LA RILEVAZIONE.

Presentazione sul tema: "LA RILEVAZIONE."— Transcript della presentazione:

1 LA RILEVAZIONE

2 PREMESSA SULLA “RILEVAZIONE”
La RILEVAZIONE è il terzo momento dell’amministrazione aziendale e, come già detto, ha funzioni strumentali rispetto all’organizzazione e, soprattutto, rispetto alla gestione. La rilevazione è l’attività rivolta a “registrare” in vari modi i “fatti della gestione”, onde poter “controllare l’andamento dell’azienda”. Come già visto altrove, infatti, la gestione dell’impresa si compie tramite una serie ininterrotta di operazioni tra loro coordinate. Conseguentemente l’amministratore dell’azienda non può fare affidamento solo sulla sua memoria; è necessario, pertanto, prendere nota di tutti quei dati che possono interessare l’impresa (quali impegni, diritti, obblighi, acquisti, vendite, costi ricavi, consumi, produzioni, prezzi, risultati e così via), scrivendoli su apposite schede, moduli, documenti, libri o inserendoli nella memoria di un elaboratore elettronico. La rivelazione è, dunque, l’operazione che permette di registrare i fatti economici e finanziari, di misurarli e valutarli secondo opportuni principi.

3 Significato di “rilevazione”
“RILEVARE”, secondo il Ceccherelli, “significa raccogliere dati desunti dall’osservazione dei fatti per metterli “in rilievo” e sottoporli all’esame proprio e altrui”. Il Besta scrive: “L’oggetto, o, se vuolsi, la materia dell’amministrazione economica di una data azienda è la “ricchezza” ch’essa ha. Ora, non si può amministrare, cioè a dire sagacemente governare, se non ciò che si conosce: onde la necessità di investigare lo stato di quella ricchezza”. Per lo Zappa “la rilevazione è la metodica osservazione e la determinazione degli accadimenti d’azienda e dei processi e delle loro combinazioni nei quali, ad opera degli organi d’azienda, sono composte le operazioni di gestione”. Per l’Amaduzzi “la rilevazione dei fatti amministrativi si propone dunque lo scopo di illuminare l’amministratore sui risultati delle operazioni da compiere e delle operazioni compiute, affinché possano essere prescelti i negozi più convenienti per il raggiungimento dei fini dell’azienda. Oltre allo scopo conoscitivo e informativo, preventivo, concomitante e susseguente dell’andamento della gestione, la rilevazione amministrativa si propone anche di controllare l’operato degli amministratori, al fine di costringere costoro a seguire le istruzioni che sono state loro impartite e ad adempiere allo loro mansioni con onestà e razionalità”.

4 UTILITÀ e FINALITÀ della “RILEVAZIONE”
Utilità e necessità della rilevazione (vedi). Più esattamente, la rilevazione si occupa della osservazione sistematica, della determinazione qualitativa e quantitativa, dell’elaborazione, rappresentazione e interpretazione dei fenomeni di azienda e di mercato. Finalità della rilevazione (vedi). Il “sistema delle rilevazioni” è l’insieme delle procedure di rilevazione e delle modalità con cui vengono collegate. Il complesso delle rilevazioni (scritture) che ogni azienda tiene in relazione alle "operazioni di gestione” rappresenta la cosiddetta “CONTABILITÀ” dell’impresa e, in senso più ampio, il Sistema Informativo Aziendale (S.I.A.). (Ricordiamo che il termine “contabilità” deriva da “conto”, in quanto le rilevazioni aziendali prevalentemente si realizzano mediante l’utilizzo di uno strumento particolare, di cui si dirà in seguito: il “conto” appunto).

5 Utilità e necessità della rilevazione
Le scelte organizzative e (soprattutto) gestionali che il soggetto aziendale è continuamente chiamato ad effettuare non possono essere frutto di improvvisazione o basarsi semplicemente sulla fantasia e sulla sensibilità delle persone cui è affidato il governo dell’azienda, ma richiedono e presuppongono la conoscenza di numerosi dati e informazioni concernenti i fatti dell’azienda e quelli del mercato nelle loro manifestazioni passate ed in quelle previste per il futuro. In altre parole, le conoscenza che la “rilevazione” fornisce concorrono a dare consapevolezza ed efficienza alla impostazione e alla soluzione dei problemi organizzativi e gestionali.

