La soluzione per l E lectronic R ecords M anagement S ystem La soluzione per l E lectronic R ecords M anagement S ystem ARCHIVIA ERP.

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1 La soluzione per l E lectronic R ecords M anagement S ystem La soluzione per l E lectronic R ecords M anagement S ystem ARCHIVIA ERP

2 2 15/05/07 La crescita delle informazioni Unità di misura: EB (exabyte 10 18 ) = 1.000 PB PB (petabyte 10 15 ) = 1.000 TB TB (terabyte 10 12 ) = 1.000 GB = circa 1 milione di libri GB (gigabyte 10 9 ) = 1.000 MB = un camioncino di libri MB (megabyte 10 6 ) = 1 piccolo romanzo Fonte: School of Information Management and Systems, Università di Berkeley (CA) – 2003 2003 6,5 EB 2002 5 EB 2001 4EB 2000 3EB 1999 2,5EB 1993 Web 105 la carta 40.000 AC Incisioni rupestri 1450 la stampa 1870 elettricità 1950 elaboratori 1960 Internet 33 EB al 2003 12 EB al 1999 (in 300.000 anni) 15 20 25 30 35

3 3 15/05/07 La crescita delle informazioni Fonte: School of Information Management and Systems, Università di Berkeley (CA) – 2003 In 300.000 anni (al 1998) si sono accumulati 12 EB di informazioni In 300.000 anni (al 1998) si sono accumulati 12 EB di informazioni Solo nel 1999 sono state create ~ 2,5 EB Solo nel 1999 sono state create ~ 2,5 EB Nel 2002 sono state generate ~ 5 EB di nuove informazioni Nel 2002 sono state generate ~ 5 EB di nuove informazioni Il 92% sono registrate su supporti magnetici (prevalentemente HD) Il 92% sono registrate su supporti magnetici (prevalentemente HD) Il 7% su pellicola Il 7% su pellicola Lo 0,01% su carta Lo 0,01% su carta Lo 0,002% su ottico Lo 0,002% su ottico In media sono stati prodotti 800 MB di informazioni a persona (al mondo ci sono ~ 6,3 Miliardi di persone) In media sono stati prodotti 800 MB di informazioni a persona (al mondo ci sono ~ 6,3 Miliardi di persone) Le nuove informazioni create crescono di ~ il 30% ogni anno Le nuove informazioni create crescono di ~ il 30% ogni anno È negli ultimi 15 anni che è avvenuta la transizione da supporto cartaceo a digitale è la capacità di accesso alle informazioni è esplosa È negli ultimi 15 anni che è avvenuta la transizione da supporto cartaceo a digitale è la capacità di accesso alle informazioni è esplosa

4 4 15/05/07 La gestione delle informazioni La difficoltà che emerge è quella di gestire in modo efficace le informazioni. Non è impresa semplice. La nostra capacità di archiviare e trasmettere informazioni ha superato di gran lunga la capacità di ricercare, ritrovare e disporre delle stesse. La gestione delle informazioni sarà una delle maggiori sfide del nostro secolo Aumenta la complessità per la gestione delle informazioni Contenuti eterogenei ed origini disparate dei contenuti (strutturati, non strutturati, interni ed esterni allazienda) Sicurezza, consolidamento, continuità di servizio, TCO (Total Cost of Ownership) Necessità di ottenere informazioni strategiche sui contenuti Conformità (compliance) a norme, convenzioni, leggi, …

5 5 15/05/07 Levoluzione dei sistemi EDMS ECM/DAM ERMS Electronic Record Management System Enterprise Content Management/Digital Asset Management Electronic Document Management System Workflow Full text retrieval E-form Acquisizione Ricerca Distribuzione B.P.R. Business Intelligence Data Base Data Warehouse Data Warehouse Data Mart Data MartFunzionalità Tecnologie Base dati

6 6 15/05/07 La dematerializzazione -> Ufficio senza carta La rilevanza economica data dalle normative sulla dematerializzazione introdotte nel corso di questi ultimi anni non è stata ancora completamente recepita La rilevanza economica data dalle normative sulla dematerializzazione introdotte nel corso di questi ultimi anni non è stata ancora completamente recepita La carta continua a prevalere in tutti i casi in cui è richiesta la firma, anche quando non è la legge ad imporla La carta continua a prevalere in tutti i casi in cui è richiesta la firma, anche quando non è la legge ad imporla Stanno lentamente iniziando a diffondersi progetti per la conservare in forma digitale di documenti amministrativi e fiscali Stanno lentamente iniziando a diffondersi progetti per la conservare in forma digitale di documenti amministrativi e fiscali Discesa dei costi unitari di archiviazione che ha reso accessibile a basso costo grandi quantità di spazio informatico Discesa dei costi unitari di archiviazione che ha reso accessibile a basso costo grandi quantità di spazio informatico

7 7 15/05/07 La dematerializzazione Protocollo e interoperabilità tra P.A. Protocollo e interoperabilità tra P.A. P.E.C. P.E.C. La fattura elettronica (MEF) La fattura elettronica (MEF) La conservazione sostitutiva (MEF) La conservazione sostitutiva (MEF) Il processo civile telematico (MDG) Il processo civile telematico (MDG) Gestione dei libri paga e matricola (MDL) Gestione dei libri paga e matricola (MDL) Automazione dei servizi demografici (MDI): CDE, AIRE, registri stato civile Automazione dei servizi demografici (MDI): CDE, AIRE, registri stato civile Conservazione delle cartelle cliniche (MDS) Conservazione delle cartelle cliniche (MDS) E-Docs E-Docs

