Linformatizzazione dellArchivio Cartaceo degli Uffici Tecnici Comunali Aprile 2008 Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici COMUNE /ASSOCIAZIONE.

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1 Linformatizzazione dellArchivio Cartaceo degli Uffici Tecnici Comunali Aprile 2008 Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici COMUNE /ASSOCIAZIONE

2 La situazione attuale Linformatizzazione dellArchivio Cartaceo degli Uffici Tecnici Comunali Archivio cartaceo di grandi dimensioni Posizione non facilmente accessibile dagli operatori Difficoltà di riproduzione del materiale (formati-stato conservazione) Mancanza di spazi – idoneità degli spazi Frequente necessità di consultazione Rischio di perdita degli atti Deterioramento degli atti Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici COMUNE /ASSOCIAZIONE

3 Possibili soluzioni Linformatizzazione dellArchivio Cartaceo degli Uffici Tecnici Comunali Rifacimento e riorganizzazione dei locali uffici/archivio (attività ediliza) Informatizzazione dellarchivio Scansione ed eventuale dematerializzazione dei documenti Banche dati Scansione ottica dei documenti Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici COMUNE /ASSOCIAZIONE

4 Riferimenti normativi Linformatizzazione dellArchivio Cartaceo degli Uffici Tecnici Comunali DPR 445/2000 TESTO UNICO DELLE DISPOSIZIONI LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI IN MATERIA DI DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. DOCUMENTO INFORMATICO la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato; SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti. Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici COMUNE /ASSOCIAZIONE

5 Riferimenti normativi Linformatizzazione dellArchivio Cartaceo degli Uffici Tecnici Comunali D.Lgs. n. 159 del 4 aprile 2006 CODICE DELLAMMINISTRAZIONE DIGITALE ART. 42. Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni. 1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71. ART.43. Riproduzione e conservazione dei documenti. 1. I documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento,ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione sia effettuata in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dellarticolo 71. 2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali. Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici COMUNE /ASSOCIAZIONE

6 Obiettivi da raggiungere Linformatizzazione dellArchivio Cartaceo degli Uffici Tecnici Comunali Collegare ad ogni pratica edilizia tutti gli atti ad essa afferenti compresi gli elaborati grafici di progetto Limitare lattività di accesso allarchivio cartaceo Praticità nella consultazione e riproduzione degli atti (documenti ed elaborati) Consentire al cittadino laccesso agli atti on line DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI per ridurre gli spazi darchivio RECUPERARE IL PASSATO – SISTEMATIZZARE IL FUTURO Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici COMUNE /ASSOCIAZIONE

7 Recuperare il passato – scansione archivio Linformatizzazione dellArchivio Cartaceo degli Uffici Tecnici Comunali Razionalizzazione dellarchivio con fascicolazione delle pratiche per edificio completato nel corso del 2007 Scansione ottica dei documenti Collegamento alle pratiche edilizie Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici COMUNE /ASSOCIAZIONE

8 Sistematizzare il futuro Linformatizzazione dellArchivio Cartaceo degli Uffici Tecnici Comunali Produzione di documenti mediante procedura informatizzata che ne conserva copia informatica (SUAP – SUE Net) Scansione ottica dei documenti allatto della protocollazione Scansione ottica degli elaborati grafici allatto del rilascio del provvedimento finale Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici COMUNE /ASSOCIAZIONE

9 Sistematizzare il futuro Linformatizzazione dellArchivio Cartaceo degli Uffici Tecnici Comunali La scansione ottica degli elaborati va fatta al momento del rilascio del provvedimento finale in quanto deve costituisce leffettivo elaborato su cui si rilascia il provvedimento. Lelaborato non può essere acquisito direttamente dal tecnico progettista Lattività può essere svolta allinterno dellente o gestita in outsourcing con scansione periodica degli elaborati (mensile/bimestrale) i documenti scansionati vengono collegati direttamente alle pratiche edilizie allinterno di SUAP-SUE Net Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici COMUNE /ASSOCIAZIONE

10 Servizi per il cittadino Linformatizzazione dellArchivio Cartaceo degli Uffici Tecnici Comunali Cittadino effettua una richiesta di accesso agli atti Accesso online agli atti Pagamento diritti Riproduzione dei documenti Lufficio seleziona i fascicoli da visualizzare e abilita laccesso ai contenuti Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici COMUNE /ASSOCIAZIONE

11 Tempi di realizzazione Linformatizzazione dellArchivio Cartaceo degli Uffici Tecnici Comunali Acquisizione di banca dati di 10.000 pratiche circa 5 mesi Acquisizione di banca dati di 5.000 pratiche circa 3 mesi Scansione annuale o semestrale delle pratiche rilasciate circa 1 settimana Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici COMUNE /ASSOCIAZIONE

12 Linformatizzazione dellArchivio Cartaceo degli Uffici Tecnici Comunali Studio AESSE Servizi Tecnici Informatici