1° GIORNATA DELLE BIBLIOTECHE DEL PIEMONTE Le Biblioteche nei nuovi scenari della contemporaneità: crisi e nuove opportunità Gianni Stefanini Direttore.

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1 1° GIORNATA DELLE BIBLIOTECHE DEL PIEMONTE Le Biblioteche nei nuovi scenari della contemporaneità: crisi e nuove opportunità Gianni Stefanini Direttore Generale del Csbno Oltre la soglia, come il Csbno aiuta le biblioteche ad affrontare la crisi e a crescere Biblioteca Nazionale Universitaria di Torino 27 febbraio 2012

2 2 IL TERRITORIO Uffici amministrativi Sede legale e magazzini La grande dimensione raggiunta. 34 Comuni Oltre 1.200.000 Euro di quote di adesione

3 3 IL CONSORZIO – OGGI 2011 769.963 abitanti 34 Comuni 60 biblioteche (di cui 10 scolastiche) 25.567 mq - 2.902 posti di lettura 520 stazioni (196 di staff, 248 utenti, 50 per corsi) 230 dipendenti (FTE) di cui 18 incarichi professionali, 27 volontari (20 servizio civile), 18 dipendenti Csbno 1.284.460 libri e audiovisivi 1.947.785 prestiti 400.000 connessioni internet erogate per 25.000 utenti 370.196 prestiti interbibliotecari 61.480 acquisti monografie, 13.790 acquisti multimediali 9.498.656 Euro (12,34 per abitante) Budget complessivo dei Comuni

4 4 ALCUNI INDICATORI PARAMETRI19972011DIFF.INDICE Abitanti730.802769.96339.161105 Personale17923051128 Posti di lettura2.5002.902402116 PC al pubblico162982821.863 Superficie Totale22.22128.2746.053127 Iscritti82.99191.1678.176110 Prestito totale684.3761.947.7851.263.409285 Prestito Interbibliotecario94.631370.196275.565391 Fondo moderno751.0661.141.609390.543152 Accessioni54.92375.27020.347137 Costo del personale 2.817.503 5.942.441 3.124.938211 Acquisto documenti (libri + multimediale) 502.531 801.422 298.891159 Spesa totale per le biblioteche 4.732.431 9.498.656 4.766.225201 INDICATORI Prestiti medi per utente8,2521,3713,12259 Costo medio del libro9,1510,651,50116 Costo medio del personale15.740,2425.836,7010.096,46164 Costo del prestito6,914,88-2,0471 CONSORZIO PARAMETRI19972011DIFF.INDICE Valore totale di bilancio 365.789 3.711.962 3.346.1731.015 Quota di adesione variabile per abitante 0,36 0,70 0,34194 Quota di adesione fissa 3.098,74 4.000,00 901,26129 Indice di penetrazione utenti11,36%11,84%0,48%104

5 5 Composizione dei costi per la biblioteca dei 34 comuni aderenti al Csbno Personale: 5.942.441 Acquisto libri: 717.396 Acquisto multimediali: 84.026 Periodici: 123.584 Iniziative culturali: 290.906 Adesione al sistema: 694.270 Manutenzione: 177.595 Gestione della biblioteca: 1.361.597 Varie: 95.187 Totale spesa corrente: 9.487.002 Spesa per abitante: 12,32

6 6 STRUTTURA DELLE QUOTE DI ADESIONE DEI COMUNI COMPOSIZIONE DELLA QUOTA CSBNO Quota per abitante 539.106 Quota per biblioteca 158.000 Manutenzione rete 89.110 Acquisto libri 465.086 Promozione della lettura 28.000 TOTALE COMUNI 1.279.302 Struttura della quota: - quota variabile: 70 centesimi per abitante - quota fissa per biblioteca: 4.000 per la prima e 2.000 per le successive - Manutenzione della rete: 650 per rete locale e 150 per macchina (compreso il riacquisto - Acquisto libri: 30% dellobiettivo dello standard regionale (*) - Promozione della lettura: 500 biblioteca piccola, 1.000 biblioteca media, 2.000 biblioteca grande (*) Standard Regione Lombardia (non vincolanti, tendenza indicata nei programmi regionali triennali): - 250 documenti ogni 1.000 abitanti fino a 20.000 abitanti - 50 documenti per abitante ogni 1.000 abitanti oltre i 20.000 abitanti Il valore numerico così rilevato per ogni Comune viene moltiplicato per il valore medio di acquisto registrato nellanno precedente; la quota viene definita calcolando il 30% del valore così ottenuto