8 8 15/05/07 E.C.M. (Enterprise Content Management) Raggruppa le tecnologie, gli strumenti e le metodologie impiegate per catturare, archiviare, conservare, rendere disponibili, spostare, manipolare, proteggere, selezionare, descrivere, valutare, analizzare, … presentare in modo da migliorare la capacità di comprendere e utilizzare i contenuti allinterno di unorganizzazione Raggruppa le tecnologie, gli strumenti e le metodologie impiegate per catturare, archiviare, conservare, rendere disponibili, spostare, manipolare, proteggere, selezionare, descrivere, valutare, analizzare, … presentare in modo da migliorare la capacità di comprendere e utilizzare i contenuti allinterno di unorganizzazione Le strategie e gli strumenti di ECM consentono la Le strategie e gli strumenti di ECM consentono la gestione delle informazioni non strutturate dellorganizzazione ovunque esse siano Spesso vengono impiegati vari termini intercambiabili Spesso vengono impiegati vari termini intercambiabili tra di loro, quali : IDM (Integrated Document Management), DAM (Digital Asset Management), IDCM (Integrated Document and Content Management) o TCM (Total Content Management) Indipendentemente dalla terminologia adottata lECM serve a gestire, durante il loro intero ciclo di (dalla loro creazione fino alla loro cancellazione o conservazione nel lungo periodo), i contenuti tradizionali ( Immagini, Documenti Office, Grafici, Disegni, e Output di Stampa) così come i più recenti oggetti digitali (pagine e contenuti Web, E-mail, Video e Multimedia). Indipendentemente dalla terminologia adottata lECM serve a gestire, durante il loro intero ciclo di (dalla loro creazione fino alla loro cancellazione o conservazione nel lungo periodo), i contenuti tradizionali ( Immagini, Documenti Office, Grafici, Disegni, e Output di Stampa) così come i più recenti oggetti digitali (pagine e contenuti Web, E-mail, Video e Multimedia).

9 9 15/05/07 D.A.M. (Digital Asset Management) E un sistema di gestione di contenuti digitali aziendali: Audio, Video, Immagini, Documenti, ecc... E un sistema di gestione di contenuti digitali aziendali: Audio, Video, Immagini, Documenti, ecc... Ha lo scopo di ottimizzare l'usabilità dei contenuti per ridurne tempi e costi di produzione, archiviazione ed utilizzo Ha lo scopo di ottimizzare l'usabilità dei contenuti per ridurne tempi e costi di produzione, archiviazione ed utilizzo Gestisce il ciclo di vita delle informazioni: acqusizione/creazione, modifica, approvazione, pubblicazione, distribuzione, utilizzo, archiviazione Gestisce il ciclo di vita delle informazioni: acqusizione/creazione, modifica, approvazione, pubblicazione, distribuzione, utilizzo, archiviazione

10 10 15/05/07 E.R.M.S. (Electronic Record Management System) LE.R.M.S. è la nuova tecnologia/filosofia per la gestione delle informazioni LE.R.M.S. è la nuova tecnologia/filosofia per la gestione delle informazioni E la naturale evoluzione dei sistemi di gestione dei documenti EDMS (Electronic Documents Management System) e contenuti (ECM, DAM,..) E la naturale evoluzione dei sistemi di gestione dei documenti EDMS (Electronic Documents Management System) e contenuti (ECM, DAM,..) Consente di gestire le informazioni (Records) provenienti in modo eterogeneo (sistemi EDMS, e-mail, ERP, Office…) in modo sicuro, controllato, a lungo termine Consente di gestire le informazioni (Records) provenienti in modo eterogeneo (sistemi EDMS, e-mail, ERP, Office…) in modo sicuro, controllato, a lungo termine Gestisce processi affidabili per garantire: Gestisce processi affidabili per garantire: Lintegrità delle informazioni determinanti nella conduzione del business Lintegrità delle informazioni determinanti nella conduzione del business Che esse non siano state alterate/distrutte (in ogni momento siano legalmente veritiere) Che esse non siano state alterate/distrutte (in ogni momento siano legalmente veritiere)

11 11 15/05/07 E.R.M.S. (Electronic Record Management System) I Record sono informazioni di business I Record sono informazioni di business I Record possono essere sia Fisici che Elettronici I Record possono essere sia Fisici che Elettronici I Record sono il valore della organizzazione I Record sono il valore della organizzazione A record is something tangible recorded on any medium (paper or electronic) that is evidence of business events or transactions that has legal or business value and that one intends to be memorialized (Randolph Kahn) A record is information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of Business. (ISO 15489)

12 12 15/05/07 E.R.M.S. (Electronic Record Management System) Le 4 caratteristiche di un record sono: Le 4 caratteristiche di un record sono: Autenticità: Un record deve essere ciò che effettivamente è Autenticità: Un record deve essere ciò che effettivamente è Consistenza: Un record deve essere una rappresentazione accurata e completa delle transazioni, attività o dei fatti che lo hanno determinato Consistenza: Un record deve essere una rappresentazione accurata e completa delle transazioni, attività o dei fatti che lo hanno determinato Integrità: Un record deve essere completo e inalterato Integrità: Un record deve essere completo e inalterato Accessibilità: Un record deve essere facilmente localizzato, recuperato, presentato e rappresentato Accessibilità: Un record deve essere facilmente localizzato, recuperato, presentato e rappresentato

