Realizzato in conformità con le ultime disposizioni di legge e regole tecniche AIPA, è personalizzabile, sulle specifiche esigenze dellEnte, per la gestione dei campi del Protocollo. Le funzioni più complesse del Protocollo si integrano con la gestione del workflow di ORACLE ® Soluzioni per la Pubblica Amministrazione 1

Funzioni principali Inserimento dati corrispondenza in entrata ed in uscita; Gestione anagrafica mittente destinatario; Smistamento della posta, gestione flussi e inoltro; Gestione pratiche; Raggruppamento della corrispondenza in pratiche; Consultazione con varie modalità di ricerca; Stampa Registro Protocollo, Report e Statistiche; Archiviazione Ottica dei documenti. Soluzioni per la Pubblica Amministrazione 2

Loperatore dellUfficio Protocollo inserisce i dati del Protocollo in Entrata in una apposita maschera (i campi sono personalizzabili in fase di installazione), e la relativa immagine da scanner

inserisce i dati del Protocollo in Uscita in unaltra maschera, in Uscita in unaltra maschera, ed acquisisce la relativa immagine da scanner o da file

E possibile effettuare lo Smistamento e l inoltro, dei documenti archiviati, agli utenti collegati in rete, che possono visionarli ed inoltrarli

il ricevente visualizza la lista dei documenti ricevuti/ricevuti e la relativa immagine e/o i campi di protocollazione

Le ricerche relative ai flussi documentali (il giro che il documento ha fatto nellorganizzazione), o dov'è ora, etc., sono realizzate mediante la ricerca sugli Smistamenti, Inoltri e ordini di servizio effettuati, impostando i effettuati, impostando i criteri in una apposita maschera

Possiamo Allegare al documento archiviato documenti elettronici, di qualsiasi formato, Es.: Adobe Acrobat, Microsoft Word, Microsoft Excell, bitmap, TIFF, etc.. Alloccorrenza, li riapriremo con lapplicazione nativa

Possiamo ricercare i documenti in 5 modi diversi. Questa modalità sotto presentata, richiede che si sceglia la Ricerca preimpostata, da un menù personalizzabile

Potremo eseguire la ricerca, ad es.: delle Fatture di Acquisto, impostando uno o più criteri tra quelli già preimpostati Pigiando F2, apriamo la tabella nella quale sono disponibili tutti i valori già inseriti nei campi Es.: I fornitori che iniziano per Fe

I documenti trovati, che soddisfano il criterio di ricerca impostato, sono disponibili nella finestra Risultato. impostato, sono disponibili nella finestra Risultato. Possiamo visualizzare solo i campi, o visualizzare anche limmagine e ristamparla

Possiamo ristampare il documento

Possiamo spedire i documenti mediante la posta Elettronica standard

Gli utenti che hanno accesso al Sistema di Gestione Documentale da WEB (Internet/Intranet) possono effettuare le ricerche dei documenti a cui sono abilitati ad accedere, secondo il Profilo Utente a loro attribuito

Gli utenti abilitati, possono visualizzare la lista del risultato di ricerca, o direttamente le anteprime delle immagini dei documenti

Doppio clic e si apre il documento selezionato

24 strumenti di Annotazione: Post-it, evidenziatore, timbri, linee, rettangoli, inserimento testo, etc., tutti proteggibili da password, consentono tutti proteggibili da password, consentono comode e facili annotazioni su documenti non sottoposti allArchiviazione Sostitutiva

I documenti cancellati, sono disponibili nelapposito cestino e si possono cancellare o ripristinare solo con le apposite autorizzazioni

Per archiviare i documenti in modo massivo, si creano Lotti di Lavorazione nel Contenitore Temporaneo, ciò consente unacquisizione da scanner veloci ciò consente unacquisizione da scanner veloci o da file, per una successiva catalogazione, fatta da uno o più utenti contemporanei

Il contenuto del Contenitore Temporaneo, è possibile visualizzarlo in modalità miniatura, in modo tale da selezionare e catalogare più velocemente i documenti più velocemente i documenti

Selezioniamo le pagine dalle miniature, per creare un documento multipagina e catalogarlo in modo veloce, eventualmente Ereditando i campi da uno dei documenti simili, prima inseriti

Con il modulo specifico, è possibile creare Reports e/o Fogli Elettronici, dai dati immessi e/o Fogli Elettronici, dai dati immessi

Ad Es. un Report dal risultato di ricerca

Il Registro di Protocollo giornaliero, che può essere personalizzato secondo le esigenze dellEnte Registro di Protocollo del 10/10/2001 Comune di Specchia

Gli utenti che hanno accesso al Sistema di Gestione Documentale devono essere registrati. Ad ogni utente è collegato un Profilo Utente con le funzioni ed i tipi di accesso a lui consentiti La riservatezza dei documenti archiviati è garantita, archiviati è garantita, impostando adeguatamente la Gestione della Sicurezza

Agli utenti che hanno accesso al Sistema di Gestione Documentale è assegnato una login costituita da User ID e PASSWORD ai quali è collegato il Profilo Utente con le funzioni a lui abilitate

E possibile anche restringere laccesso ai vari archivi ad ogni utente o gruppo di lavoro