1 Deleghe di Voto: Articolo 10 Direttiva: Voto per Delega Ciascun azionista ha il diritto di designare una persona fisica o giuridica come rappresentante.

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1 1 Deleghe di Voto: Articolo 10 Direttiva: Voto per Delega Ciascun azionista ha il diritto di designare una persona fisica o giuridica come rappresentante incaricato di intervenire e votare a suo nome in assemblea. Il rappresentante gode degli stessi diritti di intervenire e di porre domande in assemblea che avrebbe l'azionista rappresentato.

2 2 Voto per Delega: Articolo 2372 cod. civ. Rappresentanza nell'assemblea in generale Coloro ai quali spetta il diritto di voto possono farsi rappresentare nell'assemblea salvo che, nelle società che non fanno ricorso al mercato del capitale di rischio e nelle società Cooperative, lo statuto disponga diversamente. La rappresentanza deve essere conferita per iscritto e i documenti relativi devono essere conservati dalla società. La delega non può essere rilasciata con il nome del rappresentante in bianco ed è sempre revocabile nonostante ogni patto contrario. Il rappresentante può farsi sostituire solo da chi sia espressamente indicato nella delega. (mancato coordinamento con art. 135 nonies T.U.F).

3 3 Voto per Delega: Articolo 2372 cod. civ. Rappresentanza nell'assemblea Nelle Società che fanno ricorso al mercato del capitale di rischio la rappresentanza può essere conferita solo per singole assemblee con effetto anche per le successive convocazioni, salvo che si tratti di procura generale o di procura conferita da una società, associazione, fondazione o altro ente collettivo o istituzione ad un proprio dipendente. Se la rappresentanza è conferita ad una società, associazione, fondazione od ente collettivo o istituzione questi possono delegare soltanto un proprio dipendente o collaboratore.

4 4 Voto per Delega: Articolo 2372 cod. civ. Rappresentanza nell'assemblea per le società non quotate nei mercati regolamentati e per le società cooperative La rappresentanza non può essere conferita né ai membri degli organi amministrativi o di controllo o ai dipendenti della società, né alle società da essa controllate o ai membri degli organi amministrativi o di controllo o ai dipendenti di queste. La stessa persona – salvo lo statuto disponga diversamente - non può rappresentare in assemblea più di venti soci o, se si tratta di società previste nel secondo comma di questo articolo, più di cinquanta soci se la società ha capitale non superiore a cinque milioni di euro, più di cento soci se la società ha capitale superiore a cinque milioni di euro e non superiore a venticinque milioni di euro, e più di duecento soci se la società ha capitale superiore a venticinque milioni di euro.

5 5 Voto per Delega – Articolo 135undecies T.U.F. Rappresentante designato dalla società con azioni quotate Salva diversa indicazione dello statuto, la società indica un soggetto (che in linea di principio dovrebbe essere indipendente) al quale qualunque socio può conferire una delega di voto, anche solo per alcune delle proposte di delibera allordine del giorno. Scelta del rappresentante designato: criteri di scelta e responsabilità per lemittente

6 6 Voto per Delega: Articolo 135undecies Rappresentante designato dalla società con azioni quotate La delega al rappresentante designato con istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte all'ordine del giorno. La delega ha effetto per le sole proposte in relazione alle quali siano conferite istruzioni di voto. La delega è conferita mediante la sottoscrizione di un modulo di delega il cui contenuto è disciplinato dalla Consob con regolamento. Il conferimento della delega non comporta spese per il socio. La delega e le istruzioni di voto sono sempre revocabili entro il termine indicato nel comma 1.

7 7 Voto per Delega : Rappresentante designato dalla società con azioni quotate Art. 133 ter proposto Regolamento Emittenti Il modulo di delega previsto dallarticolo 135-undecies del Testo unico è redatto in conformità allAllegato 5A al Regolamento Emittenti. Il rappresentante che non si trovi in alcuna delle condizioni di conflitto di interessi di cui allarticolo 135-decies del Testo unico, ove espressamente autorizzato dal delegante, può esprimere un voto difforme da quello indicato nelle istruzioni nel caso si verifichino circostanze di rilievo ignote allatto del rilascio della delega che non possono essere comunicate al delegante, tali da far ragionevolmente ritenere che questi, se le avesse conosciute, avrebbe dato la sua approvazione Il delegante che ha espresso il voto può autorizzare il rappresentante a votare in caso di modifica o integrazione delle proposte sottoposte all'assemblea, scegliendo tra l'astensione, il voto contrario e l'adesione alle proposte espresse dallorgano amministrativo o da altro azionista. In mancanza di autorizzazione, si applica quanto previsto dallarticolo 135-undecies, comma 3, del Testo unico.