13 13 15/05/07 E.R.M.S. (Electronic Record Management System) I record derivano principalmente da: I record derivano principalmente da: E-mail (entrata, uscita, interna) E-mail (entrata, uscita, interna) Applicazioni Office (Word, Excel, Powerpoint,…) o equivalenti Applicazioni Office (Word, Excel, Powerpoint,…) o equivalenti Immagini Immagini Sistemi Gestionali (es: ERP) Sistemi Gestionali (es: ERP) Pagine Web Pagine Web Transazioni Web (es. e-commerce) Transazioni Web (es. e-commerce) Data collection systems e sistemi di archiviazione Data collection systems e sistemi di archiviazione Contenuti Audio/Video Contenuti Audio/Video Carta Carta

14 14 15/05/07 E.R.M.S. (Electronic Record Management System) Un sistema di Records Management si differenzia da uno di Content Management: Un sistema di Records Management si differenzia da uno di Content Management: Il RM gestisce le regole per preservare (conservare) i contenuti necessari e per distruggere quelli non più necessari; il CM si limita a garantire la presentazione dei contenuti Il RM gestisce le regole per preservare (conservare) i contenuti necessari e per distruggere quelli non più necessari; il CM si limita a garantire la presentazione dei contenuti Le regole di conservazione si basano su regolamenti, leggi o più semplicemente su regole di business che possono essere stabilite da ciascuna organizzazione Le regole di conservazione si basano su regolamenti, leggi o più semplicemente su regole di business che possono essere stabilite da ciascuna organizzazione I sistemi di RM soddisfano la fondamentale esigenza delle organizzazioni di tutelare i documenti, sia cartacei che elettronici, da possibili manomissioni e permettono di adempiere alle operazioni di conservazione dei dati previsti dalle norme vigenti (conservazione sostitutiva) I sistemi di RM soddisfano la fondamentale esigenza delle organizzazioni di tutelare i documenti, sia cartacei che elettronici, da possibili manomissioni e permettono di adempiere alle operazioni di conservazione dei dati previsti dalle norme vigenti (conservazione sostitutiva) Quando un documento viene dichiarato record il suo contenuto diventa statico (immodificabile) e vengono stabilite le impostazioni di sicurezza che indicano quali utenti possono accedervi Quando un documento viene dichiarato record il suo contenuto diventa statico (immodificabile) e vengono stabilite le impostazioni di sicurezza che indicano quali utenti possono accedervi Per ogni record viene definito un piano per gestire la durata e la ragione della conservazione, gli utenti autorizzati a disporne l'eliminazione finale o leventuale archiviazione\ Per ogni record viene definito un piano per gestire la durata e la ragione della conservazione, gli utenti autorizzati a disporne l'eliminazione finale o leventuale archiviazione\

15 15 15/05/07 Un sistema ERMS LE.R.M.S. (Electronic Records Management System) e la nuova tecnologia per la gestione delle informazioni LE.R.M.S. (Electronic Records Management System) e la nuova tecnologia per la gestione delle informazioni E la naturale evoluzione dei sistemi di gestione dei documenti EDMS (Electronic Documents Management System) E la naturale evoluzione dei sistemi di gestione dei documenti EDMS (Electronic Documents Management System) Consente di gestire le informazioni (Records) provenienti in modo eterogeneo (sistemi EDMS, e-mail, ERP, Office …) in modo sicuro, controllato, a lungo termine Consente di gestire le informazioni (Records) provenienti in modo eterogeneo (sistemi EDMS, e-mail, ERP, Office …) in modo sicuro, controllato, a lungo termine Processi praticabili ed affidabili per garantire: Processi praticabili ed affidabili per garantire: Lintegrità delle informazioni determinanti nella conduzione del business Lintegrità delle informazioni determinanti nella conduzione del business Che esse non siano state alterate/distrutte (in ogni momento siano legalmente veritiere) Che esse non siano state alterate/distrutte (in ogni momento siano legalmente veritiere)

16 16 15/05/07 Archivia ERP Archivia ERP ha origine da Archivia rel.3 e ne costituisce la naturale evoluzione dal punto di vista funzionale mentre viene completamente rivista la struttura tecnologica e linterfaccia utente Archivia ERP ha origine da Archivia rel.3 e ne costituisce la naturale evoluzione dal punto di vista funzionale mentre viene completamente rivista la struttura tecnologica e linterfaccia utente Archivia ERP presenta spiccate caratteristiche di modularità e scalabilità ed è stata progettata come una soluzione di alto livello qualitativo sulla base dellesperienza maturata su Archivia rel.3 Archivia ERP presenta spiccate caratteristiche di modularità e scalabilità ed è stata progettata come una soluzione di alto livello qualitativo sulla base dellesperienza maturata su Archivia rel.3 Per garantire la massima apertura verso installazioni anche complesse ed estese Archivia ERP ha una propria gestione di dati e documenti ma può anche utilizzate piattaforme documentali evolute quali Filenet e Hummingbird Per garantire la massima apertura verso installazioni anche complesse ed estese Archivia ERP ha una propria gestione di dati e documenti ma può anche utilizzate piattaforme documentali evolute quali Filenet e Hummingbird Archivia ERP demanda allinfrastruttura tutto il carico applicativo specifico della soluzione; il risultato è una struttura modulare, facilmente personalizzabile e in grado di crescere fino a poter raggiungere dimensioni molto grandi e supportare architetture adatte a organizzazioni di elevate dimensioni Archivia ERP demanda allinfrastruttura tutto il carico applicativo specifico della soluzione; il risultato è una struttura modulare, facilmente personalizzabile e in grado di crescere fino a poter raggiungere dimensioni molto grandi e supportare architetture adatte a organizzazioni di elevate dimensioni Il risultato viene raggiunto senza sacrificare la semplicità di configurazione e di parametrizzazione che permettono di definire procedimenti, regole e dati specifici per ogni ramo dellorganizzazione Il risultato viene raggiunto senza sacrificare la semplicità di configurazione e di parametrizzazione che permettono di definire procedimenti, regole e dati specifici per ogni ramo dellorganizzazione

