CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 1 Rag. Camillo Polignano - Componente Commissione “Normativa e Adempimenti Tecnologici Studi Professionali” Obbligo conseguente alla fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione; Termini e modalità di adempimento; Simulazione conservazione sostitutiva fatture elettroniche. Convegno “Fatturazione Elettronica e Conservazione sostitutiva” Venerdì, 06 Giugno ODCEC Bari, Via Marzano 40.

La conservazione elettronica è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. La conservazione elettronica delle fatture e degli altri documenti fiscalmente rilevanti, deve rispettare i requisiti imposti dal D.M del 23 gennaio 2004, emanato ai sensi dell’art. 10 comma 6 del D.P.R. 445/2000. In particolare, tali requisiti riguardano la gestione della fattura elettronica. In effetti, l’art. 1 comma 209 della L. n. 244/07 ha previsto che il processo di fatturazione elettronica nei confronti della P.A. si concluda con la conservazione elettronica dei documenti trasmessi. 2 Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l’equivalente documento in formato digitale che viene «bloccato» nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto. Rag. Camillo Polignano - Componente Commissione “Normativa e Adempimenti Tecnologici Studi Professionali”

3 In questo caso, con il rispetto di alcune condizioni, sarà possibile «distruggere» gli archivi cartacei, data la trasformazione dei documenti analogici in documenti informatici. 2. Processo generale di conservazione elettronica Il D.M del Ministero dell’Economia e delle Finanze disciplina, ai fini tributari, l’emissione, la conservazione e l’esibizione dei documenti informatici nonché la conservazione digitale dei documenti analogici. Il D.M consente sia la naturale conservazione in formato elettronico dei documenti informatici, sia la conservazione in formato elettronico delle scritture contabili e dei documenti analogici fiscalmente rilevanti, riversandone il contenuto su un supporto di memorizzazione (ad esempio ottico). Rag. Camillo Polignano - Componente Commissione “Normativa e Adempimenti Tecnologici Studi Professionali”

Memorizzazione Archiviazione Elettronica Conservazione di documenti informatici è il «processo di traspo- sizione su un qualsiasi idoneo supporto, attra- verso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici, (…)» (art. 1, co. 1, lett. f ), Delibera Cnipa 11/2004) è il «processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sotto- scritti, (…), univocamen- te identificati mediante un codice di riferimen- to, antecedente all’e- ventuale processo di conservazione» (art. 1, co. 1, lett. g), Delibera Cnipa); è il processo che presuppone la memoriz- zazione, su supporti ottici o altri idonei sup- porti, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte e che termina con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale (art. 3, co. 2, D.M ). 3. Conservazione elettronica del documento informatico A norma dell’art. 3, co. 2, D.M , il processo di conservazione digitale dei documenti informatici, rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, deve avvenire secondo le modalità di memorizzazione e secondo il procedimento previsto dalla Delibera Cnipa 11/2004. Come precisato dall’Agenzia delle Entrate con la C.M , n. 45/E, i termini «memorizzazione », «archiviazione» e «conservazione» hanno significati tra loro differenti. 44 Rag. Camillo Polignano - Componente Commissione “Normativa e Adempimenti Tecnologici Studi Professionali”

IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Inizia con la: memorizzazione del documento Termina con la: sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marcatura temporale del responsabile Il processo di conservazione differisce da quello di archiviazione per le garanzie, civilistiche e tributarie, che offre; a differenza di quello di archiviazione, consente la tenuta nel tempo dei documenti e delle scritture contabili, circostanza essenziale a fini probatori, di opponibilità ai terzi ed ai fini del controllo. 5 Rag. Camillo Polignano - Componente Commissione “Normativa e Adempimenti Tecnologici Studi Professionali”