8 8 Voto per Delega : Articolo 135undecies Rappresentante designato dalla società con azioni quotate Le azioni per le quali è stata conferita la delega, anche parziale, sono computate ai fini della regolare costituzione dell'assemblea. In relazione alle proposte per le quali non siano state conferite istruzioni di voto, le azioni del socio non sono computate ai fini del calcolo della maggioranza e della quota di capitale richiesta per lapprovazione delle delibere. Il soggetto designato come rappresentante è tenuto a comunicare eventuali interessi che per conto proprio o di terzi abbia rispetto alle proposte di delibera all'ordine del giorno. Mantiene altresì la riservatezza sul contenuto delle istruzioni di voto ricevute fino all'inizio dello scrutinio, salva la possibilità di comunicare tali informazioni ai propri dipendenti e ausiliari, i quali sono soggetti al medesimo di dovere di riservatezza. Con il regolamento di cui al comma 2, la Consob può stabilire i casi in cui il rappresentante che non si trovi in alcuna delle condizioni di cui all'articolo 135-decies può esprimere un voto difforme da quello indicato nelle istruzioni.

9 9 Voto per Delega – Articolo 135undecies Rappresentante designato dalla società con azioni quotate:conseguenze derivanti da eventuali abusi da parte del soggetto designato Necessità di indipendenza in capo al rappresentante designato Assenza di rapporti che ne possano compromettere lindipendenza Professionalità nellesecuzione delle istruzioni di voto Conoscenza dei deleganti e comunicazione tra delegato e delegante Istruzioni di voto scritte Possibilità di esprime il voto in modo difforme dalle istruizioni

10 10 Voto per Delega – Articolo 135undecies Rappresentante designato dalla società con azioni: Il mandato al Rappresentante Designato I possibili obbiettivi da raggiungere nel conferire il mandato al Rappresentante Designato potrebbero essere i seguenti: fruizione di un servizio di proxy voting chiavi in mano già testato e funzionante per tutti i gli azionisti; garanzia di indipendenza e lassenza di rapporti che implichino conflitti di interesse, anche potenziali, in capo al Rappresentante Designato; contenimento dei costi nell'organizzazione e funzionamento di tale servizio; precisa individuazione dei centri di responsabilità nell'adempimento di tale funzione da parte del Rappresentante

11 11 Voto per Delega – Articolo 135undecies Rappresentante designato dalla società con azioni: Il mandato al Rappresentante Designato Autocertificazione del Rappresentante Designato di indipendenza ed assenza di conflitti di interesse prima e durante lesercizio del voto e relative modalità di esercizio, per garantirne la sua neutralità (es. assenza di interventi e/o dichiarazioni di voto a supporto e/o contrari alle delibere proposte in nome e per conto di azionisti rappresentati); Assistenza alla predisposizione del modulo di delega e delle istruzioni di voto al Rappresentante Designato sulla base dei modelli adottati da Consob; Assistenza sulle le modalità di pubblicazione del modulo di delega e delle istruzioni di voto al Rappresentante Designato sul sito web della società, in base a quanto precisato nellavviso di convocazione dellassemblea dei soci con le relative avvertenze;

12 12 Voto per Delega – Articolo 135undecies Rappresentante designato dalla società con azioni: Il mandato al Rappresentante Designato Individuazione modalità di conferimento e trasmissione della delega e delle istruzioni di voto scritte, anche in via elettronica, sulla base delle procedure concordate e/o adottante con la Società; Eventuale assistenza agli azionisti che lo richiedessero da parte del Rappresentante Designato e/o dei soggetti che lo coadiuvano per lemissione della comunicazione elettronica sulla base della c.d. record date ai fini della legittimazione al voto e allintervento in assemblea; Eventuale assistenza agli azionisti che lo richiedessero da parte del Rappresentante Designato e/o dei soggetti che lo coadiuvano agli aventi diritto per la compilazione del modulo di delega e/o delle istruzioni di voto e la loro trasmissione al medesimo Rappresentante Designato; Modalità di identificazione degli aventi diritto al voto che si avvalgano del Rappresentante Designato, sulla base delle procedure concordate e/o adottate dalla Società, cui spetterà in ogni caso la decisione finale in ordine alla loro legittimazione;