17 17 15/05/07 Gli obiettivi Affidabilità: garantire la continuità delle prestazioni erogate, lintegrità fisica e logica dei dati e la loro corretta registrazione e conservazione nel tempo Affidabilità: garantire la continuità delle prestazioni erogate, lintegrità fisica e logica dei dati e la loro corretta registrazione e conservazione nel tempo Modularità e scalabilità: consentire il potenziamento, l'aumento delle stazioni di lavoro e l'espansione verso altre tipologie di archiviazione documentale senza modifiche all'architettura e/o al software di base e applicativo Modularità e scalabilità: consentire il potenziamento, l'aumento delle stazioni di lavoro e l'espansione verso altre tipologie di archiviazione documentale senza modifiche all'architettura e/o al software di base e applicativo Adattabilità: consentire la configurazione del sistema alle esigenze operative ed all'organizzazione del lavoro esistenti con accorgimenti per l'eventuale semplificazione e per ogni eventuale modifica futura Adattabilità: consentire la configurazione del sistema alle esigenze operative ed all'organizzazione del lavoro esistenti con accorgimenti per l'eventuale semplificazione e per ogni eventuale modifica futura Semplicità di utilizzo: consentire la semplificazione dell'accesso ai dati ed alle funzioni del sistema mediante l'utilizzo di interfacce adeguate e comandi semplici ed intuitivi Semplicità di utilizzo: consentire la semplificazione dell'accesso ai dati ed alle funzioni del sistema mediante l'utilizzo di interfacce adeguate e comandi semplici ed intuitivi

18 18 15/05/07Architettura

19 19 15/05/07Architettura Server sviluppato in Java Server sviluppato in Java Client Internet Explorer (in futuro anche Netscape) Client Internet Explorer (in futuro anche Netscape) Application Server TOMCAT Application Server TOMCAT Separazione dellinterfaccia dalla logica applicativa Separazione dellinterfaccia dalla logica applicativa Gestione del fault tolerance e del bilanciamento di carico Gestione del fault tolerance e del bilanciamento di carico

20 20 15/05/07Architettura Gestione di diversi DB logici: Gestione di diversi DB logici: Configurazione Configurazione Ricerche Ricerche Utenti/Gruppi Utenti/Gruppi Asset Manager Asset Manager … Utilizzo di DB diversi per tipologia di asset (es: Oracle per Fatture, MS SQL Server per ordini) Utilizzo di DB diversi per tipologia di asset (es: Oracle per Fatture, MS SQL Server per ordini)

21 21 15/05/07Tecnologie Archivia ERP opera con interfaccia browser e non prevede di installare localmente parti di software tranne nei casi in cui sia necessario operare con apparati hardware locali (scanner, lettori di smart card…) o con applicazioni client (es: interfacce per cattura dati e documenti da altre applicazioni) Archivia ERP opera con interfaccia browser e non prevede di installare localmente parti di software tranne nei casi in cui sia necessario operare con apparati hardware locali (scanner, lettori di smart card…) o con applicazioni client (es: interfacce per cattura dati e documenti da altre applicazioni) Le tecnologie applicative utilizzate per la gestione completa del ciclo di vita di un documento sono le seguenti: Le tecnologie applicative utilizzate per la gestione completa del ciclo di vita di un documento sono le seguenti: Imaging: per la cattura dei documenti Imaging: per la cattura dei documenti Publishing: per la pubblicazione dei documenti in formato uniforme (es. PDF) e per la gestione dei documenti disponibili nei formati più utilizzati (es. Office) Publishing: per la pubblicazione dei documenti in formato uniforme (es. PDF) e per la gestione dei documenti disponibili nei formati più utilizzati (es. Office) Document Management: per la memorizzazione e la ricerca dei documenti Document Management: per la memorizzazione e la ricerca dei documenti Workflow: per la gestione dei processi associate al ciclo di vita dei documenti sia nella loro generazione che nella gestione e fruizione Workflow: per la gestione dei processi associate al ciclo di vita dei documenti sia nella loro generazione che nella gestione e fruizione Firma digitale e crittografia: per proteggere i documenti e dal loro validità legale Firma digitale e crittografia: per proteggere i documenti e dal loro validità legale XML: per lo scambio di documenti in formato strutturato XML: per lo scambio di documenti in formato strutturato

22 22 15/05/07 Sistemi operativi supportati Windows Unix Linux Linguaggi Java JavaScript HTML Database supportati: MySql Oracle Sql Server Altri (via JDBC) Componenti Software

