MODULO 5 - ACCESS

Tabelle – Record e Campi Tabelle: costituiscono l’elemento primario di ogni database, ossia l’archivio in cui inseriti i dati relativi a uno specifico argomento. Query: è un’interrogazione che permette di eseguire ricerche ed estrapolazioni sui dati memorizzati nelle tabelle in base a specifici criteri definiti dall’utente. Maschere: attraverso un’interfaccia grafica, cosentono di aggiungere, modificare, eliminare dati nelle corrispondenti tabelle. Report: permette di stampare i dati inseriti nelle tabelle e quelli ottenuti dalle interrogazioni, con layout personalizzati. Nella tabella i dati sono organizzati in campi, visualizzati in colonne e in record costituiti da righe. Campi Record Claudio Majorino - Ecdl 2010

Sistemi di prenotazione aerea Pubblica Amministrazione Campo: è ogni singolo dato contenuto in una tabella, ovvero uno specifico elemento di informazione. Record: è un insieme di campi che definisce in modo completo l’informazione a cui si riferisce. Alcuni degli utilizzi più comuni di database di grandi dimensioni, quali: Sistemi di prenotazione aerea Pubblica Amministrazione Dati di conti correnti Informazioni di pazienti ricoverati in ospedale Claudio Majorino - Ecdl 2010

CARATTERISTICHE E UTILIZZO DEL CONTENUTO CONTENUTI DEI CAMPI TIPO DI DATO CARATTERISTICHE E UTILIZZO DEL CONTENUTO Testo Testo (nome, cognome, città ecc.), insieme di testo e numeri (indirizzi, CF), o numeri non suscettibili di calcoli (numeri telefonici, CAP, P.IVA); può contenere fino a 255 caratteri. Memo Testo particolarmente lungo formato anche da numeri (descrizione, note o commenti); può contenere fino a circa 65.000 caratteri. Numerico Dati numerici, che possono essere oggetto di calcolo, la cui rappresentazione può avvenire in diversi modi: byte, intero, intero lungo, precisione singola, precisione doppia, ID replica, decimale. Data/Ora Cifre di data e ora con possibilità di eseguire calcoli. Valuta Cifre, precedute dal simbolo della valuta Contatore Numero sequenziale univoco, generato da Access, a incremento automatico per ogni record aggiunto nella tabella; non può essere aggiornato. Si/No Dato che può assumere uno solo dei due valori previsti (Si/No, Vero/Falso, On/Off). Oggetto OLE (Object Linking Embedded) Oggetto collegato o incorporato in una tabella. Collegamento ipertestuale Indirizzo per collegarsi a un documento Web o di una LAN. Ricerca guidata Consente di aggiungere dati alla tabella prelevandoli da un’altra attraverso una casella di riepilogo combinata. Claudio Majorino - Ecdl 2010

ATTRIBUTI DEL CONTENUTO PROPRIETÀ DEI CAMPI PROPRIETÀ ATTRIBUTI DEL CONTENUTO Dimensione campo Permette di stabilire il numero di caratteri che si possono inserire nel campo. Formato Stabilisce la modalità di visualizzazione dei dati. Maschera di input Consente di stabilire il formato e l’aspetto che dovranno avere i dati inseriti. Etichetta Permette di inserire un diverso nome che si desidera assegnare al campo nelle maschere e nelle intestazioni di report. Valore predefinito Si può digitare il dato che si vuole visualizzare in automatico nel campo, in ogni record. Valido se Consente di inserire regole di validazione, ovvero stabilire dei limiti ai dati da immettere. Messaggio errore È possibile digitare il testo che il programma farà comparire nel caso di immissione di dati che non rispettino le regole di validazione. Richiesto Stabilisce se rendere o meno obbligatorio l’inserimento di dati nel campo. Consenti lunghezza zero Permette di considerare valide le immissioni di stringhe di testo a lunghezza zero in campi di tipo Testo, Memo e Collegamenti ipertestuali. Indicizzato Consente di creare un indice rispetto al campo e di ammettere o negare l’inserimento di duplicati, ovvero di dati uguali in record diversi. Compressione Unicode Applicata ai campi di Testo, Memo o Collegamento ipertestuale con qualche limitazione, tale proprietà comprime i dati memorizzati per espanderli al momento del recupero. IME Mode / IME Sentence Mode In elaboratori con versione asiatica di Windows e Input Method Editor (IME) installato, controllano la conversione dei caratteri in set di caratteri di lingue asiatiche. Claudio Majorino - Ecdl 2010

