Il Processo Telematico Informatica per le Professioni Legali Avv. Chiara Rabbito

Disciplina La disciplina del cosiddetto ‘processo telematico’ (PCT) è contenuta nel decreto del Ministro della Giustizia 13 febbraio 2001, n.123[1] intitolato Regolamento sull’uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile, nel processo amministrativo e nel processo innanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei Conti. [1] Pubblicato nella G.U. del 17 aprile 2001, n. 89.

Ambito di disciplina La dizione ‘processo telematico’ può risultare fuorviante: il regolamento non prevede udienze telematiche o procedimenti da svolgersi on line, senza contatto visivo tra il giudice e le parti, né sentenze frutto di sistemi di automazione decisionale

Ambito di disciplina Non vengono introdotte innovazioni processuali che vadano ad incidere sulla disciplina giuridica del processo, bensì esso disciplina l’informatizzazione e la trasmissione telematica di atti e comunicazioni giudiziarie per il processo civile, amministrativo e dinnanzi alle sezioni giurisdizionali della Corte dei Conti

Documento informatico e firma digitale Tale provvedimento è strettamente collegato al riconoscimento del valore giuridico e probatorio del documento informatico e della firma digitale

Documento informatico e firma digitale Una effettiva concretizzazione del PCT come delineato dal legislatore, quindi, dipenderà dalla piena attuazione delle norme in materia di firma digitale e documento informatico, di tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica e di riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico, nonché della disciplina contenuta nel Decreto del Ministero della Giustizia 27 marzo 2000, n. 264, che ha introdotto l’utilizzo della firma digitale come mezzo di autenticazione degli atti formati e ricevuti dalla amministrazione della giustizia. La validità dell’intero procedimento processuale telematico non potrà, infatti, prescindere dalla validità giuridica dei documenti prodotti, scambiati e archiviati.

Definizioni Il Regolamento si apre all’art.1 con le definizioni principali, alcune delle quali richiamano nozioni già esposte nel D.P.R. 513/97, quali “documento informatico”, “firma digitale”, “certificatore”.

Dominio giustizia Altre nozioni, invece, sono per la prima volta descritte dal legislatore in questa sede. Tra queste ultime si vedano in particolare: “dominio giustizia”, per il quale deve intendersi “l’insieme delle risorse hardware e software mediante il quale l’amministrazione della giustizia tratta in via informatica e telematica qualsiasi tipo di attività, dato, servizio, comunicazione e procedura”.

Sistema Informatico Civile Il “sistema informatico civile” è poi definito come “il sottoinsieme delle risorse del dominio giustizia mediante il quale l’amministrazione della giustizia tratta il processo civile”. Tale sottoinsieme sarà cioè deputato alla formazione, alla comunicazione e alla notificazione di atti del processo civile mediante l’impiego di documenti informatici e della firma digitale degli stessi nei modi previsti dal regolamento.

Duplicato e ricevuta Per “duplicato del documento informatico” dovrà intendersi “la riproduzione del documento informatico effettuata su qualsiasi tipo di supporto elettronico facilmente trasportabile”. Per “ricevuta di consegna” si intenderà “il messaggio generato ed inviato automaticamente al mittente dal gestore del sistema di trasporto delle informazioni del destinatario nel momento in cui il messaggio inviato è reso disponibile al destinatario medesimo nella sua casella di posta elettronica”.

Il fascicolo informatico Una volta che il sistema sia a regime, le comunicazioni con biglietto di cancelleria e le notificazioni di atti potranno essere effettuate attraverso il sistema informativo civile oppure all’indirizzo elettronico del difensore, depositato presso il Consiglio dell’Ordine.

Il fascicolo informatico Potranno, inoltre, essere effettuate telematicamente l’iscrizione a ruolo e la costituzione in giudizio, a loro volta accompagnate dalla produzione di documenti probatori informatici.