23 23 15/05/07 Caratteristiche funzionali Gestione della scheda (assimilabile ai contents) anziché del documento Gestione della scheda (assimilabile ai contents) anziché del documento Definizione delle visibilità in base allutente e alla funzionalità Definizione delle visibilità in base allutente e alla funzionalità Gestione della visibilità su parti dellasset (es: vedo i dati di protocollo, ma non il documento) Gestione della visibilità su parti dellasset (es: vedo i dati di protocollo, ma non il documento) Associazione di un evento ad una azione eseguita sulla scheda (es: se inserisci una fattura, mandala a…) Associazione di un evento ad una azione eseguita sulla scheda (es: se inserisci una fattura, mandala a…) Possibilità di eseguire selezioni su metadati (es: vedi le fatture, ma solo le informazioni decise a priori per quella particolare selezione). Possibilità di eseguire selezioni su metadati (es: vedi le fatture, ma solo le informazioni decise a priori per quella particolare selezione). Gestione delle viste (viste successive di metadati, a seguito di operazioni: es: inserisco i dati, dopo lok chiede ulteriori dati), Gestione delle viste (viste successive di metadati, a seguito di operazioni: es: inserisco i dati, dopo lok chiede ulteriori dati), Gestione Drag&Drop Gestione Drag&Drop Visione dei dati di catalogazione anche dalle liste Visione dei dati di catalogazione anche dalle liste Log dettagliato delle attività Log dettagliato delle attività

24 24 15/05/07 Caratteristiche funzionali Gestione delle catene di documenti Gestione delle catene di documenti Gestione del versioning Gestione del versioning Gestione del check-in (archiviazione di un documento a seguito di modifica) e check-out (estrazione di un documento per modifica) Gestione del check-in (archiviazione di un documento a seguito di modifica) e check-out (estrazione di un documento per modifica) Gestione dellorganigramma a più livelli Gestione dellorganigramma a più livelli Gestione server delle code di lavoro; questo modulo consente di attivare, attraverso un apposito schedulatore, una serie di processi batch quali, ad esempio: Gestione server delle code di lavoro; questo modulo consente di attivare, attraverso un apposito schedulatore, una serie di processi batch quali, ad esempio: acquisizione degli spool di stampa acquisizione degli spool di stampa export di documenti (es: a fini di masterizzazione) export di documenti (es: a fini di masterizzazione) import di documenti (acquisizione automatica) import di documenti (acquisizione automatica) riconoscimento OCR riconoscimento OCR produzione di stampa massive produzione di stampa massive invio massivo di documenti per e-mail invio massivo di documenti per e-mail conversione in PDF/TIFF degli originali conversione in PDF/TIFF degli originali completamento dellindicizzazione con recupero dei dati dal altre fonti completamento dellindicizzazione con recupero dei dati dal altre fonti

25 25 15/05/07 Gestione della lingua Archivia ERP è unapplicazione multilingua: Archivia ERP è unapplicazione multilingua: La lingua è associata allutente: nello stesso sistema possono quindi coesistere utenti che accedono al sistema utilizzando lingue diverse; lo stesso utente può anche selezionare lingue alternative La lingua è associata allutente: nello stesso sistema possono quindi coesistere utenti che accedono al sistema utilizzando lingue diverse; lo stesso utente può anche selezionare lingue alternative Linterfaccia è in lingua: ogni videata applicativa, ogni messaggio e ogni informazione di help sono nella lingua scelta dallutente Linterfaccia è in lingua: ogni videata applicativa, ogni messaggio e ogni informazione di help sono nella lingua scelta dallutente

26 26 15/05/07 Adeguamento alla normativa Archivia ERP gestisce il documento secondo quanto previsto dalla normativa italiana in merito a: Protocollo informatico Protocollo informatico Gestione dellAOO Gestione dellAOO Gestione di più registri (uno solo quello ufficiale, gli altri interni/settoriali) Gestione di più registri (uno solo quello ufficiale, gli altri interni/settoriali) Protocollo a norma di legge oppure non a norma di legge Protocollo a norma di legge oppure non a norma di legge Interoperabilità e posta certificata Interoperabilità e posta certificata Firma digitale Firma digitale Singola Singola Multipla (più firme sullo stesso documento) Multipla (più firme sullo stesso documento) Massiva (firme automatiche su lotti di documenti) Massiva (firme automatiche su lotti di documenti) Conservazione sostitutiva Conservazione sostitutiva Fattura elettronica Fattura elettronica

27 27 15/05/07 Gestione del ciclo di vita Archivia ERP è unapplicazione da utilizzarsi non solamente per un utilizzo statico della gestione documentale finalizzata alla semplice archiviazione e consultazione dei documenti ma che si pone come un vero sistema di work management in modo da garantire anche la gestione dei documenti in tutto il ciclo di vita degli stessi (creazione, fruizione, distribuzione, gestione, archiviazione).