13 13 Voto per Delega – Articolo 135undecies Rappresentante designato dalla società con azioni: Il mandato al Rappresentante Designato Verifica dei poteri di firma del soggetto delegante, anche in base alla legge applicabile per le deleghe rilasciate da soggetti esteri; Eventuale previsione, nel modulo di delega e/o delle istruzioni di voto, dellautorizzazione al Rappresentante Designato indipendente ad approvare – conformemente alle istruzioni ricevute e al Regolamento Emittenti – delibere complementari alla principale e/o modifiche alle deliberazioni principali, come proposte dal consiglio di amministrazione e/o da altro azionista; Modalità di esecuzione del voto in assemblea e alla possibilità di esprimere il voto c.d. differenziato e/o divergente, anche da parte del c.d. legal owner per conto delleffettivo titolare e/o c.d. beneficial owner in conformità alle previsioni del Regolamento Emittenti e della migliore prassi internazionale; Eventuali dichiarazioni rilasciate dal Rappresentante Designato circa la conformità delle copie delle deleghe di voto agli originali e sulla sussistenza di istruzioni di voto scritte cui poter dare esecuzione in conformità alla disposizioni di legge e di regolamento.

14 14 Voto per Delega – Articolo 135undecies Rappresentante Designato – Problematiche specifiche Ogni Rappresentante Designato dovrebbe assicurare allemittente che lo ha designato competenze specifiche circa: lidentificazione dellavente diritto al voto e suo esercizio per delega scritta; attestazione di conformità delle espressioni di voto ricevute e processate a quelle effettive del beneficial owner; attestazione dei poteri di firma in capo a chi processa le istruzioni di voto per conto terzi e di chi esercita per delega scritta il voto;

15 15 Voto per Delega – Articolo 135undecies Rappresentante Designato – Problematiche specifiche Segue Sussistenza di istruzioni di voto scritte o discrezionali in capo a chi processa le espressioni di voto senza essere delegato al voto; Eventuale espressioni di voto differenziato e/o divergente meccanismi di approvazione - conformemente alle espressioni di voto – di lievi modifiche della deliberazione principale; Meccanismi di approvazione - conformemente alle espressioni di voto – per delibere complementari alla principale; La prova dellassenza di rapporti che possano compromettere lindipendenza del soggetto che processa le istruzioni di voto;

16 16 Voto per Delega – Articolo 135undecies Rappresentante Designato – Problematiche specifiche Segue Diritti dellemittente di ottenere le istruzioni di voto scritte dal delegante prima e dopo lassemblea; Diritti dellemittente ad ottenere la delega in originale dal delegante prima e dopo lassemblea; Diritti dellemittente di sindacare i poteri di firma del delegante; La possibilità che la delega sia sottoscritta da un procuratore speciale in nome e per conto del delegante; La legge applicabile per valutare la validità ed efficacia della delega e dei poteri di firma del delegante; La revoca della delega e/o la modifica delle istruzioni di voto; La ratifica della delega e/o delloperato del rappresentante

17 17 Voto per Delega – Articolo 135undecies Rappresentante Designato – Problematiche specifiche Segue Lesercizio del voto divergente espresso da un fiduciario e/o c.d. legal owner per conto delleffettivo titolare e/o c.d. beneficial owner; Lesercizio del voto divergente espresso da più delegati per conto di un unico titolare e/o effettivo avente diritto al voto; processi di accertamento e verifica della sussistenza di un conflitto di interesse – anche potenziale - in capo al rappresentante designato e/o in capo allazionista e/o al soggetto delegante, anche con riferimento al ruolo rivestito dai c.d. proxy advisors e il conferimento delle deleghe ai loro rappresentati; Lesercizio del voto divergente espresso dal delegato per conto di più deleganti

18 18 Legittimazione: società le cui azioni sono ammesse alla gestione accentrata Articolo 83- quinquies e art. 83 sexies del TUF Art. 83 quinquies T.U.F. : Diritti del titolare del conto Effettuata la registrazione, il titolare del conto indicato nellarticolo 83-quater, comma 3, ha la legittimazione piena ed esclusiva all'esercizio dei diritti relativi agli strumenti finanziari in esso registrati, secondo la disciplina propria di ciascuno di essi e le norme del presente titolo. Il titolare può disporre degli strumenti finanziari registrati nel conto in conformità con quanto previsto dalle norme vigenti in materia. Art.83 sexies T.U.F: Diritto di Intervento in Assemblea ed esercizio del Voto La legittimazione allintervento in assemblea e allesercizio del diritto di voto è attestata. da una comunicazione allemittente, effettuata dallintermediario, in conformità alle proprie scritture contabili, in favore del soggetto a cui spetta il diritto di voto

19 19 Legittimazione: società le cui azioni sono ammesse alla gestione accentrata - articolo 83sexies T.U.F. Diritto d'intervento all'assemblea ed esercizio del voto Comunicazioni di accreditamento. Termini Per lintervento e per lesercizio del voto nelle assemblee delle società soggette alla disciplina prevista nellarticolo 83-sexies, comma 2, del TUF, il termine stabilito dallultimo intermediario per la presentazione della richiesta di comunicazione non può essere antecedente la fine del secondo giorno di mercato aperto successivo a quello in cui si determina la legittimazione per lintervento in assemblea e perl'esercizio del voto (record date), ai sensi del medesimo comma (art. 22 1 comma del Regolamento Disciplina Gestione accentrata del 24 dicembre 2010 come modificato con atto Banca dItalia /Consob del 24.12.2010 (Regolamento Post-Trading).