7 7 IL BILANCIO DEL CSBNO Quote Comuni: 1.252.631 Regione 136.000 Provincia (Milano) 116.000 Biblioteca digitale 384.270 Scolastiche 7.000 Patrimonio acquisti 530.000 TOTALE ENTRATE 2.425.901 Automazione 316.094 Biblioteca digitale 380.429 Nuovi moduli applicativo: 10.000 Catalogazione: 15.000 Scolastiche: 5.000 Promolettura 28.750 Gestione settore biblioteche 40.244 Patrimonio acquisti 1.004.118 Archivi 8.000 Interprestito 110.000 Amministrazione 98.910 Direzione 58.692 Costi generali 164.471 Vertenze personale 77.000 Interessi passivi 29.505 Altri costi del personale 57.500 Imposte e tasse 73.500 TOTALE 2.477.213 RICAVICOSTI Bilancio delegato, ossia corrispondente ai servizi erogati a tutti gli aderenti e corrispondenti alle funzioni base del sistema bibliotecario. (I servizi sono definiti dallarticolo 1 comma 3 dello Statuto)

8 8 IL BILANCIO DEL CSBNO ATTIVITA ECONOMICHE DEL CSBNO

9 9 La funzione storica delle reti bibliotecarie è sempre stata quella di assicurare una serie di servizi di back office di secondo livello fermandosi (con unespressione forte utilizzata spesso dagli amministratori nel Csbno) sulla soglia. In questa logica venivano affidati alle reti alcuni servizi impossibili da realizzare per ogni singola biblioteca oppure la cui realizzazione comportava costi troppo elevati. In questo ambito sono da inserire tradizionalmente la catalogazione, lautomazione, il prestito interbibliotecario e, meno spesso, il coordinamento degli acquisti. LA SOGLIA DELLA BIBLIOTECA Negli ultimi 20 anni (o forse anche di più) il processo che si è realizzato in Italia nellambito della cooperazione bibliotecaria è stato quello di automatizzare le biblioteche, costruire un catalogo collettivo, realizzare lo scambio dei documenti con il prestito interbibliotecario. Spesso abbiamo assistito a vere e proprie guerre di religione tra reti bibliotecarie sulla scelta di software applicativi o standard di catalogazione. In realtà, nelle quasi 200 reti bibliotecarie presenti nel nostro Paese questo processo di razionalizzazione non è ancora stato completamente portato a termine. Il mercato, però, si è significativamente evoluto mettendo a disposizione strumenti e servizi che consentirebbero, oggi, alle reti di realizzare agevolmente il processo di integrazione a costi sensibilmente più bassi di quelli sopportati da coloro che hanno messo in moto il processo da molto tempo.

10 10 Quello che abbiamo rilevato in Csbno, da diversi anni di analisi e valutazione dei processi in corso sia nellambito della rete che in quello delle singole biblioteche, sono sostanzialmente due processi: LEVOLUZIONE DELLE STRUTTURE E DEI SERVIZI Lassoluta necessità di ogni singola rete si superare in maniera forte e significativa il proprio ambito territoriale nellorganizzazione dei servizi. Lesempio più evidente che abbiamo oggi in Italia è Medialibraryonline Loggettivo superamento della soglia con lingresso sempre più massiccio e significativo dei servizi di rete nellambito della singola biblioteca. In sostanza la soglia non è più un limite (né, peraltro, un tabù) Questi due processi, frutto di unevoluzione dei modelli organizzativi ma anche figlia di una profonda crisi di cambiamento a cui il nostro mondo è sottoposto, impone, tra mille altre cose, lassunzione di metodi di lavoro improntati allestrema flessibilità e alla capacità di superare resistenze, inerzie, abitudini che, purtroppo, caratterizzano ancora fortemente il nostro lavoro e il nostro settore

