Il Sistema Informativo Aziendale

L’Azienda “Organizzazione di persone e di beni economici che, attraverso una serie coordinata di operazioni, mira al soddisfacimento dei bisogni umani.” Elementi costitutivi: Mission - lo scopo per cui è nata, il fine che intende raggiungere attraverso la sua attività; struttura organizzativa; insieme di persone; insieme di beni economici, materiali o immateriali, impiegati nei processi di produzione o di consumo; operazioni programmate e svolte dalle persone che a vario titolo operano in azienda, utilizzando i beni.

Il Sistema Azienda Possiamo definire quindi qualunque organizzazione un’azienda o una impresa Ogni organizzazione ha il suo ruolo nell’ ambiente economico e/o sociale Essa deve avere “successo” all’interno dell’ambiente Analizzeremo come l’Information Tecnology entra in relazione con il Sistema-Azienda

Il Sistema Azienda L’azienda è caratterizzata da: Persone legate tra loro da una struttura gerarchica che definisce le dipendenze Attività produttive necessarie per produrre i beni o i servizi che l’azienda vende sul mercato Attività accessorie che sono di supporto ed integrazione alle attività produttive

Azienda = Sistema Gli elementi costitutivi dell’azienda sono fra loro collegati e coordinati in modo da concorrere al raggiungimento di un preciso scopo. L’azienda è un sistema: Aperto: perché è parte di un macrosistema, ambiente esterno, con il quale interagisce attraverso una molteplicità di rapporti. Dinamico: perché per sopravvivere è soggetto a continui adattamenti in conseguenza dei cambiamenti che intervengono nell’ambiente esterno. Cibernetico: perché è dotato di meccanismi di autocontrollo che permettono di verificare le conseguenze delle azioni svolte e la loro congruità rispetto agli obiettivi perseguiti e che consentono di adottare le eventuali azioni correttive.

Partendo da tale concetto di azienda, l’attività amministrativa deve necessariamente elaborare una notevole quantità di informazioni allo scopo di consentire, a coloro che ai vari livelli di responsabilità dirigono e gestiscono l’azienda, di assumere in maniera consapevole le decisioni, cioè di compiere le scelte connesse alle loro funzioni.

Le prime informazioni in azienda partono da un “obbligo”: la Contabilità. Per rispondere efficacemente al loro scopo le informazioni devono essere: chiare e sintetiche; pertinenti; tempestive; complete.

È importante quindi che all’interno dell’azienda venga creato un sistema capace di reperire, gestire ed elaborare dati in funzione dei diversi utilizzi possibili e di trasmettere i vari utenti- destinatari le informazioni ottenute. Sistema informativo = L’insieme delle persone, dei mezzi e delle procedure con cui si attuano la raccolta, l’elaborazione, lo scambio e l’archiviazione dei dati, allo scopo di ottenere un flusso organizzato di informazioni che gli organi aziendali possano utilizzare per assumere razionalmente le decisioni.

Il sistema informativo I dati utilizzati dal sistema informativo aziendale possono essere anche dati provenienti dall’esterno, da una banca dati, ma anche semplicemente da un articolo di un quotidiano. I dati utilizzati dal sistema informativo aziendale possono essere anche dati provenienti dall’esterno, da una banca dati, ma anche semplicemente da un articolo di un quotidiano.

Dati Informazioni e Conoscenza I dati sono una materia prima per l’azienda; a differenza delle altre materie prime è in continua crescita e può essere concentrata e distribuita. Le informazioni sono il valore aggiunto che si può ottenere dai dati: i dati organizzati in un report diventano supporto per i processi operativi La conoscenza è la vera finalità del sistema informativo, messa a disposizione delle persone che devono prendere delle decisioni:possedere conoscenza è strategico per l’azienda DATIINFORMAZIONICONOSCENZA

Attività del Sistema Informativo Punto di partenza sono dunque le informazioni. Le attività da svolgere sono le seguenti:  Rilevazione  Elaborazione  Memorizzazione  Rappresentazione  Trasmissione

Funzione Raccolta Dati Necessaria. Ottiene il massimo dell’efficacia se si eliminano le operazioni di “data entry”, utilizzando sistemi di rilevazione automatizzata o ottenendo i dati dai risultati di altre elaborazioni Attenzione all’overflow informativo

Funzione Elaborazione Trasformare i Dati e le Informazioni in Conoscenza e quindi accrescere il patrimonio informativo aziendale. Operazioni principali (algoritmiche). Calcolo – Ordinamento – Classificazione – Raggruppamento – Confronto – Ricerca – Selezione – ect.