20 20 Legittimazione: società le cui azioni sono ammesse alla gestione accentrata - articolo 83sexies T.U.F. Diritto d'intervento all'assemblea ed esercizio del voto: Record Date La comunicazione è effettuata per le società quotate e quelle ammesse nei sistemi multilaterali di negoziazione sulla base delle evidenze contabili risultanti al termine della giornata contabile del settimo giorno di mercato aperto precedente la data dellassemblea in prima (o unica) convocazione allorario corrispondente al termine della giornata contabile. La stessa norma chiarisce che le successive registrazioni in addebito o in accredito non sono rilevanti al fine della legittimazione allesercizio del diritto di voto Record Date.

21 21 Legittimazione: società le cui azioni sono ammesse alla gestione accentrata - articolo 83sexies T.U.F. Diritto d'intervento all'assemblea ed esercizio del voto Comunicazioni di accreditamento. Termini Le comunicazioni indicate nel comma 1 devono pervenire allemittente entro la fine del terzo giorno di mercato aperto precedente la data fissata per lassemblea in prima convocazione, ovvero il diverso termine stabilito dalla Consob, dintesa con la Banca dItalia con regolamento, oppure entro il successivo termine stabilito dallo statuto delle società indicate nel comma 3. Resta ferma la legittimazione allintervento e al voto qualora le comunicazioni siano pervenute allEmittente oltre i termini indicati nel presente comma, purché entro linizio dei lavori assembleari della singola convocazione (IV comma).

22 22 Articolo 135nonies T.U.F. Rappresentanza nellAssemblea: eventuale possibilità di conferimento di delega per ogni conto titoli Colui al quale spetta il diritto di voto può indicare un unico rappresentante per ciascuna assemblea, salva la facoltà di indicare sostituti. In deroga al comma 1, colui al quale spetta il diritto di voto può delegare un rappresentante diverso per ciascuno dei conti, destinati a registrare i movimenti degli strumenti finanziari, a valere sui quali sia stata effettuata la comunicazione prevista dall'articolo 83-sexies. In deroga al comma 1, qualora il soggetto indicato come titolare delle azioni nella comunicazione prevista dall'articolo 83-sexies agisca, anche mediante intestazioni fiduciarie, per conto di propri clienti, questi può indicare come rappresentante i soggetti per conto dei quali esso agisce ovvero uno o più terzi designati da tali soggetti. Se la delega prevede tale facoltà, il delegato può farsi sostituire da un soggetto di propria scelta, fermo il rispetto dell'articolo 135-decies, comma 4, e ferma la facoltà del rappresentato di indicare uno o più sostituti

23 23 Rappresentanza nellAssemblea: eventuale possibilità di conferimento di delega per ogni conto titoli e la problematica del voto divergente Voto divergente e voto differenziato Il voto divergente espresso dal delegato per conto di più deleganti: ammissibilità Il voto divergente espresso da un fiduciario e/o c.d legal owner per conto delleffettivo titolare e/o c.d. beneficial owner Il voto divergente espresso da più delegati per conto di un unico titolare e/o effettivo avente diritto al voto: inammissibilità Conseguenze del voto divergente espresso da un unico effettivo titolare : invalidità dei voti espressi ??

24 24 Segue Articolo 135nonies T.U.F. Rappresentanza nellAssemblea: delega in originale e rilevanza esterna delle istruzioni impartite dal socio al rappresentante Il rappresentante può, in luogo dell'originale, consegnare o trasmettere una copia, anche su supporto informatico, della delega, attestando sotto la propria responsabilità la conformità della delega all'originale e l'identità del delegante. Il rappresentante conserva l'originale della delega e tiene traccia delle istruzioni di voto eventualmente ricevute per un anno a decorrere dalla conclusione dei lavori assembleari. Il Ministero della Giustizia stabilisce con regolamento, sentita la Consob, le modalità di conferimento della delega in via elettronica, in conformità con quanto previsto nell'articolo 2372, primo comma, del codice civile. Le società indicano nello statuto almeno una modalità di notifica elettronica della delega che gli azionisti hanno la facoltà di utilizzare. Assenza di un obbligo di acquisizione e conservazione di istruzioni di voto in capo allemittente

