), ovvero il numero di volte in cui il magazzino si è rinnovato in un determinato intervallo di tempo . Il presupposto di fondo dell’indice di rotazione risiede nella consapevolezza che le materie prime, i semilavorati e i prodotti finiti devono restare immobilizzati in magazzino il minor tempo possibile in attesa del loro impiego nei processi di trasformazione o di vendita, quindi: una permanenza troppo lunga è un segnale di una probabile disfunzione nei fondamentali processi di gestione aziendale; viceversa, un’elevata rotazione delle scorte è indice di un impiego efficiente del capitale immobilizzato nel magazzino, in quanto minore è la durata del ciclo di investimento/disinvestimento.

5 La rotazione delle scorte
In termini analitici, l’indice di rotazione delle scorte viene solitamente determinato come rapporto tra la quantità totale venduta o consumata in un periodo e la giacenza media nel periodo stesso: Un progressivo aumento dell’indice di rotazione di un articolo deve essere giudicato favorevolmente in quanto presuppone un minor fabbisogno di capitali e, quindi, un minore onere in termini di interessi passivi. Le scorte, infatti, ruotando più velocemente, restano meno a lungo in magazzino e pertanto immobilizzano per un tempo minore i capitali investiti. periodo del media Giacenza (consumi) Vendite scorte delle rotazione di Indice =

6 La rotazione delle scorte
L’indice deve essere monitorato costantemente. Inoltre è consigliabile effettuare delle analisi in ottica sia inter-temporale, sia inter-aziendale (ovvero confrontandosi con aziende concorrenti operanti nello stesso settore). Gli interventi principali, che possono consentire di aumentare il numero di rotazioni delle scorte sono: concludere contratti con i fornitori che prevedono rigidi termini di consegna dei materiali acquistati, al fine di ridurre il livello delle scorte di sicurezza e, quindi, della giacenza media di periodo; trasferire al fornitore l’onere connesso al mantenimento della scorta di sicurezza qualora non sia in grado di rispettare le condizioni previste per la fornitura; accelerare le consegne ai clienti per minimizzare il tempo di permanenza in magazzino dei prodotti finiti e, di conseguenza, l’immobilizzo dei capitali.

7 L’indice di copertura delle scorte
Un’elaborazione speculare alla precedente prevede la determinazione del range di copertura (ovvero della “durata”) dello stock di un articolo. In sintesi, permette di valutare qual è stata la capacità delle scorte di magazzino di soddisfare, in termini temporali, i consumi medi o, secondo un’altra prospettiva, il numero di giorni di permanenza in magazzino della giacenza media. È possibile ottenere l’indice di copertura dividendo il numero dei giorni del periodo considerato (generalmente l’anno) per l’indice di rotazione: 365 Indice di copertura = Vendite (consumi) di periodo Giacenza media del periodo

8 Le posizioni di lenta movimentazione
Le posizioni di lenta movimentazione sono relative ad articoli che, ad una certa data, risultano non aver subito movimenti da un determinato numero di periodi. Tale elaborazione è utile a supportare la cosiddetta analisi dello slow-moving, che permette di evidenziare i codici rimasti quasi immobilizzati all’interno del magazzino. Quando la mancata movimentazione va oltre una soglia predefinita dal management, si è in presenza di articoli ormai obsoleti, che non hanno richiesta né dal mercato, nel caso di prodotti finiti, né dalla produzione per alimentare i processi di trasformazione. I responsabili logistici devono provvedere alle opportune azioni di razionalizzazione di tali articoli, in quanto, oltre ai costi connessi con il capitale immobilizzato, possono comportare altri oneri accessori (p.e., occupazione spazio di magazzino, oneri assicurativi etc.).

9 La classificazione ABC
L’analisi ABC si fonda sulla legge di Pareto, secondo cui in un qualsiasi universo di fattori da sottoporre a controllo, se ne può distinguere un piccolo numero che ha una grande influenza in termini di effetti; al contrario, la maggioranza dei fattori assume un rilievo minore. Applicata alla gestione dei magazzini, la legge di Pareto consente di ripartire lo sforzo direzionale, il tempo e il denaro impiegati nel processo di controllo in proporzione all’importanza degli articoli. In teoria, tutti i beni tenuti in giacenza andrebbero controllati singolarmente; nella pratica, soprattutto quando la numerosità dei codici è elevata, conviene concentrare l’attenzione su un loro insieme limitato, lasciando a verifiche meno frequenti e approfondite il controllo di quelli di minore importanza.