Funzione Memorizzazione Dalla memorizzazione fine a se stessa si è arrivati al: DataWarehousing: sistema per consolidare in un solo deposito le informazioni disponibili nei vari dipartimenti aziendali. Usa strumenti per accedere con un’unica tecnologia a diverse fonti di dati (tabelle di DB relazionali, testi, fogli elettronici,...). L’attività di DataWarehouse si articola in 2 fasi: Acquisizione dei dati tramite i SIA nel dataworehouse e omogeneizzazione degli stessi; Accesso ai dati attraverso maschere, applicazione di ricerca,stampa. E’ un database di tipo decisionale che viene utilizzato per facilitare gli sforzi di previsione e pianificazione Data Mining: processo con cui si estraggono informazioni dai grandi DB aziendali usando speciali algoritmi statistici che individuano modelli e correlazioni tra i dati che saranno poi utili nel processo decisionale

Funzione Trasmissione E’ la funzione più recente La sua disponibilità ha permesso il passaggi dall’informatica centralizzata all’informatica distribuita Si pensi alle più recenti applicazioni quali: Telelavoro – P.O.S.(Point of Sale) – Commercio Elettronico Ha notevoli ripercussioni sull’organizzazione dell’Impresa

Elementi costitutivi del Sistema Informativo: flusso di informazioni, provenienti da diversi processi di elaborazione e destinati a soddisfare le esigenze informative dei vari soggetti interni ed esterni all’azienda; le procedure adottate per la raccolta e l’elaborazione dei dati, per l’archiviazione e per la trasmissione delle informazioni ai soggetti che le utilizzano; i metodi e gli strumenti con cui vengono raccolti i dati e trasmesse le informazioni ai soggetti che le utilizzano; le persone che si occupano della raccolta,elaborazione e archiviazione dei dati. La finalità è la produzione di conoscenza

Gli elementi costituenti il sistema informativo aziendale

Le persone Si devono prendere in considerazione non solo le persone che usano le risorse informatiche per gestire i dati aziendali, ma anche il personale addetto alla gestione del sistema informatico, costituito da specialisti che si occupano della manutenzione delle attrezzature del controllo degli accessi dello sviluppo del software dell’addestramento del personale ecc.

Figure professionali legate alla produzione software Progettista software: si occupa della definizione delle specifiche del progetto e del coordinamento del gruppo di lavoro Analista definisce col progettista gli obiettivi e sviluppa l’analisi delle procedure, coordina il lavoro dei programmatori Programmatore: figura base che scrive i programmi, effettua il testing, e assicura la manutenzione del software nel tempo

Figure professionali legate alla gestione del sistema e della rete Amministratore di sistema:installa e effettua la manutenzione dei SO Amministratore delle basi di dati: si occupa della creazione, gestione, manutenzione, controllo degli accessi al database aziendale Amministratore di rete Amministratore di sito web

Sistema Informativo Automatizzato Con l’evoluzione delle tecnologie informatiche (oggi più propriamente tecnologie dell’informazione e della comunicazione) il sistema informativo aziendale si è trasformato in un sistema informativo integrato che consente di:

Trattare un notevole numero di dati e di elaborarli in tempo reale; eseguire con grande velocità operazioni amministrative di tipo ripetitivo; immettere una sola volta nel sistema i dati nella loro struttura elementare, riducendo i tempi di inserimento e le possibilità di errore; utilizzare per più scopi e per utenti-destinatari diversi i dati originari immessi nel sistema,nonché i risultati archiviati di precedenti elaborazioni; effettuare con facilità simulazioni e calcoli a supporto delle attività gestionali; collegare in rete i diversi sottosistemi aziendali permettendo l’interscambio delle informazioni che caratterizza i sistemi integrati.