6 Il DM 23 gennaio 2004 Nel richiamare le regole tecniche per la conservazione stabilite dal D.P.R. 445/2000, dal Dpcm 8 febbraio 1999, e dalla deliberazione AIPA 42/2001 (oggi superate e ridefinite dal Dpcm 3 dicembre 2013 a cui occorre far riferimento), il decreto stabilisce una serie di specifiche regole quali: una tempistica di conservazione delle fatture di 15 giorni e degli altri documenti di un anno; la memorizzazione dei documenti su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo (CD-DVD), rispettando l’ordine cronologico e la continuità per ciascun periodo d’imposta; la possibilità di effettuare ricerche ed estrazioni delle informazioni dagli archivi informatici in relazione ad alcuni dati, ad esempio, a nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita Iva, data; l’assolvimento dell’imposta di bollo effettuata mediante modello F23 con procedimento di calcolo in acconto (preventivo) ed a saldo (consuntivo); Rag. Camillo Polignano - Componente Commissione “Normativa e Adempimenti Tecnologici Studi Professionali” l’invio di una comunicazione annuale all’agenzia delle entrate riguardante l’impronta dell’archivio informatico conservato; l’esclusione dei documenti doganali dal processo di conservazione elettronica.

7 4. Conservazione elettronica delle fatture attive Trattandosi di fatture elettroniche, ovvero di documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, la loro conservazione elettronica deve essere coordinata con l’art. 3, D.M ; in particolare, si dovrà effettuare il processo di conservazione elettronica «(…) con cadenza almeno quindicinale (…)» con l’apposizione della sottoscrizione elettronica da parte del responsabile della conservazione e della marca temporale sull’insieme delle fatture, ovvero su un’evidenza informatica contenente l’impronta o le impronte delle fatture emesse. Rag. Camillo Polignano - Componente Commissione “Normativa e Adempimenti Tecnologici Studi Professionali” Quando la fattura elettronica si considera emessa E’ fondamentale per gli operatori, la comunicazione del buon esito dell’operazione di invio del file XML firmato digitalmente, perché la fattura Pa si considera emessa nel momento in cui viene loro recapitata dal sistema d’interscambio (SDI) la ricevuta di consegna. E’ da tale data che decorre pertanto il termine dei 15 giorni per adempiere agli obblighi di conservazione sostitutiva, fermi restando i termini per l’assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli artt. 23, 24 e 25, D.P.R. 633/1972, come già chiarito con la C.M. 45/E/2005. Fatture elettroniche che nascono come tali Firma digitale e riferimento temporale sono apposte sulla singola fattura; inoltre, la firma digitale deve essere quella di chi emette, ossia del legale rappresentante della società o di un suo delegato. Fatture cartacee oggetto di scansione si possono conservare con l’apposizione della firma digitale e del riferimento temporale sull’insieme delle fatture oppure su un’evidenza informatica contenente gli hash di più fatture, mentre la firma digitale potrebbe essere quella dello stesso responsabile della conservazione.

8 5. Conservazione sostitutiva delle fatture analogiche Per quanto riguarda la conservazione delle fatture analogiche, l’art. 4, D.M , dispone che il relativo processo avvenga mediante memorizzazione della relativa immagine (tramite scansione della stessa) direttamente sui supporti digitali e termini con l’apposizione, sull’insieme dei documenti o su una loro evidenza informatica, della sottoscrizione elettronica da parte del responsabile della conservazione, che attesta così il corretto svolgimento del processo, e della marca temporale. Quanto alla periodicità del procedimento di conservazione, le fatture analogiche non sono soggette ai termini temporali relativi ai documenti informatici, poiché il processo di conservazione presuppone l’esistenza in parallelo del documento analogico (ad esempio quello cartaceo). Rag. Camillo Polignano - Componente Commissione “Normativa e Adempimenti Tecnologici Studi Professionali” 6. Riforme attese La Commissione europea ha invitato gli Stati membri a costituire dei Forum nazionali sulla fattura elettronica. Il forum nazionale italiano, istituito dal Ministero dell’Economia – Dipartimento delle Finanze – ha discusso a lungo sulla semplificazione del D.M ed ha formulato una sua proposta con cui si chiede una serie di semplificazioni agli organi deputati di approvare il provvedi- mento tra cui spiccano la cancellazione del termine di 15 giorni per la conservazione delle fatture e l’abolizione dell’obbligo di invio dell’impronta all’Agenzia delle Entrate.