6 Finalità della rilevazione
Le finalità perseguite dalla rilevazione possono essere così sintetizzate: Registrare le operazioni aziendali per determinare il “risultato economico”: parziale di singole operazioni (COA); generale di un intero esercizio (COGE); Determinare in anticipo i dati significativi futuri, per consentire valide scelte alle decisione direzionali: tale scopo è raggiunto dalle previsioni (es. il budget); Controllare lo svolgimento della gestione (controllo di gestione); Elaborare e rappresentare informazioni interne ed esterne per interpretare le cause dei fenomeni aziendali: tale scopo è raggiunto per esempio dalle statistiche. In altre parole, lo scopo fondamentale del sistema delle rilevazioni va individuato nella possibilità di offrire validi strumenti di comprensione della situazione aziendale e delle prospettive di sviluppo futuro.

7 Le principali classificazioni delle rilevazioni
La RILEVAZIONE si effettua attraverso “note scritte” predisposte convenientemente secondo lo scopo che con esse si vuole raggiungere: in questo senso parliamo di SCRITTURE. Poiché tali scritture per essere composte vengono raccolte in LIBRI o REGISTRI, si usa il termine, tecnicamente più appropriato, di “REGISTRAZIONI”. Attualmente, grazie all’introduzione dell’informatica, i registri, in gran parte, non sono più cartacei, ma rappresentati dai corrispondenti registri virtuali nelle memorie degli elaboratori elettronici: la sostanza però non cambia. All’interno del sistema delle rilevazioni è possibile procedere a “classificazioni”, sulla base di differenti criteri di riferimento. Possiamo CLASSIFICARE LE SCRITTURE (rilevazioni) aziendali: facendo riferimento al grado di elaborazione; facendo riferimento al criterio ordinatore; facendo riferimento all’obbligatorietà; facendo riferimento al metodo di rilevazione; facendo riferimento al momento in cui avviene la rilevazione.

8 Secondo il Grado di elaborazione
Facendo riferimento al grado di elaborazione possiamo distinguere: SCRITTURE SEMPLICI O ELEMENTARI: sono scritture semplici (o elementari) se riguardano “oggetto semplice” (ad esempio cassa, banca, crediti, ecc.); le scritture elementari hanno per oggetto sia operazioni interne che operazioni eterne; non sono collegate tra di loro e non danno una visione complessiva della gestione. Le scritture elementari possono dividersi in due categorie: Scritture che accompagnano e comprovano le singole operazioni. Tale scritture hanno la funzione di documentare le operazioni di esterne e interna gestione in modo da renderne possibile al rilevazione sono dette anche DOCUMENTI ORIGINARI, Scritture che rilevano, secondo criteri cronologici, sistematici, statistici o altro, le “operazioni aziendali” o “gruppi di operazioni affini” CONTABILITÀ ELEMENTARI. SCRITTURE COMPLESSE: sono scritture complesse se riguardano un oggetto complesso (es. il calcolo del reddito d’esercizio e del patrimonio di funzionamento). Tali scritture si riferiscono alla gestione nella sua interezza e si realizzano grazie all’utilizzo dei dati che si traggono dalle scritture elementari (delle scritture complesse si dirà più specificatamente in seguito). Le scritture complesse costituiscono la “Contabilità Generale”(CO.GE.) e formano un insieme di rilevazioni tra loro collegate e coordinate. (Il discorso verrà approfondito in seguito) N.B.: le “scritture complesse” vengono redatte: in ordine cronologico sul “LIBRO GIORNALE”; in ordine sistematico sul “LIBRO MASTRO”. INDIETRO

9 Le scritture complesse (in particolare)
Le scritture complesse (per approfondimenti vedi la relativa presentazione).

10 La rilevazione e il Sistema Informativo Aziendale
La rilevazione, in passato, rivolta principalmente alla sistematica osservazione dei fatti di gestione, ha ormai esteso i suoi compiti, interessandosi a tutti i dati e informazioni che possono, in qualche modo, interessare l’azienda. Allargando così la sua sfera d’azione e i suoi compiti, la “rilevazione” è diventata l’attività che gestisce, nel senso più ampio possibile, l’informazione aziendale: in pratica è diventata il Sistema Informativo Aziendale (S.I.A.), al cui interno le scritture contabili (tipiche della rilevazione tradizionale) continuano ad avere un ruolo fondamentale, ma attualmente anche altre informazioni sono diventate strategicamente importanti.