Quindi grazie al sistema informativo integrato è possibile attuare l’interscambio fra i diversi flussi informativi provenienti dalle varie aree funzionali operanti nell’ambito di una struttura aziendale unitaria e coordinata.

Evoluzione sistemi informatici L’Hardware per il S.I.A Anni 70 – sistemi centralizzati (mainframe e terminali, nascita dei CED) Nei primi anni 80 le macchine erano multiutente per compensare i tempi morti fra le varie componenti (rapporto 1:Molti) Anni 80/90 – personal computer Anni 90 – reti (LAN) Permettono di condividere le risorse e scambiare facilmente i dati. Questa evoluzione è costata poco alle aziende, in quanto non è stato necessario imparare nuovi linguaggi e/o acquisire nuovi strumenti

Oggi :Reti e Modello Client/Server Architettura client-server (il sistema “Server” mette le proprie risorse e servizi a disposizione degli altri sistemi connessi, che vengono detti “Client”.I server hanno in genere maggiori potenzialità rispetto ai client). Consente la realizzazione di un vero sistema aperto, sfruttamento di tutte le risorse hw e sw presenti in azienda, Minori costi per il software: non deve essere installato in tutte le macchine da cui lo si vuole utilizzare

Linee di tendenza: Intranet — Intranet: Rete aziendale basata e gestita con i protocolli e le modalità di INTERNET. Permette: distribuzione facilitata di documenti, in formato ipermediale, tra tutte le componenti aziendali utilizzo dei servizi Internet (FTP, , videoconferenza,...) all’interno dell’azienda Realizzazione: installazione di un Web Server installazione di TCP/IP su tutti i nodi con assegnazione dei relativi indirizzi IP installazione di un browser su tutti i nodi

Linee di tendenza: Extranet Extranet: Rete INTRANET che sfrutta il sistema pubblico di telecomunicazioni per permettere l’accesso alla rete ad operatori esterni all’azienda. Permette:  distribuzione di cataloghi di prodotti riservati ai rappresentanti od operatori commerciali  collaborazioni con altre aziende collegate per lo sviluppo di progetti  programmi di addestramento del personale  distribuzione di informazioni di interesse comune con aziende partner

Qualunque iniziativa a supporto dell’attività commerciale di un’azienda che venga svolta su Internet. Obiettivi: migliorare la comunicazione aziendale verso l’esterno, a fini di marketing o per ottenere una maggiore reattività; agire sulla qualità del servizio al cliente, migliorando la cura e l’assistenza pre e post vendita; utilizzare Internet come vero e proprio canale di vendita, sul quale sia possibile individuare i prodotti di interesse ed effettuare le transazioni economiche. Ovviamente un’azienda che operi una qualunque iniziativa di commercio elettronico deve necessariamente integrare il proprio sistema informativo integrato con le tecnologie e i servizi Internet. Linee di tendenza:Collegamento a Internet e Commercio Elettronico

Informatica e Sicurezza Il sistema Informativo Automatizzato permea tutta la struttura aziendale Le procedure automatizzate hanno sostituito quelle tradizionali Il valore delle Informazioni è cresciuto in modo esponenziale Il sistema Informativo Automatizzato è quindi una risorsa ed un patrimonio che va tutelato dai rischi

Fonti di Rischio Legati all’ambiente Legati all’Hardware Legati al Software Legati al fattore umano  Errori Involontari  Errori Volontari

Aspetti Economici del S.I.A. I costi Accounting —Ore di connessione —Ore di elaborazione —Tempi di evasione richieste —Spazio occupato su memorie di massa Formazione del personale Hardware — Acquisto — Manutenzione Software — Sviluppo/Acquisto — Manutenzione