28 28 15/05/07 Gestione del ciclo di vita Archivia ERP è in grado di gestire tutte le fasi di generazione ed utilizzo di un documento: NASCITA: NASCITA: Gestione del ciclo di creazione/acquisizione, revisione, approvazione, conversione, firma, protocollazione e pubblicazione (nel caso di documento creato) Gestione del ciclo di creazione/acquisizione, revisione, approvazione, conversione, firma, protocollazione e pubblicazione (nel caso di documento creato) Gestione dellacquisizione, protocollazione e pubblicazione (nel caso di documento ricevuto) Gestione dellacquisizione, protocollazione e pubblicazione (nel caso di documento ricevuto) VITA: VITA: Gestione deliter del documento Gestione deliter del documento Gestione dellaccesso controllato per la ricerca, consultazione, riproduzione e spedizione Gestione dellaccesso controllato per la ricerca, consultazione, riproduzione e spedizione MORTE: MORTE: Gestione della conservazione sostitutiva e dellarchivio definitivo Gestione della conservazione sostitutiva e dellarchivio definitivo Gestione del massimario di scarto Gestione del massimario di scarto

29 29 15/05/07 La scheda La scheda è lentità atomica gestita dal sistema La scheda è lentità atomica gestita dal sistema La scheda permette di gestire in modo aggregato informazioni varie e files eterogenei che descrivono il patrimonio delle informazioni (contents) La scheda permette di gestire in modo aggregato informazioni varie e files eterogenei che descrivono il patrimonio delle informazioni (contents) La scheda comprende, come minimo, un meta- dato La scheda comprende, come minimo, un meta- dato

30 30 15/05/07 La scheda Archivia ERP gestisce la scheda come una entità fisica a cui sono collegate una serie di informazioni (dati e documenti/files) che dipendono dalla tipologia dello stesso Archivia ERP gestisce la scheda come una entità fisica a cui sono collegate una serie di informazioni (dati e documenti/files) che dipendono dalla tipologia dello stesso Le informazioni associate possono essere logicamente identificate sotto forma di singole cartelle Le informazioni associate possono essere logicamente identificate sotto forma di singole cartelle Esempio di schede

31 31 15/05/07 Funzioni di acquisizione Registrazione senza documento Registrazione senza documento Acquisizione da file Acquisizione da file Scansione singolo documento Scansione singolo documento Acquisizione con OCR/ICR per zone o da codici a barre Acquisizione con OCR/ICR per zone o da codici a barre Scansione massiva a lotti Scansione massiva a lotti Acquisizione con OCR/ICR per zone o da codici a barre Acquisizione con OCR/ICR per zone o da codici a barre Acquisizione da interoperabilità (documento con allegato file strutturato XML) Acquisizione da interoperabilità (documento con allegato file strutturato XML) Acquisizione da altre applicazioni (via API) Acquisizione da altre applicazioni (via API) Acquisizione da sistemi Office Acquisizione da sistemi Office Acquisizione con indicizzazione da file (Import) Acquisizione con indicizzazione da file (Import) Acquisizione da files di spool Acquisizione da files di spool Acquisizione da files con recupero dati dagli stessi files Acquisizione da files con recupero dati dagli stessi files PDF (lettura struttura o form del PDF) PDF (lettura struttura o form del PDF) CAD (lettura cartiglio) CAD (lettura cartiglio)

32 32 15/05/07 Gestione delliter di acquisizione del documento Archivia ERP prevede di gestire in modo controllato le varie fase relative allinserimento di un documento in archivio Archivia ERP prevede di gestire in modo controllato le varie fase relative allinserimento di un documento in archivio Le fasi sono: Le fasi sono: Indicizzazione (registrazione dei dati obbligatori del documento anche in fasi diverse e scadenziate) Indicizzazione (registrazione dei dati obbligatori del documento anche in fasi diverse e scadenziate) Protocollazione (normalmente associata allindicizzazione) Protocollazione (normalmente associata allindicizzazione) Acquisizione del documento originale Acquisizione del documento originale Conversione del documento (contestuale o batch) nel formato di memorizzazione standard Conversione del documento (contestuale o batch) nel formato di memorizzazione standard Conversione OCR del documento (contestuale o batch) Conversione OCR del documento (contestuale o batch) Associazione del documento alla registrazione (nel caso di operazioni differite) Associazione del documento alla registrazione (nel caso di operazioni differite) Classificazione Classificazione Firma Firma Distribuzione/Assegnazione Distribuzione/Assegnazione Le fasi, prestabilite per ogni tipologia di documento codificato, possono essere eseguite contemporaneamente oppure in tempi diversi e da persone diverse Le fasi, prestabilite per ogni tipologia di documento codificato, possono essere eseguite contemporaneamente oppure in tempi diversi e da persone diverse

33 33 15/05/07 Gestione della pubblicazione Archivia ERP prevede la pubblicazione del documento; un documento non è disponibile per la ricerca fino a che non viene pubblicato; fino a quel momento, il documento può solamente essere trattato dalle persone autorizzate (es: per lapprovazione o per la firma) Archivia ERP prevede la pubblicazione del documento; un documento non è disponibile per la ricerca fino a che non viene pubblicato; fino a quel momento, il documento può solamente essere trattato dalle persone autorizzate (es: per lapprovazione o per la firma) La pubblicazione può essere automatica (es: a fine del ciclo di approvazione) oppure manuale (a scelta di un utente abilitato). La pubblicazione può essere automatica (es: a fine del ciclo di approvazione) oppure manuale (a scelta di un utente abilitato). Inoltre, la pubblicazione può essere interna (solo per gli utenti in organigramma) oppure anche esterna (anche per laccesso di terzi, quali ad esempio i cittadini autorizzati a vedere la propria pratica) Inoltre, la pubblicazione può essere interna (solo per gli utenti in organigramma) oppure anche esterna (anche per laccesso di terzi, quali ad esempio i cittadini autorizzati a vedere la propria pratica)