11 Documenti originari I documenti originari hanno le seguenti caratteristiche: Comprovano le operazioni compiute dall’azienda con i terzi o documentano i movimenti di determinati beni o valori, Assumono spesso rilevanza fiscale, perché la loro emissione è indispensabile per l’applicazione di determinati tributi (es. la fattura ai fini dell’IVA) o perché sono essi stessi soggeti a imposta; Sono la base di partenza delle rilevazioni e il riferimento per la successiva attività di verifica e di revisione delle scritture. In breve, i documenti originari sono utili non solo per ricordare ciò che si è fatto, ma anche per dimostrare che le proprie azioni sono state legittime. Essi nel loro insieme, costituiscono le cosiddette “pezze di appoggio” di tutta la contabilità e perciò delle scritture attraverso le quali si registrano (o si annotano) con ordine i fatti economici compiuti. I documenti originari possono essere distinti in: Documenti di prova: hanno la funzione di dimostrare le modalità con cui sono state effettuate determinate operazioni con i terzi. Ne sono esempi: Gli ordini dei clienti, I contratti stipulati, I documenti di trasporto (DDT), le fatture ricevute e le copie delle fatture emesse, Le cambiali, Gli assegni emessi e ricevuti, Le lettere di addebito e di accredito in c/c., Ecc. Documenti di autorizzazione: sono quelli che taluni organi o uffici interni all’azienda emettono nei confronti di altri organi o uffici della stessa per autorizzarli a compiere determinate operazioni. Ne sono esempi: Gli ordini di pagamento (o mandati), che autorizzano il cassiere a pagare, Gli ordini di incasso (reversali), che autorizzano il cassiere a incassare, Le bollette di carico e scarico, che autorizzano il magazziniere a ricevere o a consegnare le merci o i prodotti che vi sono indicati. Documenti di controllo: sono quelli che costituiscono memoria interna per la ricostruzione delle operazioni aziendali e per esercitare controlli sul corretto svolgimento di determinate operazioni. Ne sono un esempio: gli estratti conto bancari , gli estratti riguardanti i rapporti di c/c intrattenuti con i fornitori e clienti, le matrici degli assegni bancari, la “madre” nell’assegno bancario, ecc.

12 LE CONTABILITÀ ELEMENTARI
Premesso che le “scritture elementari” (o “contabilità elementari”) servono da preparazione, di analisi e di completamento ad altre scritture, ricordiamo che scritture elementari, in linea di massima, utilizzano il conto (di cui si dirà in seguito) come strumento di rilevazione: vengono conseguentemente chiamate contabilità elementari. Le “CONTABILITÀ ELEMENTARI” possono: non essere legate da nessun vincolo della coordinazione (ne sono un esempio la PRIMA NOTA, il LIBRO CASSA, gli SCADENZIARI, ecc.); essere coordinate tra loro in modo da costiutire veri e propri “sistemi di scritture analitiche” relativi a particolari “elementi del patrimonio o del reddito”. Tali scritture vengono anche chiamate comunemente “CONTABILITÀ o SCRITTURE SEZIONALI”. Le “SCRITTURE SEZIONALI” (o “CONTABILITÀ SEZIONALI”) forniscono informazioni riguardanti determinati settori aziendali omogenei e rappresentano un primo livello di aggregazione e di elaborazione dei dati contenuti nei documenti originari. Sono, in pratica, costituite da insiemi coordinati di “scritture analitiche”, generalmente integrate e collegate alla contabilità generale (COGE), di cui rappresentano dei sottosistemi. In un’azienda mercantile possiamo individuare, ad esempio, le seguenti CONTABILITÀ ELEMENTARI (o SCRITTURE SEZIONALI): Contabilità (dei rapporti con le) banche; Contabilità dei fornitori; Contabilità dei clienti; Contabilità IVA: Contabilità di magazzino Contabilità dei beni strumentali; Contabilità del personale. INDIETRO