25 25 Rappresentanza nellAssemblea: identificazione del rappresentante e rappresentato da parte degli emittenti: Identificazione a mezzo di accertamento documentale Identificazione a mezzo di accertamento in via elettronica Rilascio di dichiarazioni scritte autocertificative del rappresentante: a) assenza di conflitti di interesse b) conformità della delega alloriginale ed impegno ad esibirlo su richiesta ai sensi di legge c) attestazione dei poteri di firma in capo al soggetto delegante d) sussistenza di istruzioni di voto scritte o discrezionali in capo al delegato E) eventuale espressione di voto divergente quale conseguenza della sussistenza di più beneficial owner in capo ad un unico legal owner

26 26 Segue Articolo 135nonies T.U.F. Rappresentanza nellAssemblea: delega in originale e rilevanza esterna delle istruzioni impartite dal socio al rappresentante Diritti dellemittente di ottenere la delega in originale dal delegante prima e dopo lassemblea Diritti dellemittente di ottenere le istruzioni di voto scritte dal delegante prima e dopo lassemblea Diritti dellemittente di sindacare i poteri di firma del delegante La possibilità che la delega sia sottoscritta da un procuratore speciale in nome e per conto del delegante La legge applicabile per valutare la validità ed efficacia della delega e dei poteri di firma del delegante La revoca della delega e/o la modifica delle istruzioni di voto Listituto della ratifica della delega e/o delloperato del rappresentante

27 27 Segue Voto per Delega – Articolo 135decies T.U.F. Conflitto di interessi del rappresentante e dei sostituti Il conferimento di una delega ad un rappresentante in conflitto di interessi, è consentito purché il rappresentante comunichi per iscritto al socio (beneficial owner) le circostanze da cui deriva tale conflitto e purché vi siano specifiche istruzioni di voto per ciascuna delibera; spetta al rappresentante l'onere della prova di aver comunicato al socio le circostanze che danno luogo al conflitto d'interessi (I comma). La sostituzione del rappresentante con un sostituto in conflitto di interessi è consentita solo qualora il sostituto sia stato indicato dal socio (III comma). La problematica della comunicazione per iscritto del rappresentante e del sostituto al socio (beneficial owner) anche delle circostanze da cui derivi il conflitto di interessi e non solo di questo.

28 28 Segue: Voto per Delega – Articolo 135decies T.U.F. Conflitto di interessi del rappresentante e dei sostituti - casi Ai fini del presente articolo, sussiste in ogni caso un conflitto di interessi ove il rappresentante o il sostituto: a) controlli, anche congiuntamente, la società o ne sia controllato, anche congiuntamente, ovvero sia sottoposto a comune controllo con la società; b) sia collegato alla società o eserciti un'influenza notevole su di essa; c) sia un componente dell'organo di amministrazione o di Controllo della società o dei soggetti indicati alle lettere a) e b); d) sia un dipendente o un revisore della società o dei soggetti indicati alla lettera a); e) sia coniuge, parente o affine entro quarto grado dei soggetti indicati alle lettere da a) a e); f) sia legato alla società o ai soggetti indicati alle lettere a), b), e) ed e) da rapporti di lavoro autonomo o subordinato ovvero da altri rapporti di natura patrimoniale che ne compromettano l'indipendenza.

29 29 Segue: Voto per Delega – Articolo 2373 cod. civ. Conflitto d'interessi Modalità di accertamento e onere della prova La deliberazione approvata con il voto determinante di coloro che abbiano, per conto proprio o di terzi, un interesse in conflitto con quello della società, è impugnabile a norma dell'articolo 2377 del cod. civ. qualora possa recarle danno. Accertamento del conflitto: obblighi di verifica in capo alla emittente: autocertificazione del delegato. Accertamento del conflitto da parte del soggetto delegante: obblighi di rendiconto del soggetto delegato Accertamento del conflitto da parte di un altro socio o di terzi: possibilità di impugnare la deliberazione Conseguenze della eventuale sussistenza di un conflitto non comunicato per iscritto: invalidità della deliberazione e prova di resistenza Il ruolo dei proxy advisors e il conferimento delle deleghe ai loro rappresentanti

30 Contact details Studio Legale Trevisan & Associati Passaggio degli Osii n. 2 20123 Milano, Italy Tel: +3928051133 +392877307 Fax: +3928690111 E-mail: mail@trevisanlaw.it trevisan@trevisanlaw.it www.trevisanlaw.it