10 La classificazione ABC
La maggiore o minore rilevanza degli articoli può essere determinata sulla base di considerazioni economiche (fatturato, margine) o logistiche (peso, volume). Una modalità molto utilizzata per valutare l’importanza dei differenti codici è rappresentata dal valore d’impiego. Per effettuare l’analisi ABC in questa ottica, è necessario: identificare il valore unitario "v" e la domanda nell'unità di tempo "D" per ciascun articolo; calcolare per ogni articolo il prodotto D*v, chiamato “valore d'impiego”; ordinare in maniera decrescente il valore d'impiego di tutti gli articoli; percentualizzare i singoli valori rispetto al totale del valore d'impiego di tutti gli articoli; mettere a confronto il valore d'impiego cumulato percentuale degli articoli (asse Y) con il numero cumulato percentuale degli articoli tenuti a stock (asse X).

11 La classificazione ABC: un esempio
Valore unitario (v) Domanda (D) D x v [D v] / [S(D v)] Articolo 1 70 15.000 4,5% Articolo 2 105 95.000 42,3% Articolo 3 25 50.000 5,3% Articolo 4 65 6.000 1,7% Articolo 5 30.000 3,2% Articolo 6 10 52.000 2,2% Articolo 7 80 37,3% Articolo 8 46 1,2% Articolo 9 0,6% Articolo 10 60 7.000 1,8% S (D v) [D x v] / % cumulata classe [ S (D v)] valore totale x Articolo 2 42,3% 42,3% A Articolo 7 37,3% 79,6% A Articolo 3 5,3% 84,9% B Articolo 1 4,5% 89,4% B Articolo 5 3,2% 92,6% B Articolo 6 2,2% 94,8% B Articolo 10 1,8% 96,5% C Articolo 4 1,7% 98,2% C Articolo 8 1,2% 99,4% C Articolo 9 0,6% 100,0% C

12 La classificazione ABC: la curva di Pareto
% cumulata valore totale 100% 80% 60% 40% 20% % cumulata n°articoli 20% 40% 60% 80% 100% Classe A Classe B Classe C

13 La classificazione ABC: indicazioni gestionali
La classificazione ABC risulta di fondamentale importanza ai fini della gestione delle scorte in quanto permette di: verificare se il livello di servizio garantito è coerente con l’importanza attribuita dal mercato a ciascun prodotto. E’ auspicabile, infatti, che i codici di classe A siano caratterizzati da una superiore performance di servizio, capace di discriminarli da quelli di classe B e C; verificare se le logiche di pianificazione della produzione e di gestione delle scorte siano adeguate rispetto agli obiettivi di servizio dichiarati o attesi dal mercato. Anche in questo caso, ci si aspetta che gli articoli di classe A, nel caso in cui il lead time interno sia maggiore del tempo concesso dal cliente, vengano gestiti su previsione con frequenti reintegri nell’ottica di garantire una costante disponibilità a magazzino; all’estremo opposto, i codici di classe C dovrebbero essere realizzati solamente su ordine cliente; valutare la necessità di razionalizzare lo stock eliminando parte dei codici di classe C.

14 L’analisi ABC incrociata
Gli indicatori precedentemente illustrati rappresentano certamente dei mezzi utili per fornire un quadro di sintesi sulla gestione di un articolo o di una classe di articoli. Tuttavia di recente, grazie anche alle opportunità offerte dai moderni supporti informatici, è possibile impiegare un ulteriore strumento: la matrice ABC incrociata valore di consumo-valore della giacenza. Tale matrice si basa sulla classificazione degli articoli a magazzino secondo i principi dell’analisi ABC precedentemente illustrata; in particolare, considera congiuntamente due profili di valutazione: il valore del consumo di ogni articolo; il relativo valore della giacenza immobilizzata.

15 L’analisi ABC incrociata
La matrice ABC incrociata può essere utilizzata per il controllo sia dei prodotti finiti mantenuti a stock in attesa dell’acquisto da parte dei clienti, sia dei componenti e delle materie prime acquistate per alimentare il processo di trasformazione: nel primo caso (prodotti finiti) il consumo è rappresentato dalla domanda dell’articolo e, quindi, dalle vendite registrate nel periodo oggetto dell’analisi; nel secondo caso (componenti e materie prime acquistati) è costituito dalle quantità impiegate nel processo produttivo nell’arco di tempo considerato.

16 La matrice ABC incrociata
Classificando gli item in base alle loro classi di consumo e di giacenza è possibile ottenere la seguente rappresentazione. A B C item AA item BA item CA valore di consumo A valore di consumo B valore di consumo C valore di giacenza A item AB item BB item CB valore di giacenza B item AC item BC item CC valore di giacenza C Valore di consumo Valore di giacenza

17 La matrice ABC incrociata: alcune indicazioni
Dall’analisi della matrice si possono trarre utili indicazioni: articoli AA, BB, CC: la loro situazione è "equilibrata", dato che abbinano la stessa rilevanza per fatturato e livello della giacenza. In questa diagonale si dovrebbero collocare la maggioranza degli articoli del magazzino; articoli AB, AC, BC: sono gestiti meglio della media, poichè sono più importanti per quel che riguarda il fatturato che non per l'ammontare delle loro stesse giacenze. La classe eccellente è quella AC, dove un elevato fatturato è generato con un minimo sforzo di stock; articoli BA, CA, CB: pur gravando in maniera considerevole sull'ammontare complessivo delle scorte, non generano un ritorno paragonabile in termini di fatturato. La classe CA, pertanto, è la peggiore.