CHIAVE PRIMARIA Quando si consultano grandi archivi non è raro trovare situazioni di omonimia, con diverse tipologie di dati duplicati che possono rendere dubbia l’informazione reperita. Per evitare che ciò accada, in fase di strutturazione di una tabella è necessario che ogni record inserito possa essere individuato in maniera univoca, ovvero che includa almeno un campo in cui inserire valori non replicabili. Tale campo deve essere impostato come chiave primaria per identificare in modo univoco il record a cui è legato. Claudio Majorino - Ecdl 2010

RELAZIONI Il motivo principale per creare relazioni tra tabelle di un database è minimizzare la duplicazione dei dati. Creando relazioni è possibile: visualizzare informazioni strutturate, per cui ogni record di una tabella può mostrare tutti quelli correlati dell’altra. eseguire query prelevando campi da più tabelle, ottenendo come risposta record logici, ovvero insieme di dati appartenenti a tabella diverse. Le relazioni si distinguono in: Uno-A-Uno Uno-A-Molti Molti-A-Molti Claudio Majorino - Ecdl 2010

RELAZIONE UNO-A-UNO Nella relazione Uno-a-uno ogni record della prima tabella è correlato a un solo record della seconda e viceversa. Claudio Majorino - Ecdl 2010

RELAZIONE UNO-A-MOLTI Nella relazione Uno-a-molti ogni record della prima tabella può essere correlato a più record della seconda. Claudio Majorino - Ecdl 2010

RELAZIONE MOLTI-A-MOLTI Nella relazione Molti-a-molti ogni record di una tabella è correlato a più record dell’altra e viceversa. Claudio Majorino - Ecdl 2010

REPORT – ESPORTAZIONE DI DATI Il report è l’oggetto del database preposto alla stampa dei dati e permette di presentare il contenuto di tabelle, oppure il risultato di query, con una particolare veste grafica. Mediante il report è possibile decidere quali campi di una tabella o di una query stampare, fornendo così su carta informazioni mirate, in grado di soddisfare specifiche esigenze. Inoltre esso consente di eseguire raggruppamenti e ordinamenti di dati sui quali è in grado di effettuare calcoli. Claudio Majorino - Ecdl 2010

VISUALIZZAZIONI TABELLA MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT VISUALIZZAZIONI TABELLA MODALITÀ OPERATIVA STRUTTURA Mostra la struttura della tabella. I campi, distribuiti in righe, costituiranno le intestazioni di colonna nella Visualizzazione Foglio dati. In questa modalità si definiscono: I nomi dei campi; Il tipo di dati che i campi dovranno contenere e un’eventuale breve descrizione; Il campo chiave primaria; Le proprietà di ogni campo (Dimensione, Formato, Richiesto, Indicizzato, Valido se ecc.). Claudio Majorino - Ecdl 2010

MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT VISUALIZZAZIONI TABELLA MODALITÀ OPERATIVA FOGLIO DATI Mostra i record della tabella disposti in campi (in una griglia simile a un foglio di lavoro di Excel), ovvero l’archivio. In questa modalità di visualizzazione è possibile: inserire nuovi record; modificare o eliminare record; ordinare i record rispetto a un campo; filtrare i dati; spostare, nascondere, eliminare campi; applicare formattazioni al testo o al layout della tabella (larghezza colonne, altezza righe, spostamento colonne, tipo e colonne del carattere ecc.). Claudio Majorino - Ecdl 2010

