Automazione della Segreteria Didattica

Presentazione sul tema: "Automazione della Segreteria Didattica"— Transcript della presentazione:

1 Automazione della Segreteria Didattica
Software per la “Centralizzazione ed Automazione dei documenti” e “Protocollo Informatico” con “Sissi in Rete”

2 Obiettivi della Segreteria Automatizzata
Avere a disposizione uno strumento che “piloti” l’ operatore nella creazione e classificazione dei documenti. Riaprire immediatamente un documento archiviato, usando facili strumenti di filtraggio, evitando di “sfogliare” le cartelle e cercando il “nome di file” tra centinaia di documenti Poter lavorare direttamente sul Database Sissi in Rete, potendo utilizzare, in tempo reale, tutti i dati contenuti, senza doverli riscrivere Avere finalmente a disposizione uno strumento software per il Protocollo Informatico, semplice e potente, automatizzando e velocizzando le procedure, evitando quindi possibili errori Assolvere a tutte le norme sulla sicurezza e privacy dei dati personali, utilizzando il server per l’archiviazione automatica dei documenti, potendo automaticamente effettuare tutte le “copie esterne” (del database Sissi, documenti archiviati, ed eventuali cartelle scelte manualmente) Sissi.Doc

3 Esigenze Operative Automazione al 100% Semplicità e Velocità Sicurezza
Punto primo: la praticità e semplicità d’uso del software Velocità di creazione e recupero documenti senza pericolo di cancellazioni e doppioni Operare in regola con la legge sulla Sicurezza e Privacy dei Dati, utilizzando un solo pc per l’ubicazione di tutti i doc. (solitamente il server di Sissi, già oggetto di backup periodico) Utilizzare tutti i tipi di documenti creati dai vari programmi, scaricati (Internet) o ricevuti (posta elettronica, etc.) Integrazione Completa con Sissi in rete utilizzando ed aggiornando direttamente tutti i dati in esso contenuti Protocollo Informatico su Database Sissi in Rete, e Protocollo Automatico in Entrata (posta elettronica, scanner, etc) 100% compatibile con altri sw: dati elaborati all’interno del DB Sissi in Rete Semplicità e Velocità Sicurezza e Privacy Automazione al 100% Integrazione Sissi in Rete Protocollo Informatico Compatibilità con altri sw Sissi.Doc

4 Soddisfare le esigenze
Soprattutto per i meno esperti, semplicità e logica sono elementi fondamentali. Per “Riaprire” documenti salvati o “crearne” di nuovi in modo completamente automatico, bastano 2 “clic” del mouse! E bastano altri 2 “clic” x creare e rileggere un documento o un Protocollo L’utilizzo contemporaneo delle principali tabelle “SiSSi in Rete”, permette l’associazione dei documenti a qualsiasi soggetto (persone fisiche, aziende, Enti) in esso archiviati, senza dover “reinserire” alcun dato manualmente (intestazione automatica dei doc.) Apertura e creazione documenti con 2 soli “clic” Protocollo Informatico con 2 soli “clic” Integrazione SISSI in Rete AUTOMAZIONE = SODDISFAZIONE La scarsa esperienza informatica mi obbliga a: 1) ricercare i documenti salvati 2) rivedere più volte gli stessi dati commettendo errori Sissi.Doc

5 Analisi dei costi Abbiamo pensato alla formula di Noleggio a costo fisso annuale, comprendente tutta l’assistenza ed aggiornamenti periodici durante l’anno, con l’abbattimento dei costi iniziali di un classico acquisto. Sissi.Doc

6 La Schermata Iniziale di Sissi.Doc
Scelta Ambiente di lavoro Scelta Tabella Mittente/Destinatario Apri Documenti del Mitt./Dest. scelto Mittente/Dest. scelto Elenca Documenti in base alle scelte Scelta Tipologia Documento Interrogazione e Apertura immediata del Protocollo Sissi.Doc

7 Gestione Documenti del Mitt./Destinatario scelto
Doppio clic del mouse: Apertura Protocollo Doppio clic del mouse: Apertura o Creazione Documento Inserimento nuovo Documento Sissi.Doc

8 Gestione Documenti in base alle scelte fatte
Doppio clic: Apre Protocollo Doppio clic : Apre Documenti Mitt/Dest Doppio clic : Apre il documento Sissi.Doc

9 Creazione e Apertura Automatica del Documento
Esempio di Documento Microsoft Word creato automaticamente dalla carta intestata dell’Istituto - CON 1 DOPPIO CLIC DEL MOUSE - Sissi.Doc

10 Automazione Documenti in Entrata
Scelta del Mittente Doppio clic: Crea Protocollo sono stati salvati 2 messaggi di Posta elettronica: Scegliendo il Mittente e 1 doppio clic sulla casella Protocollo, i documenti vengono immediatamente protocollati In tempo reale, i documenti “Salvati” in 1 cartella prescelta, saranno immediatamente archiviati: Sissi.Doc

11 Punti di forza Facilità Sicurezza Risparmio Funzionalità
Apre tutti i Doc Generazione Doc Colleg. Sissi in Rete Protcollo Automatico Facilità Intuitività Automazione 2 click: fatto Risparmio Tempo Noleggio Assistenza Aggiornamenti Sicurezza Tutto sul server Backup unico Pc Clients “puliti” Sissi.Doc

12 Fasi successive Come tutte le procedure software elaborate su misura, più utenti (segreterie didattiche) utilizzeranno la procedura, più esigenze potranno essere soddisfatte, condividendo fra tutti le migliorie apportate dietro ogni richiesta, creando un vero e proprio gruppo di lavoro. Sissi.Doc