18 La matrice ABC incrociata: alcune indicazioni
E' evidente, tuttavia, che qualunque giudizio di valore sulla coerenza "fatturato-scorte" non può prescindere dal livello di servizio garantito per ciascun item. In altri termini, bisogna anche verificare le performance che stanno dietro ai valori evidenziati dall'analisi incrociata. Ad esempio, se un bene di classe A in quanto a fatturato è, per la sua giacenza media, di classe C solo perché ci sono frequenti fuori scorta, evidentemente non può essere considerato un item gestito in maniera eccellente.

19 La matrice ABC incrociata: alcune indicazioni
In un’ottica dinamica l’analisi ABC incrociata offre diversi spunti: i prodotti AA meritano degli sforzi particolari per ridurne il livello delle giacenze. Anche piccoli miglioramenti di volume possono manifestare effetti particolarmente positivi in termini monetari; gli articoli AC sono ragionevolmente gestiti in modo eccellente; tipicamente in questo quadrante si ritrovano gli item gestiti secondo le logiche JIT o gli item che vengono prodotti/acquistati su ordine. È importante in questo quadrante monitorare attentamente eventuali situazioni di fuori scorta che possono modificare sensibilmente il giudizio positivo emerso dal posizionamento dell’articolo in questo quadrante. Talvolta, infatti, l’appartenenza alla classe C di giacenza si giustifica non tanto in virtù di una oculata gestione dell’articolo, bensì in relazione ai frequenti stock-out che lo caratterizzano.

20 La matrice ABC incrociata: alcune indicazioni
gli item CA generano oneri finanziari non giustificati da una pari importanza commerciale, quindi richiedono una significativa riduzione degli stock (p.e. tramite attività promozionali mirate, sconti, etc.). Vanno segnalate le eventuali eccezioni: articoli di recente introduzione; articoli utilizzati come ricambi che, dovendo soddisfare specifiche logiche di servizio, possono ammettere livelli di scorta più elevati; gli articoli CC, sebbene non incidano molto sullo stock, determinano ugualmente significativi oneri di gestione, legati alle procedure di inventario, all’occupazione di spazi, a costo assicurativi etc. è necessario, pertanto, procedere all’eliminazione dei codici obsoleti presenti in questo quadrante. Le uniche eccezioni dovrebbero riguardare eventuali articoli la cui offerta risulta complementare alla vendita dei prodotti di classe A e articoli di nicchia realizzati su commessa per specifici clienti.

21 La matrice ABC incrociata: alcune indicazioni
le rimanenti cinque classi, invece, non si prestano alla deduzione di indicazioni univoche, dato che rappresentano situazioni intermedie. Valgono per esse le indicazioni già viste: si deve mirare ad una riduzione degli stock per le classi con un livello di scorte troppo elevato per la rilevanza che offrono in termini di fatturato. Per gli articoli già ben gestiti, invece, bisogna solo accertare che il relativamente basso livello delle giacenze non comporti frequenti fuori scorta. Tutti i risultati di queste analisi rivestono un’utilità elevata se ripetuti e quindi confrontati fra loro a intervalli di tempo regolare, perché questo permette di seguire costantemente l'evoluzione del ciclo di vita dei codici impiegati in azienda e, di conseguenza, di adattare di volta in volta la loro gestione a seconda della situazione (classe) in cui si trovano.

22 Il servizio: i profili di prestazione
Analizzando la dimensione del servizio nel suo complesso, è possibile riconoscere differenti profili di prestazione: disponibilità, intesa quale garanzia di adeguata copertura inventariale, a fronte di richieste interne, provenienti dagli enti utilizzatori, di materiali, componenti e semilavorati, o esterne, provenienti dal mercato, di prodotti finiti e ricambi; tempestività, o velocità, quantificata dall'estensione dell'intervallo temporale intercorrente tra la data di emissione dell'ordine e quella in cui il cliente ottiene la disponibilità della merce; affidabilità, o puntualità, misurata in termini di scostamento temporale rispetto ad una data di consegna prevista o concordata; Ciascuno di essi può essere determinato quantitativamente.

23 Il servizio: la disponibilità
La disponibilità viene fortemente influenzata dalle prestazioni del magazzino e può essere conseguentemente misurata da indici espressivi della percentuale di inevasi, dell'incidenza e persistenza di stock-out o della completezza dell'ordine.

24 Il servizio: la disponibilità

25 Il servizio: la tempestività e l’affidabilità
Le misure della tempestività sono volte ad apprezzare la sollecitudine delle consegne, quelle dell'affidabilità tengono conto dei ritardi medi o della varianza dei tempi di consegna.

26 Il servizio: la tempestività e l’affidabilità