Catalogo di supporto alle Delegazioni Expo Milano 2015 Milano, 17 marzo 2015

2 ACCOGLIENZA DELEGAZIONI Per una città, ospitare Expo significa ricevere le visite di chiunque desideri partecipare all’evento ma anche le delegazioni di tutto il mondo che verranno invitate da Paesi, Partner ed Istituzioni. Il successo di questo evento dipenderà anche dall’immagine che Milano e la Lombardia sapranno dare di sé innanzi a questo prestigioso pubblico internazionale. Explora sarà il punto di riferimento e gestione per Expo dell’accoglienza delle delegazioni sotto il profilo turistico.

3 A CHI SI RIVOLGE IL SERVIZIO Delegazioni dei Paesi espositori e presenti ad Expo 2015: Staff e personale che lavorerà a Milano per tutta la durata del semestre espositivo o parte di esso Delegazioni ufficiali e ufficiose inviate dai paesi partecipanti Delegazioni economiche e di imprenditori Commissari e delegati dei paesi espositori

LE NECESSITA’ DEI CLIENTI Offrire soluzioni di accommodation alle delegazioni dei paesi stranieri, attraverso l’individuazione di proposte che rispondano agli standard richiesti e desiderati Offrire supporto ai bisogni nell’organizzazione della permanenza delle delegazioni come ad esempio noleggio auto a lungo termine, ricerca sistemazioni e accommodation alternative, hotel reservations Offrire supporto nell’organizzazione diretta o tramite loro PCO di eventi per delegazioni e sponsor Offrire supporto organizzativo ed operativo alle delegazioni di imprenditori o di CCIAA Offrire un servizio di assistenza H24 durante la permanenza dei Commissari o delegati VIP dei paesi espositori 4

5 IL SERVIZIO EXPLORA Explora offre alle delegazioni di Expo Milano 2015 un servizio completo per la gestione e l’organizzazione di viaggi e soggiorni delle loro delegazioni. Explora opera grazie ai consolidati rapporti con i fornitori sul territorio: Come supporto alle delegazioni (Expo e non) Come supporto alle agenzie di organizzazione eventi demandate dalle singole organizzazioni Come unico interlocutore per l’organizzazione strategica e operativa sia dell’aspetto relocation che degli eventi Explora si occuperà della: Ricerca dei fornitori dei singoli servizi attraverso la consultazione di un catalogo di convenzionati Richiesta preventivi ai fornitori in target Gestione delle prenotazioni I pagamenti dei servizi saranno effettuati direttamente dal cliente. Explora agirà come DMC e non si occuperà di intermediare i pagamenti per conto dei clienti.

6 CATALOGO CATALOGO FORNITORI EXPLORA

7 L’OFFERTA EXPLORA Hotel e Accommodation: Selezione di strutture in Milano, Lombardia e Piemonte Selezione di strutture in grado di accogliere le esigenze del cliente Selezione di ville ed appartamenti Ristorazione: Selezione dei migliori ristoranti in Milano e Lombardia Personalizzazione di menu speciali per rispondere ad esigenze particolari Organizzazione di Gourmet Tour Location: Selezione location per cene insolite (location + catering) Selezione e prenotazione location in esclusiva per il cliente

8 L’OFFERTA EXPLORA Transfer: Selezione e prenotazione servizio NCC Selezione e prenotazione limobus Selezione e prenotazione servizio helitaxi Noleggio auto Assistenza: Selezione e prenotazione servizio guida nella lingua richiesta Selezione e prenotazione servizio traduttori e interpreti Selezione e prenotazione servizio hostess Selezione e prenotazione security services Individuazione fornitori per allestimenti e setup tecnici

9 L’OFFERTA EXPLORA Assistance long stay: Multilingua assistants Interpreti Baby sitting Business centers Noleggio lungo termine (auto e moto) Personal butlers Medical services Personal trainers Personal shoppers

10 L’OFFERTA EXPLORA: FUNZIONI Explora si pone come un desk al servizio delle delegazioni per: Facilitare l’informazione Supportare nella ricerca e identificazione dei servizi Accompagnamento nelle gestioni Fornitura di:  idee  suggerimenti  itinerari Gestione delle prenotazioni

