L’inventario di Magazzino A cura dell’Ing. Claudio TRAINI _________________________________________________________________ Trade System Srl - Viale Gran Sasso 7 - 64013 - Corropoli (TE) Tel: 0861 851885 - Fax: 0861 851885 - email: staff@tradesystem.it Studio Indri e Lombardi - Padova

Che cosa è un inventario? L’inventario è una procedura sistematica di verifica dell’esistenza di un insieme di beni in un determinato luogo ad una determinata data. Tale verifica serve a raffrontare due insiemi di beni al fine di rilevarne delle differenze. Tale verifica accerta sia elementi quantitativi dei beni presenti sia elementi qualitativi.

Inventario di beni L’inventario è una verifica delle risultanze contabili dell’impresa tramite una indagine delle QUANTITA’ fisicamente presenti in un dato momento ed un dato luogo. Esso può riguardare tanto le rimanenze di magazzino (merci, prodotti finiti, semilavorati ecc) quanto altre voci, quali i cespiti.

Quando si effettua l’Inventario L’inventario può essere effettuato alla data di chiusura dell’esercizio ( 31 dicembre) Può essere effettuato in particolari momenti della vita aziendale (passaggi di proprietà, operazioni straordinarie, cambio di software gestionali ecc.) Può essere efffettuato in momenti diversi dal 31 dicembre per particolari esigenze della azienda

Perché si effettua l’Inventario Previsioni normative Necessità aziendali Altre

Necessità Aziendali Necessità Interne ( analisi del software, controllo di gestione, ecc.) Necessità Esterne (valutazione di aziende, due diligence ecc.)

Altre motivazioni Incarichi assunti come consulenti tecnici di parte o di ufficio (esempio valutazione danni o sinistri). Altri incarichi in cui sia necessaria una verifica della contabilità.

Cosa si prefigge l’Inventario Scopo dell’inventario è di verificare l’esattezza dei dati contenuti nella contabilità di una azienda ossia di rilevare che le quantità fisiche presenti nelle disponibilità della azienda e quelle presenti nella contabilità aziendale siano identiche.

Come si effettua un Inventario Ottenere dalla azienda un tabulato delle giacenze fisiche o dei beni da inventariare Stabilire una data in cui effettuare l’inventario Istruire le persone che effettueranno l’inventario o che in qualche modo ne saranno coinvolte.

Come si effettua un Inventario L’attività della azienda mentre si effettua un inventario deve essere fermata nelle attività che interferiscono con le conte fisiche. Lo spazio fisico in cui sono presenti i beni deve essere delimitato e conosciuto da chi effettua le conte.

Come si effettua un Inventario Le persone che effettuano l’inventario devono essere istruite sull’area di loro competenza e devono essere dotate di un apposito tabulato per le conte inventariali Tale tabulato NON deve contenere le risultanze contabili presenti in contabilità (CD inventario alla cieca).

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Come si effettua un Inventario Le persone che effettuano le conte devono essere selezionate possibilmente seguendo criteri di terzietà e obiettività Le persone non devono essere coinvolte in aree su cui prestano regolarmente lavoro (ad esempio i magazzinieri non devono contare la merce nel loro reparto).

Come si effettua un Inventario Se possibile le persone che effettuano le conte devono essere divise in squadre di due persone, possibilmente coinvolgendo anche personale di aree differenti dal magazzino. Nel caso di conte successive alla prima, le squadre non dovrebbero mai verificare le proprie conte.

Come si effettua un Inventario I beni presenti nell’area devono essere inseriti nella tabella di conta. Devono essere evidenziati i beni di proprietà della società, il loro stato di conservazione, la presenza di qualsiasi anomalia. Devono essere evidenziati i beni di terzi presenti nell’area.

Come si effettua un Inventario Per i beni propri presso terzi va effettuata una richiesta scritta al terzo SENZA l’indicazione delle quantità che risultano dalla contabilità. Per le merci viaggianti o per le merci in entrata/uscita alla data dell’inventario deve essere effettuata una verifica cartacea con D.D.T. e/o altra documentazione.

Operazioni post inventario Raccolta delle schede di conta Verifica delle eventuali discrepanze con i dati contabili Raccolta delle informazioni sulle giacenze relative ai beni di terzi e alla presenza di merce obsoleta, a lenta rotazione ecc.

Operazioni post inventario Analisi delle differenze inventariali Eventuale secondo intervento di conta sulle discrepanze di cui non si riesce a comprendere la natura o su cui vi siano dubbi. Riconciliazione delle differenze a saldo zero e stesura dell’inventario definitivo.

Redazione di Memorandum Al termine dell’inventario viene redatto un memorandum che contiene: Le differenze inventariali suddivise per codice di prodotto. Una valorizzazione di tali differenze. Una valorizzazione dei beni di terzi e dei beni viaggianti.

Redazione di Memorandum Valorizzazione delle merci in entrata e in uscita in prossimità della data dell’inventario laddove siano richieste per gli stanziamenti di fine anno.

Raccolta materiali Redatto il memorandum vanno raccolti i materiali (anche in fotocopia) dell’inventario quali i tabulati di conta, le istruzioni inventariali, le bolle di entrata e uscita di beni dal magazzino, i tabulati di giacenza fisica.

Raccolta materiali Ai fini di una analisi fiscale corretta è opportuno segnalare nelle differenze inventariali queste categorie: Furti e Ammanchi. Errori di Contabilizzazione (carico e scarico). Merci distrutte o non più vendibili.

Riflessi Civilistici Dall’inventario emergono informazioni che impattano sulle aree di bilancio Rimanenze finali Fondo svalutazione del magazzino Conti d’ordine Ricavi e Costi (Cut off delle merci entrate e uscite)

Riflessi fiscali dell’Inventario Le differenze che emergono al termine dell’inventario hanno un diverso impatto fiscale a seconda che siano deducibili (o imponibili) dal reddito di impresa o meno.

Differenze deducibili Furti e ammanchi purchè adeguatamente documentati (art 1 D.P.R. 441/1997) Perdite volontarie di beni (art. 2 comma 4 DPR 441/1997) Perdite involontarie di beni (art.2 comma 3) Differenze inventariali fisiologiche (art. 5 DPR 441/1997) Studio Indri e Lombardi - Padova

Differenze indeducibili Furti e ammanchi senza documentazione probatoria. Variazioni la cui natura o la cui origine non è possibile ricostruire. Errori di contabilizzazione di esercizi precedenti.

Differenze inventariali positive Sopravvenienze attive (art 109 Tuir) Relative a sopravvenienze inventariali negative.

Quando non si effettua l’Inventario La procedura inventariale non è necessaria nei casi in cui: L’ammontare dei beni sia talmente esiguo da non essere significativo nella redazione di un bilancio. L’ammontare di beni sia garantito da una terza parte (esempio le rimanenze di titoli il cui ammontare è confermato dalla documentazione inviata dalla Banca).