Il fascicolo informatico Ne consegue che la cancelleria potrà procedere alla formazione del fascicolo d’ufficio con modalità informatica, contenente cioè gli atti del processo in formato digitale originario ovvero le copie informatiche degli atti che siano state depositati su supporto cartaceo.

Produzione documentale La produzione dei documenti informatici potrà avvenire per via telematica o tramite il deposito in cancelleria del supporto, ottico o magnetico, che contiene l’atto. Il formato del file dovrà rispettare le regole tecniche e, inoltre, la parte dovrà predisporre un file con funzione di indice, la cui integrità sarà garantita dalla firma digitale del difensore.

Documenti probatori Nel fascicolo informatico potranno essere inseriti anche i documenti probatori offerti in comunicazione o prodotti dalle parti o comunque acquisiti al processo. Per i documenti probatori prodotti o comunque acquisiti su supporto cartaceo l’inserimento nel fascicolo informatico delle relative copie informatiche sarà effettuato ad opera della cancelleria, sempre che l’operazione non risulti eccessivamente onerosa. La conversione in formato digitale potrebbe, infatti, risultare eccessivamente dispendiosa in termini di tempo o economici a causa del formato del file o delle sue dimensioni.

Relazione CTU La relazione del consulente tecnico d’ufficio ex art. 195 c.p.c. potrà essere depositata come documento informatico sottoscritto con firma digitale. La parte potrà consultare il fascicolo informatico con modalità telematiche o attraverso postazioni messe a disposizione nei locali della cancelleria.

Fascicolo cartaceo La formazione del fascicolo informatico non elimina tuttavia l’obbligo di formazione del fascicolo d’ufficio su supporto cartaceo[1]. Ogni fascicolo informatico riceverà la stessa numerazione del fascicolo cartaceo, al fine di consentire il loro indispensabile collegamento: si creerà, dunque, una sorta di doppio binario cartaceo-informatico. [1] Art. 12 comma 3.

Processo verbale Ai sensi dell’art. 5 il processo verbale potrà essere redatto come documento informatico e sottoscritto con firma digitale dal presidente e dal cancelliere. Se necessario, le parti e i testimoni procederanno alla firma digitale delle dichiarazioni e del verbale. Dopo la precisazione delle conclusioni il fascicolo verrà ‘sigillato’ tramite l’apposizione da parte del responsabile di cancelleria della propria firma digitale

Notificazione Per quanto riguarda la notificazione, la parte che voglia richiedere la notificazione di un atto lo invierà all’Ufficiale Giudiziario che procederà, se possibile per via telematica. Qualora non sia possibile procedere telematicamente, l’addetto UNEP, ex art. 6 comma 2, dovrà stampare il file, attestarne la conformità all’originale e notificare, unitamente al supporto con il duplicato del documento informatico, nei modi tradizionali di cui agli artt. 138 e seguenti del c. p. c. Una volta eseguita la notifica, l’Ufficiale Giudiziario dovrà restituire per via telematica l’atto notificato, con la relata di notifica validata dalla sua firma digitale.

Mittenti e utenti Secondo il disegno così delineato, l’amministrazione della giustizia tratterà informaticamente e telematicamente i dati relativi ai procedimenti con modalità che assicurino: l’individuazione dell’ufficio giudiziario e del procedimento, l’individuazione del soggetto che inserisce, modifica o comunica l’atto, l’avvenuta ricezione della comunicazione dell’atto, l’automatica abilitazione del difensore e dell’ufficiale giudiziario.

Mittenti e utenti Al sistema informatico civile potranno accedere con modalità interattiva soltanto: i difensori delle parti, gli ufficiali giudiziari per le attività rispettivamente consentite dal presente regolamento, i magistrati incaricati, gli addetti alle cancellerie. Manca, invece, la possibilità che al sistema possa accedere la parte personalmente, pur potendo invece la stessa consultare il fascicolo cartaceo.

Regolamento tecnico Ha visto la luce nell’ottobre 2004 La parte definitoria, contenuta nell’art. 2, illustra i nuovi soggetti che saranno coinvolti nell’attuazione del PCT.