11 STRUMENTI – IL CATALOGO Explora ha selezionato i fornitori dei diversi servizi necessari:  Nell’ambito geografico di Milano e Lombardia prevalentemente  Per tipologia merceologica  Per categoria Explora stabilirà dei requisiti minimi di qualità e servizio che dovranno avere e dimostrare i fornitori per poter aderire al catalogo. L’inclusione nel catalogo implica:  L’approvazione da parte di Explora  Il rispetto del regolamento e delle condizioni contrattuali

VANTAGGI PER I FORNITORI -Accessibilità al mercato -Acquisizione di nuovi potenziali clienti -Nuove opportunità di business -Visibilità mondiale verso le Delegazioni dei 145 Paesi partecipanti ad Expo Milano

MODALITA’ DI ISCRIZIONE 13 Per poter aderire al Catalogo dei servizi Explora per Delegazioni basterà: Inoltrare la propria manifestazione di interesse attraverso la compilazione del form sul sito Accettare del regolamento e compilazione dei requisiti e delle modalità di sottoscrizione al Catalogo

TARIFFARIO 14 Gestione tariffario - fornitori Il servizio è pensato per arrivare alla copertura dei costi ed ha come caratteristiche:  Non intermediazione (no provvigioni) Fee richiesta ai fornitori per inserimento nel catalogo dei servizi:  € 500,00 + IVA 22% agenzie di proprietà immobiliari  €100,00 + IVA 22% per aziende strutturate, fornitori di servizi, proprietari di appartamenti  € 50,00 + IVA 22% per i liberi professionisti (es. guide, interpreti, personal trainer…)

15 FLUSSO SERVIZIO CLIENTEEXPLORA CLIENTE + EXPLORA FORNITORE SERVIZI ACCORDO CLIENTE + FORNITORE

16 MODELLO OPERATIVO Servizio Delegazioni CLIENTEEXPLORA Richiesta scritta/telefonica Explora verifica e seleziona tipologia fornitori presenti nel catalogo Explora seleziona fornitori attenendosi ai criteri del catalogo Explora invia richiesta preventivo ai fornitori I fornitori rispondono con preventivo nei tempi fissati Explora invia al cliente preventivo fornitori Il Cliente sceglie il fornitore Il Cliente comunica fornitore ad Explora Explora mette in contatto fornitore/cliente

17 SERVIZIO CONCIERGE

18 TIPOLOGIA DEI SERVIZI Explora metterà a disposizione dei clienti un servizio di assistenza telefonica all inclusive H24, in lingua (inglese) costituito da personale selezionato con cura (3-4 persone), in grado di accogliere tutte le richieste degli ospiti delle delegazioni dei paesi espositori che richiederanno questo servizio. Lo staff sarà selezionato e formato per essere in grado di far fronte a qualsiasi richiesta pervenga dai clienti e per suggerire la miglior soluzione possibile per soddisfare esigenze, necessità ed emergenze. I clienti che usufruiranno di questo servizio avranno un numero unico a loro disposizione al quale risponderà sempre un operatore dedicato parlante inglese, a qualsiasi ora del giorno e della notte. Il servizio che si vuole offrire rimanda alla figura del concierge degli alberghi di lusso, che, un vero e proprio angelo custode che dovrà garantire la totale Customer Satisfaction, senza rispondere mai di «no» ma al massimo «proviamo comunque».

19 Il personale dedicato per questo servizio sarà disponibile a fornire ai clienti soluzioni ai problemi o alle richieste spesso imprevedibili: Emergenze tecniche/logistiche (smarrimento chiavi, allagamenti o black out, richiesta di trasferimenti particolari) Emergenze fisico/sanitarie (necessità di servizio medico, pronto soccorso, dentista etc..) Emergenze particolari (richieste strettamente personali..) A questo proposito personale dedicato, oltre ad avere un elevato grado di cultura ed informazione generale della città e dintorni, sarà dotato di grande tatto, discrezione e «savoir faire», senza mai scomporsi nemmeno davanti alle richieste più improbabili e curiose. STRUMENTI

20 Grazie ! Explora S.C.P.A. Via Meravigli, 9/b Milano Tel: Mail: Web: CONTATTI