A COSA SERVE IL SISTEMA INFORMATIVO Realtà da rappresentare: Fenomeni interni Fenomeni esterni Sistema Informativo Sistema delle informazioni: Monetarie/non monetarie Quantitative/qualitative

fatti interni d’azienda fatti di relazione economica NATURA quantitative qualitative a valore INFORMAZIONI OGGETTO fatti interni d’azienda fatti di relazione economica circostanze d’ambiente METODOLOGIA contabile extracontabile

I - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI CONTABILI e produzione di documenti nell’area AMMINISTRATIVA contabilità generale fatturazione contabilità clienti/fornitori contabilità IVA ... II - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI in sviluppo verso le funzioni COMMERCIALE e di PRODUZIONE gestione ordini gestione magazzino gestione distinta-base contabilità industriale ... LIVELLI di AUTOMAZIONE e STADI di SVILUPPO dei SISTEMI INFORMATIVI AZIENDALI Sistemi CAD-CAM Sistemi di corporate-banking Collegamenti banche dati Collegamenti on-line clienti/fornitori Simulazioni economico-finanziarie Costruzione scenari ambientali su computer Reporting di controllo strategico ... IV - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI sia INTERNI che ESTERNI a supporto dei processi decisionali e di CONTROLLO STRATEGICO Controllo operativo integrato Contabilità gestionale reporting direzionale e di controllo ... III - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI DIFFUSA e INTEGRATA nelle diverse AREE DI GESTIONE

INFORMATICA E RAGIONERIA Tecnologie informatiche come variabili generative di nuovi processi di rilevazione e interpretazione Computer come semplice strumento di produzione

DALLA CONTABILITÀ MANUALE A LLA CONTABILITÀ ELETTRONICA LOGICA DELLA RILEVAZIONE SUPPORTI DI REGISTRAZIONE ORGANIZZAZIONE DEI DATI CONTABILI TEMPESTIVITÀ DI AGGIORNAMENTO E ACCURATEZZA DEI DATI 1 TEMPESTIVITÀ DI REPERIMENTO/ACCESSO AI DATI 2 3 GESTIBILITÀ DEL SISTEMA

IL SISTEMA CONTABILE IN SENSO STRETTO Il flusso dei dati per la contabilità generale DOCUMENTI ORIGINARI: fatture di acquisto e di vendita, distinte di pagamento, documenti di incasso, note di credito, cedolini degli stipendi, ecc. IMMISSIONE DATI ELABORATORE BASE DI DATI accesso aggiornamento OUTPUT PERIODICI libro giornale registri IVA dichiarazione IVA ecc. OUTPUT ANNUALI bilancio annuale documentazione IVA ALTRI OUTPUT schede contabili scadenziario bilancio di verifica

PROCEDIMENTI DI IMMISSIONE DEI DATI PRIMA NOTA prima nota non scritta assistenza nel lavoro di immissione limitazione del numero di dati immessi IMMISSIONE UNICA DEI DATI integrazione della contabilità generale con altre procedure amministrative decentramento dell’immissione dei dati generazione automatica delle rilevazioni

ACCRESCIUTA CAPACITÀ INFORMATIVA - LIBRO GIORNALE Output producibile in qualsiasi momento attraverso la stampa (giornale provvisorio, giornale definitivo) Non registrazione cronologica finalizzata alla riclassificazione sistematica dei valori ma semplice adempimento di legge VANTAGGI: Possibilità di correggere errori o eliminare movimenti: senza effettuare storni contabili rispettando l’ordine cronologico RISCHI: necessità di attivare dei controlli

ACCRESCIUTA CAPACITÀ INFORMATIVA DEI CONTI LIBRO MASTRO: archivio residente su supporti elettronici a cui accedere direttamente per avere risposte a interrogazioni elevato grado di dettaglio ampliamento intervallo temporale coperto dall’informazione maggiore rilevanza dei dati memorizzati codici condizioni di pagamento codici causale movimento codici contropartita VANTAGGI contabilità a partite aperte

CODICI DESTINAZIONE VALORI ACCRESCIUTA CAPACITÀ INFORMATIVA DEL SISTEMA DEI CONTI PIANO DEI CONTI CODICI DESTINAZIONE VALORI opportune codificazioni/classificazioni FINALITÀ CONOSCITIVE DIVERSE riclassificazione dei dati contabili per natura in base alla destinazione in contabilità analitica riclassificazione dei dati contabili in relazione alla destinazione di bilancio

SCHEMA DI FLUSSO DEI DATI CONTABILI CLIENTI/FORNITORI INTEGRAZIONE SU PRIMO LIVELLO DI AUTOMAZIONE IMMISSIONE MOVIMENTI CONTABILI FATTURAZIONE CONTABILITÀ FORNITORI CONTABILITÀ GENERALE CONTABILITÀ CLIENTI CONTABILITÀ IVA

LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA Archivio ANAGRAFICO ARTICOLI codice del prodotto descrizione del prodotto codice dei recuperi spese codice IVA aliquote IVA ... Archivio ANAGRAFICO CLIENTI codice del cliente dati anagrafici del cliente codice condizioni di pagamento codice agente ... FATTURAZIONE INPUT data e numero del documento di riferimento imponibili IVA valori specifici di ricavo ... PROCEDURA DI FATTURAZIONE: applicazione che consente di emettere le fatture di vendita attraverso il recupero automatico dei dati presenti negli archivi anagrafici e contabili AUTOMATISMI data e numero della fattura codice causale movimento totali fattura …

LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA Archivio PIANO DEI CONTI FATTURAZIONE CONTABILITÀ CLIENTI LISTE ANAGRAFICHE E SITUAZIONI CONTABILI CLIENTI SCADENZIARIO ATTIVO Archivio PIANO DEI CONTI Archivio CONTI ANALITICI SALDACONTO CLIENTI REGISTRAZIONI IN MONETA ESTERA LISTE DI ANZIANITÀ