Soggetti Si tratta in particolare del SICI ovvero del Sistema Informatico Civile ideato nel 2001 e già previsto dal DPR 123/01; del “gestore centrale”, consistente in una struttura tecnico-organizzativa che fornisce i servizi di accesso al SICI e i servizi di trasmissione telematica dei documenti informatici processuali tra il SICI e i soggetti abilitati;

Gestore locale “Gestore locale”: sistema informatico che fornisce i servizi di accesso al singolo ufficio giudiziario o all'UNEP (Ufficio Notifiche Esecuzioni e Protesti) e i servizi di trasmissione telematica dei documenti informatici processuali tra il gestore centrale e il singolo ufficio giudiziario o UNEP.

Certificazione del difensore Le regole definitorie specificano la funzione di “certificazione del difensore”, la quale attesta che il difensore è iscritto all’albo e che comunque è legittimato all’esercizio della difesa in quanto sono assenti cause ostative allo svolgimento dell’attività difensiva.

Autenticazione Circa “l’autenticazione”, essa è definita come l’operazione di identificazione in rete del titolare della Carta Nazionale dei Servizi o di altro dispositivo crittografico contenete un certificato di autenticazione.

Punti di accesso Art. 6 consiste nell’istituzione di un “punto d’accesso”: si tratta di una ulteriore struttura tecnico-organizzativa che fornisce ai soggetti abilitati, esterni al SICI, i servizi di connessione al gestore centrale e di trasmissione telematica dei documenti informatici relativi al processo.

Punti di accesso Tra i soggetti pubblici autorizzati a gestire uno o più punti d’accesso si annoverano: i singoli consigli dell’ordine, il Consiglio Nazionale Forense, il Consiglio Nazionale del Notariato, l’Avvocatura dello Stato, il Ministero della Giustizia. I soggetti privati che intendono fornire il suddetto servizio dovranno avere idonei requisiti, quali la forma di società per azioni il capitale sociale e i requisiti di onorabilità previsti per le istituzioni bancarie

La Casella di Posta Elettronica Certificata Il Capo II introduce l’impiego della casella di posta elettronica certificata (CPECPT) nel PCT, al fine di consentire ai soggetti abilitati esterni l’utilizzo dei servizi di trasmissione telematica dei documenti informatici, ne disciplina l’utilizzo con l’indicazione dei requisiti di servizio (ricevute, modalità di conservazione), prevede il registro generale degli indirizzi elettronici e quello del punto d’accesso per i soggetti abilitati esterni.

Durata della conservazione Nelle regole tecniche (art.21) si specifica che i supporti contenenti i messaggi inviati e ricevuti saranno conservati per un periodo non inferiore ai cinque anni. Si potrebbe riflettere se tale termine temporale, sicuramente opportuno dal punto di vista tecnico, sia tuttavia sufficientemente garantista in un ordinamento, quale il nostro, in cui la prescrizione ordinaria per la tutela giurisdizionale di diritti è, come noto, decennale.

Obiettivi L’obiettivo del PCT è la riduzione del ‘debito giudiziario’ cioè della durata dei processi e di mettere a disposizione un insieme di risorse umane più qualificate e proattive. Si vuole cioè un sensibile calo della quantità anomala di procedimenti contenziosi civili pendenti presso gli uffici giudiziari del territorio nazionale; motivo di preoccupazione inoltre è la durata media di ciascuno di quei procedimenti che frequentemente superano i limiti definiti dalla Corte europea dei diritti dell’uomo.

Limiti Le applicazioni delle ICT in campo giudiziario corrono il rischio di sopravvivere piuttosto che di essere efficaci se “tutti coloro dai quali dipende il funzionamento degli uffici giudiziari, a cominciare dai magistrati, non acquisiscano almeno gli elementi di base della computer science, sì da poterne comprendere personalmente le possibilità e i limiti e controllarne l’applicazione”