13 Prima nota La prima nota è una scrittura cronologica che, traendo i dati dai documenti originar, elenca in ordine di tempo e senza particolari regole le operazioni aziendali man mano che vengono compiute. La prima nota è quindi una scrittura elementare, che può essere compilata su registri rilegati o su fogli mobili; serve per annotare a scopo di memoria i fatti di gestione e si considera di preparazione alla redazione di altre scritture e della contabilità generale. Non è una scrittura obbligatoria e la sua compilazione è utile ma non indispensabile. La prima nota può essere tenuta a mano o con procedimenti automatizzati. Oggi, la quasi totalità delle imprese si avvale di una prima nota redatta tramite sistemi informatici. I dati inseriti in prima nota, tratti dai documenti originari, sono rielaborati dal sistemai informativo integrato dell’impresa e utilizzati per le contabilità sezionali e la contabilità generale. In pratica, nelle imprese che si avvolgono dell’utilizzo dei mezzi informatici, l’importanza della prima nota è notevolmente cresciuta: essa infatti funge da catalizzatore di dati provenienti dalle principali operazioni di gestione, con il compito di diffondere i dati stessi nelle varie contabilità elementari interessate alle operazioni. Con l’elaboratore, l’immissione di dati relativi alle operazioni compiute, poi, può essere effettuata anche senza rispettare l’ordine cronologico: sarà l’elaboratore, grazie al software utilizzato, a elencare in modo automatico le operazioni in ordine di data.

14 Secondo il Criterio ordinatore
Facendo riferimento al “criterio ordinatore” possiamo distinguere: SCRITTURE CRONOLOGICHE: sono quelle nelle quali i dati desunti dai documenti originari vengono riportati in base alla sequenza temporale con cui hanno portato all’emissione di detti documenti; esempi di scritture di questo tipo sono la prima nota, il libro giornale, ecc. (in sostanza le varie operazioni effettuate dall’azienda vengono registrate in ordine di data); SCRITTURE SISTEMATICHE: sono quelle che accolgono e classificano i dati con criteri che attengono direttamente all’oggetto di osservazione; l’esempio più tipico è rappresentato dal conto, che raccoglie i dati relativi a un oggetto semplice, come il conto Cassa, il conto Cliente, ecc.

15 Secondo l’Obbligatorietà
Facendo riferimento all’obbligatorietà possiamo distinguere: SCRITTURE OBBLIGATORIE: l’obbligatorietà della tenuta di alcune scritture può derivare da norme del Codice Civile (es. libro giornale libro degli inventari) o da norme fiscali (es. i registri IVA). Le scritture obbligatorie devono essere redatte secondo determinate modalità. SCRITTURE FACOLTATIVE: sono le scritture tenute liberamente dai diversi organi aziendali, allo scopo di rendere migliore l’organizzazione e la gestione.

16 Secondo il Metodo di rilevazione
Facendo riferimento al metodo di rilevazione possiamo distinguere: Scritture CONTABILI: le scritture contabili sono quelle che utilizzano il “CONTO” (vedi) come strumento di rilevazione. Scritture EXTRA-CONTABILI: come indica, l’espressione,si realizza senza l’utilizzazione del conto e sono elaborate attraverso metodologie matematico-statistiche. Possono avere forme differenti (tabelle, grafici, indagine statistiche, ecc.) INDIETRO

17 Secondo il Momento in cui avviene la rilevazione
Facendo riferimento al momento in ci avviene la rilevazione possiamo distinguere: SCRITTURE ANTECEDENTI: cioè redatte prima che vengano compiute le operazioni di gestione (cioè anteriormente al manifestarsi dei relativi fatti di gestione); ne sono esempi i preventivi, piani e i programmi aziendali, ecc. SCRITTURE CONCOMITANTI: che rilevano i fatti man mano che questi si manifestano (si pensi al registratori di cassa, che emettono lo scontino nel momento stesso in cu la vendita avviene, le bollette di carico e scarico, mandati di pagamento, le reversali d’incasso, le note di commissione dei rappresentanti, ecc. SCRITTURE SUSSEGUENTI (O CONSUNTIVE): che sono redatte a posteriori, cioè in un tempo successivo a quello in cui i fatti aziendali si manifestano, e si basano sui documenti originari: sono tipiche scritture susseguenti le scritture contabili, le situazioni periodiche, i bilanci, le statistiche ecc. (la stesura del bilancio d’esercizio, per esempio, ha luogo su dati che precedentemente sono stati registrati sul libro giornale).