CONTABILITÀ FORNITORI LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA Archivio ANAGRAFICO FATTORI codici dei fattori acquistati codici IVA ... AUTOMATISMI totale fattura differenze di cambio ... INPUT data e numero fattura da fornitore data e numero fattura interne valori specifici di costo imponibili e aliquote IVA ... Archivio ANAGRAFICO FORNITORI codice del fornitore codice delle spese addebitate codice condizioni di pagamento ... Archivio PIANO DEI CONTI CONTABILITÀ FORNITORI SCADENZIARIO PASSIVO LISTE ANAGRAFICHE E SITUAZIONI CONTABILI FORNITORI Archivio PIANO DEI CONTI Archivio CONTI ANALITICI SALDACONTO FORNITORI REGISTRAZIONI IN MONETA ESTERA

LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA Archivio CODICI IVA codici IVA aliquote IVA descrizioni IVA per i registri descrizioni IVA per gli allegati Archivio PIANO DEI CONTI CONTABILITÀ IVA DICHIARAZIONI ANNUALI REGISTRI IVA ALLEGATI IVA

OPERAZIONI DI GESTIONE sistema delle transazioni esterne I° LIVELLO DI AUTOMAZIONE IMMISSIONE MOVIMENTI CONTABILI OPERAZIONI DI GESTIONE sistema delle transazioni esterne CONTABILITÀ GENERALE FATTURAZIONE FORNITORI CLIENTI IVA CONTABILITÀ IMPIANTI CONTABILITÀ PERSONALE CONTABILITÀ CASSA E BANCHE

SCHEMA DI FLUSSO DEI DATI CONTABILI FORNITORI PRIMO LIVELLO DI AUTOMAZIONE IMMISSIONE MOVIMENTI CONTABILI Data rilevazione numero progressivo movimento Codice causale movimento codice delle merci valori specifici di costo Data e numero del documento di riferimento codici condizioni di pagamento Data e numero fattura interni codice del fornitore codici di conto IVA totale di fattura imponibili e aliquote IVA CONTABILITÀ GENERALE CONTABILITÀ FORNITORI CONTABILITÀ IVA

FLUSSO DEI DATI CONTABILI CLIENTI (PRIMO LIVELLO DI AUTOMAZIONE) IMMISSIONE MOVIMENTI CONTABILI FATTURAZIONE Codice causale movimento codice dei prodotti valori specifici di ricavo Data e numero del documento di riferimento codici condizioni di pagamento Data rilevazione numero progressivo movimento Data e numero fattura codice del cliente codici di conto IVA totale di fattura imponibili e aliquote IVA CONTABILITÀ GENERALE CONTABILITÀ CLIENTI CONTABILITÀ IVA

In contabilità i dati seguono la rilevazione cronologica:le operazioni sono registrate rispettando la sequenza con cui sono eseguite: Si presenta complicata l’analisi dei valori per i conti ad elevata movimentazione!

Nella contabilità a “Partite Aperte” i movimenti contabili sono registrati cronologicamente, ma raggruppati rispetto ad un riferimento comune: Le singole Partite sono ordinate cronologicamente ed all’interno di esse i movimenti sono evidenziati a loro volta in ordine cronologico, evidenziando il saldo di ciascuna partita.

Attraverso questa organizzazione dei dati sarà possibile: analizzare i movimenti legati alla vita della singola partita; ottenere informazioni legate ai tempi di chiusura (o di scaduto) della partita.

CODICE CAUSALE MOVIMENTO Recupero dati in automatico LA GESTIONE DELLA CONTABILITÀ A PARTITE APERTE PRIMA NOTA CODICE CAUSALE MOVIMENTO APERTURA PARTITE CHIUSURA PARTITE controlli Recupero dati in automatico CONVALIDA output Stampa elenco partite Stampa estratto conto Stampa scadenzario

OPERAZIONI DI GESTIONE sistema delle transazioni interne/esterne IL SISTEMA CONTABILE “IN SENSO AMPIO” OPERAZIONI DI GESTIONE sistema delle transazioni interne/esterne SISTEMA DELLE PROCEDURE OPERATIVE Gestione ordini-spedizioni-incassi Gestione magazzino Gestione produzione-approvvigionamenti SISTEMA CONTABILE “IN SENSO STRETTO” SISTEMA INFORMATIVO AMMINISTRATIVO

CONTROLLO/APPROVAZIONE ORDINI <Ciclo vendite> controllo del documento controllo delle condizioni di vendita controllo affidamento controllo della disponibilità di magazzino ricevimento dell’ordine ufficiovendite approvazione / immissione dell’ordine gestione ordini non approvati gestione variazioni d’ordine emissione conferma d’ordine magaz. evasione ordine co. clienti emissione fattura co. ge contabilizzazione

flusso dei dati nel ciclo attivo ordini a fornitore ordini da Clienti note intervento magazzino DDT contabilità analitica fatture attive contabilità generale note di credito

terzo livello di automazione contabilità direzionale bilancio e analisi di bilancio contabilità analitica economica e finanziaria budget e standard MIS reporting per il controllo direzionale SISTEMA INFORMATIVO AMMINISTRATIVO (EDP)

Collegamento tra Contabilità Generale ed Analitica Conti, Voci e Centri di C./R. Contabilità Generale Salari L. 100 Spese Rappr. L. 10 Canoni leasing L. 20 Centri di Costo Spese Rappres. L.45 Articolo uno L.15 Spese var.ammin.L.30 Spese Generali Manodopera Diretta L.60 Manodopera Indiretta L.40 Manodopera Indiretta 40% Manodopera Diretta 60%