21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 1 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - Esperienza sul campo nell’Archivio.

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1 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 1 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - Esperienza sul campo nell’Archivio Storico e nell’Archivio di Deposito del Comune di Salerno a cura di Maria Manzo

2 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 2 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - Gli esempi che seguono si riferiscono alla documentazione contabile della Categoria V “Finanza” come da Piano di Archivio adottato tra il 1930/36 e tuttora in uso

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4 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 4 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - Si escludono da questa panoramica: i documenti contabili allegati ai fascicoli delle altre categorie del Piano di Archivio i documenti contabili allegati ai fascicoli delle altre categorie del Piano di Archivio la documentazione contabile degli archivi aggregati la documentazione contabile degli archivi aggregati

5 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 5 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - La Categoria V “Finanza” è organizzata in nove Classi: Classe 1 - Patrimonio comunale Classe 1 - Patrimonio comunale Classe 2 - Contabilità comunali Classe 2 - Contabilità comunali Classe 3 - Imposte erariali Classe 3 - Imposte erariali Classe 4 - Imposte e tasse comunali e provinciali Classe 4 - Imposte e tasse comunali e provinciali Classe 5 - Imposte di consumo Classe 5 - Imposte di consumo Classe 6 - Catasto e Commissione censuaria Classe 6 - Catasto e Commissione censuaria Classe 7 – Privative - Regio Lotto Classe 7 – Privative - Regio Lotto Classe 8 - Mutui attivi e passivi Classe 8 - Mutui attivi e passivi Classe 9 - Servizio di Esattoria e Tesoreria Classe 9 - Servizio di Esattoria e Tesoreria

6 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 6 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - La V Categoria è stata sin dalla costituzione dei primi nuclei dell’Archivio Storico e dell’Archivio di Deposito tra le più consistenti, seconda solo alla X Categoria “Lavori Pubblici”.

7 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 7 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - Tuttavia la consistenza documentale della V Categoria era riferita soprattutto al Patrimonio Comunale (Classe I) e ai Mutui Passivi stipulati dall’Ente (Classe VIII).

8 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 8 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - I documenti contabili, portati come esempi, seguiranno lo schema del Massimario di scarto per i Comuni elaborato dalla Soprintendenza Archivistica per la Campania

9 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 9 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - Documenti contabili che si conservano senza limiti di tempo (documenti portati ad esempio): 1.bilanci e consuntivi originali o nell’unica copia esistente (bilancio preventivo 1862, 1885, 1935, 1976 – bilancio consuntivo 1861) 2.libri mastri, libri giornale, verbali di chiusura dell’esercizio finanziario (libro mastro entrate e spesa 1937/40 dell’Economo comunale) 3.libri contabili obbligatori in base alle leggi fiscali (registro di entrate 1944 - registro di spesa 1915) 4.documentazione generale per la richiesta di mutui, anche estinti

10 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 10 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - Documenti contabili che si conservano senza limiti di tempo: 5ruoli delle imposte comunali 6corrispondenza generale del servizio esattoria e tesoreria 7tariffe delle imposte di consumo e delle altre tasse riscosse a tariffa I documenti portati ad esempio sono stati recuperati tutti abbastanza recentemente in luoghi e tempi disgiunti. Il Bilancio consuntivo del 1861, attraverso le spese per gli acquisti (per es. Celerifere, quadro di Garibaldi e di Vittorio Emanuele II Re d’Italia) offre una “panoramica” sull’avvio dell’assetto dell’apparato organizzativo comunale post–unitario.

11 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 11 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - In Archivio, per lungo tempo, i Bilanci sono stati rappresentati solo da pochi segmenti documentali (documenti portati ad esempio) : testi delle delibere delle varie sedute di discussione, rinvio e approvazione dei bilanci; testi delle delibere delle varie sedute di discussione, rinvio e approvazione dei bilanci; fascicoli relativi ad alcune procedure amministrative espletate per la predisposizione degli stessi ( fascicolo Bilancio 1944) fascicoli relativi ad alcune procedure amministrative espletate per la predisposizione degli stessi ( fascicolo Bilancio 1944)

12 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 12 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - Nel corso di alcuni recuperi di documenti depositati in locali inidonei, si sono ricomposti nuovi segmenti di documentazione contabile relativa ai bilanci. Oggi il quadro documentale specifico è rappresentato quasi per intero.