11 11 LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DI RETE Oggi se volessimo riportare il Csbno alla pura erogazione dei servizi cosiddetti di base di una rete bibliotecaria non avremmo più bisogno della presenza di una struttura complessa come unazienda speciale: Lautomazione, intesa (come tutti la intendono) come applicativo di biblioteca per la gestione del patrimonio e la pubblicazione dellOpac oggi costa al Csbno intorno ai 15.000 euro lanno che potrebbero diventare 20.000 euro con il collegamento delle stazioni delle biblioteche alla server farm del fornitore La catalogazione è stata affidata al rivenditore di libri e costa, sul bilancio del Csbno, 15.000 euro per il trattamento di quei documenti non acquistati né posseduti dal rivenditore (materiali locali, alcuni multimediali, ecc.) Il prestito interbibliotecario, con 200 passaggi settimanali, 10.000 allanno (e con il flusso dei materiali indicato nelle slide precedenti) costa circa 100.000 euro risolvibile con ununica gara annuale Il Csbno, cosciente di questa trasformazione, ha attivato, nel corso degli anni, alcune strategie di cambiamento e sviluppo nella direzione, da una parte, di intensificazione dei servizi a favore delle biblioteche (superando in tal modo la soglia) e sviluppando, dallaltra una sempre più forte relazione con altre reti per lo sviluppo di nuovi servizi e condivisione dei propri

12 12 LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DI RETE ALLINTERNO PER LE BIBLIOTECHE: Gestione delle reti locali e di tutte le macchine con sostituzione di quelle obsolete. Risoluzione di tutti i problemi informatici Supporto alla gestione con proprio personale o presa in carico completa di intere biblioteche Organizzazione di corsi ed eventi culturali per gli utenti Trasferimento di quote di acquisto documenti nel bilancio del Csbno Gestione degli archivi e della storia locale Integrazione con le biblioteche scolastiche 884.000 euro di valore economico 316.000 euro di valore economico 465.000 euro di valore economico 269.000 euro di valore economico 7.000 euro di valore economico 113.000 euro di valore economico

13 13 LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DI RETE ALLESTERNO CON ALTRE RETI: CafèLib: software di gestione della navigazione internet in biblioteca (realizzato dal Csbno con risorse pubbliche) MedialibraryOnline: realizzazione della biblioteca digitale Realizzazione del software di gestione dei corsi e degli eventi. Progetto in corso finanziato da Cariplo Gara unica per lacquisto documenti (progetto in corso di valutazione) PROGETTI IN CORSO DI STUDIO: Progetto integrazione biblioteche scuole superiori – finanziato Cariplo Oltre 30 reti (1.500 biblioteche) – 380.000 euro di valore 5/6 reti – 20/30.000 euro di valore 3 reti – 1.500.000 euro di valore 5 reti – 100.000 euro (prima tranche) 5 reti – 2 province – 30 scuole – 300.000 euro di valore Magazzino unico di deposito Cloud library Pubblicità Osservatorio della lettura

