1 Scuola di dottorato Scienze veterinarie per la salute animale e la sicurezza alimentare 1° anno 1° anno Tecniche per la partecipazione e gestione del lavoro di gruppo 4° incontro: PARTECIPARE E GESTIRE RIUNIONI EFFICACI Anno accademico 2005/2006 Dr. Ettore Galanti Università degli Studi di Milano

2 I 3 obiettivi di questo corso 1) Favorire il processo di team building dei partecipanti, al fine di promuovere un maggiore e più efficace livello di confronto interpersonale e interdisciplinare. 2) Sviluppare sensibilità e competenze sui processi e le dinamiche interpersonali, che caratterizzano lattività di lavoro in gruppo 3) Stimolare lapprendimento di quelle tecniche e metodologie, in grado di migliorare il livello di efficacia individuale nella attività di partecipazione e gestione di gruppi di lavoro

3 I temi di questo corso Il nostro gruppo: chi siamo e come funzioniamo Partecipare e gestire riunioni efficaci Metodi e tecniche I fenomeni di gruppo

4 Partecipare e gestire riunioni efficaci

5 INFORMAZIONE SENSIBILIZZAZIONE ANALISI/CONSULTAZIONE CO-DECISIONE CREATIVITÀ Fasi di:

6 SENSIBILIZZARE INFORMARE ATTIVARE CREARE CONSENSO SU PROVOCARE UN'AZIONE Fase di sensibilizzazione Obiettivo: mobilitare energie psichiche per lazione attraverso linformazione e la creazione di un consenso comune Numero dei partecipanti: è consigliato non essere più di 18

7 Come organizzare e gestire una fase di sensibilizzazione 1.Definire genericamente gli obiettivi dellincontro 2.Introdurre la minaccia psicologica (per tutti) 3.Far indicare effetti e prospettive se nulla cambia (dai convenuti!) 4.Riassumere le posizioni altrui 5.Fare le proprie raccomandazioni

8 Fase di analisi e di consultazione Obiettivo: la più ampia raccolta di pareri, di punti di vista, … al fine di giungere a sintesi non necessariamente operative e senza scopi immediati Numero dei partecipanti: è consigliato non essere più di 12 Ruolo dellanimatore: solo di stimolo controllato e di metodo Tecnica base: proporre al gruppo un input (magari scritto alla lavagna), sufficientemente ampio da non contenere forti vincoli, ma anche sufficientemente preciso per non favorire divagazioni Esempio di input: problemi e difficoltà legati a… Una tecnica suppletiva: dividere il gruppo in 2/3 sottogruppi

9 Una modalità a volte utile è quella di suddividere i partecipanti alla riunione in due, o, se necessario, più sottogruppi impegnandoli sul medesimo tema e in un tempo prefissato, per poi confrontare e analizzare insieme in chiusura di riunione i pareri convergenti, le integrazioni e i differenti punti di vista. Questa metodologia ha alcuni vantaggi: stimola il senso di competitività tra i sottogruppi e quindi la produttività; economizza sul tempo, consentendo a più persone di lavorare in parallelo sul medesimo tema; facilita le possibilità di sintesi nel momento del confronto tra i risultati proposti dai vari sottogruppi. I sotto-gruppi

10 Fase di co-decisione Metodologia APERTURA Situazione Contesto Il problema 1. Conoscenze individuali Proposte possibili Conseguenze ATTIVAZIONE DEL GRUPPO (attraverso le tecniche di consultazione) 2. DECISIONE E VERIFICA Proposte definitive Valutazione costi/benefici Decisione Verifica del consenso Gestione della decisione 3.

11 Il brainstorming Fase di creatività SEPARARE TEMPORALMENTE PRODUZIONE FANTASTICA DA VERIFICA DI PERTINENZA Come impostare il brainstorming: la regola di base Es: quali nuove idee per migliorare...

persone Sedute in cerchio Un facilitatore Un input creativo Con un limite di tempo (max minuti) Unico veto: valutare discutere Tollerare il silenzio Scrivere alla lavagna Al termine selezionare e razionalizzare le soluzioni migliori Il brainstorming DURANTE

13 Le 18 regole operative PRIMA PRIMA della riunione da 1 a 8 DURANTE DURANTE la riunione da 9 a 16 DOPO DOPO la riunione da 17 a 18

14 Modalità di gestione Le 18 regole della riunione PRIMA DELLA RIUNIONE 1.Definire con chiarezza lo scopo di ciascuna fase della riunione (informare coinvolgere analizzare, decidere, sviluppare creatività) 2.Limitare la partecipazione (solo le persone necessarie devono presenziare) 3. Presenza selezionata (essere presenti solo nei momenti in cui è necessario il vostro apporto) 4.Scegliere il momento giusto (tempificazione strategica: sono disponibili le informazioni…, le persone, ecc.) 5. Scegliere il posto giusto (isolato per evitare interruzioni; geograficamente accessibile) 6.Mandare in anticipo lordine del giorno e le informazioni necessarie (nessuna sorpresa, tutti preparati) 7.Tempificare lordine del giorno in base agli argomenti (assegnare la durata a seconda dellimportanza) 8.Stabilire la durata della riunione (fissare e far conoscere lora di conclusione)

15 9.Iniziare puntuali (non penalizzare i puntuali e premiare i ritardatari aspettandoli) 10.Far rispettare i tempi e mantenere fluidi i canali di comunicazione 11.Rispettare e gestire le dinamiche e le fasi di sviluppo del gruppo 12.Iniziare con lordine del giorno e attenervisi coerentemente; per il coordinatore lo stile di condurre una riunione può variare in relazione alle finalità delle riunioni (informare, consultare, decidere, ecc…) 13.Prevenire le interruzioni (niente telefonate e filtro ai messaggi) 14.Fare domande, valorizzare le divergenze, trarre le conclusioni 15.Riassumere il lavoro svolto mettendo in evidenza i passaggi chiave e i risultati via via acquisiti 16.Terminare puntuali (rispettare i programmi di coloro che pensavano che la riunione sarebbe finita puntualmente) Modalità di gestione Le 18 regole della riunione DURANTE LA RIUNIONE (Segue)

16 17.Valutare la riunione (le informazioni preventive erano adeguate; la riunione è iniziata puntualmente, lordine del giorno è stato seguito e gli obiettivi raggiunti nel tempo stabilito; hanno partecipato le persone giuste; è stato sprecato del tempo). 18.Iniziare la riunione successiva con un follow-up della riunione precedente: - resoconti sullavanzamento dei lavori; - attuazione delle decisioni. (Segue) Modalità di gestione Le 18 regole della riunione DOPO LA RIUNIONE