SISE - Seminario Istruzione Segretari Eletti - Firenze, 3 Marzo 2012 1 Amministrazione e comunicazione: semplicità e rapidità Filippo Cianfanelli Segretario.

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1 SISE - Seminario Istruzione Segretari Eletti - Firenze, 3 Marzo 2012 1 Amministrazione e comunicazione: semplicità e rapidità Filippo Cianfanelli Segretario Distrettuale 2012-2013

2 SISE - Seminario Istruzione Segretari Eletti - Firenze, 3 Marzo 2012 2 Il ruolo del segretario di Club PREPARAZIONE ALLINCARICO

3 SISE - Seminario Istruzione Segretari Eletti - Firenze, 3 Marzo 2012 3 Consigli di programmazione: fino al 30 Giugno Il segretario entrante deve: prendere confidenza con il Manuale del Segretario di Club inserito nella cartellina essere presente allAssemblea Distrettuale consultarsi con il segretario uscente per dare continuità alla gestione del Club partecipare, se invitato, alle riunioni del Consiglio Direttivo in carica

4 SISE - Seminario Istruzione Segretari Eletti - Firenze, 3 Marzo 2012 4 Consigli di programmazione: fino al 30 Giugno Il segretario entrante deve: conoscere come vengono gestiti gli archivi, la corrispondenza e i verbali delle riunioni verificare come vengano rilevate e registrate le presenze alle riunioni ed accertarsi che i dati siano archiviati in modo facilmente utilizzabile per elaborare i prospetti da presentare al Distretto e al Club

5 SISE - Seminario Istruzione Segretari Eletti - Firenze, 3 Marzo 2012 5 Consigli di programmazione: fino al 30 Giugno Il segretario entrante deve: accertarsi che i nominativi dei nuovi dirigenti siano stati regolarmente inseriti nel database del Club, del Distretto e del Rotary International essere presente alle riunioni del Consiglio direttivo e partecipare alle Assemblee di Club (vale a dire la riunione congiunta del Consiglio Direttivo e dei Presidenti di Commissione) organizzate dal Presidente eletto, sia dopo lAssemblea Distrettuale che durante tutto lanno rotariano

6 SISE - Seminario Istruzione Segretari Eletti - Firenze, 3 Marzo 2012 6 Consigli di programmazione: fino al 30 Giugno Il segretario entrante deve: registrarsi presso lArea Riservata del sito del Rotary International (se non già registrato) verificare che Statuto e Regolamento del Club siano aggiornati alledizione 2010

7 SISE - Seminario Istruzione Segretari Eletti - Firenze, 3 Marzo 2012 7 Consigli di programmazione: dopo il 1° Luglio Il segretario deve: mantenere aggiornati i dati sulleffettivo nellarchivio del Club e in quelli del Distretto e del Rotary International registrare le presenze alle riunioni del Club e inviarne un rapporto mensile al Governatore Mandare ai soci avvisi e promemoria relativi alle riunioni del Club, del Consiglio direttivo e delle Commissioni

8 SISE - Seminario Istruzione Segretari Eletti - Firenze, 3 Marzo 2012 8 Consigli di programmazione: dopo il 1° Luglio Il segretario deve: redigere e conservare i verbali delle riunioni inviare al Rotary International i rapporti semestrali e gli altri eventualmente richiesti accertarsi che il tesoriere incassi le quote sociali ed effettui i versamenti trimestrali al Distretto e quelli semestrali al Rotary International consegnare le tessere ai soci

9 SISE - Seminario Istruzione Segretari Eletti - Firenze, 3 Marzo 2012 9 Il sito distrettuale www.rotary2070.org