14 14 In una situazione in cui le singole biblioteche sono sempre più in sofferenza per il taglio, spesso rilevante, delle risorse, per limpossibilità a garantire il turn over del personale che va in pensione, per loggettiva difficoltà ad investire sul cambiamento e linnovazione, lunica salvezza sta nel pieno superamento della soglia da parte delle reti e nella disponibilità a rimettere in gioco modelli organizzativi, stili di lavoro e abitudini troppo a lungo consolidate. Facendo riferimento al modello organizzativo definito da Satef nellambito della ricerca sui processi e sulle competenze nelle biblioteche di pubblica lettura effettuato nel 2001 per conto della Regione Lombardia possiamo valutare quali siano i flussi organizzativi nelle biblioteche e quanto ridotti siano tuttora (nonostante il superamento della soglia in alcune occasioni). Abbiamo provato a riportare sullo schema di flusso delle funzioni quali siano quelle totalmente gestite dalle reti e quelle in cui almeno in parte la rete interviene. (vengono indicate con linea continua le gestioni totali e con linea tratteggiata quelle in cui vi è una parziale partecipazione della rete) LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DELLE BIBLIOTECHE

15 15 FUNZIONI BASE DELLE BIBLIOTECHE ANALISI DI BISOGNI PROGETTAZION E DELLOFFERTA GESTIONE DELLE RISORSE INFORMATIVE PROMOZIONE DELLOFFERTA GESTIONE SERVIZI ALLUTENTE GESTIONE SERVIZI INTEGRATI VERIFICA EFFICACIA DELLOFFERTA Analisi del contesto locale Definizione delle politiche e delle strategie generali Gestione acquisti Piano di promozione Informazione e orientamento Collaborazioni con la scuola Progettazione del sistema di monitoraggio Costruzione mailing list Supporto alla fruizione del materiale stampato Segmentazione e analisi dellutenza Progettazione pluriennale delle attività delle Biblioteche Gestione del patrimonio librario Pubblicazione articoli e servizi su stampa locale Animazione culturale per bambini e ragazzi Collaborazione tra agenzie formative Pianificazione dellimpianto organizzativo Creazione materiale propagandistico Supporto alla comunicazione informatica Confronto con altre realtà professionali Piano annuale di Gestione Esecutiva della Biblioteca Gestione risorse info. su supporti audio e video Guide ai servizi Consulenza/supporto alla formazione Collaborazione con enti, associazioni, istituzioni Rilevazione dati e imputazione nel S.I. Promozione della comunicazione Progetti esplorativi sperimentali Progetto di ogni singola attività – servizi previsti dal PEG Gestione risorse info. su supporti informatici Creazione sito web-pagina web Altri servizi Collaborazioni con altri uffici comunali Valutazione dei risultati Servizi consolidati esternalizzati Piano di ricerca sui progetti innovativi Promozione attraverso servizi Servizi per specifiche tipologie di utenti Verifica degli out-come

16 16 Lesercizio che abbiamo provato a fare sullo schema è ancora molto impreciso e generale, ma fornisce unidea chiara ed immediata di quanta sia ancora la strada da compiere per le biblioteche. Nei 9.500.000 euro di spesa complessiva per le biblioteche sul territorio del Csbno circa 1.500.000 sono già trasferiti alla rete (700.000 di adesione e oltre 700.000 per gli acquisti di documenti), ciò significa che vi è ancora una spesa di quasi 8 milioni di euro che potrebbe essere utilmente razionalizzata. Anche grazie alla recente stabilizzazione del personale del Csbno operante nelle biblioteche (10 operatori che si aggiungono agli altri 10 già a tempo indeterminato) riteniamo sia il momento di compiere quel significativo passo in avanti verso un nuovo modello organizzativo delle biblioteche che potrebbe essere così strutturato: LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DELLE BIBLIOTECHE

17 17 LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DELLE BIBLIOTECHE 1.Chiara identificazione delle funzioni di front office e di back office al fine di distinguere con chiarezza le risorse necessarie allapertura delle biblioteche e alla loro organizzazione. 2.Flessibilità e circolazione degli operatori tra le funzioni di front office e back office, sempre valutando e valorizzando le competenze professionali individuali, in modo da non creare ghetti. 3.Introduzione massiccia di elementi e strumenti di alleggerimento delle funzioni ripetitive nella gestione dei servizi e dei materiali: autoprestito generalizzato in tutte le biblioteche con introduzione della tecnologia rfid (nel Csbno si ipotizza un costo di circa 10 centesimi per abitante allanno), gare di acquisto documenti comprensive del servizio di trattamento dei documenti stessi, altre tecnologie organizzative per labbattimento dei tempi di produzione dei servizi. 4.Integrazione di tutte le risorse che svolgono attività di back office in gruppi di lavoro integrati con tutte le biblioteche con modelli di lavoro cooperativo spinto. In tal modo lattività di ogni operatore, nel back office, sarà sempre indirizzata alla produzione di servizi a favore di tutta la rete, ciò richiederà sia una forte integrazione di telelavoro (ma ormai gli strumenti ci sono tutti) che la flessibilità negli spostamenti e nella collaborazione.