18 CONTO Il “conto” si può definire un “insieme di scritture omogenee” relative a un determinato oggetto e aventi lo scopo di porne in evidenza la variabile e commensurabile grandezza (Zappa). Storia e concetto del conto (vedi). Tali scritture (cioè il conto) hanno lo scopo di evidenziare, di un determinato oggetto, la consistenza quantitativa iniziale e le successive variazioni. Terminologia relativa al conto: Aprire (accendere) un conto: significa farlo funzionare per la prima volta, cioè iscrivere in esso il primo valore. Il primo valore iscritto nel conto è definito “consistenza iniziale”. Addebitare un conto: significa registrare in Dare. Accreditare un conto: significa registrare in Avere Tenere un conto: significa registrare in esso tutte le variazioni che si verificano nell’ambito di un determinato periodo. il saldo di un conto è la differenza tra il totale dei valori iscritti in Dare e in Avere. Esso può essere calcolato: per eccedenza: il saldo per eccedenza di un conto è il maggiore valore che presenta una delle due sezioni; per differenza: il saldo per differnza, comunemente denominato saldo. È quel valore che is deve iscrivere nella sezione in cui il conto presenta il totale minore, affinché le due sezioni risultino in pareggio. Chiudere (spegnere) un conto: significa fare in modo che le due sezioni risultino in perfetto equilibrio: ciò equivale a dire che si deve iscrivere il saldo nella sezione che la consistenza minore. CLASSIFICAZIONI DEI CONTI (vedi) INDIETRO

19 Storia e concetto del “conto”
Conto voce formata per sincope da computo lat. Computus (contare): qualsivoglia operazione di aritmetica per la quale si determini il numero, il prezzo e simili di chicchessia. Il Melis, nella sua “Storia della Ragioneria”, afferma che la storia della ragioneria, alla sua apertura e per un lunghissimo tratto di tempo, coincide con la storia del “conto”. Il concetto di “conto”, risiede in una serie di immagini mentali degli elementi dell’oggetto osservato, che può essere, ad esempio, l’entrata di un dato cereale, il consumo e la cessione di esso, oppure (e soprattutto) il credito verso una certa persona e, poi, il debito verso la stessa od altra. Dal conto mentale si passa poi al conto interiormente manifestato e, di qui, al conto grafico o scritto.

20 Classificazione dei CONTI
In base al funzionamento: Conti bilaterali: funzionano in modo “bilaterale” se il conto può accogliere valori in ambedue le sezioni Conti unilaterali: funzionano in modo “unilaterale” quando il conto può accogliere valori soltanto in una delle due sezioni; nell’altra sezione può accogliere unicamente “rettifiche di valori” precedentemente iscritti. In base alle informazioni relative all’oggetto i conti possono essere distinti in: Conti sinottici: si limitano all’indicazione dei valori nelle due sezioni, senza ulteriore precisazione relativa all’operazione da cui hanno origine; Conti descrittivi: oltre a contentere i valori monetari, presentano alcune indicaizoni complementari, quali la data dell’operazione, la relativa descrizione, ecc. In base al grado di analisi dell’oggetto: Conti analitici: hanno un oggetto di limitata estensione, normalmente non ulteriormente divisibile. Ne sono esempi di conti analitici: Crediti V/cliente Bianchi, Banca di Roma c/c, debiti v/fornitore Rossi, ecc.; Conti sintetici: hanno un oggetto di maggiore estensione, che risulta ulteriormente divisibile. Un conto sintetico si può scomprre in più conti analitici. Ad esempio il conto DEBITI V/FORNITORI è un conto sintetico che accoglie i debiti dell’azienda nei confronti dei vari fornitori. Secondo la forma i conti si possono distinguere in: Conti a sezioni divise o contrapposte; Conti a sezioni riunite o accostate; Conti a forma scalare.