VISUALIZZAZIONI MASCHERA MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT VISUALIZZAZIONI MASCHERA MODALITÀ OPERATIVA MASCHERA Mostra i record della tabella collegata. Questa modalità permette di visualizzare, modificare, inserire, eliminare record, nonché di filtrarli e ordinarli. Claudio Majorino - Ecdl 2010

VISUALIZZAZIONI MASCHERA MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT VISUALIZZAZIONI MASCHERA MODALITÀ OPERATIVA STRUTTURA Mostra la struttura della maschera. Questa modalità consente di modificare, aggiungere o eliminare controlli (rappresentati da caselle di testo) e altri oggetti, cambiare la dimensione la dimensione, la disposizione e le proprietà dei campi, nonché intervenire sul layout. Claudio Majorino - Ecdl 2010

VISUALIZZAZIONI MASCHERA MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT VISUALIZZAZIONI MASCHERA MODALITÀ OPERATIVA FOGLIO DATI Mostra i record distribuiti in righe, come nella tabella. Claudio Majorino - Ecdl 2010

VISUALIZZAZIONI QUERY MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT VISUALIZZAZIONI QUERY MODALITÀ OPERATIVA STRUTTURA Mostra la struttura della query. La finestra, divisa in due parti, visualizza nell’area superiore le tabelle su cui si base l’interrogazione e le eventuali relazioni; nella parte inferiore presenta una griglia in cui viene definita la query con i campi (anche di tabelle diverse) inclusi nell’interrogazione, per ognuno dei quali è possibile impostare precisi criteri. Claudio Majorino - Ecdl 2010

VISUALIZZAZIONI QUERY MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT VISUALIZZAZIONI QUERY MODALITÀ OPERATIVA FOGLIO DATI Mostra i record distribuiti in righe, come nella tabella. Claudio Majorino - Ecdl 2010

VISUALIZZAZIONI REPORT MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT VISUALIZZAZIONI REPORT MODALITÀ OPERATIVA ANTEPRIMA DI STAMPA Visualizza il report così come sarà stampato. Claudio Majorino - Ecdl 2010

VISUALIZZAZIONI REPORT MODALITÀ DI VISUALIZZAZIONE DI UNA TABELLA, UNA QUERY, UNA MASCHERA, UN REPORT VISUALIZZAZIONI REPORT MODALITÀ OPERATIVA STRUTTURA Mostra la struttura del report. In questa visualizzazione è possibile modificare, aggiungere o eliminare etichette o controlli (rappresentati da caselle di testo), raggruppare i livelli, richiedere l’esecuzione di calcoli e altro ancora. Tale visualizzazione permette di distinguere le sezioni in cui è suddiviso il report: Intestazione report, Intestazione pagina, Corpo ecc. Claudio Majorino - Ecdl 2010

CRITERI IN UNA QUERY CAMPO TIPO DI DATO PRESENTE NEL CAMPO CRITERIO DA DIGITARE RISULTATO DELLA QUERRY – ESTRAPOLA SOLO QUELLI Costo Valuta >273 di importo superiore a 273 euro >=273 di importo uguale o superiore a 273 euro <>295 che hanno un importo diverso da 295 euro Libro di testo Si/No Si o Vero in cui è previsto il libro di testo No o Falso in cui non è previsto il libro di testo Data inizio Data >=01/05/2009 che iniziano dal 01/05/2009 Data fine <18/09/2009 che terminano prima del 18/09/2009 Claudio Majorino - Ecdl 2010

CRITERI IN UNA QUERY CAMPO TIPO DI DATO PRESENTE NEL CAMPO CRITERIO DA DIGITARE RISULTATO DELLA QUERRY – ESTRAPOLA SOLO QUELLI Città Testo Verona Or Vicenza che risiedono a Verona e a Vicenza Data di nascita Data/ora >=01/01/1988 And <=31/12/1988 che sono nati nell’anno 1988 ID Corso Not CF02 che non sono iscritti al corso CF02 Between 01/01/1989 And 31/12/1989 che sono nati nell’anno 1989 Claudio Majorino - Ecdl 2010