Strutturare una proposta di successo Chiara Pocaterra Punto di Contatto Nazionale Energia 7PQ APRE GSE – 3 Ottobre 2011

Avere una propria idea progettuale Avere volontà a svilupparla NB: non si parte dal bando! Documentarsi: Individuare bando adatto alla propria idea progettuale NB: la proposta deve essere in linea con il topic ! Strutturare il progetto : 1.Obiettivi 2.Attività 3.Competenze 4.Budget Solo ora si può iniziare a scrivere! NB: per scrivere una buona proposta mettersi nei panni del valutatore

Requisiti essenziali da verificare all’inizio!! L’IDEA deve essere Innovativa http://cordis.europa.eu/fp7/projects_en.html

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Strutturare un progetto Definire obiettivi chiari Definire i risultati Definire le responsabilità Pianificare le attività Allocare risorse alle attività

Strutturare un progetto Definire obiettivi chiari – PERCHE’? Obiettivi NON risultati!! Definire i risultati – COSA? “deliverables” Responsabilità – CHI? Ogni partner = ruolo e responsabilità Pianificare le attività – COME - QUANDO? WBS, Gantt chart, Pert chart, etc. Allocare risorse – QUANTO? a WP’s e attività

Obiettivi: PERCHE? Obiettivo generale Obiettivi specifici A lungo termine, oltre la durata del progetto “Migliorare”, “rafforzare”, “facilitare” Obiettivi specifici Da realizzare durante il progetto Provare un concetto, dimostrare un sistema pilota, sviluppare conoscenze nuove

Come deve essere l’Obiettivo? S Specific ben definito, chiaro M Measurable valutabile, verificabile A Attainable raggiungibile R Realistic fattibile T Timebound conseguito entro una certa data

Aziende / Università / Enti I nostri obiettivi Aziende / Università / Enti Guadagno / miglioramento! Aumentare i profitti Rafforzare l’innovazione Incrementare l’efficienza Ridurre i costi Formare il personale Migliorare l’immagine Entrare in nuovi mercati Rafforzare la collaborazione politica Etc Unione Europea Obiettivi politici della comunità! Rafforzare l’economia Creare posti di lavoro Migliorare l’ambiente Rafforzare l’innovazione Ridurre l’uso dell’energia Creare l’economia della conoscenza Aumentare la competitività Ottimizzare le reti Europee Chi riesce a combinare gli obiettivi della sua organizzazione con quelli politici della UE potrà usufruire dei fondi Europei!

Suggerimento… Cambiare prospettiva!!! La vostra proposta deve essere creata per risolvere problemi Europei identificati nelle politiche dell’UE Mai dare l’impressione di scrivere un progetto perché si sta cercando un finanziamento!

Fonti di informazione sulle politiche Europee My Programmes: http://cordis.europa.eu/fp7/home_en.html http://ec.europa.eu/grants/index_en.html Technology Documents: http://cordis.europa.eu/technology_platforms/individual_en.html http://ec.europa.eu/research/future/index_en.cfm Policy Documents: http://euractiv.com/en/HomePage

Quantificare e qualificare! Risultati: COSA? Risultati principali Traguardi principali per realizzare gli obiettivi del progetto Risultati dettagliati Risultati intermedi necessari per realizzare i risultati principali (deliverables) Usato per monitorare l’avanzamento del progetto (fine di ogni attività/task nel progetto) Materiali: prototipo di piattaforma, software, pubblicazioni, report … Immateriali: conoscenza nuova (in report), valore aggiunto provato …. Quantificare e qualificare!

Deliverables (esempi) Rapporti: linee guida, manuali, procedure, strategie di R & S, ecc Software: Algoritmi, codici, database, sistemi integrati, ecc Pubblicazioni: riviste scientifiche, Newsletter, materiale didattico, ecc Incontri: Workshop, seminari, conferenze Diritti di proprietà intellettuale: brevetti, diritti d'autore, ecc Prototipi: Prototipi tecnici, commerciali Media: Sito web, video, CD, ecc

Responsibilità: CHI? Partner principali Ogni partner ha un ruolo/attività chiaramente definito Collegare i risultati ai partner del progetto Budget assegnato commisurato alle attività Coinvolgimento stakeholders esterni