34 34 15/05/07 Cruscotto applicativo Per cruscotto applicativo si intende la videata principale dellapplicazione contenente non solo i tasti/menu per accedere alle funzioni ma anche una serie di informazioni utili al lavoro corrente quali: Per cruscotto applicativo si intende la videata principale dellapplicazione contenente non solo i tasti/menu per accedere alle funzioni ma anche una serie di informazioni utili al lavoro corrente quali: I documenti ricevuti, spediti od assegnati I documenti ricevuti, spediti od assegnati Le notifiche ed i messaggi Le notifiche ed i messaggi Gli ultimi documenti acquisiti Gli ultimi documenti acquisiti Le ultime ricerche effettuate Le ultime ricerche effettuate I documenti da firmare I documenti da firmare I documenti in sospeso I documenti in sospeso I documenti da completare I documenti da completare I documenti che si vuole mantenere in evidenza I documenti che si vuole mantenere in evidenza Viste particolari impostate dallutente Viste particolari impostate dallutente Le cartelle pubbliche e personali dellutente Le cartelle pubbliche e personali dellutente

35 35 15/05/07 Gestione delle cartelle (fascicoli) Automatici Automatici Sono fascicoli generati in funzione della presenza di particolari chiavi in un documento (es: fascicolo per anno e mittente oppure fascicoli per anno e titolario); su questi fascicoli (preimpostati in fase di configurazione), sono attribuite le visibilità in funzione dellorganigramma Sono fascicoli generati in funzione della presenza di particolari chiavi in un documento (es: fascicolo per anno e mittente oppure fascicoli per anno e titolario); su questi fascicoli (preimpostati in fase di configurazione), sono attribuite le visibilità in funzione dellorganigramma Manuali Manuali Sono fascicoli generati in fase di configurazione oppure in ogni altro momento successivo; i documenti confluiscono nel fascicolo solamente per decisione dellutente; lutente può creare nuovi fascicoli che può rendere pubblici (visibili a tutti i per organigramma) oppure privati (visibili solo a lui) Sono fascicoli generati in fase di configurazione oppure in ogni altro momento successivo; i documenti confluiscono nel fascicolo solamente per decisione dellutente; lutente può creare nuovi fascicoli che può rendere pubblici (visibili a tutti i per organigramma) oppure privati (visibili solo a lui) Viste Viste Sono fascicoli virtuali che permettono di creare in ogni momento una organizzazione dei documenti adatta ad un particolare scopo; la creazione della vista avviene attraverso la definizione di un filtro di ricerca e la descrizione dellaggregazione dei documenti (es: filtro sui soli documenti caricati da un utente in un determinato periodo che risultano nello stato da pubblicare e organizzati in visione per data di caricamento) Sono fascicoli virtuali che permettono di creare in ogni momento una organizzazione dei documenti adatta ad un particolare scopo; la creazione della vista avviene attraverso la definizione di un filtro di ricerca e la descrizione dellaggregazione dei documenti (es: filtro sui soli documenti caricati da un utente in un determinato periodo che risultano nello stato da pubblicare e organizzati in visione per data di caricamento) Personali Personali Il sistema permette di gestire cartelle personali di documenti in modo da consentire agli utenti di lavorare usando metafore simili a quelle cui sono abituati a lavorare con i metodi tradizionali. Le cartelle personali possono contenere solamente documenti inseriti manualmente dallutente. La cartella personale può essere visibile solo dallutente che lha creata Il sistema permette di gestire cartelle personali di documenti in modo da consentire agli utenti di lavorare usando metafore simili a quelle cui sono abituati a lavorare con i metodi tradizionali. Le cartelle personali possono contenere solamente documenti inseriti manualmente dallutente. La cartella personale può essere visibile solo dallutente che lha creata

36 36 15/05/07 Distribuzione dei documenti Archivia ERP prevede la possibilità di distribuire i documenti per conoscenza (sola visione dei documenti) oppure con competenza (assegnazione dei documenti per il necessario trattamento). Archivia ERP prevede la possibilità di distribuire i documenti per conoscenza (sola visione dei documenti) oppure con competenza (assegnazione dei documenti per il necessario trattamento). Nel caso di trasmissione in visione il destinatario può: visionare, rifiutare (torna al mittente), rispedire ad altri, tenere il documento in evidenza per visioni successive, chiudere Nel caso di trasmissione in visione il destinatario può: visionare, rifiutare (torna al mittente), rispedire ad altri, tenere il documento in evidenza per visioni successive, chiudere Nel caso di assegnazione dei documento, al di là delliter che potrebbe nascere, il destinatario può: visionare, prendere in carico il documento, rifiutare (torna al mittente), rassegnare ad altri, ritrasmettere per visione ad altri, chiudere il documento (completamento) Nel caso di assegnazione dei documento, al di là delliter che potrebbe nascere, il destinatario può: visionare, prendere in carico il documento, rifiutare (torna al mittente), rassegnare ad altri, ritrasmettere per visione ad altri, chiudere il documento (completamento)