18 18 LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DELLE BIBLIOTECHE IPOTESI DI GRUPPI DI LAVORO 1.Lay out ed organizzazione dei materiali: valutazione dellorganizzazione fisica e materiale di ogni biblioteca con attenzione agli aspetti espositivi dei materiali e allofferta di servizi. Sviluppo della cultura della caratterizzazione di ogni unità di servizio. 2.Organizzazione di mostre, bibliografie ed esposizioni di documenti: realizzazione di unofferta continua e sempre rinnovata di argomenti, materiali e documenti (in biblioteca cè sempre qualcosa di nuovo), attenzione agli interessi degli utenti ed alla contemporaneità (ciò di cui si parla ora). 3.Realizzazione dei punti di contatto esterni alla biblioteca: sviluppo di contatti con la realtà istituzionale, commerciale, associativa del territorio per la realizzazione di una fitta rete di nodi di servizio (dove, per esempio restituire i documenti o ritirare quelli prenotati, iscriversi agli eventi, ottenere informazioni, ecc.) vicini ai cittadini in grado di moltiplicare le occasioni di contatto della biblioteca. 4.Coordinamento acquisti: uno degli obiettivi più dichiarati nelle reti bibliotecarie e meno realizzati. Si tratta di costruire livelli specializzati (secondo le competenze dei bibliotecari che faranno parte di questo gruppo) per acquisti consapevoli ed organizzati.

19 19 LA TRASFORMAZIONE DEI SERVIZI DELLE BIBLIOTECHE 5.Comunicazione: impostazione di sistemi coordinati di comunicazione con il supporto alle singole biblioteche e alle iniziative. Sostegno e sviluppo della comunicazione di rete. 6.Nuove tecnologie: La biblioteca è già da tempo un luogo privilegiato per le nuove tecnologie, la loro presentazione e il supporto agli utenti ancora esclusi. Il gruppo dovrebbe curare lintroduzione in tutte le biblioteche di strumenti più complessi e di sistemi di supporto agli utenti (esempio promuovendo incontri tra utenti e tecnici informatici, oppure organizzando vetrine di esposizione di nuovi prodotti tecnologici). 7.Reference: sviluppo di servizi di rete (chiedi al bibliotecario) e di iniziative di consulenza diretta in biblioteca sul modello di quanto realizzato dal Comune di Torino con alcuni ordini professionali. 8.Bambini e biblioteca e scuola: sviluppo di tutti i servizi rivolti a questa fascia di utenza e rapporto con le istituzioni scolastiche del territorio per progetti coordinati ed integrati. 9.Eventi ed iniziative culturali: sviluppo di corsi per il tempo libero da offrire agli utenti (modello Idea Store), organizzazione di visite culturali darte e partecipazione a mostre, organizzazione a rete di incontri con gli autori, iniziative di collaborazione con le associazioni del territorio per la realizzazione di incontri direttamente curati dalle associazioni. 10.Volontariato: organizzazione di tutte le iniziative di gestione e sviluppo del volontariato nellottica indicata nel suo ultimo intervento su Aib-Cur da Stefano Parise, presidente dellAib. In particolare sollecitazione del volontariato per la messa a disposizione delle conoscenze e competenze degli utenti anziché far fare a loro i bibliotecari.

20 20 GRAZIE PER LATTENZIONE