Costruisci il tuo consorzio in linea con gli obiettivi del progetto Sei parte di un puzzle Cerca sempre Equilibrio, Complementarietà, Eccellenza, Impegno Costruisci il tuo consorzio in linea con gli obiettivi del progetto

Fattori di successo - Partnership Serve una squadra integrata e bilanciata Massa critica No sovrapposizioni, no duplicazioni Con esperienza in progetti PQ Conoscenza dei partner principali Coinvolgimento di PMI Per ricerca, come fornitore di tecnologie, utilizzatore finale, sfruttamento dei risultati, diffusione e gestione Coinvolgimenti di associazioni di consumatori, associazioni Europee, ecc. (in accordo con il topic) Differenti interessi nel progetto, internazionalizzazione, quadro culturale diverso, lingua

Pianificazione: COME - QUANDO? Base per la gestione (monitoraggio) Fasi distinte Visibilità del lavoro: Diagramma di flusso (Pert Diagramm) Work Breakdown Structure (WBS) Work Packages (WP) Tasks (T) Bar/Gantt chart

Work Breakdown Structure È la scomposizione del progetto in attività, secondo una struttura ad albero Deve includere il 100% del lavoro definito dal progetto e includere TUTTO il necessario - interno, esterno e appaltato - alla realizzazione del progetto, inclusa la gestione del progetto stesso Si ottiene a partire dalle macrofasi del progetto e ogni livello inferiore rappresenta una definizione sempre più dettagliata di un componente del progetto

Esempio WBS http://www.eufire.org/work-breakdown-structure.htm

1o livello WBS: Work Package Work Package WP (Pacchetti di lavoro) Un WP per ogni risultato principale del progetto Struttura e numero dei WP secondo la complessità del lavoro e divisione dei ruoli Titolo Indicazione della durata Numerare i WP: WP1, WP2 etc.

2o livello WBS: Task Task T (Attività) Descrizione precisa del lavoro da compiere di ogni WP Numerare Task/Attività coerentemente ai WPs: WP1 – Task 1.1, Task (T) 1.2 Deliverable D (Risultati) Un risultato per ogni Task/Attività Numerare “Deliverables” coerentemente alle Tasks/Attività Task 1.1 – Deliverable (D) 1.1

Lo scopo di tale rappresentazione è: Il diagramma di Pert Rappresentazione delle interdipendenze tra le attività (solitamente tra WP) Lo scopo di tale rappresentazione è: definire il "cosa fare“ in modo logico attraverso un diagramma di flusso Esempio: 22 22

Rappresentazione temporale delle attività (WP e T) Il diagramma di Gantt Rappresentazione temporale delle attività (WP e T) Lo scopo del diagramma di Gantt è di definire: il "cosa fare" in una certa quantità di tempo (durata) un riferimento per il controllo dell'avanzamento eventi o date chiave (milestones) 23 23

Allocare risorse: QUANTO? Attività Spese Ricerca Dimostrazione Formazione Coordinamento Supporto Gestione Altro Personale Viaggio/soggiorno Materiale/attrezzatura Spese generali (overheads) subcontratto 24 24

Quali sono le informazioni necessarie? Costruire il budget Quali sono le informazioni necessarie? Ogni partner deve fornire al coordinatore: una stima dei mesi/uomo per ogni WP e relativo costo del personale Costi per viaggi (es meeting, staff exchanges, formazione, ect..) Costi per materiali (ad es. per il laboratorio, materiale informativo per disseminazione etc..) Costi per attrezzature (tenere conto degli ammortamenti) Altri costi (ad es. sostenuti per l’organizzazione di eventi - fitto sala, catering, etc..) Inoltre Subcontratto: Costo della certificazione NB è obbligatoria solo quando l’importo cumulativo di tutti i pagamenti (intermedi e finale) fatti a un singolo partecipante è pari o superiore a 375.000 euro

Per ulteriori informazioni: Chiara Pocaterra APRE www. apre Per ulteriori informazioni: Chiara Pocaterra APRE www.apre.it Via Cavour 71 – Roma Tel: 06 48939993 Email: pocaterra@apre.it Skype: apre-pocaterra