37 37 15/05/07 Monitoraggio dei procedimenti Archivia ERP gestisce il controllo sui tempi di lavorazione e trattamento dei documenti soggetti ad un procedimento Archivia ERP gestisce il controllo sui tempi di lavorazione e trattamento dei documenti soggetti ad un procedimento E previsto il controllo di: E previsto il controllo di: Tempi di lavorazione (tempo passato dalla presa in carico alla chiusura); ogni tipo documento avrà memorizzati i tempi limiti (es: 30 giorni) entro i quali il documento va trattato e chiuso Tempi di lavorazione (tempo passato dalla presa in carico alla chiusura); ogni tipo documento avrà memorizzati i tempi limiti (es: 30 giorni) entro i quali il documento va trattato e chiuso Carichi di lavoro: indicazione delle pratiche assegnate per utente in un determinato periodo e tempi medi di espletamento Carichi di lavoro: indicazione delle pratiche assegnate per utente in un determinato periodo e tempi medi di espletamento Tempi di scadenza: indicazione delle pratiche scadute o in scadenza Tempi di scadenza: indicazione delle pratiche scadute o in scadenza Tracciatura del documento: indicazione dello stato del documento in ogni particolare momento (da chi è in quel momento e qual è lo stato della pratica) Tracciatura del documento: indicazione dello stato del documento in ogni particolare momento (da chi è in quel momento e qual è lo stato della pratica)

38 38 15/05/07 Accesso e Sicurezza Accesso al sistema Accesso al sistema La scelta del data base/libreria La scelta del data base/libreria Linserimento di Login e Password Linserimento di Login e Password La scelta della lingua La scelta della lingua Sicurezza Archivia ERP prevede di crittografare le informazioni sensibili (tutte le informazioni relative ai codici di accesso ed ai criteri di visibilità) Archivia ERP prevede di crittografare le informazioni sensibili (tutte le informazioni relative ai codici di accesso ed ai criteri di visibilità) Durante la configurazione è possibile codificare anche la crittografia automatica di certi tipi di documento; la crittografia può essere effettuata sia sul documento originale che su quello convertito Durante la configurazione è possibile codificare anche la crittografia automatica di certi tipi di documento; la crittografia può essere effettuata sia sul documento originale che su quello convertito In ogni caso, per qualsiasi documento inserito nel sistema, Archivia ERP ricava e memorizza limpronta hash sia del documento che di tutti i dati costituenti la registrazione; durante lapertura del documento per qualsiasi ragione, viene controllata la corrispondenza tra limpronta e il documento/registrazione e, se non corrispondente, viene segnalata lanomalia ed impedita qualsiasi operazione sul documento In ogni caso, per qualsiasi documento inserito nel sistema, Archivia ERP ricava e memorizza limpronta hash sia del documento che di tutti i dati costituenti la registrazione; durante lapertura del documento per qualsiasi ragione, viene controllata la corrispondenza tra limpronta e il documento/registrazione e, se non corrispondente, viene segnalata lanomalia ed impedita qualsiasi operazione sul documento

39 39 15/05/07 Altre funzionalità Gestione delle note Gestione delle note Archivia ERP gestisce la possibilità di inserire note testuali associate al documento; è inoltre possibile, nel caso di documento in formato immagine, inserire anche note grafiche (post-it, frecce, ecc.) Archivia ERP gestisce la possibilità di inserire note testuali associate al documento; è inoltre possibile, nel caso di documento in formato immagine, inserire anche note grafiche (post-it, frecce, ecc.) Le note testuali possono essere visibili solo a determinati utenti mentre quelle grafiche sono associate allimmagine del documento e quindi non soggette a restrizioni di visibilità Le note testuali possono essere visibili solo a determinati utenti mentre quelle grafiche sono associate allimmagine del documento e quindi non soggette a restrizioni di visibilità Gestione del watermarking Gestione del watermarking Il documento memorizzato, al momento della stampa ha tutte le caratteristiche delloriginale; per evitare che vengano effettuate per errore o per dolo copie non autorizzate di documenti la cui stampa deve essere controllata, i documenti, dal lato server, sono timbrati con un opportuno watermark che riporta gli avvisi opportuni per i singoli casi ad esempio copia per uso interno, copia non autorizzata, copia conforme alloriginale, ecc Il documento memorizzato, al momento della stampa ha tutte le caratteristiche delloriginale; per evitare che vengano effettuate per errore o per dolo copie non autorizzate di documenti la cui stampa deve essere controllata, i documenti, dal lato server, sono timbrati con un opportuno watermark che riporta gli avvisi opportuni per i singoli casi ad esempio copia per uso interno, copia non autorizzata, copia conforme alloriginale, ecc La scritta varia a seconda delle richieste e delle autorizzazioni degli operatori e viene sovrapposta allimmagine del documento TIFF o PDF prima di mandarlo in stampa oppure verso e-mail La scritta varia a seconda delle richieste e delle autorizzazioni degli operatori e viene sovrapposta allimmagine del documento TIFF o PDF prima di mandarlo in stampa oppure verso e-mail

40 40 15/05/07 La gestione dei procedimenti della SNS Scarto Documento Firma Protocollo E Responsabile protocollo Unità Organizzativa Responsabile U.O. Responsabile procedimento Archiviazione Avvio del procedimento FascicolazioneControllo Sotto procedimenti Conservazione Protocollo U

41 Archivia ERP Esempi Esempi

42 42 15/05/07Login

43 43 15/05/07 La struttura dellinterfaccia TOP BAR ALBERI LISTA DETTAGLIO SCHEDE AZIONI RAGGRUPPA MENTO PANNELLI MODULI INDICI

44 44 15/05/07 Lista schede

45 45 15/05/07 Dettaglio di una scheda

46 46 15/05/07 Dettaglio di una scheda (protocollo)

47 47 15/05/07Consegna

48 48 15/05/07 Avvio di un procedimento