13 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 13 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - I documenti contabili che possono essere selezionati per lo scarto dopo 5 anni (documenti portati ad esempio): bollettari di ricevute dell’esattoria (matrici bollettari di riscossione 1925, 1949) bollettari di ricevute dell’esattoria (matrici bollettari di riscossione 1925, 1949) solleciti di pagamento fatture pervenuti al Comune solleciti di pagamento fatture pervenuti al Comune conto dell’Economato conservando eventuali prospetti generali (registro di spesa 1944) conto dell’Economato conservando eventuali prospetti generali (registro di spesa 1944) I documenti portati ad esempio non sono stati scartati perché nel primo nucleo dell’Archivio Storico rappresentavano le uniche documentazioni contabili degli anni ai quali si riferiscono.

14 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 14 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - I documenti contabili che possono essere selezionati per lo scarto dopo 10 anni (documenti portati ad esempio): carteggio interlocutorio e copia di atti per mutui estinti ed accettazioni di eredità carteggio interlocutorio e copia di atti per mutui estinti ed accettazioni di eredità copie dei mandati e delle reversali e dei loro allegati (fatture, buoni d’ordine, bolle di consegna, DURC-documento unico di regolarità contributiva dei modelli previdenziali, buono di carico inventariale se vi è il registro inventariale, dichiarazione di conformità della consegna, autorizzazione di missione, titoli giustificativi della missione/si conservano illimitatamente: contratti di collaborazione coordinata e continuativa e se repertoriati insieme al registro, collaborazione occasionale c.s., relazioni tecniche di capitolato o di collaudo edilizio, verbali di aggiudicazione di gara, progetti edilizi, delibere, disposizioni dirigenziali) copie dei mandati e delle reversali e dei loro allegati (fatture, buoni d’ordine, bolle di consegna, DURC-documento unico di regolarità contributiva dei modelli previdenziali, buono di carico inventariale se vi è il registro inventariale, dichiarazione di conformità della consegna, autorizzazione di missione, titoli giustificativi della missione/si conservano illimitatamente: contratti di collaborazione coordinata e continuativa e se repertoriati insieme al registro, collaborazione occasionale c.s., relazioni tecniche di capitolato o di collaudo edilizio, verbali di aggiudicazione di gara, progetti edilizi, delibere, disposizioni dirigenziali) (Copia di alcuni mandati e allegati del 1915) - Mai scartati, anche dopo il ritrovamento dei Registri di Spesa del 1915, per il valore storico: in essi sono documentati dettagli della mobilitazione organizzata in Città. (Copia di alcuni mandati e allegati del 1915) - Mai scartati, anche dopo il ritrovamento dei Registri di Spesa del 1915, per il valore storico: in essi sono documentati dettagli della mobilitazione organizzata in Città.

15 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 15 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - I documenti contabili che possono essere selezionati per lo scarto dopo 10 anni copie dei preventivi e dei consuntivi (conservando il progetto del bilancio e, caso per caso, i carteggi ad esso relativi) copie dei preventivi e dei consuntivi (conservando il progetto del bilancio e, caso per caso, i carteggi ad esso relativi) fatture liquidate * fatture liquidate * *) E’ interessante la valenza storica delle fatture che, conservate con una selezione a campionatura, offrono una mappatura delle attività commerciali e forniscono indizi sulle trasformazioni toponomastiche.

16 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 16 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - I documenti contabili che possono essere selezionati per lo scarto dopo 50 anni (documenti portati ad esempio): mandati di pagamento e riscossione (comprese le eventuali fatture e le cosiddette “pezze d’appoggio” e gli elenchi di versamenti previdenziali ma conservando l’eventuale carteggio originale come relazioni, perizie, ecc. che talvolta è rimasto allegato al mandato) mandati di pagamento e riscossione (comprese le eventuali fatture e le cosiddette “pezze d’appoggio” e gli elenchi di versamenti previdenziali ma conservando l’eventuale carteggio originale come relazioni, perizie, ecc. che talvolta è rimasto allegato al mandato) registro pezze d’appoggio 1874; registri mandati 1944. Sono stati recuperati di recente e non si scartano perché forniscono notizie storiche interessanti: il primo per lo spaccato cittadino ottocentesco (ad esempio, la locandina dello spettacolo al Teatro Municipale inaugurato nel 1872), il secondo perché si riferisce a un periodo storico particolare nel quale per risanare le finanze dei Comuni fu necessario che il Governo approvasse un Decreto Legislativo Luogotenenziale (n. 211/24.8.1944).

17 21 Giugno 2013 Archivio Storico - Comune di Salerno 17 La selezione della documentazione contabile - Parte pratica - F I N E